tự chủ tài chính
1.1.5.1. Khái niệm và quan điểm hệ thống trong quản lý bệnh viện a. Khái niệm quản lý bệnh viện
* Khái niệm:
“Quản lý bệnh viện là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, hƣớng dẫn và kiểm tra những nỗ lực của các thành viên trong bệnh viện và sử dụng các nguồn lực của bệnh viện để đạt đƣợc những mục tiêu cụ thể ”.
18
Hình 1.1: Mô hình về quản lý bệnh viện
(Nguồn: Khoa học tổ chức và quản lý một số vấn đề lý luận và thực tiễn, NXB thống kê Hà Nội – 1999)
Quản lý bệnh viện là cách thức để hƣớng bệnh viện đi theo quĩ đạo đã định sẵn hay nói cách khác là đạt đƣợc mục tiêu của bệnh viện. Trong đó phƣơng pháp quản lý bệnh viện là vấn đề quan trọng nhất để hƣớng khách thể quản lý tới mục tiêu chung.
b. Nội dung quản lý bệnh viện
- Công tác lập kế hoạch.
Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế hoạch là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nƣớc.Còn trong phạm vi một đơn vị hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên, là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiêụ quả cao , đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho biết phƣơng hƣớng hoạt động trong tƣơng lai, làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trƣờng , tránh đƣợc sự lãng phí và dƣ thừa nguồn lực, thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Có thể thấy lập kế hoạch có các vai trò to lớn đối với các doanh nghiệp. Bao gồm :
Mục tiêu Khách thể quản lý Công cụ Chủ thể quản lý Phƣơng pháp
19
+ Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp.
+ Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của tổ chức. Sự bất ổn định và thay đổi của môi trƣờng làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi đơn vị, mỗi nhà quản lý.
+ Lập kế hoạch làm giảm đƣợc sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp.
+ Lập kế hoạch sẽ thiết lập đƣợc những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao.
Nhƣ vậy, lập kế hoạch quả thật là quan trọng. Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức, khai thác con ngƣời và các nguồn lực khác một cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có đƣợc một ý tƣởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác. Không có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt đƣợc mục tiêu của mình, họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì.
Tóm lại, lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý. Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp, việc lập ra đƣợc những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra.
- Công tác chuyên môn.
Chuyên môn của một bệnh viện đƣợc thể hiện ở những việc mà bệnh viện đó có thể làm đƣợc trong quá trình chăm sóc và điều trị bệnh nhân; đây là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự phát triển của bệnh viện.
Quản lý chuyên môn trong bệnh viện là việc làm cần thiết đối với bất kể bệnh viện nào.
- Công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, nghiên cứu khoa học.
20
ngƣời, điều này là vô cùng quan trọng. Nó không phải là nguyên nhân duy nhất nhƣng có tác dụng trực tiếp đến sự phát triển của bệnh viện, điều này đòi hỏi bệnh viện phải thực hiện tốt công tác tổ chức cán bộ.
+ Đào tạo và bồi dƣỡng nhằm nâng cao trình đô ̣ chuyên môn nghiê ̣p vu ̣ cho đô ̣i ngũ nhân viên là một yếu tố quan trọng trong chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực của một đơn vị.
+ Nghiên cứu khoa học không những góp phần nâng cao chất lƣợng đào tạo mà còn tạo ra những phát minh mới, sản phẩm mới phục vụ đắc lực cho cuộc sống. Trong y học, nghiên cứu khoa học tìm ra những phƣơng pháp điều trị tiên tiến, giúp ngƣời bệnh chiến thắng bệnh tật, để có cuộc sống khỏe mạnh hơn.
+ Công tác quản lý trang thiết bị y tế.
Trang thiết bị y tế là phƣơng tiện giúp cho bệnh viện thực hiện các công việc trong khám, điều trị và chăm sóc ngƣời bệnh. Một bác sĩ giỏi nhƣng thiết bị y tế hỗ trợ không tốt thì chất lƣợng điều trị chắc chắn sẽ bị giảm. Nhƣ vậy quản lý tốt trang thiết bị y tế là một trong những ƣu tiên cần thực hiện ở một bệnh viện.
- Công tác chăm sóc điều dƣỡng.
