: Các đơn vị thực hiện
3.3.5. Thủ tục hành chính trong đầu tư xây dựng công trình còn rườm rà
Các văn bản hướng dẫn về công tác quản lý Nhà nước về đầu tư xây dựng công trình còn nhiều chồng chéo, mang tính cục bộ ngành như hướng dẫn về đấu thầu các gói thầu thuộc dự án đầu tư xây dựng công trình của Nghị định 16/2005/NĐ-CP và Nghị định 88/1999/NĐ-CP; Nghị định 112/2006/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn của Bộ Kế hoạch đầu tư chưa rõ ràng.Các văn bản hướng dẫn về đơn giá tiền công, thay đổi giá vật liệu xây dựng thường ban hành chậm so với những biến động của thị trường. Do đó khi duyệt tổng dự toán các hạng mục để đấu thầu thường thấp so với giá thị trường khóa khăn trong việc triển khai đấu thầu và đảm phán kí kết hợp đồng với cá nhà thầu.
Các quy định của Nhà nước ngày càng chặt chẽ, chủ đầu tư phải tốn rất nhiều thời gian mới đáp ứng được. Chủ đầu tư phải có được thoả thuận bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy, đấu nối điện nước, thoát nước.
Đa phần các vấn đề phát sinh trong dự án đều phải chờ quyết định từ Bộ Nông nghiệp như: quyết định đầu tư, phê duyệt thiết kế cơ sở, tổng dự toán, phân đất, phê duyệt kết quả đấu thầu, phát sinh tăng giảm chi phí các hạng mục... Sau mỗi thủ tục trình duyệt như vậy BQL lại phải tốn một thời gian chờ đợi.
Với các công trình chỉ định thầu, yêu cầu đòi hỏi phải có hoá đơn đầu vào, giải trình đơn giá. Nhiều đơn vị nhà thầu trong thời gian thi công chưa chú ý đến khi quyết toán mới làm nên thời gian chờ đợi kéo dài.
Thủ tục rườm rà là nguyên nhân của việc chậm tiến độ thực hiện dự án nhất là trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư vì đây là giai đoạn cần xin nhiều giấy phép, quyết định phê duyệt nhất.
CHƯƠNG II
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CƠ SỞ HẠ TẦNG NÔNG NGHIỆP NÔNG THÔN TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN NÔNG NGHIỆP
1. Phương hướng hoạt động trong thời gian tới của Ban QL các DA Nông nghiệp
- Hoàn thiện các thủ tục hành chính và pháp lý trong công tác đầu tư xây dựng của TW và các đơn vị liên quan. Đơn giản hóa thủ tục hành chính, đẩy nhanh tiến độ xét duyệt, tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ nhiệm điều hành dự án (BQL dự án) thực hiện công tác đầu tư.
- Phát huy tinh thần sử dụng tiết kiệm ngân sách được giao. Lập kế hoạch hợp lý các khoản thu chi, quản lý sít sao việc rót vốn đảm bảo nguồn vốn được sử dụng hiệu quả.
- Cải thiện tiến độ thực hiện các dự án mà trọng tâm hướng đến là rút ngắn thời gian chuẩn bị đầu tư.
- Giải ngân đúng tiến độ tạo điều kiện cho các nhà thầu hoạt động với công suất cao nhất, nhanh chóng hoàn thành dự án.
- Trong mọi điều kiện, chất lượng của dự án luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu. Do các dự án có tầm quan trọng cao, vốn lớn, đầu tư để sử dụng lâu dài nên chất lượng của dự án phải được đảm bảo nhằm phục vụ đắc lực cho các công việc phục vụ sản xuất nông nghiệp nhằm đảm bảo khả năng phát triển của nền nông nghiệp.
- Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên trong Ban quản lý, không ngừng cập nhật những quy định mới của Nhà nước cho cán bộ nhân viên để thực hiện đúng, tránh những vướng mắc trong quá trình thực hiện.
- Xây dựng được mối liên hệ mật thiết giữa các phòng Ban để quản lý một cách thống nhất.
- Xây dựng quy trình quản lý khoa học hiện đại tận dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới.
