Thực tế cho thấy rằng việc dự báo được một cách chính xác thời hạn hoàn thành thực tế của một dự án tại thời điểm bắt đầu của nó là không thể bởi vì khi đó chưa thể có đầy đủ thông tin cần thiết. Mặc dù vậy, các nhà quản lý hoàn toàn có
thể ấn định được thời gian dự kiến hoàn thành dự án (thời hạn mục tiêu) để từ đó làm căn cứ cho việc quản lý tiến độ dự án ở giai đoạn sau đó.
Một số cơ sở mà Ban QL sẽ dựa vào để xác định thời gian dự kiến dự án sẽ hoàn thành:
+ Năng suất lao động bình quân của lao động. + Giới hạn về nguồn lực của dự án.
+ Định mức chi phí sử dụng máy móc, trang thiết bị.
+ Tổ chức dây chuyền sản xuất và yêu cầu kỹ thuật của từng phần việc cụ thể. + Mối quan hệ giữa 3 yếu tố chi phí –thời gian-chất lượng.
2.2.1.3. Quản lý tiến độ thi công
Quản lý tiến độ thi công là một việc rất quan trọng và cần thiết, nó là cơ sở để quản lý và giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc của dự án. Tiến độ thực hiện dự án nếu kéo dài sẽ làm phát sinh chi phí và nhiều khi làm giảm chất lượng công trình và ngược lại, nếu muốn đẩy nhanh tiến trình thì phải tăng chi phí thực hiện. Quá trình quản lý tiến độ thi công tại các dự án của Ban được thực hiện thông qua sự phối hợp của ba chủ thể tham gia công tác quản lý đó là: Ban QL các DA Nông nghiệp - Tổ chức tư vấn- Ban quản lý dự án
a. Ban QL các DA nông nghiệp: Ngoài việc thuê các tổ chức tư vấn giám sát chuyên nghiệp theo dõi quản lý tiến độ, Ban có phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng quản lý tư vấn và trực tiếp là ban quản lý dự án sẽ theo dõi trực tiếp về tiến độ để nắm bắt tình hình thực hiện của dự án. Quản lý tiến độ và kịp thời đưa ra những quyết sách đối với tư vấn giám sát và các đơn vị xây dựng công trình nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện.
b. Tổ chức tư vấn: Trong thành phần cơ cấu của tổ chức bao gồm một bộ phận quản lý tiến độ đó là một hay nhiều kỹ sư xây dựng làm nhiệm vụ chuyên trách về quản lý tiến độ gọi là kỹ sư giám sát tiến độ thục hiện. Kỹ sư giám sát tiến độ phải theo dõi sát sao tiến độ thực hiện các công việc trên công trường, có quyền đưa ra những ý kiến về cách xử lý, điều hành tiến độ cho các nhà thầu xem xét và thực hiện để các công việc không bị chậm trễ. Hàng ngày, họ phải nhận được báo cáo tình hình thực hiện tiến độ bằng văn bản của các nhà thầu, để từ đó làm cơ sở để so
để quản lý tiến độ trong suốt thời gian thi công công trình. Khi tiến độ bị chậm quá mức, có thể ảnh hưởng tới thời hạn hoàn thành công trình thì kỹ sư giám sát tiến độ phải đưa ra những đề xuất phù hợp, để chủ đầu tư có biện pháp xử lý đối với các đơn vị xây dựng.
c. Ban quản lý của từng dự án: Xác định rõ việc hoàn thành tiến độ thi công là nhiệm vụ chính.Tất cả mọi việc, mọi khâu phải chủ động tiến hành không nên chờ đợi, ỷ vào tư vấn giám sát hay chủ đầu tư hoặc dựa vào những rủi ro trong quá trình thi công để kéo dài thời hạn hoàn thành.Phải chủ động nắm bắt được tiến độ thực hiện của công trình. Để quản lý tốt tiến độ thi công thì ban quản lý của từng dự án của Ban hiện nay đang thực hiện quy trình quản lý tiến độ như sau:
- Từ tiến độ kế hoạch, đơn vị xây dựng giao cho nhóm tiến độ lập tiến độ thi công, bao gồm tiến độ tổng hợp, tiến độ hạng mục, tiến độ phân nhỏ, tiến độ của các tiểu dự án, phiếu giao việc.
