2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
• Đối với xuất khẩu hàng, bộ chứng từ bao gồm: đơn đặt hàng, bộ chứng từ thanh toán, các chứng từ ngân hàng, các chứng từ xuất hàng...
Biểu số 2.1: Đơn đặt hàng chính thức
DISEASE CONTROL TEXTILES
ORDER NO: SP013020 DATE: 01/10/2010
TO: CONSIGNEE:
10/10 Textile Joint Stock Company IFRC Pan American Diseaster
NO: 9/253 Minh Khai street Reponse Unit
Hai Ba Trung District Kobee Building No.380
Hanoi Old Howard base
Vietnam Arraijan
Mr Duong Van Binh Panama
Serigio Femandes +5073161347 We hereby confirm that we wish to place an order for the godos below OUR REE YOUR REE PCKG 1KG 1CB TRANSPORT DELIVERY
PAYMENT SQ56334-VMG 100pks
Current
4,580 kgs SEA (FCL) FOB-Haiphong month,
15,3cm Vietnam plus
25days
QUANTITY DESCRIPTION UNIT UNIT PRICE TOTAL
PRICE
200.000 PermaNet 2.0 Rect 75d PCS 59.953 599.530
160x180x150,white
TOTAL AMOUNT USD 599.530 MARKINGS: Carton/bale Label Markings- NOTE-NEW LOGO
Use American Red cross Logo- Not the IFRG logo
Markings of Goods ( labels on bundles or boxes) must clearly indicate Decsription of Goods/Weight in Kg
GENRAL CONDITIONS: QUALITY INSPECTION: TBA QUANTITY LOADING SUPERBA
DOCUMENTS : invoice, packing list, cerificate of origin, cerificate of quality FORWARDING AGENT: to be advised by VF logistics department
Please confirm that no document go with the godos to end destination. Please confirm the order within 2 working days by signing below you confirm to our conditions and all attached document.
Your sincerely Confirm by
Vestergaard Frandsen SA 10-10 Textile Joint Stock Cormp
Biểu số 2.2 Invoice
10/10 TEXTILE JOINT STOCK COMPANY 253Minh Khai- Ha Ba Trung- Hanoi- Vietnam TEL: 84-4-6365705
FAX: 84-4-6363866 Hanoi 04/10/2010
ORIGINAL INVOICE No.53/11
ORDER SP013020 By oder and for account risk of Messrs
VF no SQ56334-VMG VESTERGAARD FRANDSEN.SA
Date 30/11/2010 Chemin Messidor 5-7
From 10-10 Textile Joint Stock company CH-1002 Lausanne To IFRC-Pan American Disaster Switerland
Response Unit
Kobbee Building No.380 Old Howard base
Arraijan Panama
Descriptions of goos Qty(pcs)
Unit Price FOB Haiphong
( USD)
Amount FOB Haiphong (USD) PermNet 2.0 Insecticide treated
100% polyseter mosquito bed nets: +160x180x150cm,75D,White color TOTAL 200.000 59.9953 599.530 599.530
Biếu số 2.3 Packing list
10/10 TEXTILE JOINT STOCK COMPANY 253Minh Khai- Ha Ba Trung- Hanoi- Vietnam
Hanoi,04/10/2010
PACKING LIST
ORDER SPO13020 NO.53/11
DATE 30/11/2010
From 10-10 Textile Joint Stock company To IFRC-Pan American Disaster
Response Unit
Kobbee Building No.380 Old Howard base
Arraijan Panama
Description of godos Packages Weight (kgs) Volume ( cbm) Per
package Total packagePer Total 10.000 pcs of permaNet
2.0 Insecticide treated 100% polyester mosquito bed nets, 75D,
White color,160x180x150 xm 2000 bales of each 100 pcs = 200.000 psc (Bale no.1/100- 100/100) 890 89000 3,08 300,8
( Nguồn : phòng kế toán công ty cổ phần dệt 10/10)
• Đối với hàng hóa bán trong nước, công ty sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng làm chứng từ gốc. Phòng kinh doanh ký hợp đồng với khách hàng, trong đó nêu rõ: số lượng, chủng loại, quy cách sản phẩm, cách thức giao nhận hàng hóa, điều khoản thanh toán...Sau đó, phòng kinh doanh sẽ trực tiếp viết hóa đơn GTGT rồi đưa cho khách hàng và thủ trưởng đơn vị ký. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu cuống phiếu.
Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường. Liên 3: Chuyển cho kế toán
Ví dụ: Trong tháng 10 năm 2010, phòng kinh doanh kí hợp đồng bán hàng với công ty thời trang Giảng Võ và lập hóa đơn GTGT như sau:
Biểu số 2.4 :Hóa đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số:01 GTGT-3LL
Liên 3
AA/00-B
Ngày 1 tháng 10 năm 2010 N0: Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Dệt 10/10
Địa chỉ Số 6-Ngô Văn Sở. Số TK:0021000000606 Điện thoại: Mã số:0100100590 Họ tên người mua: Nguyễn Thị Lan
Đơn vị: Công ty thời trang Giảng Võ Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt . Mã số
STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 1 Màn đôi 01-T Màn đôi 01-X Màn đôi 01-C Màn đôi 01-CR cái cái cái cái 750 1050 1200 1290 69.500 78.700 76.650 63.200 52.125.000 826.350.000 91.980.000 81.528.000 Cộng tiền hàng 308.268.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 30.826.800
Tổng cộng tiền thanh toán: 339.094.800
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba chín triệu không trăm chín tư nghìn tám trăm đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký,Ghi rõ họ tên) (Ký,Ghi rõ họ tên) (Ký,Ghi rõ họ tên) ( Nguồn: phòng tài vụ công ty cổ phần dệt 10/10)
Đây là không phải là khách hàng truyền thống của công ty, nên công ty không thực hiện chính sách bán chịu. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu thành 2 liên, trình kế toán trưởng ký duyệt 2 liên, giao cho thủ quỹ cả 2 liên. Thủ quỹ thu tiền và ký vào 2 liên, người nộp ký nhận và giữ 1 liên, chuyển trả thủ quỹ 1 liên. Thủ quỹ ghi sổ sau đó chuyển trả cho kế toán thanh toán lưu phiếu thu.
Biểu số 2.5: Phiếu thu
PHIẾU THU Ngày 1/10/2010 Họ tên người nộp: Nguyễn Thị Lan
Địa chỉ: Công ty Dịch vụ Thời trang Giảng Võ Lí do nộp: Thanh toán tiền mua hàng
Số tiền: 339.094.800 (Bằng chữ:Ba trăm ba chín triệu không trăm chín tư nghìn tám trăm đồng)
Kèm theo chứng từ gốc Nhận ngày 1/10/2010
Thủ quỹ Người nộp Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng
( Nguồn: phòng tài vụ công ty cổ phần dệt 10/10)
Cùng với đó, người mua cầm hóa đơn GTGT cùng với các chừng từ liên quan ( phiếu thu, đơn đặt hang…) xuống kho nhận hàng, công ty không sử dụng phiếu xuất kho trong trường hợp xuất hàng bán cho khách hàng mà dùng luôn hóa đơn GTGT làm căn cứ xuất kho. Thủ kho sẽ kiểm tra đổi chiều thông tin trên chứng từ và kiểm tra lượng hang hóa sẽ xuất, đảm bảo không sai sót mới xuất hàng cho người mua. Thủ kho ghi ngay vào thẻ kho tên hàng hóa, số lượng xuất kho để theo dõi hàng tốn kho.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
Để phù hợp với đặc điểm quy định về phương thức bán hàng, kế toán tiêu thụ thành phẩm sử dụng các tài khoản sau:
TK 511: Doanh thu bán hàng
TK531: Doanh thu hàng bán bị trả lại TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 641: Chi phí bán hàng
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 131: Phải thu của khách hàng TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng, cụ thể:
- TK 11212: Tiền gửi ngân hàng Ngoại thương - TK 11213: Tiền gửi ngân hàng Đầu tư
2.2.2.3 Sổ kế toán
- Sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. - Sổ tính giá thành sản phẩm tiêu thụ, sổ tổng hợp tiêu thụ. - Bảng kê số 5, bảng kê số 11, Nhật ký chứng từ số 8.
