2.3.3.1. Khai báo hải quan điện tử.
Chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng trong việc khai báo hải quan, giúp đẩy nhanh tiến độ khai báo. Vì vậy sau khi nhận được thông báo hàng đến, công ty sẽ chuẩn bị các loại chứng từ hợp lệ của lô hàng theo đúng quy định và các điều kiện có liên quan khác để hoàn chỉnh việc khai báo.
- Hóa đơn thương mại. - Phiếu đóng gói - Vận đơn đường biển - Giấy thông báo hàng đến
Tiến hàng việc khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS-VNACCS dựa vào những thông tin trong bộ chứng từ đã nhận
- Bước 1: Đăng nhập phần mềm khai báo hải quan ECUS-VNACCS.
Hình 2.3. Giao diện phần mềm khai báo hải quan ECUS-VNACCS - Bước 2: Thiết lập hệ thống trước khi khai báo hải quan điện tử.
Trước khi tiến hành khai báo cần thiết lập các thông số để kết nối đến hệ thống hải quan. Truy cập chức năng từ menu “Hệ thống”, chọn “Thiết lập thông số khai báo VNACCS”
Hình 2.4. Chỉ dẫn thiết lập hệ thống Tiến hành thiết lập các thông số
Hình 2.5. Giao diện thiết lập thông số khai báo VNACCS
- Bước 3: Tiến hành nhập tờ khai, từ menu “Tờ khai hải quan”, chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”. Sau khi click vào đó màn hình sẽ hiện ra các thông tin cần khai báo và phần hướng dẫn chi tiết phía bên góc trái màn hình.
Hình 2.6. Chỉ dẫn đăng ký tờ khai
- Bước 4: Nhập liệu và hoàn tất thông tin tờ khai hải quan điện tử ở phần “Thông tin chung”.
* Nhóm loại hình:
Mã loại hình: A11 - Nhập kinh doanh tiêu dùng
Cơ quan Hải quan: 02C1 - Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I Phân loại cá nhân/tổ chức: 4
Mã bộ phận xử lý tờ khai: 01
Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2 Ngày khai báo (dự kiến): 08/04/2020
* Đơn vị xuất nhập khẩu Người nhập khẩu:
+ Tên: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT
+ Địa chỉ: 70 VÕ OANH, PHƯỜNG 25, QUẬN BÌNH THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Người xuất khẩu:
+ Tên: ZHONGSHAN QINGYOU TRADING COMPANY LIMITED + Địa chỉ: NO.100/FIRST FLOOR, DONGYUAN NAN ROAD, EAST DISTRICT ZHONGSHAN CITY, CHINA
Hình 2.8. Đơn vị xuất nhập khẩu * Vận đơn:
Số vận đơn: YMLUI226012359 Ngày vận đơn: 04/04/2020
Số lượng kiện: 1900 SET
Tổng trọng lượng hàng: 4180 KGM
Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: 02CIS01 - TỔNG CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN
Phương tiện vận chuyển: 9999 LYDIA V-044S Ngày hàng đến: 07/04/2020
Địa điểm dỡ hàng: VNCLI CẢNG CÁT LÁI (HCM) Địa điểm xếp hàng: CNSHK SHEKOU
Số lượng Container: 1
Hình 2.9. Vận đơn
- Bước 5: Nhập thông tin tại “thông tin chung 2”.
* Thông tin hợp đồng Số hợp đồng: 0103/ZH-GP Ngày hợp đồng: 24/03/2020
Hình 2.10. Thông tin hợp đồng * Thông tin văn bản và giấy phép
Mã văn bản pháp quy khác: MO
Hình 2.11. Thông tin văn bản và giấy phép
* Hóa đơn thương mại:
Phân loại hình thức hóa đơn: A-Hóa đơn Số hóa đơn: 0103/ZH-GP
Ngày phát hành: 24/03/2020 Phương thức thanh toán: KC
Mã phân loại giá hóa đơn: A-Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền Điều kiện giá hóa đơn: CFR
Hình 2.12. Hóa đơn thương mại * Tờ khai trị giá
Mã phân loại khai trị giá: 6 Phí bảo hiểm: D
Hình 2.13. Tờ khai trị giá * Thuế và bảo lãnh:
Mã xác định thời hạn nộp thuế: D-Trường hợp nộp thuế ngay
* Thông tin đính kèm:
Trước khi đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA) cần phải đăng ký file đính kèm HYS. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Trên menu chọn “Nghiệp vụ khác”
Bước 2: Chọn “Đăng ký file đính kèm (HYS)”, sau đó sẽ hiển thị các thông tin cần điền.
