B. THỰC TIỄN ÁP DỤNG QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH BẰNG PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ CHO SẢN PHẨM NƯỚC TĂNG LỰC NUMBER ONE CỦA TẬP ĐOÀN TÂN HIỆP PHÁT
III. Phân tích quá trình sản xuất nước tăng lực Number One
4. Biện pháp khắc phục
4.1. Quản lý chất lượng toàn hệ thống:
Một trong những nguyên nhân gây ra thất bại trong việc quản lý chất lượng của Tân Hiệp Phát là do bộ phận quản lý chất lượng đứng độc lập với các bộ phận khác, đặc biệt là với bộ phận sản xuất. Bộ phận sản xuất thường có tiếng nói lớn hơn bộ phận quản lý chất lượng, bộ phận sản xuất chỉ quan tâm đến số lượng và xem việc loại bỏ sản phẩm không phù hợp là công việc của bộ phận quản lý chất lượng, do đó, bộ phận quản lý chất lượng của công ty có quá nhiều sản phẩm để kiểm tra, dẫn đến tồn kho gây hư hỏng. Hơn nữa, vì quá bận với việc sửa chữa lại, bộ phận này bỏ sót trong khâu kiểm tra dẫn tới tình trạng một số sản phẩm khuyết tật đến tay khách hàng. Khiếu nại của khách hàng và sản phẩm không đạt yêu cầu được thông đạt từ bộ phận quản lý chất lượng đến bộ phận sản xuất, vì phải mất thời gian nên không thể xác định và phân loại được ngay nguyên nhân trong khi đó điều kiện sản xuất đã thay đổi. Khiếu nại gia tăng, sự chậm trễ trong xử lý làm uy tín của doanh nghiệp giảm sút.
Để khắc phục các khuyết điểm này các vấn đề này, Tân Hiệp Phát cần có những chính sách, biện pháp thích hợp để tạo ra tính đồng bộ các hoạt động trong quá trình sản xuất cũng như quản lý chất lượng các sản phẩm của mình. Giữa các bộ phận cần có sự phối hợp, hợp tác và liên kết với nhau trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất, đặc biệt là sự liên kết giữa bộ phận quản lý chất lượng và bộ phận sản xuất để có thể đảm bảo chất lượng sản phẩm. Hoạt động quản lý chất lượng của doanh nghiệp là việc làm xuyên suốt trong quá trình sản xuất của công ty, từ đầu vào đến đầu ra, từ việc xác định quy mô đầu tư, đối tượng, chủng loại sản phẩm, hàng hóa và đối tượng khách hàng, cũng như chiến lược bán hàng. Khi làm tốt vấn đề này sẽ giúp cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty ngày một hoàn thiện và hoạt động một cách hiệu quả hơn.
4.2. Khắc phục nguyên nhân:
4.2.1 Khắc phục nguyên nhân gây ra lỗi có vật lạ :
Có hai nguyên nhân chính gây ra lỗi có vật lạ trong chai thành phẩm, đó là do công nhân nói chuyện, không tập trung và đèn soi tắt đột xuất. Làm thế nào để khắc phục được hai nguyên nhân này?
4.2.2 Khắc phục nguyên nhân công nhân nói chuyện:
Vấn đề này hoàn toàn phụ thuộc vào ý thức và trách nhiệm của mỗi công nhân đối với công việc của mình. Con người luôn là yếu tố quan trọng, nếu công ty được trang bị máy móc hay công nghệ hiện đại mà không có sự đóng góp của con người vẫn không thể mang lại hiệu quả như mong muốn. Do đó, cần phải nâng cao tinh thần làm việc của công nhân, có nhiều cách để tác động đến ý thức làm việc của họ, cách tốt nhất và phổ biến nhất là “vừa đánh vừa xoa”, nghĩa là kết hợp hài hòa giữa các hình thức khuyến khích, động viên với các hình thức kỷ luật thích hợp.