2.2.2.4 Trình tự kế toán tiêu thụ thành phẩm a. Kế toán doanh thu tiêu thụ
• Kế toán chi tiết
Doanh thu tiêu thụ của công ty là tổng giá trị hiện thực do hoạt động tiêu thụ thành phẩm bằng phương pháp tiêu thụ trực tiếp gồm giao hàng cho đơn vị đặt hàng và xuất bán trực tiếp cho các đơn vị cá
Doanh thu bán hàng xuất khẩu của Công ty được xác định căn cứ vào số lượng và đơn giá xuất mà các bên đã cùng thoả thuận ký kết hợp đồng để
xác định doanh thu bán hàng của Công ty theo tiền ngoại tệ (USD) và quy đổi ra tiền Việt Nam (theo tỷ giá hiện hành của tháng có hàng xuất giao).
Doanh thu trong nước được xác định theo trị giá hàng xuất bán thực tế. Căn cứ vào các chứng từ xuất giao hàng cho khách hàng như: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn GTGT... Hàng ngày, kế toán thành phẩm tiến hành tập hợp số liệu và ghi vào Sổ chi tiết tiêu thụ (Bảng số 2.2). Sổ chi tiết tiêu thụ được ghi chép hàng ngày để theo dõi về số lượng, phần doanh thu của số thành phẩm đã xuất bán trong kỳ theo hoá đơn và thuế GTGT đầu ra phải nộp của số thành phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ, kế toán lập bảng tổng hợp tiêu thụ cho từng tháng (Bảng số 2.3), sổ này được mở nhằm cung cấp việc thanh toán của khách hàng có tách riêng thuế GTGT và là cơ sở ghi vào sổ tổng hợp tiêu thụ quý.
Ngoài ra, sản phẩm của công ty còn được tiêu thụ thông qua cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của công ty. Cửa hàng bán giới thiệu sản phẩm công ty độc lập bán hàng theo giá doanh nghiệp đưa ra. Khi bán hàng (bán lẻ) nhân viên cửa hàng bán trực tiếp và thu tiền. Về phía công ty không hạch toán từng nghiệp vụ bán hàng riêng lẻ của cửa hàng mà định kỳ khi sản phẩm đã tiêu thụ được và cửa hàng tiến hành thanh toán, kế toán lập hoá đơn GTGT như các trường hợp bán hàng khác. Cửa hàng giới thiệu sản phẩm như một khách hàng của công ty. Tuy nhiên, khi xuất sản phẩm cho cửa hàng kế toán không phản ánh vào Tài khoản 157 mà việc xuất chỉ thực hiện tại kho của công ty thông qua hợp đồng vay. Khi bán được hàng và tiến hành thanh toán kế toán tiêu thụ mới ghi vào sổ kế toán.
Bảng số 2.2: Sổ chi tiết tiêu thụ Tháng 10/2010
TT Hóa
đơn NT Diễn giải Mặt hàng Ghi Nợ các TK Ghi Có các TK
Màn đôi 01 SL Thành tiền
1 134 1/10 Cty Dịch vụ thời trang G.V 4.290 334.094.800 339.094.800 308.268.000 30.826.800
2 135 2/10 Cty TM Hải Dương 1.200 72.960.000 72.960.000 66.327.272 6.632.727
3 136 3/10 Cty TM Nam Định 800 48.640.000 48.640.000 44.218.182 4.421.818
4 137 4/10 Frandsen 200.000 12.590.359.680 12.590.359.680 12.590.359.680
5 140 5/10 Cty sợi Nam Hà 600 12.596.000 12.596.000 11.450.909 1.450.091
...
Cộng 1.500.532 348.204.360 26.453.643.452 136.000.786.342 85.786.456.782 73.347.732.64
1 321.602.773.133 741.865.450
Học viện ngân hàng Bảng số 2.3: Bảng tổng hợp tiêu thụ tháng 10 năm 2010
( Nguồn: phòng tài vụ công ty cổ phần dệt 10/10)
• Kế toán tổng hợp
Cuối quý, số liệu trên sổ tổng hợp tiêu thụ thành phẩm từng tháng là cơ sở ghi vào sổ tổng hợp tiêu thụ quý (Bảngsố 2.4), số liệu cuối quý trên sổ tổng hợp quý là cơ sở vào sổ Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.6).
Từ Nhật ký chứng từ số 8, kế toán ghi sổ cái tài khoản 511(Biểu số 2.7).