Bước 3: Vào phần điền “Thông tin chứng từ kèm theo” điền các thông tin chung.
Bước 4: Chọn tên Cơ quan Hải quan xử lý: 02C1-Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I
Bước 5: Chọn nhóm xử lý hồ sơ: 01 (Đội thủ tục hàng hóa nhập khẩu) Bước 6: Phân loại thủ tục khai báo: A02 (Danh sách Container chất lên tàu) Bước 7: Điền các vào phần thông tin ghi chú, mô tả khái quát file danh sách Container (Số vận đơn: YMLUI226012359, số Container: CAIU7868706, số seal: YMAG684597)
Bước 8: Nhập xong thông tin nhấn “Ghi” và tiến hành khai báo
Bước 9: Nhìn vào phía bên trái, nhấn vào “Khai báo chứng từ đính kèm HYS”, chọn chữ ký số trong danh sách và nhập mã Pin để bắt đầu gửi lên hải quan
Bước 10: Đăng ký thành công hệ thống trả về số khai báo đính kèm, lấy số tiếp nhận trả về để gắn lên mục “Thông tin đính kèm”
Kết quả sau khi đăng ký file, sẽ được các dữ liệu sau: Phân loại đính kèm: ETC
Hình 2.15. Thông tin đính kèm * Thông tin vận chuyển
Địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế: 02CIS01 (TỔNG CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN)
Hình 2.16. Thông tin vận chuyển * Thông tin khác:
Phần ghi chú: 0103/ZH-GP#&24032020#&
Hình 2.17. Thông tin khác - Bước 6: Nhập thông tin tại “Danh sách hàng”.
Những thông tin về hàng hóa được lấy từ hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói số: 0103/ZH-GP như: mã HS, xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, trị giá hóa đơn, mã biểu thuế NK, mã biểu thuế VAT.
- Bước 7: Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết, nhấn “Ghi” để hệ thống lưu lại thông tin
- Bước 8: Kiểm tra lại thông tin chính xác, sau đó tiến hành truyền tờ khai hải quan bằng cách chọn “Khai trước thông tin tờ khai (IDA). Hệ thống sẽ hiện lên bảng yêu cầu điền đầy đủ thông tin tài khoản người sử dụng: mã người sử dụng, mật khẩu, mã thiết bị đầu cuối, khóa truy cập.
Hình 2.19. Thông tin tài khoản người sử dụng
- Bước 9: Sau đó hệ thống trả về kết quả thành công, lúc này vẫn có thể sửa nếu thông tin bị sai sót. Vì tờ khai đã đúng hết tất cả thông tin nên tiếp tục “Khai chính thức tờ khai (IDC)”
- Bước 10: Hệ thống trả kết quả phân luồng vàng, việc khai báo tờ khai đã hoàn thành, và số tiền phải đóng thuế là:102.563.900 VND.
2.3.3.2. Làm thủ tục thông quan tại cảng.
Để việc làm thủ tục tại cảng được diễn ra nhanh chóng, và do kết quả khai báo hải quan điện tử ra luồng vàng nên cần chuẩn bị sẵn bộ chứng từ hợp lệ, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đã được đóng mộc (bộ phận kế toán làm thủ tục đóng thuế tại ngân hàng) vì hàng hóa sẽ được kiểm tra chi tiết hồ sơ mới được thông quan.
Các bước làm thủ tục thông quan tại cảng:
- Tại cảng Cát Lái có trang bị những máy tính để tra cứu cửa nộp bộ chứng từ tại cảng (nhập số tờ khai, mã số thuế vào máy tính)
- Để đăng ký tờ khai cần nộp những giấy tờ tại cửa hải quan đăng ký tiếp nhận hồ sơ:
+ Tờ khai kết quả phân luồng khi khai báo hải quan điện tử (bản chính) + Hợp đồng
+ Hóa đơn thương mại + Phiểu đóng gói + Vận đơn đường biển + Giấy chứng nhận xuất xứ
+ Giấy nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước (Vì phí bảo hiểm mã loại D nên phải nộp tiền thuế trước khi làm thông quan)
+ Giấy giới thiệu
+ Giấy đăng ký kiểm hóa
- Đợi đến khi máy tính kiểm tra xong sẽ hiển thị tên, số điện thoại kiểm hóa viên, lúc đó gọi điện thoại nhờ họ xuống kiểm hóa.
