4.2.2.1. Phân hệ kho bạc
Là mô hình độc lập, tự chủ nên trung tâm không giao dịch qua kho bạc.
4.2.2.2. Phân hệ tiền mặt Nghiệp vụ thu tiền:
Người có nhu cầu nộp tiền sẽ gặp trực tiếp kế toán thanh toán để đề nghị nộp tiền. Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào thông tin do người đề nghị nộp tiền cung cấp (tên, địa chỉ,…) để nhập vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin về đối tượng nộp tiền (khách hàng, nhân viên, hóa đơn, công nợ nhân viên), lý do nộp, số tiền. Nếu có sai sót, phần mềm sẽ báo lỗi. Nếu thông tin chính xác, kế toán thanh toán sẽ tiến hành in phiếu thu thành 03 liên, kiểm tra 03 liên phiếu thu (đối tượng nộp, số tiền,…) và ký tên. Sau đó kế toán thanh toán chuyển 03 liên phiếu thu sang cho Thủ quỹ.
33
Thủ quỹ khi nhận được chứng từ do kế toán thanh toán chuyển qua, tiến hành thu tiền, ghi vào sổ nhật ký thu tiền, sổ quỹ, ký tên vào phiếu thu. Thủ quỹ cũng yêu cầu người nộp tiền ký tên vào phiếu thu và gửi 01 liên phiếu thu cho người nộp tiền.
Sau đó thủ quỹ chuyển trả lại 02 phiếu thu cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán sẽ chuyển 02 liên phiếu thu này cho Kế toán trưởng ký cuối cùng chuyển cho thủ trưởng đơn vị ký.
Lưu chứng từ: 01 (một) liên phiếu thu kế toán thanh toán để lưu lại theo số thứ tự, 01 liên còn lại lưu vào hồ sơ kế toán.
- Chứng từ đầu vào: + Phiếu thu.
Hình 4.9: Màn hình nhập liệu của phiếu thu. - Quá trình xử lý thông tin:
+ Tập tin chính:
Tập tin Khách hàng (Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email, Mã số thuế, Tài khoản ngân hàng, Tên ngân hàng).
34
Tập tin Nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên, Giới tính, Địa chỉ, Chức vụ, Phòng ban, Email, Số điện thoại).
+ Tập tin nghiệp vụ:
Tập tin Phiếu thu (Đối tượng, Số chứng từ, Số hóa đơn bán hàng, Lý do nộp, Ngày chứng từ, Số tiền).
Tập tin Hóa đơn bán hàng (Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ngày thanh toán, Mã khách hàng, Số tiền, Số phiếu xuất kho, Số hợp đồng).
Tập tin Công nợ nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên, Phòng ban, Đầu kỳ, Phát sinh trong kỳ, Cuối kỳ).
Tập tin Sổ quỹ (Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản, Ngày tháng ghi sổ, Số hiệu chứng từ, Diễn giải, Số tiền, Ghi chú).
Tập tin Nhật ký thu tiền (Tài khoản, Ngày ghi sổ, Số hiệu chứng từ, Ngày chứng từ, Diễn giải, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Số phát sinh).
+ Mối quan hệ giữa các tập tin:
Hình 4.10: Mối quan hệ giữa các tập tin trong nghiệp vụ thu tiền. + Lưu đồ quá trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ thu tiền:
35
36
Nghiệp vụ chi tiền:
Kế toán thanh toán nhận giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng từ người có yêu cầu (trả tiền mua hàng cho nhà cung cấp, chi tạm ứng cho nhân viên, và các khoản chi khác…). Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng ….. kiểm tra đầy đủ thủ tục hợp lý, hợp lệ của chứng từ, sau đó chuyển chứng từ sang kế toán trưởng ký và trình Thủ trưởng đơn vị duyệt. Khi giấy đề nghị thanh toán này đã được phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ nhập vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin về đối tượng yêu cầu chi (nhà cung cấp, nhân viên, hóa đơn mua hàng, công nợ nhân viên), lý do chi, số tiền. Nếu có sai sót, phần mềm sẽ báo lỗi. Nếu thông tin chính xác, kế toán thanh toán sẽ tiến hành in phiếu chi thành 02 liên, kiểm tra đối chiếu 02 liên phiếu chi với giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng… và ký tên. Sau đó kế toán thanh toán chuyển 02 liên phiếu chi kèm giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng … sang cho kế toán trưởng ký. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra, đối chiếu, ký tên và chuyển cho Thủ trưởng đơn vị ký. Sau đó kế toán thanh toán sẽ chuyển toàn bộ chứng từ sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ khi nhận được bộ chứng từ do kế toán thanh toán chuyển qua, tiến hành chi tiền, ghi vào sổ nhật ký chi tiền, sổ quỹ và ký tên vào phiếu chi. Thủ quỹ cũng yêu cầu người đề nghị chi tiền ký tên vào phiếu chi.