Ghi Có TK Ghi Nợ TK 511 3.331 Cộng 111.1 73.347.732.641 356.210.201 73.703.942.842 112.12 85.786.456.782 123.785.493 85.910.242.275 112.2 136.000.786.342 - 136.000.786.342 131 26.453.643.452 261.002.311 26.714.645.763 Cộng 321.602.773.133 741.865.450 322.344.638.695
Bảng số 2.4: Bảng tổng hợp tiêu thụ. Qúy IV / 2010 TK Tháng 111.1 112.12 112.2 131 511 10 73.347.732.641 85.786.456.782 136.000.786.342 26.453.643.452 321.602.773.133 11 86.754.364.531 80.347.659.452 119.895.638.754 57.786.547.834 344.794.560.792 12 92.457.864.371 93.653.745.643 157.987.459.431 78.765.417.963 422.878.927.469 Cộng 252.559.961.543 259.787.861.877 413.883.884.527 163.005.609.249 1.089.237.217.196
Học viện ngân hàng Biểu số 2.6: Trích nhật ký chứng từ số 8. Qúy IV năm 2010 TK ghi có TK ghi Nợ 511 531 911 Cộng 111.1 252.559.961.543 252.559.961.543 112.12 259.787.861.877 259.787.861.877 112.2 413.883.884.527 413.883.884.527 131 163.005.609.249 163.005.609.249 511 8.573.673 1.089.228.734.523 1.089.237.217.196 Cộng 1.089.237.217.196 8.573.673 1.089.228.734.523
( Nguồn: phòng tài vụ công ty cổ phần dệt 10/10)
Biểu số 2.7: Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Qúy IV / 2010
Số dư đầu năm
Nợ Có
Ghi có các TK, đối
ứng với Nợ TK này Quý I II III IV Cộng
911 531 1.089.228.734.523 8.573.673 Cộng phát sinh Nợ 1.089.237.217.196 Có 1.089.237.217.196 Số dư cuối quý Nợ Có 0 b. Kế toán giá vốn hàng bán
•Kế toán chi tiết:
Tại Công ty cổ phần dệt 10/10 thành phẩm xuất kho của công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền nên việc xác định giá vốn hàng bán
Học viện ngân hàng
tiến hành vào cuối kỳ. Trong kỳ kế toán không mở sổ chi tiết giá vốn hàng bán cho sản phẩm tiêu thụ mà chỉ theo dõi về mặt số lượng trên trên bảng cân đối kho thành phẩm. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán lập bảng cân đối kho thành phẩm (Bảng số 2.5), bảng này được lập nhằm theo dõi tình hình biến động nhập - xuất- tồn kho về mặt số lượng cho từng sản phẩm trong quý
Để hạch toán chi tiết thành phẩm tại Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song:
- Tại kho thủ kho mở thẻ kho theo từng sản phẩm để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho về mặt số lượng của sản phẩm
- Tại phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết sản phẩm cho từng thành phẩm tương ứng với thẻ kho cả về mặt hiện vật và giá trị.
Bảng số 2.5 Bảng cân đối kho thành phẩm.
Quý IV năm 2010
T
T Mặt hàng Tồn đầu kỳ Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Quý IV
Nhập Xuất Nhập Xuất Nhập Xuất Nhập Xuất
MĐ 01- trơn 805.678 1.728.453 1.638.348 1.168.472 1.675.763 2.317.395 1.346.471 5.214.320 4.660.582 1.359.416 MĐ 01-C 567.438 875.659 1.259.362 878.591 698.457 1.258.693 875.486 3.012.943 2.833.305 747.076 MĐ 01-X 538.724 1.937.576 1.424.256 1.028.327 1.085.643 1.146.922 1.753.014 4.112.825 4.262.913 388.636 MĐ 01-CR 892.547 2.211.766 2.001.421 1.217.890 954.763 2.007.654 1.782.910 5.437.310 4.739.094 1.590.763 MĐ 01-TH 1.013.873 1.910.117 1.218.574 1.785.692 710.287 1.125.750 2.917.469 4.821.559 4.846.330 989.102 Màn cá nhân 973.656 1.474.660 1.002.744 1.017.010 1.721.149 1.810.190 838.024 4.301.860 3.561.917 1.713.599 ...
Học viện ngân hàng
• Kế toán tổng hợp:
Cuối quý căn cứ vào thẻ tính giá thành, kế toán tính ra giá thành đơn vị sản phẩm, căn cứ vào số lượng sản phẩm tiêu thụ trên bảng cân đối kho thành phẩm kế toán tính được giá vốn cho từng sản phẩm tiêu thụ. Việc tính giá vốn cho từng sản phẩm tiêu thụ kế toán thực hiện trên sổ tính giá thành thành phẩm tiêu thụ (Bảng số 2.6).