Cụ thể là hàng tháng sẽ tổng kết lại số sản phẩm sai lỗi mà công nhân đã để lọt lưới, và số sản phẩm sai lỗi mà công nhân đã tách ra khỏi dây chuyền so với số chai đưa vào sản xuất để có biện pháp xử lý thích hợp, nếu số sản phẩm sai lỗi bị lọt lưới quá nhiều thì sẽ áp dụng các biện pháp kỷ luật chẳng hạn như cắt giảm tiền lương hoặc thưởng của tháng đó, …
Treo hình hoặc chai cụ thể của những sản phẩm sai lỗi tại nơi công nhân soi chai, bên trên có đề khẩu hiệu: “Ai sẽ mua những sản phẩm này của chúng ta?”.
Đồng thời vẽ biểu đồ cột của sản phẩm sai lỗi tại nơi soi chai để công nhân ý thức được kết quả công việc mà mình thực hiện.
Trên các sản phẩm của công ty nói chung và nước tăng lực Number One nói riêng, chỉ ghi ngày sản xuất, hạn sử dụng và ký hiệu của các tank chứa (bồn chứa), thiết nghĩ nên in thêm giờ sản xuất trên chai để có thể dễ dàng truy tìm chính xác cụng nhõn đó theo dừi quỏ trỡnh soi chai, việc này sẽ giỳp cho việc kỷ luật được phõn định rừ ràng, trỏnh tỡnh trạng kỷ luật chung chung cho cả nhúm thực hiện, do đó sẽ tránh được tâm lý bất mãn với công việc của công nhân.
Công ty nên thiết kế các phong trào thi đua giữa các phòng ban, bộ phận với nhau để kích thích sự hăng hái làm việc, tốt hơn là chọn một ngày làm ngày truyền thống của công ty, trong ngày đó mọi người có thể tham gia vui chơi một cách thoải mái nhất, tạo nên cảm giác thân mật. Nhà máy đã xây dựng một hệ thống quản lý bằng hợp tác tích cực trong đó nhân viên làm việc trong một môi trường mới bao gồm ba yếu tố: NIỀM VUI TRONG CÔNG VIỆC, KHẢ NĂNG SÁNG TẠO TRONG CÔNG VIỆC VÀ KHẢ NĂNG HỢP TÁC TRONG CÔNG VIỆC.
Thêm vào đó, công việc soi chai rất dễ gây nhàm chán và mệt mỏi, do đó công ty nên thay công nhân soi chai 2giờ/lần để tránh mỏi mắt. Ghi tên và giờ của công nhõn thực hiện để dễ theo dừi.
4.2.3 Khắc phục nguyên nhân đèn soi tắt đột xuất:
Trên dây chuyền xảy ra hiện tượng đèn soi tắt đột xuất là do công tác kiểm tra và bảo trì thiết bị thực hiện chưa tốt. Hiện nay, nhà máy vẫn kết hợp giữa Phòng bảo trì với Phòng kỹ thuật Công nghệ lập ra danh mục thiết bị máy móc và hướng dẫn bảo trì từng máy, sau khi bảo trì người thực hiện cập nhật số liệu vào phiếu theo dừi sửa chữa. Nhưng vấn đề ở đõy là cụng ty chỳ trọng vào việc bảo trỡ cho những thiết bị quan trọng như: nồi nấu, nồi trộn… mà lơ là việc thay thế hoặc sửa chữa những đèn soi, vì đây chỉ là một công đoạn rất nhỏ, một thiết bị rất đơn giản trong toàn bộ quy trình sản xuất. Do đó, khi xảy ra sự cố đột xuất, nhân viên giám sát công nghệ mới báo (trực tiếp hoặc điện thoại) cho Trưởng phòng Kỹ thuật Công nghệ hoặc Trưởng phòng Bảo trì đến kiểm tra sự cố, như vậy việc sửa chữa sẽ làm gián đoạn sản xuất và làm giảm năng suất hoạt động của người và máy.
