1.3.3.1. Lý luận về phân cấp quản lý trong tổ chức
Trong một bộ máy quản lý có nhiều loại người quản lý với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm khác nhau. Việc phân loại người quản lý thường được tiến hành theo hai tiêu chí, theo cấp quản lý và theo phạm vi của hoạt động quản lý.
Trước tiên, có thể hiểu Người quản lý là nhân vật có trách nhiệm phân bố nhân lực và các nguồn lực khác nhau, chỉ dẫn sự vận hành của một bộ phận hay toàn bộ tổ chức để tổ chức hoạt động có hiệu quả và đạt đến mục đích [30; 241].
Với cách hiểu như vậy, một nhà quản lý được xác định bởi ba yếu tố cơ bản.
Thứ nhất, có vị thế trong tổ chức với những quyền hạn nhất định trong quá trình ra quyết định quản lý.
Thứ hai, có chức năng thực hiện những nhiệm vụ quản lý nhất định trong quản lý tổ chức.
Thứ ba, có nghiệp vụ để đáp ứng những đòi hỏi nhất định của công việc. Người quản lý được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, trong đó cách phân loại dựa vào “cấp quản lý” là phổ biến hơn cả. Có thể mô hình hóa các cấp nhà quản lý như sơ đồ 1.3.
Sơ đồ 1.3: Các cấp quản lý trong tổ chức
Cấp chiến lƣợc
Cấp kỹ thuật
- Người quản lý cấp cao (top manager) là những người chịu trách nhiệm định hướng, chỉ đạo và vận hành toàn diện của cả một tổ chức và đại diện cho tổ chức trong mối quan hệ với môi trường bên ngoài tổ chức. Họ phải xây dựng, xác định mục tiêu, chính sách, chiến lược cho toàn bộ tổ chức. Người quản lý cấp cao thường xuyên phải đại diện cho tổ chức trong các hoạt động có tính cộng đồng, giao dịch, đàm phán thương thuyết. Họ dành nhiều thời gian để trao đổi, tranh luận với người quản lý cao cấp khác trong tổ chức hay với những người có liên quan ở những tổ chức, đơn vị khác.
Vì vậy, quản lý cấp cao còn gọi là quản lý cấp chiến lược, họ chịu trách nhiệm trả lời câu hỏi: mục đích của tổ chức là gì? Chiến lược nào để đạt được mục đích đó? [34; 14].
(1) Quyết định chiến lược hoặc có ảnh hưởng lớn đến các quyết định chiến lược (2) Quyết định các chính sách
(3) Chỉ đạo các mối quan hệ của tổ chức với môi trường bên ngoài [36; 242] Chức vụ điển hình họ thường đảm nhận là chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch, phó chủ tịch điều hành, phó chủ tịch thứ nhất, vụ trưởng, giám đốc điều hành, hiệu trưởng…
- Người quản lý cấp trung gian (middle manager): là những người chịu trách nhiệm quản lý những bộ phận và phân hệ của tổ chức. Đó là những người tiếp thu những chủ trương, chiến lược, chính sách có tầm quan trọng lớn và toàn diện từ người quản lý cấp cao và rồi chuyển tải chúng thành những mục tiêu và kế hoạch chuyên biệt hơn, riêng lẻ hơn, cụ thể hơn cho những người quản lý cấp thấp để họ thực hiện. Họ là người giữ vị trí liên hệ giữa nhà quản lý cấp cao và nhà quản lý cơ sở. Trách nhiệm mang tính nguyên tắc của các nhà quản lý cấp trung là chỉ đạo quá trình triển khai các chính sách của tổ chức và thiết lập mối quan hệ cân bằng giữa đòi hỏi của những nhà quản lý với năng lực của các nhân viên [36; 14].
Sản phẩm của cấp quản lý kỹ thuật là tiếp nhận các chiến lược từ quản lý cấp cao, chuyển thành các kế hoạch cụ thể nhằm vào mục tiêu cụ thể cho mỗi bộ phận hay nhóm bộ phận do họ quản lý.
như phó giám đốc, trưởng phòng ban, phó hiệu trưởng…Họ có trách nhiệm chỉ đạo, định hướng và điều phối hoạt động của những người quản lý cấp thấp hoặc những người không giữ nhiệm vụ quản lý như các nhân viên văn thư, cán bộ trợ lý…
- Người quản lý cấp thấp nhất, hay còn gọi là người quản lý tuyến đầu (first- line manager): là người chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả sản xuất hay dịch vụ do những thành viên của bộ phận mà người đó phụ trách thực hiện. Họ không kiểm soát hoạt động của những nhà quản lý khác.
