3. Tài khoản sử dụng
3.1.Tổ chức hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí vật liệu là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của công trình, hạng mục công trình. Công ty Xây lắp Vật t - Kỹ thuật qua thống kê chi phí này thờng chiếm khoảng 70% giá thành sản phẩm. Do đó việc hạch toán chính xác đầy đủ chi phí này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm. Đồng thời việc quản lý chặt chẽ và tiết kiệm vật liệu là một yêu cầu hết sức cần thiết trong công tác quản lý nhằm hạ giá thành sản phẩm.
ở Công ty vật liệu đợc chia thành nhiều loại nh sau:
+ Vật liệu chính: Gồm các loại vật liệu xây dựng nh xi măng, sắt, thép, gạch, đá, cát, sỏi, vôi...
+ Vật liệu phụ: Gỗ ván khuôn, dầu để bôi cốt pha... + Nhiên liệu nh: xăng, dầu diezen...
+ Phụ tùng thay thế: Các linh kiện phụ tùng dùng để sữa chữa nhỏ thay thế cho máy móc thiết bị khi bị h hỏng.
+ Bảo hộ lao động cho công nhân.
Các loại công cụ nhỏ nh xe cải tiến, ván khuôn, xẻng cuốc... sử dụng trong thi công đợc phân bổ một lần. Số công cụ đó đợc coi nh vật liệu phụ, bởi vì các hạng mục công trình từ khi thi công đến khi hoàn thành có thời gian rất dài, các công cụ đó sử dụng ngoài trời tiếp xúc với vôi cát nên thời gian sử dụng không đợc lâu. Mặt khác giá trị của chúng nhỏ.
Do đặc thù của ngành xây dựng, đặc biệt với Công ty Xây lắp Vật t - Kỹ thuật có các công trình đợc thi công tại nhiều địa điểm cách xa Công ty. Vì vậy việc tập trung nguyên vật liệu tại một địa điểm rồi xuất cho các công trình là rất bất tiện. Trong nền kinh tế thị trờng việc sử dụng vốn lu động nh thế nào để hiệu quả nhất là một vấn đề cần thiết. Do đó các đơn vị không phải mua nguyên vật liệu về dự trữ mà khi có nhu cầu thì chủ nhiệm công trình sẽ mua nguyên vật liệu và đa thẳng tới công trình không cần qua nhập kho ( Thực hiện cơ chế khoán của Công ty) điều này sẽ đảm bảo cho chất lợng nguyên vật liệu cũng nh giãm bớt đợc chi phí bảo quản... Kế toán văn phòng không cần hạch toán trực tiếp vào tài khoản 152, 153.. mà hạch toán thẳng vào tài khoản 621.
Cụ thể: Công ty đã tiến hành tổ chức hạch toán quản lý và cung ứng vật t ở công trình đã trúng thầu “uỷ ban nhân dân hạ hoà” nh sau:
+ Khi có hồ sơ đã đợc nhận thầu phòng KTKT lập hồ sơ bản vẽ thực thi ( Tự bóc tách lại để so sánh với thiết kế của chủ đầu t giao).
+ Lập hồ sơ khối lợng thi công.
+ Lập hồ sơ chênh lệch giữa hồ sơ trúng thầu và hồ sơ thực thi. + Lập tiến độ thi công.
Từ đó phòng kế toán căn cứ vào khối lợng thực thi của từng hạng mục công trình để lập kế hoạch cung ứng vật t. Chẳng hạn: Hạng mục phần móng: Với khối l- ợng công việc cần bao nhiêu loại vật t, khối lợng, chất luợng. Từ đó mua vật t và chuyển thẳng tới chân công trình, vật t cấp với số lợng vừa đủ để đảm bảo đúng tiến
độ thi công mà không bị ứ đọng vốn lu động. Song song với việc cung ứng vật t là căn cứ vào khối lợng thực thi để lên kế hoạch tạm ứng cho các tổ thi công.
Chứng từ ban đầu để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng là hoá đơn GTGT, các hoá đơn bán hàng (liên 2 của bên bán giao lại), các giấy tờ tạm ứng (phiếu thu), phiếu chi .... cùng các giấy tờ liên quan khác. Tại công trình Uỷ Ban Nhân Dân Hạ Hoà gồm có các tổ thi công:
1. Tổ thợ nề do ông: Trần Văn Phú làm đội trởng.
2. Tổ thợ điện + nớc do ông: Lã Tuấn Dũng làm đội trởng. 3. Tổ nội thất do ông: Trần Mạnh Thắng làm đội trởng. 4. Đội xe.
Ngày khởi công công trình bắt đầu từ ngày 2/3/2000.
Các đơn vị cá nhân có nhu cầu tạm ứng đều phải viết giấy xin đề nghị tạm ứng trình Giám đốc duyệt. Khi xin tạm ứng phải ghi rõ ràng, đầy đủ nội dung cần tạm ứng, thanh toán kịp thời và đầy đủ các chứng từ hoá đơn hợp lệ. ở Công ty sử dụng TK 141 để phản ánh quan hệ nội bộ giữa công ty và đội thi công. Đội thi công cũng có kế toán nhng kế toán chỉ tập hợp chi phí lên một bảng tổng hợp chi phí của đội và gửi lên phòng kế toán Công ty cùng với tất cả các chứng từ có liên quan. Kế toán Công ty phân loại, tập hợp và ghi sổ kế toán.
Ví dụ: Ngày 04 tháng 03 năm 2000.
Ông Đào Ngọc Thanh ở Đơn vị công trình Uỷ Ban Nhân Dân Hạ Hoà có đề nghị đợc tạm ứng số tiền 500.000.000đ để thanh toán số vật liệu tạm mua chịu của các chủ vật t và mua nguyên vật liệu cho khối lợng công việc tiếp theo. Giấy đề nghị tạm ứng đợc viết theo mẫu nh sau: ( Xem phụ lục số 6 )
Trong quá trình mua nguyên vật liệu kế toán đội phải căn cứ chứng từ gốc lập bảng kê chi phí vật t và bảng tổng hợp khối lợng vật t đầu t cho công trình.( Xem phụ lục 7,8,9,10,11 )
Căn cứ để lập Bảng kê chi phí vật t đầu t công trình là các chứng từ gốc. Cụ thể là các hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng bên bán giao lại. Dựa vào các chứng từ gốc ở trên lập bảng kê chi phí đầu t công trình Uỷ Ban Nhân Dân Hạ Hoà. ( Xem phụ lục số 12)
Căn cứ trên số liệu của bảng kê chi tiết vật t đầu t công trình để lập bảng Tổng hợp khối lợng đầu t công trình có tính chất tổng hợp về lợng và giá trị ( Không có thuế VAT) theo chủng loại vật t. ( Xem phụ lục số 13)
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. ( Xem phụ lục số 14 ).
Kế toán căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ nh sau: ( Xem phụ lục số 15 )
Kế toán căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Cái TK 621. ( Xem phụ lục số 16,17 )