Vì vậy, công ty nên đưa ra một kế hoạch cụ thể để bảo trì, thay thế những đèn soi giống như những máy móc thiết bị khác, nghĩa là đề ra kế hoạch kiểm tra định kỳ, có hướng dẫn công việc cụ thể, phân công nhân viên triển khai công tác bảo trì sửa chữa và cập nhật tiến độ vào biểu mẫu. Nếu có hư hỏng xảy ra có thể khắc phục ngay với nguồn lực sẵn có, sau khi sữa chữa xong thì nhân viên vận hành cập nhật số liệu vào phiếu theo dừi sữa chữa bảo trỡ thiết bị hằng ngày, nờn ghi rừ họ tờn của nhõn viờn vận hành để tiện việc theo dừi sau này.
Tuổi thọ của những đèn soi không cao như những máy móc thiết bị khác, do đó công tác bảo trì và thay thế cần được chú ý để thực hiện thường xuyên hơn nhằm đảm bảo khả năng sản xuất liên tục tại công ty.
Hiện tại, một năm một lần, Trưởng phòng Bảo trì cùng Trưởng phòng Kỹ thuật Công nghệ căn cứ vào kế hoạch sản xuất (từng thời vụ) tiến hành khảo sát thiết bị để lập kế hoạch sửa chữa, bảo trì thiết bị. Tuy nhiên, công tác này nếu được tiến hành nhiều hơn một năm một lần sẽ tốt hơn, công ty sẽ kịp thời nhận ra những yếu tố không phù hợp để điều chỉnh lại hướng dẫn công việc hay khắc phục tức thì để đáp ứng tốt nhất cho quá trình sản xuất, đảm bảo tối đa cho công suất sản xuất.
Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng có vật lạ trong chai, hai nguyên nhân chính đã được giải quyết, những nguyên nhân còn lại có thể giải quyết như sau:
STT Vấn đề cần khắc phục Phương án khắc phục
1 Công nhân nói chuyện, không tập
trung Nhắc nhở – kỷ luật
2 Công nhân thiếu kinh nghiệm Huấn luyện lại cho công nhân 3 Số lượng công nhân không phù
hợp
Bổ sung thêm công nhân tại mỗi trạm
4 Vị trí đèn soi không phù hợp Lắp đặt đèn sát với dây chuyền để công nhõn thấy rừ những chai lỗi
5 Vị trí dụng cụ không phù hợp Bố trí lại nơi bỏ sản phẩm lỗi vào 6 Đèn soi không được thay thế định
kỳ
Báo cho bộ phận kiểm tra chất lượng, cơ điện, lập bảng theo dừi, bảo trỡ
7 Nơi làm việc không đủ ánh sáng Lắp đặt thêm thiết bị chiếu sáng trong Nhà máy
Phương án hạn chế lỗi có vật lạ trong chai 4.2.4 Khắc phục nguyên nhân gây ra lỗi nắp bị sét:
Có hai nguyên nhân chính gây ra lỗi nắp bị sét, đó là do lượng nắp nhập về tồn kho để đáp ứng nhu cầu sản xuất không hợp lý và do môi trường lưu trữ không đạt tiêu chuẩn.
Điều chỉnh lượng tồn kho phù hợp: Để làm được việc này thì công ty phải có kế hoạch sản xuất chính xác. Sản lượng sản xuất của các tháng là không giống nhau vì ảnh hưởng của mùa mưa hay mùa nắng và những yếu tố khác, do đó việc xác định nhu cầu nắp chai đáp ứng cho sản xuất là rất quan trọng. Lượng nắp chai nhập về không chỉ đáp ứng cho sản xuất thành phẩm, mà còn bị tổn thất do việc loại bỏ do không đủ chất lượng hoặc khui ra đóng lại nắp.
Tình trạng của công ty hiện nay là lượng nắp tồn kho quá nhiều, vì vậy thời gian lưu trữ sẽ lâu và nắp chai sẽ bị giảm chất lượng trong quá trình lưu trữ. Bộ phận Vật tư và Bộ phận Tồn kho của công ty nên tính toán lại để có lượng tồn kho hợp lý hơn. Bộ phận Vật tư hoạch định nhu cầu vật tư phải dựa trên bảng điều độ sản xuất chính, bảng danh sách vật tư và hồ sơ về vật tư tồn kho để cho ra quyết định hợp lý là khi nào thì đặt hàng và lượng đặt hàng là bao nhiêu. Khi tính tốn
lượng tồn kho phải lưu ý tới các loại chi phí sau: Chi phí vốn; chi phí tồn trữ; chi phí đặt hàng và chi phí do thiếu hụt.