- Dựa vào tiến độ phân nhỏ cho 3 tuần liên tiếp mà tiến hành thực hiện, sau một tuần sẽ kiểm tra lại để có những điều chỉnh phù hợp với thực tế thi công và đưa ra tiến độ lần một, phải kiểm tra đánh giá so sánh với tiến độ kế hoạch, nếu đạt tiếp tục thực hiện tiến độ, nếu không thì sử dụng các biện pháp xử lý tiến độ và đưa ra tiến độ lần 2.Tương tự cũng làm phép so sánh với tiến độ kế hoạch nếu đạt được cho thực hiện, nếu không đạt được tiếp tục xử lý. Nếu trong trường hợp bất khả kháng (tiến độ bắt buộc phải kéo dài) thì phải được sự thống nhất giữa chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu xây dựng và đây lại coi như tiến độ kế hoạch mới.
2.2.2. Quản lý chi phí.
Cùng với các công tác quản lý về chất lượng, thời gian… công tác quản lý chi phí đóng vai trò hết sức quan trọng đặc biệt là đối với Ban QL các DA nông nghiệp (các dự án do Ban đầu tư và tổ chức đều sử dụng vốn vay) vì trong quản lý chi phí phải vừa đảm bảo thực hiện đúng quy định của Nhà nước với một mức giá hợp lý, chống lãng phí, thực hành tiết kiệm vừa phải đảm bảo lợi ích cho các nhà tư vấn, các nhà thầu để đạt được mục tiêu hài hoà các lợi ích về kinh tế, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và khả năng quản lý, phát triển của Ban, vì vậy phải có phương pháp quản lý chi phí sao cho có hiệu quả nhất.
Ban QL các DA nông nghiệp hiện quản lý chi phí thông qua các chế độ chính sách về giá cả, các nguyên tắc phương pháp lập dự toán cụ thể, các căn cứ (định mức kỹ thuật, giá chuẩn, đơn giá xây dựng ...) do Nhà nước ban hành để xác định mức tổng vốn đầu tư của dự án, tổng dự toán công trình và hạng mục công trình. Ban QL căn cứ vào các quy định của Nhà nước lập và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tổng dự toán, dự toán hạng mục làm căn cứ để xét thầu các gói thầu.
Sơ đồ 4: Sơ đồ công tác quản lý chi phí của Ban
1
2
Nguồn: Ban QL các DA Nông nghiệp
(1) Dự án bắt đầu đi vào giai đoạn chuẩn bị thực hiện, Trưởng ban sẽ ký quyết định phân bổ chi phí cho từng hạng mục, từng gói thầu trong từng thời kỳ của dự án.
(2) Phòng Kế toán-Tài chính có nhiệm vụ giải ngân vốn theo quyết định của Trưởng ban P. Kế toán- Tài chính P.Kế hoạch-kỹ thuật P.Quản lý tư vấn Ban quản lý từng dự án 3 5 4
kiểm soát tất cả các hoá đơn đầu vào và các thủ tục khác để thực hiện việc thanh toán, quyết toán. Nếu có phát sinh thêm chi phí so với ban đầu thì phòng Kế toán – Tài chính phải báo cáo cụ thể lại với Trưởng Ban.
(3) Khi dự án đi vào thực hiện, theo quy định hàng tháng hoặc quý thì Ban quản lý phải tổng kết các công việc đã làm được, các công việc còn tồn tại và chi phí hiện nay đã sử dụng là bao nhiêu sau đó sẽ trình lên phòng Kế hoạch- kỹ thuật để phòng này kiểm tra, xem xét báo cáo đó có chính xác hay không.
(4) Bộ phận quản lý kỹ thật và chất lượng xây lắp (thuộc phòng Kế hoạch- Kỹ thuật) kiểm soát về mặt khối lượng thực hiện và đơn giá theo quy định của nhà nước đồng thời cũng kiểm soát khối lượng phát sinh hợp lý.
(5) Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra lại tổng thể chung một lần nữa để trình lên Trưởng ban chi phí của các hạng mục công việc.
Căn cứ để quản lý chi phí của dự án.
Để xác định toàn bộ chi phí cần thiết theo giai đoạn của quá trình đầu tư dự án phải căn cứ vào các vấn đề sau:
- Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có) và báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công hoặc thiết kế kỹ thuật thi công công trình.
