Có thể kể ra các vấn đề chung thường gặp khi lập kế hoạch và quản lý các hoạt động sản xuất trong một doanh nghiệp như sau:
1. Các vấn đề về năng lực. Sản xuất không đáp ứng tiến độ theo kế hoạch do thiếu sức người và thiết bị. Điều này sẽ dẫn đến việc phải làm thêm quá nhiều giờ, giao hàng chậm, khách hàng phàn nàn.
2. Điều độ sản xuất không tối ưu. Công việc được sắp đặt một cách không hợp lý do thiếu sự ưu tiên rõ ràng, các luật điều độ không đầy đủ và tình trạng thay đổi liên tục các nhiệm vụ. Hậu quả là các hoạt động sản xuất bị gián đoạn do các công việc có sư tiên cao hơn bất ngờ xuất hiện, các quá trình chuẩn bị kéo dài và các công việc không còn theo đúng lịch trình nữa
3. Thời gian sản xuất kéo dài. Để khắc phục hậu quả của hai vấn đề trên,
người lập kế hoạch sản xuất thường đưa ra phương án làm thêm giờ. Phân xưởng
trở nên quá tải, các thứ tự ưu tiên các đơn đặt hàng troẻ nên lộn xộn và dẫn đến thời gian sản xuất kéo dài
4. Quản lý lượng tồn kho không hiệu quả. Trong khi tổng lưu kho của
nguyên vật liệu thô, sản phẩm dở dang và sản phẩm cuối đều cao thì lại có tình
trạng thiếu một số nguyên vật liệu khác cần cho sản xuất. Tồn kho lớn dẫn tới việc chi phí lưu kho lớn, thiếu nguyên vật liệu gây nên đình trệ sản xuất
5. Mức độ sử dụng máy kém. Điều này xảy ra một phần do điều độ kém và do một số yếu tố khác như máy hỏng, đình công, nhu cầu về sản phẩm giảm
6. Các quy trình gia công không được tuân thủ. Điều này thường xảy ra đối với những lộ trình sản xuất tuần tự, ví dụ xảy ra cho hiện tượng “thắt cổ chai” (bottlenek) trong các trung tâm gia công
7. Sai lệch trong các tài liệu kỹ thuật và sản xuất. Ví dụ nhu cấu trúc vật tư
sản phẩm không đúng, lộ trình sản xuất không phù hợp với sự thay đổi kỹ thuật mới nhất, bản ghi tồn kho sai lệch và bộ đếm sản phẩm hoạt động không chính xác
8. Các vấn đề về chất lượng. Lỗi thường xảy ra trong các chi tiết và sản phẩm sẽ gây ra việc trả hàng chậm
Các vấn đề trên đây đặt ra yêu cầu phải có một hệ thống tốt hơn phục vụ
công việc lập kế hoạch và vận hành sản xuất. Ngày này, người ta đã đưa máy tính vào thay thế một số công việc lập kế hoạch trước kia được thực hiện bởi con người. Một cách lý tưởng thì các hệ thống máy tính hoá đều được nối với nhau trong nhà
máy. Trên hình 8.7 thể hiện sơ đồ khối mô tả các chức năng cơ bản và các hoạt
động cần được thực hiện trong lập kế hoạch sản xuất
Hình 3.7 Các chức năng cơ bản và các hoạt động điển hình trong lập kế hoạch và điều hành sản xuất
Các chức năng chính của hệ thống lập kế hoạch sản xuất máy tính hoá bao gồm:
1. Lịch trình sản xuất chủ (Master Production Schedule – MPS). Lịch trình sản xuất chủ là danh mục các sản phẩm cần phải sản xuất, thời gian và số lượng phải giao các mặt hàng này. Lịch trình này được tập hợp từ các đơn đặt hàng và dự báo về nhu cầu trong tương lai, nó là kế hoạch sản xuất của công ty, là đầu vào của khâu lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu
2. Kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirements Planning- MRP). MRP là một thủ tục được máy tính hoá để xác định khi nào cần đặt hàng nguyên vật liệu và các chi tiết, linh kiện cấu thành sản phẩm. MRP có thể được sử dụng để sắp xếp lại các đơn đặt hàng đáp ứng với sự thay đổi mức độ ưu tiên trong sản xuất cũng như sự thay đổi của nhu cầu từ phía khách hàng. Lập kế hoạch phân cấp là máy tính hoá khâu lập kế hoạch dự trù theo thời gian về nguyên vật liệu thô, các sản phẩm dở dang và các sản phẩm cuối cùng
3. Lập kế hoạch nguồn lực (Capacity Planning). Nếu MRP là lập kế hoạch dự trù nguyên vật liệu thì kế hoạch nguồn lực liên quan đến các nguồn lực cần sử dụng trong hoạt động sản xuất như con người, số máy móc, thời gian làm việc trong một ca,…
Ngoài các chức năng về lập kế hoạch trên đây, một số chức năng khác trong chu kỳ sản xuất cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, đó là:
4. Cơ sở dữ liệu sản xuất và kỹ thuật. Cơ sở dữ liệu này bao gồm các thông tin kỹ thuật cần thiết để làm ra các chi tiết, các bộ phận cấu thành sản phẩm. Các dữ liệu kỹ thuật bao gồm thiết kế sản phẩm, các đặc tính về nguyên vật liệu, cấu trúc
vật tư sản phẩm, kế hoạch quá trình… Các dữ liệu kỹ thuật và sản xuất được sử
dụng để lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu MRP và lập kế hoạch năng lực CP
5. Quản lý tồn kho. Quản lý tồn kho trong môi trường sản xuất nhằm giữ mức đầu tư thấp nhất về nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, các sản phẩm cuối, mà không làm gián đoạn sản xuất hoặc gây nguy hại cho dịch vụ khách hàng
6. Mua bán. Bộ phận mua bán có trách nhiệm đặt hàng theo yêu cầu của kế hoạch dự trù vật tư và chức năng quản lý tồn kho. Đánh giá và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp là chức năng chính của bộ phận mua bán.
7. Điều khiển sản xuất phân xưởng. Điều khiển sản xuất phân xưởng liên quan đến việc theo dõi tiến độ và giám sát quá trình trong nhà máy và thông báo về tình trạng của từng đơn đặt hàng tới bộ phận quản lý. Đây cũng là một phần trong chức năng lập kế hoạch và điều hành sản xuất