Để có lượng tồn kho kinh tế và hợp lý nhất không chỉ dựa trên tính toán của công ty là đủ, mà còn phải xây dựng mối quan hệ hợp tác với nhà cung ứng để có thể mua hàng với chất lượng cao và kịp thời gian.
Cải thiện môi trường lưu trữ: Khu vực kho của công ty hiện nay đặt rất gần với khu vực sản xuất, do đó hơi nước bốc lên dễ dàng làm giảm chất lượng của nắp chai.
Biện phỏp đối phú ngắn hạn: Quy định rừ ràng về phương phỏp lưu kho và xếp dỡ. Lượng hàng nào nhập trước thì đem ra sử dụng trước, không sắp xếp lẫn lộn giữa các lần nhập khác nhau. Sắp xếp phải có trật tự, phải quy định cụ thể khoảng cách giữa các thùng nắp chai là bao nhiêu để đảm bảo độ thống, tránh gây ẩm ướt.
Hiện nay công ty chưa có kế hoạch kiểm tra kho định kỳ, chỉ khi nào xảy ra sự cố nghiêm trọng mới tiến hành kiểm sốt, do đó việc khắc phục và phòng ngừa là rất khó. Công ty nên xây dựng một kế hoạch định kỳ để đánh giá tình trạng lưu trữ trong kho, thiết kế bảng hướng dẫn công việc cụ thể, báo cáo cho các bộ phận liên quan, phõn định trỏch nhiệm và quyền hạn rừ ràng cho nhõn viờn đảm nhận.
Biện pháp đối phó dài hạn: Di chuyển khu vực kho ra xa so với khu vực sản xuất. Hiện nay công ty đang có kế hoạch mở rộng diện tích sản xuất, do đó thiết kế lại cho phù hợp giữa khu vực sản xuất và khu vực lưu trữ để tránh những tác động bất lợi có thể vướng phải.
4.2.5 Khắc phục nguyên nhân gây ra lỗi đóng váng:
Dựa vào những phân tích ở phần trên có thể thấy rằng có hai nguồn chính dẫn đến lỗi Đóng váng, đó là do nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn và do việc chiết tiến hành chậm trễ so với quy định. Nguyên vật liệu là nước và đường, nước không đủ tiêu chuẩn vì công tác vệ sinh bồn chứa của công ty chưa tốt, đường không đủ tiêu chuẩn là do độ tro quá cao.
Cải thiện chất lượng nước:
Quy trình xử lý nước được tiến hành rất kỹ lưỡng, vấn đề chất lượng chỉ xuất hiện khi nước được lưu trữ vào những bồn chứa không đạt vệ sinh.
Hiện nay công ty thực hiện công tác vệ sinh bồn chứa nước ba tháng một
lần. Khi vệ sinh bồn chứa sẽ cho dung dịch sút (NaOH) vào để súc rửa, trong bồn có gắn cánh quạt, khi dung dịch cho vào sẽ được phân tán ra toàn bộ diện tích của bồn để làm sạch bồn chứa, sau đó tiếp tục súc rửa lại hai lần bằng nước công nghệ.
Tuy nhiên, công ty nên điều chỉnh lại chu kỳ vệ sinh bồn chứa cho phù hợp, nghĩa là trong suốt quá trình sản xuất, sẽ có công nhân lấy mẫu nước của bồn chứa để kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng, nếu phát hiện ra vấn đề bất thường sẽ tiến hành xử lý ngay, súc rửa bồn chứa để đảm bảo chất lượng nước. Làm như vậy sẽ giảm được rất nhiều sản phẩm lỗi.
Thiết kế những biểu mẫu riêng cho quá trình kiểm tra và vệ sinh bồn chứa, ghi rừ tờn nhõn viờn vận hành.