Lưu chứng từ: 01 (một) liên phiếu chi kế toán thanh toán để lưu lại theo số thứ tự, 01 liên còn lại lưu vào hồ sơ kế toán.
- Chứng từ đầu vào:
+ Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng. + Phiếu chi.
37
Hình 4.12: Màn hình nhập liệu của phiếu chi. - Quá trình xử lý thông tin:
+ Tập tin chính:
Tập tin Nhà cung cấp (Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email, Mã số thuế, Tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng).
Tập tin nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên, Giới tính, Địa chỉ, Chức vụ, Phòng ban, Số điện thoại).
+ Tập tin nghiệp vụ:
Tập tin Phiếu chi (Số chứng từ, Ngày chứng từ, Đối tượng, Lý do chi, Số hóa đơn mua hàng, Số tiền).
Tập tin Chi tiết hóa đơn mua hàng (Số hóa đơn mua hàng, Mã hàng, Số lượng, Đơn vị tính, Đơn giá, Thuế suất, Thành tiền).
Tập tin Công nợ nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên, Phòng ban, Đầu kỳ, Phát sinh trong kỳ, Cuối kỳ).
Tập tin Nhật ký chi tiền (Tài khoản, Ngày ghi sổ, Số hiệu chứng từ, Ngày chứng từ, Diễn giải, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Số phát sinh).
Tập tin Sổ quỹ (Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản, Ngày tháng ghi sổ, Số hiuệ chứng từ, Diễn giải, Số tiền, Ghi chú).
38 + Mối quan hệ giữa các tập tin:
Hình 4.13: Mối quan hệ giữa các tập tin trong nghiệp vụ chi tiền. + Lưu đồ quá trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ chi tiền:
39
- Tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong phân hệ tiền mặt tại trung tâm: Bảng 4.1: Các thủ tục kiểm tra, kiểm soát trong phân hệ tiền mặt tại trung tâm
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát
- Các nghiệp vụ chi tiền không đúng mục đích. - Các nghiệp vụ chi tiền không được xét duyệt. - Tiền bị mất cắp. - Tiền bị chiếm dụng. - Một chứng từ bị thanh toán nhiều lần.
Mất tiền - Phân chia trách nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ.
- Các nghiệp vụ chi tiền đều được kế toán trưởng xem xét, đối chiếu chứng từ có liên quan trước khi thủ quỹ chi tiền.
- Các khoản chi có giá trị trên 5 triệu đều phải do Giám đốc xét duyệt.
- Kiểm kê quỹ thường xuyên và đối chiếu với số liệu của kế toán.
- Đóng dấu đã thanh toán lên chứng từ và chứng từ phải có chữ ký của những người có liên quan.
- Hệ thống sổ sách trong phân hệ tiền mặt tại trung tâm: Bảng 4.2: Hệ thống sổ sách trong phân hệ tiền mặt
Sổ sách Thời gian lập Người lập Người nhận Mục đích
Sổ quỹ tiền mặt Hàng tháng Kế toán thanh toán Kế toán trưởng, Giám đốc
Cung cấp thông tin về tình hình tiền mặt tồn quỹ.
Sổ nhật ký thu tiền
Hàng ngày Thủ quỹ Kế toán thanh toán
Ghi chép các nghiệp vụ thu tiền phát sinh trong ngày, làm căn cứ kiểm kê quỹ. Sổ nhật ký
chi tiền
Hàng ngày Thủ quỹ Kế toán thanh toán
Ghi chép các nghiệp vụ chi tiền phát sinh trong ngày, làm căn cứ kiểm kê quỹ.
40
4.2.2.3. Phân hệ tiền gửi
Tất cả các chứng từ khi thanh toán qua ngân hàng kế toán thanh toán đều phải viết Ủy nhiệm chi cùng với các chứng từ hợp lý có liên quan đến việc thanh toán, ví dụ như: đề nghị, hóa đơn GTGT,…..
Sau khi ngân hàng thanh toán theo yêu cầu của đơn vị, sẽ gửi lại cho đơn vị giấy báo nợ cho từng lần phát sinh, hoặc giấy báo báo khi khách hàng thanh toán tiền cho đơn vị.
Kế toán thanh toán sau khi nhận được giấy báo có hoặc giấy báo nợ của ngân hàng sẽ nhập lên phần mềm kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Cuối tháng sẽ in sổ cái tiền gửi ngân hàng ký tên và trình kế toán trưởng, BGĐ ký và lưu hồ sơ.
Cuối tháng kế toán thanh toán sẽ in sổ cái tất cả các tài khoản phát sinh trong tháng trình kế toán trưởng và BGĐ ký. Sau đó lưu hồ sơ kế toán.