Người quản lý cấp thấp nhất có nhiệm vụ giám sát và uốn nắn tại chỗ hoạt động cũng như kết quả của hoạt động đó của những người lao động – thành viên của tổ chức – khi họ tiến hành các hoạt động sản xuất hay thực hiện dịch vụ. Người quản lý cấp thấp nhất có vai trò như một mối dây liên hệ giữa kết quả hoạt động của bộ phận do họ phụ trách với các bộ phận khác trong tổ chức. Người quản lý cấp thấp nhất không dành nhiều thời gian để làm việc với cấp quản lý cao hơn hay các thành viên thuộc những bộ phận khác. Phần lớn thời gian của người quản lý cấp này là để sát cánh với những con người mà họ trực tiếp phải theo dõi, giám sát và đôn đốc. Họ phải giải quyết hàng loạt công việc sự vụ và phải thông tin liên lạc, phải giải quyết vấn đề ngay tại chỗ và tức thì. Nói cách khác, họ là người chỉ huy nơi “đầu sóng ngọn gió”, trên “tuyến lửa”, nơi các hoạt động sản xuất và dịch vụ diễn ra.
Người quản lý cấp cơ sở có thể là tổ trưởng, đốc công, quản đốc, tổ trưởng chuyên môn… Theo cách hiểu này, tổ trưởng chuyên môn là nhà quản lý cấp thấp nhất trong nhà trường THCS.
1.3.3.2. Nhiệm vụ của tổ trưởng chuyên môn trường THCS
(1) TTCM có vai trò tư vấn cho hiệu trưởng trong hoạt động quản lý chuyên môn trong trường THCS
Do tính chất công việc của hiệu trưởng là người quản lý chung toàn bộ công việc của nhà trường, vì vậy trong công việc quản lý chuyên môn hiệu trưởng thường quản lý theo cơ chế gián tiếp thông qua các tổ chuyên môn. Điều này hoàn toàn phù hợp bởi những lý do sau:
- Các trường THCS hiện nay có quy mô khá lớn, đội ngũ cán bộ, giáo viên rất đông từ vài chục đến trăm người. Hằng năm, hiệu trưởng chỉ kiểm tra toàn diện được một phần số lượng giáo viên khoảng từ 20 – 25%.
- Hiệu trưởng về chuyên môn cũng chỉ được đào tạo ở một lĩnh vực nào đó. Muốn quản lý chuyên môn trực tiếp người quản lý phải được đào tạo chuyên sâu, chưa kể là còn phải có kinh nghiệm về lĩnh vực mà mình quản lý. Với cơ cấu quản lý theo tổ chuyên môn thì các TTCM hoàn toàn có thể đáp ứng được yêu cầu này.
Từ những thông tin tư vấn khách quan của TTCM mà hiệu trưởng sắp xếp, phân công chuyên môn cho các giáo viên phù hợp với năng lực, điều kiện, hoàn cảnh cá nhân. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ năm học, cũng nhờ có tư vấn của TTCM mà hiệu trưởng có được những quyết định kịp thời, hiệu quả nhằm điều chỉnh trong việc phân công nhiệm vụ.
(2) TTCM đóng vai trò trung tâm đoàn kết, tập hợp trong tổ chuyên môn và nhà trường
Trong nhà trường, muốn hoàn thành tốt công việc một cách nhanh chóng, xuất sắc và có hiệu quả thì sự đoàn kết, tập hợp trong tập thể sư phạm là yêu cầu quan trọng bậc nhất. TTCM xây dựng mối đoàn kết trên cơ sở thống nhất lấy mục tiêu giáo dục làm mục tiêu chung. Sự thành công của tổ chuyên môn thể hiện ở chỗ TTCM biết cách làm cho mỗi thành viên trong tổ luôn biết mình cần làm gì và làm như thế nào để đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu chung. Sự thống nhất về mục tiêu, kế hoạch, chương trình hành động của tổ chuyên môn là nhiệm vụ hàng đầu trong hoạt động quản lý tổ chuyên môn của TTCM.
Để xây dựng mối đoàn kết, TTCM cần có những hiểu biết về tâm lí, về những nhu cầu của tổ viên, có khả năng kết nối giúp cho mọi người biết cách làm việc hợp tác với nhau. Bên cạnh đó, TTCM cần có những tri thức về đạo đức, pháp luật, về văn hóa để tạo ra một môi trường lành mạnh, một không khí cởi mở, giúp cho tổ viên của mình dễ dàng bộc lộ tâm tư, tình cảm, từ đó đem hết sức lực của mình hoàn thành tốt công việc của tổ trưởng giao phó.
