4.1.1. Khái quát phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET 2012
Phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET 2012 là công cụ hỗ trợ cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công tác hạch toán kế toán. MISA Mimosa.NET hoạt động tốt cả trên máy tính cá nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trên một tệp dữ liệu kế toán. MISA Mimosa.NET có tính năng tiêu biểu là: Phần mềm luôn cập nhật kịp thời các chế độ Kế toán, Tài chính mới; Triển khai dễ dàng; Sẵn sàng trao đổi dữ liệu với các hệ thống khác.
Hình 4.1: Sơ đồ quy trình làm việc với MISA Mimosa.NET 2012 Tạo mới DLKT Mở DLKT Nhập SDBĐ Bắt đầu sử dụng Nhập chứng từ In chứng từ, sổ sách, báo cáo Sao lưu DLKT (đề phòng mất DL do nguyên nhân khách quan)
Công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng
Phục hồi DLKT (nếu dữ liệu hỏng do nguyên nhân khách quan)
Khóa sổ kế toán
Tạo DLKT cho năm làm việc mới Công việc cuối
24
4.1.2. Đánh giá ưu, nhược điểm của phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET 2012 Mimosa.NET 2012
4.1.2.1. Ưu điểm của phần mềm MISA Mimosa.NET 2012
Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012 là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán. MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả trên máy tính cá nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trên một tệp dữ liệu kế toán. MISA Mimosa.NET 2012 được phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất - Microsoft .NET, cơ sở dữ liệu SQL Server Express mang lại cho người sử dụng sự thuận tiện, dễ sử dụng, khả năng bảo mật cao.
MISA Mimosa.NET 2012 hoàn toàn đáp ứng Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và luôn cập nhật các chế độ kế toán, tài chính mới nhất:
- Cập nhật Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước mới nhất ban hành theo Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008.
- Cập nhật mẫu biểu kho bạc theo Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008.
- Cập nhật Chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước theo Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008.
- Sẵn sàng cho Luật thuế thu nhập cá nhân mới, được áp dụng từ ngày 01/01/2009.
- Tuân thủ hướng dẫn về một số điều của Luật Quản lý thuế theo Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007.
- Tuân thủ các quy định hướng dẫn về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán theo Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005.
- Cập nhật Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 và Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về kinh phí.
Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp có hạch toán thuế giá trị gia tăng, MISA Mimosa.NET 2012 hiển thị 10 phân hệ như hình trên. Đối với các đơn vị
25
hành chính sự nghiệp không hạch toán thuế giá trị gia tăng, MISA Mimosa.NET 2012 không hiển thị phân hệ Mua hàng, Bán hàng và Thuế.
Bàn làm việc là giao diện đầu tiên xuất hiện sau khi NSD mở dữ liệu kế toán thành công, giúp NSD có cái nhìn tổng quát nhất, nhanh nhất, rõ nét nhất về tình hình kinh phí, kho bạc, số dư, nguồn thu… của doanh nghiệp thông qua các báo cáo dưới dạng biểu đồ; Đồng thời nhắc nhở NSD về những lịch hẹn trong ngày và những nhiệm vụ cần thực hiện.
Hình 4.2: Giao diện “bàn làm việc” của MISA Mimosa.NET 2012 MISA Mimosa.NET cho phép NSD tiết kiệm thao tác nhập liệu chứng từ bằng cách sao chép dữ liệu chứng từ từ phân hệ này sang phân hệ khác. Ngoài ra, NSD cũng có thể sao chép chứng từ có nội dung tương tự ngay tại màn hình danh sách chứng từ của phân hệ hiện tại. Chức năng này có tác dụng rất lớn trong trường hợp NSD cần thêm một loạt chứng từ vào hệ thống.
MISA Mimosa.NET cho phép NSD tiết kiệm thao tác nhập liệu chứng từ bằng cách thực hiện định khoản tự động. Với các nghiệp vụ thường phát sinh ở đơn vị như Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, Thu tạm ứng cho cán bộ bằng tiền mặt,… NSD có thể lập sẵn bút toán định khoản. Sau đó mỗi khi lập chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ này, NSD chỉ cần chọn định khoản đã lập, ngay lập tức các thông tin về Diễn giải, TK Nợ, TK Có sẽ được tự động điền vào chứng từ của NSD.