- Tăng cường thực hiện nhiều dự án hơn nữa để phát triển nền kinh tế nông nghiệp, giải quyết các vấn đề liên quan đến cơ sở hạ tầng nhằm nâng cao hiệu quả trong sản xuất và phát triển.
2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý các dự án đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng nông nghiệp nông thôn tại Ban quản lý các dự án nông nghiệp
2.1. Áp dụng khoa học công nghệ hiện đại vào công tác quản lý dự án
Khoa học công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ cho ra đời nhiều sản phẩm phục vụ đắc lực cho các hoạt động phức tạp của nền kinh tế. Những dự án của Ban quản lý các dự án nông nghiệp hầu hết là các dự án lớn, bao gồm nhiều hạng mục, nhiều gói thầu nhỏ. Mỗi gói thầu lại có quy mô khác nhau, có những đòi hỏi về chất lượng, tiến độ khác nhau. Công tác quản lý dự án đòi hỏi phải luôn sát sao, giám sát chặt chẽ. Do đó, cần phải ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý dự án. Hiện nay có các phần mềm sau có thể ứng dụng trong công tác quản lý dự án: Microsoft Excel, Microsoft Project, các phần mềm kế toán máy...
2.2. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý chất lượng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý dự án.
Về thông tin nội bộ, cần phải có sự tập trung trong lưu trữ các thông tin của dự án, các số liệu thống kê phải nhanh chóng được tổng hợp và phân tích theo các tiêu chí khác nhau, báo cáo nhanh để nhanh chóng ra các quyết định can thiệp khi có các vấn đề phát sinh.
Về thông tin từ bên ngoài: Cần phải đa dạng hóa thông tin. Không chỉ thu thập thông tin từ Tư vấn giám sát, nhà thầu mà còn thu thập các thông tin từ Bộ Nông nghiệp, Bộ Tài Chính, Bộ kế hoạch đầu tư, Bộ Xây dựng, Kho Bạc Nhà nước, tham khảo thông tin và kinh nghiệm quản lý từ BQL dự án của các Ban khác…
2.3. Đảm bảo các vấn đề liên quan đến tiến độ, chất lượng, chi phí thực hiện dự án
2.3.1. Các vấn đề về tiến độ dự án
Tiến độ là một trong 3 mặt của một dự án. Do đó, đảm bảo tiến độ là một trong 3 mục tiêu quan trọng của quản lý dự án. Để các dự án đang thực hiện tại BQL dự án đảm bảo được tiến độ thực hiện thì trước hết phải đẩy nhanh tiến độ của công tác chuẩn bị đầu tư. Để làm được điều đó, BQL dự án cần chú trọng vào các công tác sau:
-Phân tích lựa chọn kỹ lưỡng các phương án trước khi lựa chọn. Tránh tình trạng đi vào thực hiện mới phát sinh những bất cập phải thay đổi lại phương án thực hiện.
-Lập kế hoạch chi tiết về tiến độ cho từng giai đoạn, từng công việc và phải đảm bảo thực hiện. Lập kế hoạch phải được kết hợp với công tác dự báo. Dự báo trước những bất lợi có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án nhằm có phương án phòng bị trước
- Đề nghị đẩy nhanh tiến độ trình duyệt
- Xác định các công việc có thể làm đồng thời, các công việc ưu tiên. Báo cáo định kỳ tiến độ công việc, xác định đâu là điểm gây chậm tiến độ, cần tập trung vào
các công tác nào ngay để giải quyết vấn đề. Các công cụ được sử dụng trong công tác này là: Biểu đồ Gant, biểu đồ PERT, các phần mềm vi tính về quản lý dự án...
- Đảm bảo chất lượng công tác đấu thầu: nên tổ chức đấu thầu mở rộng để có thêm nhiều lựa chọn. Việc lựa chọn nhà thầu không những dựa trên phương án kinh tế kỹ thuật đề xuất từ phía nhà thầu mà còn dựa vào uy tín của nhà thầu. Do BQL đã có kinh nghiệm lâu năm trong việc quản lý các dự án đầu tư, đã có kinh nghiệm hợp tác với các nhà thầu khác nhau nên có thể đánh giá được phần nào uy tín của các nhà thầu. Để làm được điều này, sau mỗi dự án nên có đánh giá xếp loại nhà thầu. Những nhà thầu đã có lịch sử hợp tác lâu dài, đảm bảo chất lượng, tiến độ tốt trong các dự án đã tham gia có thể chỉ định thầu đối với các dự án quy mô nhỏ.