- Khối lượng công tác xây lắp tính theo thiết kế phải phù hợp với danh mục của đơn giá xây dựng cơ bản như:
+ Giá tính theo một đơn vị diện tích hay một đơn vị công suất sử dụng của các hạng mục công trình thông dụng: Chỉ tiêu xác định chi phí xây lắp bình quân để hoàn thành một đơn vị diện tích hay một đơn vị công suất sử dụng hoặc một đơn vị kết cấu của hạng mục công trình thông dụng được xây dựng theo thiết kế điển hình hay theo thiết kế hợp lý kinh tế. Mức giá này được tính toán từ giá trị dự toán trước thuế của các loại công tác, kết cấu xây lắp trong phạm vi hạng mục công trình (dân dụng, giao thông, công nghịêp ...) không bao gồm các chi phí không cấu thành trực tiếp trong phạm vi hạng mục công trình như các chi phí để xây dựng đường sá, cấp thoát nước, điện... và chi phí thiết bị của hạng mục công trình.
+ Đơn giá xây dựng cơ bản: Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ban hành bao gồm những chi phí trực tiếp về vật liệu, nhân công và chi phí máy thi công tính trên một đơn vị khối lượng công tác xây lắp riêng biệt hoặc một bộ phận kết cấu xây lắp và được xác định trên cơ sở định mức dự toán xây dựng cơ bản.
+ Đối với những công trình quan trọng của Nhà nước, có quy mô xây dựng và yêu cầu kỹ thuật phức tạp được phép xây dựng đơn giá riêng thì căn cứ vào đơn giá xây dựng cơ bản lập phù hợp với các bước thiết kế được cấp có thẩm quyền ban hành
- Danh mục và số lượng các thiết bị công nghệ, bao gồm các thiết bị tiêu chuẩn cần sản xuất, gia công (nếu có), các trang thiết bị khác phục vụ sản xuất, làm việc, sinh hoạt.
Các tổ chức tư vấn thiết kế chịu trách nhiệm về mức độ đầy đủ, chính xác các nội dung trên.
- Một số căn cứ khác:
+ Giá các thiết bị theo kết quả đấu thầu hoặc chào hàng cạnh tranh mua sắm thiết bị hoặc theo các thông tin thương mại trên thị trường.
+ Giá cước vận tải, bốc xếp, chi phí lưu kho bãi theo hướng dẫn của Ban vật giá Chính Phủ.
+ Định mức các chi phí, phí, lệ phí tính theo tỷ lệ % hoặc các bảng giá bao gồm như sau:
*Chi phí đền bù đất hoa màu, di chuyển dân cư và các mặt bằng xây dựng, chi phí phục vụ cho công tác tái định cư và phục hồi (nếu có) căn cứ theo quy định của Chính phủ, hướng dẫn của Bộ Tài chính và các cơ quan có thẩm quyền.
*Tiền thuê đất hoặc tiền chuyển quyền sử dụng đất phải căn cứ theo quy định của Chính Phủ và các cơ quan có thẩm quyền.
*Định mức chi phí chung, giá khảo sát, chi phí thiết kế, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, các chi phí thẩm định (báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế kỹ thuật thi công, tổng dự toán hoặc dự toán hạng mục công trình... ) theo hướng dẫn của Bộ xây dựng, Bộ tài chính và các cơ quan có thẩm quyền.
*Lệ phí địa chính, các loại lệ phí khác, thuế, phí bảo hiểm ... căn cứ vào hướng dẫn Bộ tài chính.
2.2.3. Quản lý chất lượng.
Chất lượng của dự án là vấn đề luôn được Ban quan tâm ở vị trí hàng đầu. Tuy nhiên quản lý chất lượng dự án lại là một vấn đề hết sức phức tạp, nó biểu hiện ngay từ khi bắt đầu chuẩn bị một công cuộc đầu tư cho đến khi kết thúc công cuộc đầu tư đó. Như vậy trong quá trình quản lý chất lượng dự án sẽ phải đòi hỏi rất nhiều người tham gia. Với mục đích công tác quản lý chất lượng dự án được thực hiện một cách đồng bộ và thống nhất, Ban QL đã đưa ra một tiêu chuẩn chung buộc các chủ thể tham gia phải tuân theo.