26
MISA Mimosa.NET đã cung cấp sẵn một hệ thống các định khoản thường xuyên phát sinh tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên, NSD có thể tạo thêm định khoản hoặc sửa đổi định khoản cho phù hợp với đơn vị mình.
Hình 4.3: Màn hình nhập liệu tự động định khoản của MISA Mimosa.NET 2012 Với một số nghiệp vụ phải hạch toán đồng thời 02 bút toán, MISA Mimosa.NET 2012 cho phép NSD sinh tự động chứng từ thứ hai. Ví dụ: để thực hiện nghiệp vụ xuất kho CCDC, NSD cần lập 02 chứng từ bao gồm: chứng từ Xuất kho CCDC, hạch toán Nợ TK liên quan/Có TK 153; và chứng từ Ghi tăng CCDC, hạch toán Nợ TK 005. Khi đó, NSD chỉ cần lập chứng từ Xuất kho, sau đó thực hiện chức năng Sinh chứng từ liên quan là sẽ có chứng từ thứ hai với bút toán đầy đủ.
Tại màn hình chi tiết của chứng từ hoặc danh mục, MISA Mimosa.NET 2012 cho phép NSD thêm nhanh một danh mục khác chưa có sẵn ngay trực tiếp tại đây mà không phải quay về chính danh mục đó để thêm mới. Ví dụ: Khi thêm mới một Phiếu chi, kế toán tại đơn vị A phát hiện thông tin “Người nhận” chưa có sẵn trong danh mục Khách hàng, nhà cung cấp. Khi đó, kế toán tại đơn vị A không cần thoát ra khỏi Phiếu chi hiện tại và quay về danh mục Khách hàng, nhà cung cấp để thêm người nhận, mà chỉ cần thực hiện chức năng Thêm nhanh người nhận ngay tại màn hình chứng từ Phiếu chi.
Tại nhiều màn hình danh sách, MISA Mimosa.NET 2012 cho phép NSD tìm kiếm nhanh đối tượng nào đó trong danh sách bằng cách lọc dữ liệu. Ví dụ: Tại
27
màn hình Phiếu thu, kế toán muốn tìm Phiếu thu với người nộp là Nguyễn Mạnh Khang. Khi đó, kế toán chỉ cần thực hiện chức năng lọc là có thể nhanh chóng tìm thấy Phiếu thu đó.
MISA Mimosa.NET 2012 cho phép NSD tìm nhanh chứng từ nào đó đã được nhập vào một phân hệ bất kỳ trong hệ thống.
Cho phép NSD liệt kê chứng từ, nhóm các cột và có thể xem tổng tiền các phát sinh theo các tiêu thức nhóm.
Hình 4.4: Màn hình “báo cáo nhanh” của MISA Mimosa.NET 2012 Cho phép cập nhật trực tiếp dữ liệu từ các chứng từ liên quan vào báo cáo hiện thời. Ví dụ: NSD mở Sổ quỹ tiền mặt và phát hiện có sai sót về số tiền trên một phiếu chi. Khi đó, NSD mở và sửa phiếu chi đó rồi thực hiện chức năng Nạp để cập nhật con số mới lên Sổ quỹ tiền mặt mà không cần phải đóng và mở lại Sổ quỹ tiền mặt.
Ghi sổ là thao tác xác định chứng từ nhập vào hệ thống đã hoàn thành và được hạch toán vào các báo cáo, sổ sách liên quan. Bỏ ghi sổ là thao tác ngược với ghi sổ.
MISA Mimosa.NET 2012 cho phép NSD lưu trữ và tra cứu các tệp thông tin dùng chung trong toàn đơn vị. Ví dụ: các thông tư, quyết định, chế độ kế toán, các nội quy, quy định của đơn vị,…
28
Hình 4.5: Màn hình tài liệu của MISA Mimosa.NET 2012
MISA Mimosa.NET 2012 cho phép NSD quản lý các nhiệm vụ cần thực hiện và các lịch hẹn cá nhân một cách khoa học, đồng thời thiết lập chế độ nhắc việc tự động …
Hình 4.6: Màn hình “quản lý công việc” của MISA Mimosa.NET 2012 MISA Mimosa.NET 2012 cho phép NSD sắp xếp lại số thứ tự của các chứng từ theo một trật tự hay quy luật nào đó, để tạo sự thuận lợi cho NSD trong việc quản lý chứng từ.