- Chứng từ kế toán: + Giấy báo nợ.
Hình 4.15: Màn hình nhập liệu của giấy báo nợ. + Giấy báo có.
41
Hình 4.16: Màn hình nhập liệu của giấy báo có. + Sec/Ủy nhiệm chi.
Hình 4.17: Màn hình nhập liệu của Séc/Ủy nhiệm chi. - Quá trình xử lý thông tin:
+ Tập tin chính:
Tập tin Tài khoản ngân hàng (Số tài khoản, Mã ngân hàng, Tên ngân hàng).
42
Tập tin Khách hàng (Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email, Mã số thuế, Tài khoản Ngân hàng, Tên ngân hàng).
Tập tin Nhà cung cấp (Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, , Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email, Mã số thuế, Tài khoản Ngân hàng, Tên ngân hàng).
Tập tin Nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên, Giới tính, Địa chỉ, Chức vụ, Phòng ban, Email, Số điện thoại).
+ Tập tin nghiệp vụ:
Tập tin Hợp đồng bán hàng (Số hợp đồng bán hàng, Mã khách hàng, Địa chỉ, Mã số thuế, Ngày ký, Ngày giao, Số đơn bán hàng, Mã hàng, Kho, Số lượng, Đơn vị tính, Đơn giá, Thành tiền).
Tập tin Hợp đồng mua hàng (Số hợp đồng mua hàng, Mã khách hàng, Địa chỉ, Mã số thuế, Ngày ký, Ngày giao, Số đơn mua hàng, Mã hàng, Kho, Số lượng, Đơn vị tính, Đơn giá, Thành tiền).
Tập tin Nộp tiền vào tài khoản (Đối tượng, Địa chỉ, Nộp vào tài khoản, Ngày chứng từ, Số chứng từ, Ngày hạch toán, Diễn giải, Số tiền, Số hợp đồng bán).
Tập tin Sec/Ủy nhiệm chi (Ngày chứng từ, Số chứng từ, Ngày hạch toán, Đơn vị nhận tiền, Số tài khoản đơn vị nhận tiền, Địa chỉ đơn vị nhận tiền, Diễn giải, Số tiền, Số hợp đồng mua).
Tập tin Sổ tiền gửi ngân hàng (Số tài khoản, Tên ngân hàng, Ngày tháng ghi sổ, Số hiệu chứng từ, Ngày chứng từ, Diễn giải, Số tiền, Ghi chú).
43
Hình 4.18: Mối quan hệ giữa các tập tin trong nghiệp vụ tiền gửi. - Tổ chức kiểm tra, kiểm soát:
Bảng 4.3: Các thủ tục kiểm tra, kiểm soát trong phân hệ tiền gửi tại trung tâm
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát
Sai sót trong quá trình ghi chép
Hạch toán lãi sai
Mất tiền Định ký tiến hành đối chiếu với số dư trên sổ phụ ngân hàng.
- Hệ thống sổ sách, báo cáo:
Bảng 4.4: Hệ thống sổ sách, báo cáo trong phân hệ ngân hàng tại trung tâm
Báo cáo Thời gian lập Người lập Người nhận Mục đích
Số tiền gửi ngân hàng
Hàng tháng Kế toán thanh toán
Kê toán trưởng, Giám đốc
Theo dõi tính hình nộp và rút TGNH
4.2.2.4. Phân hệ công cụ dụng cụ
Bộ phận có yêu cầu sử dụng CCDC, lập đề nghị gửi Phòng HCQT.
Trưởng phòng HCQT sau khi xem xét, đồng ý duyệt vào Đề nghị của BP đó và trình BGĐ duyệt mua.
Phòng HCQT hoặc P.KD sau khi nhận được đề nghị mua hàng do Thủ trưởng duyệt sẽ liên hệ các nhà cung cấp để nhận bảng báo giá và hợp đồng kinh
44
tế do nhà cung cấp gửi đến. Sau đó trình cho Thủ trưởng xem xét và ký duyệt, gửi 01 bản cho phòng kê toán.
Sau khi được BGĐ duyệt mua CCDC, PHCQT tiến hành mua CCDC về nhập kho, kế toán kho sẽ căn cứ đề nghị đã được duyệt, hóa đơn mua hàng, nhập lên PM kế toán, sau đó in ra phiếu nhập kho từ phần mềm kế toán 02 phiếu nhập kho trình kế toán trưởng ký sau đó chuyển sang trình BGĐ duyệt. cuối cùng đưa 01 liên sang kế toán thanh toán cùng với đề nghị và hóa đơn mua hàng để làm chứng từ thanh toán, 01 liên lưu tại hồ sơ kho).