Điều dƣỡng là sự phối hợp giữa điều trị, chăm sóc, nuôi dƣỡng, hồi phục chức năng và giáo dục sức khoẻ, điều dƣỡng viên sử dụng kiến thức, kỹ năng để giúp đỡ ngƣời bệnh và cộng đồng trong việc duy trì, nâng cao sức khoẻ, phòng ngừa bệnh tật, biết cách tự chăm sóc cơ bản của ngƣời bệnh. Với số lƣợng nhân lực điều dƣỡng trung bình ở các bệnh viện hiện nay chiếm khoảng 60 %, điều đó cho thấy khối lƣợng công việc và tầm quan trọng mà mỗi bệnh viện cần có chính sách quản lý tốt.
- Công tác tài chính kế toán.
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dƣới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Nhƣ
21
vậy, tất cả những thông tin về kinh tế, tài chính đều phải đƣợc qua bộ phận kế toán phân tích, xử lý. Thông qua bộ phận kế toán, những nhà quản lý có thể theo dõi đƣợc tình hình hoạt động của đơn vị minh. Từ đó có cơ sở để đƣa ra những đánh giá và hƣớng đi phù hợp.
Một bệnh viện có đội ngũ kế toán mạnh, làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp rất nhiều cho ngƣời điều hành, bên cạnh đó, kế toán giỏi sẽ biết tiết kiệm chi phí tối đa cho đơn vị.
c. Quan điểm hệ thống trong quản lý bệnh viện
- Khái niệm hệ thống:
Hệ thống là một tập hợp bao gồm các phần tử, các phân hệ, các bộ phận có tƣơng quan và tƣơng tác với nhau để tạo thành một chỉnh thể và nhờ đó hệ thống có những đặc tính mới gọi là tính trồi của hệ thống.
- Những yếu tố cấu thành nên hệ thống: Bao gồm :
+ Môi trƣờng
+ Các nguồn lực có thể đo lƣờng đƣợc (đầu vào) + Mạng lƣới thông tin rõ ràng và rộng khắp + Sản phẩm (đầu ra) đạt đƣợc mục tiêu
+ Quá trình xử lý, vận hành và chuyển đổi các yếu tố
Môi trƣờng của hệ thống.
Đó là tất cả các biểu hiện mà hệ thống khống chế trực tiếp nhƣng lại chịu tác động nhiều và có thể triển khai đƣợc.
Với một bệnh viện, môi trƣờng là:
* Hệ thống lớn hơn nhƣ ngành y tế, các ngành liên quan …
* Cấu trúc kinh tế chính trị, xã hội ở địa phƣơng liên quan đến bệnh viện. * Cấu trúc dân số. Cộng đồng dân cƣ.
* Chiến lƣợc tổng thể về phát triển kinh tế xã hội của địa phƣơng.
22 nguồn lực và quá trình quản lý.
* Cơ cấu các đoàn thể xã hội liên quan đến việc xã hội hoá công tác y tế. * Các cơ chế và chính sách áp dụng ở địa phƣơng.
* Kiến thức thái độ và thực hành (KAP) của ngƣời dân về các vấn đề sức khoẻ.
* Lịch sử truyền thống phát triển chăm sóc sức khoẻ. * Sự phát triển khoa học kĩ thuật ở địa phƣơng.
* Khả năng động viên nhân lực và các nguồn lực khác. * Hệ thống giao thông vận tải.
* Hệ thống các dịch vụ xã hội.
* Hệ thống sản xuất và phân phối các sản phẩm cho y tế. * Đạo đức, tôn giáo, tập quán của dân địa phƣơng.
* Nhu cầu khám, chữa bệnh. * Thị trƣờng.
…
Đầu vào.
Đó là những nguồn lực đƣa vào hệ thống cung cấp năng lƣợng cơ bản cho sự vận hành. Khác với những biểu hiện của môi trƣờng, những biểu hiện của đầu vào lệ thuộc vào sự khống chế trực tiếp của bộ phận xử lý.
Đầu vào của bệnh viện bao gồm :
* Nhân lực: Bác sĩ, dƣợc sĩ, y sĩ, y tá, nữ hộ sinh, kỹ thuật viên, cán bộ quản lý, nhân viên hậu cần, nhân lực của cộng đồng tham gia, bệnh nhân.
