3. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHIẾN LƯỢCKINH DOANH VÀ PHÁT
3.3.1. Hoàn thiện bộ máy tổ chức
Trong mọi vấn đề của công ty có lẽ vấn đề nổi cộm nhất đó là vấn đề về bộ máy tổ chức, hiện nay công ty chỉ có phòng kinh doanh và phòng kế toán là tương đối ổn định hoàn thiện. Còn phòng maketing thì chưa thể hoàn thiện vì hiện nay chỉ có đồng chí phó giám đốc đảm nhiệm mà dưới đồng chí này không có nhân viên nào khác. Như vậy khi có công việc cần nhiều người như cuối năm 2007 công ty tham gia liền lúc ba hội chợ thì công việc không thể trôi chảy mà phải nhờ tới các nhân viên ở phòng kinh doanh làm cho công việc bị chồng chéo. Còn các phòng khác cũng tương tự như vậy, dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy cũ của công ty:
50
Sơ đồ 3 tổ chức bộ máy lãnh đạo cũ
Trên sơ đồ bộ máy tổ chức cũ ta thấy nó được tổ chức một cách hết sức sơ sài và đơn giản không có chiều sâu, thiếu nhiều vị trí vì vậy để công ty phát triển tốt thì vấn đề đầu tiên là phải cơ cấu lại bộ máy lãnh đạo, cơ cấu lại bộ máy tổ chức. Như ông cha ta đã nói “ tề gia, trị quốc rồi mới bình thiên hạ ” ở đây vận dụng vào công ty thì công ty phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức tốt đơn giản, chuyên nghiệp tạo ra được hành lang ứng sử trung trong việc giải quyết các công việc hành chính để rút ngắn được thời gian giải quyết các công việc hành chính đồng thời tránh được các xung đột xảy ra.
Dưới đây em xin đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty để đáp ứng được yêu cầu phát triển của công ty trong hai năm tới.
Sơ đồ 4 tổ chức bộ máy lãnh đạo sau khi đã cơ cấu lại.
Hội đồng cổ đông
Chủ tịch HĐQT
Giám đốc điều hành
Diễn giải sơ đồ tổ chức nhà máy sau khi sắp xếp lại:
Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty được cơ cấu theo hệ thống quản trị kiểu trực tuyến – chức năng. Cách bố trí như vậy sẽ giúp doanh nghiệp vừa duy trì hệ thống trực tuyến, vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng. Các bộ phận chức năng chủ yếu được tổ chức ở cấp doanh nghiệp, trong đó quyền ra mệnh lệnh quản trị thuộc cấp trưởng trực tuyến và cấp trưởng chức năng.
Cách tổ chức này có ưu điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các bộ phận chức năng mà vẫn giữ được tính thống nhất quản trị ở mức độ nhất định.
Hội đồng cổ đông Chủ tịch HĐQT Giám đốc điều hành Giám đốc nhà máy Phòng kỹ thuật Phòng sản xuất Phòng KCS Phòng kinh doanh Phò ng maketing P hòng kế Phòn g hành chính Phòn g vật tư - NL Phòng vận Hội đồng cổ đông Chủ tịch HĐQT Giám đốc điều hành Giám đốc nhà máy Phòng kinh doanh Phòng maketing Phòng kế toán Phòng hành chính Phòng vật tư - NL
52
Tuy nhiên, để đạt được điều đó đòi hỏi phải có sự phối kết hợp nhất định giữa hệ thống trực tuyến và các bộ phận chức năng. Mặt khác chi phí để ra quyết định quản trị lớn.
Tại doanh nghiệp hội đồng cổ đông sẽ là người giám sát hoạt động của bộ máy lãnh đạo, chủ tịch hội đồng quàn trị xẽ là người thay mặt hội đồng cổ đông để giám sát và đưa ra các quyết định quản trị cao cấp.
Giám đốc điều hành cùng với các phó giám đốc và các trưởng phòng xẽ là người chịu trách nhiệm chung về hoạt động của công ty và của phòng mình. Trong đó giám đốc chịu trách nhiệm chung về hoạt động của công ty, là người đưa ra các quyết định quản trị, các chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn và trung hạn.
Các trưởng phòng chịu trách nhiệm về hoạt động của phòng mình đưa ra các quyết định quản trị trong phạm vi chức năng và kết hợp với giám đốc thực hiện các hoạt động quản trị.
Trong sơ đồ tổ chức mới ta thấy có sự tăng thêm về số lượng các phòng ban như phòng hành chính, phòng vật tư nguyên liệu. Và tại nhà máy cũng phân chia thành các phòng ban cụ thể như phòng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng KCS, phòng vận chuyển việc phân chia này sẽ giúp cho công việc được thực hiện đúng chức năng, chuyên nghiệp và không bị chồng chéo. Ta lấy một ví dụ về phòng vận chuyển trước đây không có phòng vận chuyển thì mọi việc điều hành chuyển hàng đều do đồng chí trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tuy nhiên công việc không thể theo ý muốn khi đồng chí trưởng phòng phải lo rất nhiều công việc của phòng mình lại phải lo điều động xe làm cho xe vận chuyển bị dối loạn nơi cần thì hàng không tới nơi không cần thì lại có hàng làm cho chi phí tăng nên rất nhiều. Trong khi nếu hiện nay có phòng vận chuyển thì đồng chí trưởng phòng kinh doanh chỉ việc báo thời gian và số lượng cần vận chuyển đồng chí phụ trách vận chuyển sẽ kết hợp và phân chia, kết hợp công việc.
Mặt khác ta thấy việc cơ cấu lại như vậy sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu mở rộng trong hai năm tới và chủ động trong mọi tình huống