Sổ tính giá thành thành phẩm tiêu thụ do công ty tự mở vào cuối quý nhằm theo dõi việc tiêu thụ từng loại sản phẩm theo chỉ tiêu: số lượng tiêu thụ và giá vốn hàng xuất bán.
Mẫu sổ tính giá thành quý IV năm 2010 có kết cấu như sau:
- Cột tên mặt hàng tiêu thụ: Liệt kê danh sách mặt hàng tiêu thụ trong quý. - Cột đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của nhiều loại sản phẩm tương ứng. - Cột số lượng: Ghi tổng số lượng tiêu thụ cho từng mặt hàng.
- Cột đơn giá xuất kho tính theo công thức giá bình quân gia quyền:
- Cột thành tiền tính cho tổng giá vốn hàng xuất bán đến ngày 31/12, thành tiền được tính bằng số lượng nhân đơn giá.
Dòng tổng cộng của cột này là cơ sở để ghi Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.8) phần ghi Có tài khoản 154,155 đối ứng với Nợ tài khoản 632, phần ghi Có TK 632 đối ứng Nợ TK 911và là cơ sở ghi Sổ cái tài khoản 632 (Biểu số 2.9)
Ví dụ: Tính đơn giá bình quân cho sản phẩm MĐ-01-T (Màn đôi-01 trơn) như sau:
Học viện ngân hàng
Đơn giá thực tế thành phẩm nhập trong kỳ là 60.172 đ/sp
Bảng số 2.6 Sổ tính giá thành thành phẩm tiêu thụ. Quý IV/2010 TT Tên mặt hàng Đơn vị tính Số lượng tiêu thụ Đơn giá vốn(đồng) Thành tiền (đồng) 1 Màn đôi trơn (MĐ- 01-T) Cái 4.660.582 60.189 280.515.769.998 2 Màn đôi cửa(MĐ- 01-C) Cái 2.833.305 66.237 187.669.623.285 3 Màn đôi Xanh(MĐ 01-X) Cái 4.262.913 68.670 292.734.235.710
...
...
Cộng 863.321.782.451
( Nguồn: phòng tài vụ công ty cổ phần dệt 10/10)
Biểu số 2.8 Trích Nhật ký chứng từ số 8. Quý IV năm 2010 TK ghi có TK Ghi nợ 155 632 Cộng 632 863.321.782.451 863.321.782.451 911 863.321.782.451 863.321.782.451 Cộng 863.321.782.451 863.321.782.451
Học viện ngân hàng
Biểu số 2.9 : Sổ cái TK 632 quý IV / 2010
Số dư đầu kỳ
Nợ Có
Ghi có các TK đối
ứng với Nợ TK này Quý I
Quý II III IV Cộng 155 863.321.782.451 Cộng phát sinh Nợ 863.321.782.451 Có 863.321.782.451 Số dư cuối kỳ Nợ 0 Có
( Nguồn: phòng tài vụ công ty cổ phần dệt 10/10) c. Kế toán hàng bán bị trả lại
Khi khách hàng nhận thấy hàng kém phẩm chất hoặc do công ty thực hiện sai hợp đồng về thời gian giao hàng khách hàng... khách hàng có quyền trả lại sản phẩm đúng theo nội dung của hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Khách hàng sẽ lập một đơn đề nghị nhập lại hàng. Trong đơn phải đầy đủ tên họ, địa chỉ khách hàng, lý do trả lại....
Đơn đề nghị nhập lại hàng, trước hết được chuyển cho phòng kinh doanh, sau đó chuyển lên ban giám đóc phê duyệt. Nếu giám đốc chấp nhận nhập lại hàng thì cho chở hàng về công ty, khách hàng phát hành hóa đơn GTGT cho công ty, đồng thời Công ty lập một phiếu nhập vật tư (Biểu số 2.10) Phiếu nhập vật tư dược lập thành 3 liên:
Liên 1 : lưu lại phòng kinh doanh Liên 2 : giao cho khách hàng
Học viện ngân hàng
Liên 3 : được mang lên phòng kế toán làm chứng từ để ghi sổ kế toán