29
Hình 4.7: Màn hình “sắp xếp lại số chừng từ” của MISA Mimosa.NET 2012 Cho phép xuất báo cáo thuế như Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra; Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào; Tờ khai thuế GTGT ra phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế của Tổng cục thuế.
Hình 4.8: Màn hình kết xuất báo cáo thuế ra phần mềm HTKK của Tổng cục thuế MISA Mimosa.NET 2012
30
4.1.2.2. Nhược điểm của phần mềm MISA Mimosa.NET 2012
Phần mềm chưa có thủ tục tạo ra dấu vết kiểm toán nhằm hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp gây khó khăn cho người sử dụng trong việc kiểm tra, kiểm soát các gian lận, sai sót xảy ra. Chức năng tạo ra dấu vết kiểm toán sẽ tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tập tin riêng, tập tin này chỉ có quyền hạn cao nhất mới có khả năng truy cập và chỉ được quyền xem và in báo cáo dấu vết kiểm toán.
4.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MISA MIMOSA.NET 2012 TẠI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MISA MIMOSA.NET 2012 TẠI TRUNG TÂM
4.2.1. Đặc điểm hoạt động của Trung tâm công nghệ phần mềm thành phố Cần Thơ và yêu cầu đối với hệ thống thông tin kế toán phố Cần Thơ và yêu cầu đối với hệ thống thông tin kế toán
4.2.1.1. Đặc điểm hoạt động của Trung tâm công nghệ phần mềm thành phố Cần Thơ
a) Từ năm 2001 đến 10/09/2007:
Các hoạt động chính:
1. Nghiên cứu ứng dụng và sản xuất phần mềm quản lý Nhà nước và sản xuất kinh doanh.
2. Sản xuất và gia công các sản phẩm phần mềm theo đơn đặt hàng.
3. Thương mại hoá và xuất khẩu phần mềm. Cung cấp các loại dịch vụ thuộc lĩnh vực CNTT.
4. Đào tạo nguồn nhân lực CNTT đạt tiêu chuẩn quốc tế.
5. Thực hiện các hợp tác trong và ngoài nước về lĩnh vực công nghệ phần mềm.
Đặc biệt, bên cạnh đó: ngoài các hoạt động theo Quyết định 797/QĐ- CT.UB, Trung tâm Công nghệ Phần mềm Thành phố Cần Thơ được bổ sung thêm chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định: 2050/QĐ-UBND ngày 10/12/2003 như sau:
- Cung cấp các giải pháp tích hợp, tư vấn lập dự án đầu tư và triển khai các dự án CNTT.
31
b) Từ 10/02/2010 đến 27/9/2011:
Các hoạt động chính:
Thực hiện Quyết định: 2050/QĐ-UBND ngày 10/09/2007 của Chủ tịch UBND Tp. Cần Thơ quy định nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm thay thế Quyết định: 797/QĐ-CT.UB và Quyết định: 2050/QĐ-UBND như sau:
- Tham gia xây dựng chính sách, chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT – truyền thông;
- Nghiên cứu phát triển, sản xuất, gia công và ứng dụng các sản phẩm phần mềm trong nước và xuất khẩu;
- Đào tạo nguồn nhân lực cho CNTT – truyền thông đạt tiêu chuẩn quốc tế. Đào tạo ngoại ngữ chuyên ngành CNTT phục vụ cho hoạt động giảng dạy và học tập;
- Cung cấp các loại dịch vụ thuộc lĩnh vực CNTT – truyền thông.; - Hợp tác trong và ngoài nước trong lĩnh vực CNTT;
- Cho thuê văn phòng làm việc;
c) Từ 27/9/2011 đến nay:
Các hoạt động chính:
Thực hiện Quyết định: 1657/QĐ-UBND ngày 03/6/2009 của Chủ tịch UBND Tp. Cần Thơ về việc thành lập Trung tâm Công nghệ Phần mềm Thành phố Cần Thơ.