- Chứng từ kế toán:
+ Giấy đề nghị mua công cụ, dụng cụ. + Hóa đơn mua hàng.
Hình 4.19: Màn hình nhập liệu của hóa đơn mua hàng (CCDC). + Phiếu nhập kho.
- Quá trình xử lý thông tin: + Tập tin chính:
Tập tin Nhà cung cấp (Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email, Mã số thuế, Tài khoản Ngân hàng, Tên ngân hàng).
Tập tin Hàng tồn kho (Mã kho, Tên kho). + Tập tin nghiệp vụ:
45
Tập tin Công cụ, dụng cụ (Mã kho, Mã công cụ, dụng cụ, Tên công cụ, dụng cụ, Đơn vị tính, Số lượng, Giá trị tồn).
Tập tin Vật tư, Hàng hóa (Mã kho, Mã vật tư, hàng hóa, Tên vật tư, hàng hóa, Đơn vị tính, Số lượng, Giá trị tồn).
Tập tin Hóa đơn mua hàng (Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ngày thanh toán, Mã nhà cung cấp, Số tiền, Số phiếu nhập kho, Số hợp đồng)
Tập tin Sổ chi tiết mua hàng (Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Mã hàng, Tên hàng, Số hợp đồng, Số hóa đơn, Diễn giải, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền).
Tập tin Phiếu nhập kho (Đối tượng, Ngày chứng từ, Số chứng từ, Mã hàng, Tên hàng, Diễn giải, Kho, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền, Số lô, Hạn dùng).
Tập tin Chi tiết nợ phải trả (Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Số hợp đồng, Ngày, Diễn giải, Dư đầu kỳ, Phát sinh trong kỳ, Dư cuối kỳ).
+ Mối quan hệ giữa các tập tin:
Hình 4.20: Mối quan hệ giữa các tập tin trong phân hệ công cụ, dụng cụ. + Lưu đồ quá trình luân chuyển chứng từ trong phân hệ mua CCDC:
46
Hình 4.21: Lưu đồ quá trình luân chuyển chứng từ trong phân hệ CCDC. - Tổ chức kiểm tra, kiểm soát:
47
Bảng 4.5: Các thủ tục kiểm tra, kiểm soát trong phân hệ mua CCDC
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát
Công cụ dụng cụ có thể bị mất cắp
Mất hàng, Tăng chi phí
Phân chia trách nhiệm cho thủ kho
Công cụ dụng cụ được xuất dùng không đúng mục đích
Kế toán trưởng xét duyệt phiếu xuất kho trên cơ sở đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế hoặc phiếu yêu cầu từ các bộ phận có liên quan. Công cụ dụng cụ bị hư
hỏng
Mất giá trị công cụ, dụng cụ
Quy định trách nhiệm bồi thường cho các đối tượng chịu trách nhiệm bảo quản hàng hóa.
- Hệ thống sổ sách, báo cáo trong phân hệ mua hàng tại trung tâm: Bảng 4.6: Hệ thống sổ sách, báo cáo trong phân hệ CCDC tại trung tâm
Sổ sách,
báo cáo Thời gian lập Người lập Người nhận Mục đích
Sổ tổng hợp mua hàng Hàng tháng Kế toán thanh toán Kế toán trưởng, Giám đốc Theo dõi tình hình mua hàng của tất cả các mặt hàng Chi tiết công nợ phải trả Hàng tháng Kế toán thanh toán Kế toán trưởng, Giám đốc
Theo dõi khoản nợ phải trả theo từng nhà cung cấp Chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn Hàng tháng Kế toán thanh toán
Kế toán trưởng Theo dõi các khoản nợ đến hạn theo từng hóa đơn Sổ tổng hợp công nợ phải trả Hàng tháng Kế toán thanh toán Kế toán trưởng, Giám đốc
Theo dõi khoản mục nợ phải trả
48
4.2.2.5. Phân hệ tài sản cố định TSCĐ được cấp trên cấp
Khi nhận được Quyết Định giao TSCĐ của cấp trên, kế toán nhập vào phần mềm ghi tăng TSCĐ. Phần mềm sẽ cập nhật các thông tin liên quan về thời gian sử dụng và trích khấu hao.
Cấp phát TSCĐ cho cấp dưới
BP có nhu cầu sử dụng TSCĐ, lập đề nghị chuyển PHCQT.
PHCQT phối hợp với P.Kỹ thuật sau khi xem xét đề nghị và đề xuất với Thủ trưởng đơn vị v/v cấp mới TSCĐ cho BP yêu cầu.
Sau khi được Thủ trưởng đơn vị duyệt đề nghị chuyển BP kế toán lập BBBG TSCĐ chuyển Kế toán trưởng, TP.HCQT và BP sử dụng ký vào BBBG.