Thứ nhất, vận dụng mô hình JIT trong công tác quản trị hàng tồn kho
Mô hình quản trị hàng tồn kho là một công cụ hữu hiệu cho việc quản lý hàng hóa trong kho. Chính vì vậy việc áp dụng các mô hình quản trị hàng tồn kho vào
công tác quản trị hàng tồn kho mang lại nhiểu lợi ích cho công ty. Hiện nay công ty cũng đã có áp dụng mô hình EOQ nhưng chưa thực sự hiệu quả. Đầu tư và áp dụng triệt để hơn nữa mô hình JIT sẽ giúp cho công tác quản trị hàng tồn kho của công ty thực sự đạt hiệu quả hơn, khắc phục được tình trạng hàng tồn kho đang tồn đọng quá nhiều như hiện nay.
Mặc dù hiện nay trên Việt Nam chưa có hoặc rất ít doanh nghiệp nào áp dụng thật thành công mô hình JIT, tuy nhiên với điều kiện và đặc điểm hiện tại có nhiều điểm tương đồng mà có thể trong tương lai công ty có khả năng áp dụng thành công mô hình này trong quản trị hàng tồn kho. Để có thể áp dụng được thành công mô hình này, công ty cần chuẩn bị những nguồn lực để có thể thực hiện thành công mô hình như:
- Mức độ sản xuất đều và cố định: Hiện nay lượng đặt hàng của công ty chưa đạt mức tối ưu nên chưa tối thiều hóa được chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, đối với các thành phần hàng tồn kho phải nhập từ bên ngoài về hoặc nhà cung cấp chưa đủ gắn bó để thực hiện tốt mô hình JIT. Công ty cần quan tâm hơn về vấn đề này.
- Tồn kho thấp: Là doanh nghiệp chuyên sản xuất, cung ứng các sản phẩm trên chất liệu giấy. Với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay công ty cần quan tâm hơn đến việc tìm hiểu và nắm bắt được nhiều thị trường hơn để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ, dự toán sát hơn với nhu cầu thực tế từ đó giảm lượng hàng hóa tồn kho trong công ty.
Từ việc phân tích tổng quát trên ta có thể thấy công ty đã có một vài điểm tương đồng với mô hình JIT, tuy nhiên trong tương lai để có thể áp dụng tốt được mô hình này công ty cần có kế hoạch cụ thể:
- Nên mở lớp cho nhân viên học viên việc ứng dụng mô hình này để có thêm kiến thức, hiểu biết để từ đó có thể vận dụng áp dụng vào công ty.
- Nâng cao nhận thức cho nhân viên về tầm quan trọng của mô hình này đối với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó nhân viên sẽ tự động tìm hiểu về mô hình này.
- Ngoài ra công ty nên thuê các chuyên gia trong lĩnh vực ứng dụng mô hình này và mời họ về công ty hướng dẫn cho nhân viên thực hiện một cách thực tế hơn.
Thứ hai, về phương pháp quản trị hàng tồn kho:
- Công ty về cơ bản đã có nhiều nỗ lực nhằm nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho nhưng công tác này chưa thực sự hiệu quả. Để có thể đạt hiệu quả cao hơn, công ty cần có những kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất đồng bộ, thống nhất. Công tác dự toán tiêu thụ và dự kiến sản xuất cần được chú trọng hơn nữa vì thực tế cho thấy trong các năm qua dự toán của công ty đều sai lệch với thực tế, làm tăng thêm lượng tồn kho cả về nguyên liệu và sản phẩm hoàn thành.
- Công ty cần thực hiện nghiêm ngặt kiểm tra, kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, định kỳ có biên bản kiểm kê gửi lên ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải được thực hiện kiểm kê như các thành phần tồn kho khác.
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được lập nhiều hơn để bù đắp những thiệt hại trong nhiều trường hợp như hàng tồn kho bị giảm chất lượng, số lượng... Trong những năm vừa qua, công ty luôn có một lượng hàng tồn kho tồn tại trong thời gian dài mà không được sử dụng, công ty cũng cần lập thêm dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại này hoặc phải tìm cách thanh lý, vừa giảm được chi phí lưu kho, lại giảm được dự phòng có thể phải lập.
Thứ ba, về hệ thống quản trị và hệ thống sản xuất:
- Đối với hệ thống chứng từ trong chu trình hàng tồn kho. Công ty cần lập chi tiết hơn các loại phiếu như phiếu xuất kho, phiếu lưu kho, vận chyển... với nội dung thể hiện rõ mục đích sử dụng, cách thực vận chuyển và thanh toán, nơi đến, nơi đi rõ ràng...
- Các phòng ban cần được phân tách nhiệm vụ. Phòng kinh doanh chỉ thực hiện chức năng mua hàng và lựa chọn khách hàng tiêu thụ, phòng kiểm tra chất lượng và số lượng hàng tồn kho nhập, xuất và theo dõi biến động trong kỳ được thành lập. Cán bộ liên quan phải được đào tạo để có thể nắm vững chu trình hàng tồn kho của công ty mình, từ đó hiểu rõ trách nhiệm và công việc của mình hơn.