Xác định CPSX và tính GTSP có ý nghĩa quan trọng đối với các nhà quản trị trong việc đưa ra mọi quyết định kinh doanh. Mặt khác, đây là nội dung quan trọng của các chuyên gia kế toán trong tất cả mọi loại hình DN. Mục đích xác định chi phí nhằm cung cấp thông tin về giá thành đơn vị sản phẩm, dịch vụ cần thiết cho nhà quản trị để điều hành hoạt động SXKD.
Trong thực tế các DN thường vân dụng một trong hai phương pháp xác định chi phí dưới đây:
Phương pháp xác định chi phí theo công việc (hay gọi là đơn đặt hàng): Ghi chép lại một cách chi tiết thông tin của từng sản phẩm riêng biệt
hoặc từng nhóm nhỏ sản phẩm tương tự nhau. Phương pháp này áp dụng cho những sản phẩm theo thực hiện theo đơn đặt hàng và theo yêu cầu của từng khách hàng riêng biệt. Sản phẩm dễ nhận diện, có giá trị cao và có kích thước lớn. Để tập hợp chính xác và đúng đối tượng chi phí theo công việc, kế toán cần phải nắm chắc trình tự công việc phải thực hiện:
Căn cứ nhu cầu của khách hàng về đơn đặt hàng cho DN thông qua các đặc điểm chi tiết của sản phẩm, dịch vụ. Từ đó DN mới dự toán tài chính cho đơn hàng và đưa ra quyết định giá bán cho phù hợp.
Thông thường mỗi sản phẩm bao gồm ba khoản mục CPSX chủ yếu: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, riêng đối với ngành xây dựng có thêm khoản mục chi phí sử dụng máy thi công. Theo phương pháp tập hợp chi phí theo công việc thì đối tượng tập hợp chi phí là sản phẩm hay đơn đặt hàng của khách. Từ các chứng từ kế toán chi phí, kế toán tập hợp theo các đối tượng sản phẩm hay đơn đặt hàng.
Theo mô hình này, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định trên cơ sở phiếu xuất kho nguyên vật liệu hoặc các chứng từ mua trực tiếp của người bán khi vật liệu sử dụng trực tiếp không qua nhập kho. Chi phí nhân công trực tiếp được xác định dựa trên bảng chấm công của công nhân hoặc phiếu giao nhận sản phẩm, hợp đồng giao khoán công việc. Chi phí sản xuất chung được xác định theo mức phân bổ dự toán, mức phân bổ thường được xác định như sau:
Mức phân bổ chi phí sản xuất chung ước tính cho từng công việc (Đơn đặt hàng):
Tất cả các CPSX được tập hợp vào phiếu chi phí công việc hoặc đơn đặt hàng. Như vậy, phiếu chi phí công việc hoặc đơn đặt hàng là một chứng từ chi tiết dùng để tổng hợp các CPSX phát sinh khi đơn đặt hàng được thực hiện. Phiếu tập hợp chi phí sẽ được lưu tại phân xưởng sản xuất trong quá trình sản xuất, sau đó că cứ để tính tổng GTSP, dịch vụ hoàn thành trong kỳ.
Phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất : Theo từng bộ
phận sản xuất khi sản phẩm được chuyển từ bộ phận sản xuất này qua bộ phận Mức phân bổước tính cho từng công việc (Đơn đặt hàng) = Hệ số phân bổ CPSX chung X Mức độ hoạt động ước tính chung của từng công việc (Đơn đặt hàng)
sản xuất khác. Phương pháp này thường được vận dụng trong các DN sản xuất sản phẩm theo quy trình công nghệ sản xuất liên tục qua nhiều bước chế biến. Phương pháp này cũng sử dụng các TK621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, TK622 “Chi phí nhân công trực tiếp”, TK627 “Chi phí sản xuất chung” để phán ánh chi phí sản xuất. Ngoài ra, từng công đoạn sản xuất hoặc từng phân xưởng sản xuất có một tài khoản “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” riêng để tập hợp chi phí và tính GTSP hoàn thành của phân xưởng đó. Thành phẩm hoàn thành của phân xưởng cuối cùng, chuyển vào kho chờ tiêu thụ, sẽ được phản ánh qua tài khoản “Thành phẩm”. Giá vốn của thành phẩm tiêu thụ được phản ánh vào tài khoản “Giá vốn hàng bán”. Quá trình tập hợp CPSX tại các phân xưởng thường lập thêm các báo cáo sản xuất để tăng cường công tác hạch toán nội bộ.