Thực hiện Quyết định: 442/QĐ-UBND ngày 10/2/2010 của Chủ tịch UBND Tp. Cần Thơ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Công nghệ Phần mềm Thành phố Cần Thơ như sau:
- Tham gia xây dựng chính sách, chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT – truyền thông theo sự phân công của Ủy ban nhân dân thanh phố;
- Nghiên cứu phát triển, sản xuất, gia công và ứng dụng các sản phẩm công nghệ thông tin, đặt biệt là phần mềm trong nước và xuất khẩu;
- Cung cấp các dịch vụ thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông, sản phẩm công nghệ thông tin, đặt biệt hỗ trợ;
32
- Đào tạo nguồn nhân lực cho CNTT – truyền thông đạt tiêu chuẩn quốc tế. Đào tạo ngoại ngữ chuyên ngành CNTT phục vụ cho hoạt động giảng dạy và học tập;
- Cung cấp các loại dịch vụ thuộc lĩnh vực CNTT – truyền thông.; - Hợp tác trong và ngoài nước trong lĩnh vực CNTT;
- Cung cấp các dịch vụ thiết bị tin học, viễn thông; bảo hành, bảo trì thiết bị lĩnh vực CNTT-TT; các dịch vụ thiết kế đồ họa, mỹ thuật đa phương tiện cho lĩnh vực quảng cáo, truyền thông
- Cho thuê văn phòng làm việc;
4.2.1.2. Yêu cầu đối với hệ thống thông tin kế toán
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được xét duyệt của người có thẩm quyền trước khi thực hiện.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác.
- Bộ phận kế toán phải tiến hành lập Báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm chó Giám đốc.
- Các khoản thu, chi phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm và tuân thủ các quy định của công ty và các chế độ tài chính của Nhà nước.
4.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán
4.2.2.1. Phân hệ kho bạc
Là mô hình độc lập, tự chủ nên trung tâm không giao dịch qua kho bạc.
4.2.2.2. Phân hệ tiền mặt Nghiệp vụ thu tiền:
Người có nhu cầu nộp tiền sẽ gặp trực tiếp kế toán thanh toán để đề nghị nộp tiền. Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào thông tin do người đề nghị nộp tiền cung cấp (tên, địa chỉ,…) để nhập vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin về đối tượng nộp tiền (khách hàng, nhân viên, hóa đơn, công nợ nhân viên), lý do nộp, số tiền. Nếu có sai sót, phần mềm sẽ báo lỗi. Nếu thông tin chính xác, kế toán thanh toán sẽ tiến hành in phiếu thu thành 03 liên, kiểm tra 03 liên phiếu thu (đối tượng nộp, số tiền,…) và ký tên. Sau đó kế toán thanh toán chuyển 03 liên phiếu thu sang cho Thủ quỹ.
33
Thủ quỹ khi nhận được chứng từ do kế toán thanh toán chuyển qua, tiến hành thu tiền, ghi vào sổ nhật ký thu tiền, sổ quỹ, ký tên vào phiếu thu. Thủ quỹ cũng yêu cầu người nộp tiền ký tên vào phiếu thu và gửi 01 liên phiếu thu cho người nộp tiền.
Sau đó thủ quỹ chuyển trả lại 02 phiếu thu cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán sẽ chuyển 02 liên phiếu thu này cho Kế toán trưởng ký cuối cùng chuyển cho thủ trưởng đơn vị ký.
Lưu chứng từ: 01 (một) liên phiếu thu kế toán thanh toán để lưu lại theo số thứ tự, 01 liên còn lại lưu vào hồ sơ kế toán.
- Chứng từ đầu vào: + Phiếu thu.
Hình 4.9: Màn hình nhập liệu của phiếu thu. - Quá trình xử lý thông tin:
+ Tập tin chính:
Tập tin Khách hàng (Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email, Mã số thuế, Tài khoản ngân hàng, Tên ngân hàng).
34
Tập tin Nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên, Giới tính, Địa chỉ, Chức vụ, Phòng ban, Email, Số điện thoại).
+ Tập tin nghiệp vụ:
Tập tin Phiếu thu (Đối tượng, Số chứng từ, Số hóa đơn bán hàng, Lý do