-Lựa chọn tư vấn giỏi, phối hợp chặt chẽ với tư vấn giám sát để đảm bảo khắc phục nhanh các sự cố thi công hoặc để đôn đốc đơn vị thi công đảm bảo đúng tiến độ.
-Lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực, yêu cầu các công ty thi công các công trình hạng mục lập tiến độ kế hoạch điều phối nguồn nhân lực.
-Tổ chức họp hàng tháng với các bên bao gồm: BQL, tư vấn giám sát, nhà thầu Quản lý tiến độ thực hiện dự án là một mặt còn hạn chế nhất đối với quản lý dự án đầu tư tại Ban QL các DA Nông nghiệp. Mục tiêu thời gian luôn bị coi nhẹ, việc triển khai các dự án luôn có những ách tắc và chưa được giải quyết nhanh chóng. Tiến độ thực hiện dự án là một mục tiêu quan trọng không những rút ngắn thời gian thực hiện dự án mà còn có ảnh hưởng đến chất lượng và chi phí thực hiện dự án. Thời gian từ khi nhận được dự án đến khi bắt đầu thực hiện triển khai ký hợp đồng thi công xây lắp tại công ty diễn ra rất chậm.
Vì vậy, Ban QL cần phải cải thiện việc quản lý mục tiêu tiến độ thực hiện dự án không những ở giai đoạn thi công dự án mà còn ở tất cả các công việc từ khi nhận quyết định chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc bàn giao dự án.
Thứ nhất: phải quản lý tiến độ thời gian ở tất cả các giai đoạn của dự án. Việc lập trình từng công việc của dự án phải đảm bảo làm sao dự án có thời gian thực hiện ngắn nhất, bàn giao đúng thời gian dự định. Để lập lịch trình thực hiện dự án đòi hỏi phải phân tích một cách hệ thống và có phương pháp. Cụ thể là phải có liệt kê, sắp xếp, phân tích nhằm xác định:
+ Thời gian cần phải hoàn thành từng việc và cả dự án, những công việc nào cần phải hoàn thành trước, những công việc nào có thể làm sau, những công việc
nào có thể làm song song. Có nhiều phương pháp phân tích và lập trình thực hiện dự án khác nhau. Đối với Ban QL thì phương pháp phù hợp nhất là sơ đồ GANT. Đây là một phương pháp đơn giản và thông dụng, đó là biểu cho thấy khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc của dự án .
Thứ hai: Giám sát tiến độ thi công của nhà thầu
Ban QL phải giám sát chặt chẽ hơn nữa tiến độ thi công của nhà thầu. Việc thực hiện các công việc phải hoàn toàn diễn ra theo đúng hợp đồng đã ký kết, mọi công việc phải được báo cáo phản hồi thông qua đội ngũ giám sát một cách thường xuyên. Các nhà thầu có thể bị từ chối được thực hiện tiếp nếu thời gian thực hiện kéo dài quá so với hợp đồng hoặc công tác chuẩn bị thi công của các nhà thi công chậm trễ làm chậm ngày khởi công công trình.
Thứ ba: Nâng cao năng suất người lao động
Để công trình hoàn thành một cách nhanh chóng đúng tiến độ, Ban QL cần phải có một số biện pháp khuyến khích người lao động để họ cảm thấy cần phải có trách nhiệm cao đối với phần việc của mình. Việc khen thưởng kỷ luật cần phải rõ ràng, có như vậy sẽ giúp họ nâng cao tinh thần trách nhiệm. Ngoài ra để công trình hoàn thành đúng kế hoạch thì trình độ của cán bộ công nhân viên là một trong những yết tố ảnh hưởng đến vì vậy việc nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên là điều quan trọng.