* Vật lực: Nhà cửa, máy móc, thuốc men, điện nƣớc, xăng xe… * Tài lực: Tiền nhà nƣớc cấp, tiền viện trợ, tiền dân nộp… * Thời gian: Dành cho từng việc, từng chƣơng trình.
23
Hình 1.2: Bệnh viện là một hệ thống
(Nguồn: Tổng quan về hệ thống bệnh viện Việt Nam, NXB Y học – 2005)
Đầu ra.
Có hai loại sản phẩm riêng biệt nhƣng phụ thuộc lẫn nhau do hệ thống tạo nên.
* Đầu ra mong muốn: Là những sản phẩm mà hệ thống định ra. Loại đầu ra đó liên quan trực tiếp và tích cực tới mục tiêu của hệ thống. Thí dụ: Tỷ lệ tiêm chủng cao, bệnh nhân khỏi, tỷ lệ mắc bệnh giảm, tỷ lệ tử vong giảm…
MÔI TRƢỜNG - Hệ thống lớn hơn - Nhu cầu cộng đồng - Cơ cấu kinh tế - Chính trị - xã hội - … ĐẦU VÀO - Nhân lực - Vật tƣ, kỹ thuật - Tiền - Thời gian - … ĐẦU RA - Sức khoẻ đƣợc phục hồi - Chất thải bệnh viện - … QUÁ TRÌNH XỬ LÝ CHUYỂN ĐỔI - Hƣớng nội - Hƣớng ngoại THÔNG TIN - Các kênh - Sự phản hồi
24
* Đầu ra ngẫu nhiên: Trong quá trình thu hoạch sản phẩm mong muốn thì có một loại sản phẩm phụ của hệ thống, đó là ngẫu nhiên. Thí dụ: Tác động tốt xấu với dƣ luận xã hội nhƣ tạo đƣợc uy tín cho bệnh viện trong khám và điều trị cho ngƣời bệnh hoặc chất thải của bệnh viện làm ô nhiễm môi trƣờng…
Mạng lƣới thông tin.
Trong hệ thống quản lý mạng lƣới thông tin có chức năng nhƣ dây thần kinh hay giác quan trong cơ thể con ngƣời. Sự truyền đạt thông tin cũng giống nhƣ liên hệ giữa bộ phận này với bộ phận khác trong cơ thể. Điều đó giúp cơ thể điều chỉnh, đƣơng đầu và hƣởng sự phát triển mới. Mạng lƣới thông tin rộng khắp, chính xác và nhạy bén đảm bảo sự vận hành có hiệu quả và cả sự sống còn của hệ thống. Mạng lƣới thông tin có 3 kênh chính:
* Kênh chính thức: Qua sự kiểm soát của cơ quan nhà nƣớc, tạo nên những báo cáo và số liệu chính thức. Đó là số liệu thống kê, báo cáo của bệnh viện.
* Kênh không chính thức, có tổ chức: Không lệ thuộc vào sự kiểm soát trực tiếp của quản lý nhà nƣớc. Ở bệnh viện: Các số liệu báo cáo khoa học, các báo cáo của tổ chức quần chúng, tin báo chí…
* Kênh không chính thức, không có tổ chức: Thƣờng là dƣ luận, tin đồn hoặc phát ngôn cá nhân. Ở bệnh viện: Phát ngôn bên phòng chờ, căng tin, bãi xe…
Quá trình chuyển đổi.
Đó là việc xử lý các yếu tố của hệ thống, là sự chuyển đổi đầu vào thành đầu ra bằng các quá trình hoạt động.
* Làm cho môi trƣờng thuận lợi hơn cho sự phát triển của hệ thống. Khai thác đƣợc nhiều nguồn lực ở môi trƣờng.
* Cuốn hút các nguồn lực một cách hợp lý vào hệ thống.
* Huy động đầu vào trong thời gian tốt nhất cho các hoạt động bệnh viện.
25 hiệu quả.
- Nội dung quan điểm hệ thống trong quản lý bệnh viện.