- Để kiểm hóa cần phải đăng ký chuyển bãi kiểm hóa: nộp 01 bản sao D/O trên đó có ghi tên, số điện thoại nhân viên giao nhận, tên công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát. Sau đó nộp D/O và giấy giới thiệu ở nơi đăng ký cắt seal, nhận được phiếu yêu cầu cắt/bấm seal Container, tiếp theo tìm vị trí Container ( được ghi trên phiếu yêu cầu cắt/bấm seal Container). Đợi đến khi kiểm hóa viên xuống kiểm hóa thì sẽ nhờ người cắt seal trước mặt kiểm hóa viên.
Bước 2: Đóng lệ phí và rút tờ khai
- Đến phòng thương vụ cảng nộp 01 bản D/O bên trên có ghi mã số thuế của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát để đóng lệ phí.
- Để rút tờ khai cần tới khu kiểm hóa tập trung viết số tờ khai vào giấy nộp cho hải quan và đợi đến khi họ đọc đến tên công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát thì lên nhận lại tờ khai và danh sách Container đã đóng dấu thông quan, dùng tờ khai này để đi thanh lý.
Bước 3: Lấy phiếu giao nhận Container EIR (Equipment Interchange Receipt)
- Nộp phiếu mượn Container đã làm và đóng phí tại phòng thương vụ cảng để lấy phiếu EIR
Bước 4: Thanh lý hải quan cổng
- Đến văn phòng đội giám sát cổng nộp: Tờ khai và danh sách Container đã đóng mộc thông quan, bản sao tờ khai và danh sách Container, phiếu EIR, lệnh giao hàng, bản sao vận đơn đường biển. Sau đó nhậ lại bản chính tờ khia, danh sách Container được đóng mộc đỏ “Hàng đã qua khu vực giám sát” và phiếu EIR đã được hải quan giám sát cổng đóng mộc, ký tên để lấy Container ra khỏi cảng.
2.3.4. Bộ phận giao nhận nhận hàng tại cảng và giao về kho của khách hàng. hàng.
Sau khi thanh lý hải quan cổng, nhân viên giao nhận lập “Biên bản bàn giao” và giao cho tài xế xe kéo Container các chứng từ: phiếu EIR, giấy yêu cầu hạ rỗng và biên bản bàn giao, nhân viên giao nhận cần kiểm tra: tình trạng Container, số seal, tình trạng hàng hóa còn nguyên hay không,… Việc kiểm tra này rất cần thiết trước khi kéo hàng ra khỏi cảng, vì tình trạng Container sẽ được ghi chép lại để đối chiếu với lúc công ty trả Cotainer về bãi cho hãng tàu, có cơ sở miễn trách đối với hãng tàu.
Tài xế xe kéo căn cứ vào những chứng từ trên thực hiện việc kéo Container ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng của khách hàng. Khi Container đã được hạ xuống và rút hàng tại kho, tài xế yêu cầu khách hàng ký vào “Biên bản bàn giao” khi nhân viên bên khách hàng đã kiểm tra hàng hóa đúng và đầy đủ chứng từ.
2.3.5. Trả vỏ Container rỗng và lấy tiền cược Container.
Sau khi giao hàng tại kho cho công ty xong, tài xế sẽ chạy đến G-
FORTUNE DEPOT (HCM) theo quy định của hãng tàu để hạ Container. Nhân viên điều độ ký nhận và ghi rõ ngày giờ trả lên giấy mượn Container sau khi Container rỗng được hạ tại bãi.
Khi đến hãng tàu để lấy tiền cược container thì hãng tàu sẽ căn cứ xác nhận trên phiếu hạ rỗng để thu tiền (nếu Container có hư hỏng), sau khi nhận lại đúng tiền cược nhân viên giao nhận sẽ ký tên xác nhận và hãng tàu sẽ xuất phiếu đã nhận container cho nhân viên giao nhận. Khi đi lấy tiền cược cần phải mang theo: giấy CMND photo, giấy giới thiệu, giấy mượn Cotainer, phiếu hạ rỗng.
Sau khi nhận được hàng và giao hàng xong cho công ty khách hàng, nhân viên giao nhận nộp cho bộ phận kế toán “bản quyết toán”, bộ chứng từ, các hóa đơn và biên lai, phòng kế toán sẽ kiểm tra bảng quyết toán có đúng với các hóa đơn và chứng từ không, sau đó sẽ viết giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho giám đốc ký tên và đóng dấu lên.