2.3.2. Các vấn đề về chất lượng dự án
Chất lượng tốt của dự án là mục tiêu mà Ban QL các DA Nông nghiệp luôn hướng tới, hiện nay do vấn đề chậm vốn và sức ép tiến độ mà các chất lượng của các dự án chưa được coi trọng. Việc giám sát chặt chẽ hơn nữa sản phẩm của các nhà thầu, tư vấn từ khi lập dự án khả thi cho đến khi kết thúc công trình và bàn giao sẽ góp phần nâng cao chất lượng của dự án.
Ban QL cần phải đảm bảo được các vấn đề liên quan đến công tác tư vấn, xây lắp, giám sát và nghiệm thu công trình của các dự án. Từ đó có thể đưa ra những vướng mắc, tồn tại cần phải giải quyết để đảm bảo cho việc thực hiện dự án diễn ra thông suốt, đảm bảo được tiến độ cũng như chất lượng của dự án.
Thứ nhất: Có phương thức huy động vốn hiệu quả phù hợp với tiến độ của dự án, tuy nhiên vấn đề này còn chịu ảnh hưởng bởi nguồn vốn mà Ban QL các DA Nông nghiệp sẽ được hỗ trợ và khả năng quản lý của Ban QL có tốt hay không.Vì vậy trước khi tiến hành đầu tư vào một dự án nào thì Ban Ql cần phải đưa ra được phương án huy động vốn một cách chắc chắn theo tiến độ thời gian đảm bảo cho dự án được tiến hành bình thường tránh gây lãng phí vốn do dự án bị kéo dài thời gian.
Thứ hai: trong công tác xác định tổng dự toán, tổng mức đầu tư dự án chủ đầu tư cần nắm rõ bộ định mức giá của nhà nước, tham khảo giá cả nguyên vật liệu trong nước và nước ngoài, chi phí cho từng hạng mục với những khoản chi phí giao cho nhà thầu và tư vấn sử dụng.
Thứ ba: Đào tạo lao động và sử dụng nguyên vật liệu tại chỗ
Chi phí cho lao động và nguyên vật liệu chiếm một phần khá lớn trong tổng chi phí của các dự án, hiện nay Ban QL các DA Nông nghiệp còn đang thực hiện đồng thời nhiều dự án nên nhu cầu sử dụng lao động và nguyên vật liệu rất lớn. Nhằm tạo điều kiện tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, chủ đầu tư nên sử dụng và khuyến khích đơn vị thi công sử dụng chính lực lượng lao động, nguyên vật liệu xây dựng tại chỗ, máy móc của đơn vị.
Thực tế cho thấy các dự án của Ban QL các DA Nông nghiệp tăng tổng mức đầu tư đều do phải lập đi lập lại báo cáo nghiên cứu khả thi, công việc này không những mất thời gian mà còn làm tăng nhiều chi phí phát sinh như: chi phí lập lại dự án, chi phí cho nhân công, máy móc thiết bị phải chờ, lãng phí thất thoát cho những hạng mục không phù hợp phải thay đổi... Ban QL cần chủ động sử dụng lực lượng tư vấn có trình độ chuyên sâu để có những sản phẩm tư vấn chất lượng cao với quan điểm soạn thảo tốt còn hơn là sửa chữa sai sót, khiếm khuyết. Vì nếu chi phí dự toán càng kỹ và chi tiết bao nhiêu thì càng có cơ sở để quản lý hợp lý .Bởi vì việc lập dự toán có tác động sâu sắc tới công tác quản lý chi phí sau này cho nên đòi hỏi phải thực hiện một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập dự toán. Cần phải sử dụng hiệu quả làm việc của máy móc, trang thiết bị. Đây cũng là một vấn đề mà Ban QL cần phải chú trọng hơn nữa và đồng thời phải biết khắc phục những khuyết điểm của nó, có như vậy thì việc sử dụng máy móc, trang thiết bị mới đạt hiệu quả cao.
Trong quá trình thi công cần có phương pháp tổ chức lao động một cách khoa học phù hợp với quy mô từng công trình, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của dự án, phương án thi công hợp lý ...làm như cũng góp một phần không nhỏ vào công tác quản lý tiết kiệm chi phí.
2.4. Phát triển nguồn nhân lực
Ở bất kỳ tổ chức nào, nhân lực cũng là một lực lượng quan trọng quyết định đến việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Trong công tác quản lý dự án cũng vậy