SƠ ĐỒ 5: Quản lý chất lượng tại Ban quản lý các dự án nông nghiệp
Nguồn: Ban QL các DA nông nghiệp.
Chú thích: : Các đơn vị thực hiện : Các công việc Tư vấn Chủ đầu tư BCNCKT Thiết kế kỹ thuật và dự toán Cấp có thẩm quyền quyết định phê duyệt (Cơ quan chủ quản)
Cấp có chức năng thẩm định
Cấp có thẩm quyền phêduyệt
Đơn vị có chức năng giám sát chất lượng Đơn vị xây lắp Xây lắp công trình Ban quản lý dự án P.KH-KT 1 2 3 5 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 BCNCKT Thiết kế kỹ thuật và dự toán Xây lắp công trình
(1) Chủ đầu tư thuê tư vấn qua hình thức đấu thầu. (2) Tư vấn sau khi được thuê tuyển sẽ lập BCNCKT
(3) Sau khi đã có BCNCKT, sẽ trình lên cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. (4) Từ BCNCKT sẽ đưa ra được bản thiết kế kỹ thuật và dự toán của dự án. (5) Cơ quan có chức năng sẽ tiến hành thẩm định bản thiết kế kỹ thuật và dự toán.
(6) Sau khi thẩm định sẽ trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt.
(7) Từ bản thiết kế kỹ thuật sau khi đã được thẩm định, phê duyệt sẽ tiến hành xây lắp (trong giai đoạn thi công công trình).
(8) Chủ đầu tư tiến hành công việc đấu thầu để chọn đơn vị xây lắp.
(9) Chủ đầu tư thành lập một bộ phận giám sát kỹ thuật của dự án (Cụ thể là phòng KH-KT của Ban).
(10) Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý của dự án đó. (11) Đơn vị xây lắp sẽ tiến hành xây lắp công trình.
(12) Phòng KH-KT sẽ kiểm tra các thông số về kỹ thuật và chất lượng xây lắp. (13) Ban quản lý của dự án sẽ tiến hanh công tác xây lắp.
(14) Đơn vị có chức năng giám sát chất lượng khi đang thực hiện và sau khi hoàn thành.
Công tác quản lý chất lượng của Ban QL các DA nông nghiệp được thể hiện qua một số lĩnh vực như sau:
2.2.3.1. Công tác giám sát tư vấn.
a. Các dự án mà Ban QL đang thực hiện hiện nay đều là những dự án lớn, phức tạp nên dù Ban QL có phòng Kế hoạch- Kỹ thuật, phòng Quản lý tư vấn nhưng công tác lập báo cáo nghiên cứu khả thi, công tác thẩm định dự án, lập thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công của các dự án này Ban QL đều phải thuê tư vấn thực hiện.
Do kết quả của công tác tư vấn ảnh hưởng bao trùm đến toàn bộ chất lượng của dự án nên tổ chức tư vấn được Ban QL lựa chọn phải thoả mãn các điều kiện sau: Khi
lập dự án đầu tư, khảo sát và thiết kế công trình phải tuân thủ quy phạm xây dựng, tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng, các văn bản pháp quy hiện hành của nhà nước và các hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tổ chức tư vấn phải có hệ thống đảm bảo chất lượng của mình, thực hiện kiểm tra chất lượng chặt chẽ trong quá trình thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm về chất lượng đối với các sản phẩm của mình
Tổ chức tư vấn chỉ được nhận thầu lập dự án đầu tư, khảo sát thiết kế, thẩm định thiết kế, giám sát thi công xây dựng, kiểm định chất lượng xây dựng, nghiệm thu công trình xây dựng trong giới hạn quy định và phải chịu sự kiểm tra của Ban QL, các cơ quan quản lý về xây dựng.
b. Công tác tư vấn bao gồm các loại hình sau: - Tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi - Tư vấn thẩm định.
- Tư vấn lập thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế thi công
Tổ chức tư vấn chỉ được nhận thầu lập dự án đầu tư, khảo sát thiết kế, thẩm định thiết kế, giám sát thi công xây dựng, kiểm định chất lượng xây dựng, nghiệm thu công trình xây dựng trong giới hạn quy định và phải chịu sự kiểm tra của Ban QL, các cơ quan quản lý về xây dựng.
c. Chất lượng tài liệu tham khảo thiết kế phải đảm bảo:
- Phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật của Nhà nước và hợp đồng