(3) TTCM với vai trò điều hành về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ
TTCM là người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ. Hướng dẫn xây dựng và quản lý kế hoạch cá nhân của tổ viên. Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra đánh giá chất lượng thực hiện nhiệm vụ của giáo viên theo kế hoạch của nhà trường. Đề xuất khen thưởng cho giáo viên.
cơ bản đặc trưng của môn học, phương tiện dạy học của tổ chuyên môn. Hơn nữa, TTCM phải hiểu rõ năng lực, phẩm chất cũng như hoàn cảnh công tác, hoàn cảnh gia đình của những giáo viên mà mình phụ trách. Từ đó có những biện pháp huy động tối đa những nguồn lực ấy cho mục tiêu dạy học của tổ.
TTCM là người được tiếp thu những chủ trương đổi mới về môn học và có trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn tổ viên của mình. Biến những chủ trương ấy thành hiện thực thông qua các hoạt động chuyên môn trong tổ. Để quản lý tốt hoạt động bồi dưỡng chuyên môn, trước hết TTCM phải là một giáo viên có năng lực chuyên môn giỏi, là một trụ cột về chuyên môn, là một chuyên gia sư phạm, là một người có quan hệ tốt với mọi người, luôn luôn nhạy bén với cái mới. Nếu đạt được những tiêu chí đó thì người tổ trưởng sẽ có có khả năng động viên khích lệ các thành viên khác trong tổ nỗ lực tự bồi dưỡng chuyên môn.
TTCM có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các tổ viên. TTCM tổ chức xác định cụ thể các tiêu chí đánh giá chuyên môn theo đặc trưng và chức năng của bộ môn do mình phụ trách. TTCM tổ chức đánh giá theo tinh thần khách quan, khoa học, biến quá trình kiểm tra, đánh giá thành quá trình tự kiểm tra.
(4) TTCM với vai trò xây dựng mối quan hệ với các tổ chức, đoàn thể trong và ngoài nhà trường
Với tư cách là người đứng đầu TCM, TTCM có nhiệm vụ xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với cấp trên chỉ đạo trực tiếp (Ban Giám hiệu nhà trường), với các TCM khác, các tổ chức, đoàn thể trong và ngoài nhà trường (Chi bộ Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Khuyến học, Ban đại diện cha mẹ HS, chính quyền địa phương...) để tạo ra các điều kiện thuận lợi trong công tác chỉ đạo, thực hiện nhiệm vụ của tổ.
1.3.3.3. Những yêu cầu đối với tổ trưởng chuyên môn trường THCS trong giai đoạn đổi mới giáo dục phổ thông hiện nay
Từ vị trí, vai trò và nhiệm vụ trong nhà trường, TTCM trường THCS cần phải có những phẩm chất và năng lực cần thiết, nhất là trong thời kỳ hội nhập hiện nay. Đây cũng là yêu cầu không thể thiếu của đội ngũ CBQL cũng như TTCM trong trường THCS. Những phẩm chất và năng lực đó là:
- Hiểu biết và vận dụng có hiệu quả các chủ trương đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và của ngành
- Có tinh thần trách nhiệm trong công việc, năng động sáng tạo, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm.
- Có ý thức tổ chức và kỷ luật lao động, giải quyết hài hoà giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể.
- Có ý thức học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, có khả năng lĩnh hội cái mới, luôn là cốt cán chuyên môn của tổ, của ngành.
- Có phong cách lãnh đạo dân chủ, lối sống và tác phong mẫu mực.
- Có tinh thần đoàn kết, luôn được đồng nghiệp, học sinh và phụ huynh tín nhiệm, có khả năng thu phục mọi người và tập hợp mọi lực lượng để phục vụ cho sự nghiệp phát triển và đổi mới giáo dục hiện nay.
- Có trình độ chuyên môn, có năng lực giảng dạy tốt, luôn đi đầu trong việc đổi mới phương pháp giảng dạy bộ môn, có khả năng sử dụng công nghệ thông tin vào giảng dạy và quản lý tổ.
- Có năng lực quản lý: quản lý tốt nhân sự, quản lý tốt các hoạt động của tổ chuyên môn.
- Có ý thức tự bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và có phương pháp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho giáo viên, luôn là chỗ dựa đáng tin cậy của giáo viên trong tổ.
- Có khả năng kiểm tra, đánh giá, xếp loại giáo viên trong tổ - Có sức khoẻ, tự tin và lạc quan.