Trước khi sản xuất cần kiểm tra nước đưa vào để đảm bảo chất lượng, công nhân sẽ lấy mẫu kiểm tra chất lượng trước khi đưa và hệ thống, nếu phát hiện bất thường sẽ loại bỏ và thay bằng lượng nước khác.
Cải thiện chất lượng đường: Đường là nguyên vật liệu phải nhập từ bên ngoài nên có hai phương án khắc phục.
Khắc phục bên ngoài: Chính là khắc phục nhà cung cấp. Mối quan hệ giữa nhà cung cấp và công ty trong một chừng mực nào đó có thể xem như là một khách hàng quan trọng. Việc nhận dạng và lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy giúp cho công ty có các bước uyển chuyển và nhanh nhạy trước các biến chuyển của thị trường và nhu cầu mong đợi của khách hàng.
Phát huy mọi khả năng để tạo ra giá trị gia tăng cho cả hai bên thông qua việc trao đổi thụng tin rừ ràng, cởi mở và cựng chia sẽ cỏc kế hoạch tương lai với cỏc bên quan tâm. Công ty có thể phản ảnh với nhà cung cấp, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hàng cho công ty đúng tiêu chuẩn, đồng thời gửi các bản báo cáo chất lượng của đường, đưa ra đề nghị về điều kiện chất lượng với nhà cung cấp.
Công ty nên xây dựng cho mình hệ thống đánh giá và kiểm soát nhà cung cấp.
Chẳng hạn như định kỳ một năm một lần, công ty tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp dựa vào khả năng của họ trong việc đáp ứng các yếu tố: Chất lượng, giá cả, phương thức giao nhận và thanh toán, thời gian giao nhận, khả năng cung ứng về số lượng. Hồ sơ của nhà cung cấp phải được phê duyệt và lưu trữ theo thủ tục kiểm soát hồ sơ.
Khắc phục bên trong: công ty phải lập, duy trì và thực hiện thủ tục dạng văn bản để kiểm tra mọi nguyên vật liệu mua vào. Hiện nay, công ty cũng như khách hàng của công ty không yêu cầu thực hiện việc kiểm tra sản phẩm mua vào tại nơi của nhà cung cấp. Trong tương lai, Đại diện lãnh đạo của công ty nên chỉ định nhân viên xây dựng và thực hiện thủ tục xác nhận sản phẩm mua vào tại cơ sở của nhà cung cấp.
Công ty nên xây dựng thủ tục kiểm tra và thử nghiệm khi nhận một cách cụ thể:
Mọi nguyên vật liệu nhập vào không được phép sử dụng nếu chưa được kiểm tra hoặc chưa được xác nhận phù hợp với yêu cầu quy định. Việc thẩm tra xác nhận được tiến hành theo kế hoạch kiểm tra thử nghiệm và các thủ tục dạng văn bản có liên quan. Nội dung và mức độ kiểm tra và thử nghiệm khi nhận phụ thuộc vào mức độ kiểm soát tại cơ sở của nhà cung cấp và các bằng chứng về sự phù hợp được ghi nhận.
Công ty nên kiểm tra đường trước khi đưa vào sản xuất, điều đó sẽ đảm bảo tốt chất lượng thành phẩm và tìm ra những nguyên nhân do bảo quản hay các nguyên nhân khác để đưa ra chính sách chất lượng linh động hơn.
Hạn chế việc chiết chậm trễ:
Việc này đòi hỏi công ty phải lập ra kế hoạch sản xuất sát sao nhất. Khi mẻ đầu tiên được chiết, dựa vào tính tốn và số liệu quá khứ sẽ biết được thời gian chiết là bao lâu để điều chỉnh sao cho thời gian chờ là ít chênh lệch nhất.
Hoặc có thể kết hợp giữa hai dây chuyền cùng chiết một lúc thì số lần chờ sẽ ít đi, và tỷ lệ lỗi đóng váng sẽ giảm đáng kể.
Công ty cần dựa vào thông tin nhu cầu thị trường và chiến lược của công ty để đưa ra kế hoạch sản xuất chính xác để thời gian chiết không chậm trễ.