Bộ phận chứng từ sẽ sao chép lại toàn bộ các chừng từ liên quan đến lô hàng và lưu trữ lại trong thư mục chung để làm bằng chứng cho việc kiểm tra đột xuất từ các bộ phận liên quan.
2.4. Nhận xét chung về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên Container công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát. Container công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát.
2.4.1. Ưu điểm.
Quy trình thực hiện giao nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan với nhau tạo nên sự kết hợp mật thiết, sự chuyên môn hóa và thời gian hoàn thành lô hàng được phân bổ đồng đều, nhanh chóng, đảm bảo hiệu suất làm việc được tốt nhất.
Mối quan hệ giữa công ty cùng các hãng tàu luôn diễn ra tốt đẹp, vì thường xuyên phải liên lạc để cập nhập giá liên tục, các tuyến đường vận chuyển và lấy lệnh để hoàn thành, phục vụ nhu cầu cho khách hàng.
Nhân viên ở mỗi công đoạn thực hiện đều có chuyên môn cao. Trong mỗi công đoạn khác nhau sẽ có một người đứng đầu, hoặc nhóm bộ phận đó thực hiện, việc nhân viên có chuyên môn cao là một ưu điểm cực kỳ tốt cho công ty vì hạn chế các sai sót không đáng có, khắc phục những vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Đặc biệt thị trường xuất nhập khẩu liên tục thay đổi về các chính sách hoặc các văn bản pháp luật quy định trong phần mềm khai báo hải quan…, nhân viên phải luôn ứng phó kịp thời trước những thay đổi.
Nhờ sự cải tiến về kỹ thuật mà nay việc thực hiện quy trình nhập khẩu được rút gọn, trong đó quyết định sử dụng khai báo hải quan qua phần mềm ECUS5- VNACCS hỗ trợ cho việc thông quan hàng nhanh lại đơn giản. Công ty luôn tuân thủ nghiêm ngặt quy trình khai hải quan theo quy định của Nhà nước, chấp hành tốt pháp luật, nên việc thông quan hàng hóa được trở nên dễ dàng, rút ngắn thời gian khi thông quan và nhập hàng hóa trong thời gian sớm nhất để đưa cho khách hàng.
Luôn giữ đươc mối quan hệ tốt với khách hàng, tạo uy tín cao trong mắt đối tác xuất khẩu, khiến việc tổ chức thực hiện hợp đồng diễn ra thuận lợi và được các đối tác tạo điều kiện tốt nhất trong việc giao nhận hàng hóa.
Phương thức thanh toán dễ gặp rủi ro, công ty không kiểm soát được tính chân thật và độ chính xác của bộ chứng từ cũng như thực trạng của hàng hóa dẫn đến nhiều rủi ro trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, hoặc có thể hàng được giao không đúng ngày theo yêu cầu khiến công ty trong tình trạng bị động, gây ra tốn kém và mất thời gian khi đi khiếu nại và đòi bồi thường khi xảy ra tổn thất hàng hóa.
Phân bổ công việc không đồng đều, chênh lệch về trình độ nghiệp vụ của các nhân viên gây nên những sai sót và không tối ưu được chi phí, thời gian cho các công đoạn nghiệp vụ và điều này dẫn đến việc phụ thuộc vào các nhân viên có thâm niên, chính vì vậy nhân viên mới trình độ chưa cao sẽ khó có thể ‘cọ xát’ được với các trở ngại, thử thách khi đối diện các phát sinh trong quá trình thực hiện xuất nhập hàng hóa.
Khách hàng giao bộ chứng từ chậm trễ, có khi chứng từ không thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, hoặc cũng có thể khi đã có đầy đủ những chứng từ nhưng vì lượng công việc quá nhiều làm không kịp hay do một lý do nào đó dẫn đến mất nhiều thời gian cho việc kiểm tra, và đôi khi thông quan chậm, phải phát sinh chi phí.
Nhân viên chứng từ áp mã thuế và cộng tiền thuế sai gây khó khăn trong quá trình sửa chữa, ảnh hưởng tiến độ làm việc.
Các thủ tục hải quan rườm rà, khiến làm thủ tục thông quan trở nên khó khăn, nhân viên giao nhận mới sẽ chưa có kinh nghiệm gây nhầm lẫn và sai quy trình, tốn thời gian cho cả nhân viên giao nhận lẫn các đối tác đang mong chờ hàng.
Phương tiện vận tải ít ỏi, chỉ đáp ứng một phần nhu cầu chuyên chở hàng