Quản lý bệnh viện theo quan điểm hệ thống là đặt bệnh viện trong mối tƣơng quan giữa các nhân tố: môi trƣờng; đầu vào; đầu ra; các thông tin có liên quan tới sự vận hành của bệnh viện. Bệnh viện không thể hoạt động mà thiếu các đầu vào nhƣ nhân lực; các trang thiết bị phục vụ cho công tác KCB; thuốc men;…Các yếu tố đầu vào có ảnh hƣởng trực tiếp tới chức năng quản lý của bệnh viện. Trình độ chuyên môn của các Bác sỹ, Dƣợc sỹ tạo lòng tin cho ngƣời bệnh, bên cạnh đó là trình độ quản lý của Giám đốc bệnh viện giúp vận hành hệ thống bệnh viện đi theo mục tiêu đã định sẵn. Ngƣời quản lý giỏi biết lập ra các quá trình, vận hành và phối hợp các quá tình một cách hài hoà, năng động, biết xử lý sáng tạo, thông minh mọi hoạt động chuyển đổi từ các đầu vào trong môi trƣờng biến thành đầu ra (các mục tiêu các thành phẩm trả lại môi trƣờng, làm môi trƣờng lành mạnh, phong phú hơn). Môi trƣờng (hệ thống lớn) lại nuôi dƣỡng bồi đắp cho hệ bệnh viện ( hệ thống nhỏ).
Việc quản lý bệnh viện theo quan điểm hệ thống giúp ta tránh đƣợc các hậu quả xấu của việc quản lý phi hệ thống, rời rạc, biệt lập, tuỳ tiện gặp đâu hay đấy. Quản lý theo hệ thống làm cho bệnh viện hoạt động hài hoà, liên hệ chặt chẽ bên trong bên ngoài biết dựa vào môi trƣờng xã hội để điều chỉnh hoạt động bệnh viện phù hợp với phong tục tập quán của môi trƣờng dân cƣ. Mặt khác, biết lắng nghe các kênh thông tin để rút kinh nghiệm trong công tác chuyên môn và quản lý có hiệu quả hơn đồng thời tuyên truyền cho ngƣời bệnh biết tới bệnh viện.
1.1.5.2. Tiêu chí đánh giá và các nhân tố quyết định đến năng lực quản lý bệnh viện
a. Tiêu chí đánh giá
Mục tiêu hệ thống quản lý chính là các đầu ra của hệ thống. Do đó để đánh giá năng lực quản lý bệnh viện ngƣời ta dựa vào chỉ tiêu các đầu ra của
26
bệnh viện. Bao gồm chỉ tiêu định tính và định lƣợng. - Các chỉ tiêu định lƣợng bao gồm:
+ Số lƣợt bệnh nhân đƣợc KCB hàng năm: Là tổng số lƣợt bệnh nhân đến khám bệnh tính trong một năm.
+ Công suất giƣờng bệnh hàng năm: Là tỷ lệ phần trăm sử dụng giƣờng bệnh so với kế hoạch đƣợc giao của một cơ sở khám bệnh, chữa bệnh ở một tuyến trong một năm xác định.
+ Tiền lƣơng trung bình CBVC: + Thống kê trang thiết bị y tế + Thống kê cơ sở hạ tầng …
- Các chỉ tiêu định tính: + Danh tiếng bệnh viện.
+ Mức độ hài lòng của ngƣời bệnh.
b. Các nhân tố quyết định đến năng lực quản lý bệnh viện
- Nguồn nhân lực của bệnh viện.
Trong tổ chức, nhân tố quyết định nhất năng động nhất là con ngƣời và hoạt động của con ngƣời ở trong tổ chức, trong guồng máy hoạt động của tổ chức. Muốn bệnh viện hoạt động tốt không những CBVC cần phải giỏi về chuyên môn mà phải có trình độ quản lý tốt
Trình độ chuyên môn: Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu bởi nó liên quan trực tiếp tới sinh mạng của ngƣời bệnh, bệnh viện có đƣợc các Bác sỹ, Dƣợc sỹ, Y tá,… giỏi chuẩn đoán đúng bệnh dựa vào đó tìm đƣợc phƣơng pháp điều trị phù hợp và có thể rút ngắn quá trình điều trị cho ngƣời bệnh. Kết quả điều trị tốt tạo nên thƣơng hiệu cho bệnh viện và tạo lòng tin cho ngƣời bệnh thu hút bệnh nhân đến với bệnh viện tăng nguồn thu cho bệnh viện.Bởi năng lực quản lý của bệnh viện xét cho cùng đƣợc phản ánh thông qua hiệu quả hoạt động của bệnh viện tốt hay xấu.
27
Trình độ quản lý: Bệnh viện là một hệ thống vì vậy để điều hành hoạt