: Quan hệ chức năng Quan hệ kiểm soát
MỘT SỐ NHÂN XÉT VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠ
3.1.2. Những nhận xét chung về công tác kế toán tại Công ty.
3.1.2.1. Ưu điểm.
Nguyên vật liệu tại Công ty đã được phân loại theo công dụng một cách hợp lý và chính xác, thuận tiện cho công tác theo dõi và quản lý nguyên vật liệu.
Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với tình hình thực tế sử dụng vật liệu tại Công ty, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên và chính xác tình hình biến động nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lý nguyên vật liệu. Đồng thời, tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với trình độ nhân viên kế toán của Công ty.
Với chứng từ kế toán, đặc biệt là các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu, bộ phận kế toán đã thực hiện tốt chế độ quản lý, sử dụng và lưu trữ. Các chứng từ
được đóng thành tập theo nội dung kinh tế và trình tự phát sinh, nếu có sự kiểm tra thông tin trên các chứng từ thì có thể thực hiện dễ dàng và nhanh chóng.
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy nên quá trình ghi chép và tổng hợp số liệu được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng. Phòng kế toán có một kế toán viên chuyên trách về kế toán nguyên vật liệu nên công việc được chuyên môn hóa. Vì đặc điểm Công ty có nguyên vật liệu đa dạng và phong phú về chủng loại, nhiều về số lượng nên Công ty đã xây dựng sổ danh điểm vật tư, thuận lợi khi quản lý tìm kiếm thông tin về từng loại nguyên vật liệu.
Hệ thống tài khoản tại Công ty theo đúng Danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Ngoài ra, trên cơ sở hệ thống tài khoản theo quy định, phòng Kế toán đã mở thêm các tiểu khoản, đặc biệt với tài khoản liên quan đến nguyên vật liệu, thuận lợi cho việc hạch toán chi tiết và đáp ứng tốt yêu cầu quản lý kinh tế tài chính tại Công ty.
3.1.2.2.Hạn chế.
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty vẫn còn một vài bất cập. Việc lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn được lập theo quý vì thế các thủ kho thường để dồn công việc vào cuối quý mới làm dẫn đến tình trạng công việc dồn dập, không hoàn thành đúng kế hoạch kéo theo kế hoạch tại phòng kế toán cũng không hoàn thành đúng hạn nên việc cung cấp số liệu tổng hợp bị chậm trễ. Có thể thấy, ý thức và tác phong làm việc của các nhân viên tại Công ty chưa cao, còn có hiện tượng để tồn đọng công việc vào cuối kỳ mới xử lý làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc và chức năng thông tin của kế toán.
Phân xưởng và kho của Công ty chủ yếu nằm ở cơ sở 2 còn phòng kế toán lại ở cơ sở 1, kết hợp với mua nguyên vật liệu thường từ các nguồn ở xa gây khó khăn cho việc luân chuyển chứng từ và đối chiếu số liệu. Đặc biệt, đối với các phiếu xuất và nhập kho nguyên vật liệu không được phòng kế toán cập nhật kịp
thời, theo số liệu ở phòng kế toán các nguyên vật liệu thường có số tồn cuối kỳ âm, gây khó khăn cho việc lập kế hoạch mua sắm vật tư và không đúng bản chất kế toán. Phòng kinh doanh chủ yếu lấy số lượng tồn kho nguyên vật liệu từ các thủ kho vì số liệu của phòng kế toán không cập nhật kịp thời, việc này gây chậm trễ cho việc mua sắm vật tư của bộ phận cung ứng.
Một trong những nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là tổ chức ghi chép, cung cấp số liệu phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời về tình hình nhập, xuất, tồn của mỗi loại nguyên vật liệu cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị trong quá trình vận động của nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Theo như trên thì kế toán nguyên vật liệu tại công ty vẫn chưa hoàn thành nhiệm vụ này của mình.
Về công tác phân tích tình hình cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu
Công tác phân tích tình hình cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu ở Công ty không được chú trọng. Việc phân tích mới chỉ là so sánh đơn thuần giữa lượng mua thực tế và kế hoạch của từng loại vật tư chứ không hề chú trọng đến việc cung ứng có đồng bộ, kịp thời và đều đặn hay không. Mặc dù Công ty đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, xác định nhu cầu vật tư cũng như lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu nhưng vẫn chưa tiến hành phân tích kỹ tình hình dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Thậm chí Công ty còn chưa xác định phương pháp định mức dự trữ vật tư và không hề có kế hoạch cụ thể làm cơ sở cho việc dự trữ vật tư. Vì không chú trọng đến công tác này nên những cơ sở số liệu cho việc phân tích cũng không có đầy đủ, cho nên khi phân tích gặp nhiều khó khăn và quá trình phân tích không thể chi tiết, cụ thể và đạt được kết quả như mong muốn. Cũng vì không chú trọng công tác phân tích nói chung và phân tích nguyên vật liệu nói riêng nên Công ty cũng không có bộ phận chuyên trách để thực hiện nhiệm vụ này, mà được đảm trách luôn bởi bộ phận quản lý nguyên vật liệu. Điều đó phần nào giảm bớt hiệu quả của việc phân tích.
Đây là bất lợi lớn cho Công ty nhất là trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường hiện nay. Bởi vì, như đã nói ở trên, nếu không chú trọng phân tích tình hình nguyên vật liệu sẽ không nắm bắt được những mặt hạn chế đang tồn tại
của công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu từ đó có những biện pháp thích hợp để khắc phục, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển vững mạnh.
Về tình hình cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu
Do tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp sản xuất nói chung và của Công ty nói riêng nên cần phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các mặt: từ cung ứng, sử dụng đến dự trữ. Hiểu được vấn đề này, công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty cũng được quan tâm và thực hiện khá tốt, có sự phối hợp đồng bộ của các bộ phận phòng ban, phân xưởng, kho đảm bảo công việc được tiến hành tương đối nhịp nhàng, đáp ứng được phần nào yêu cầu quản lý, mặc dù vậy vẫn còn nhiều hạn chế.
* Về cung ứng nguyên vật liệu
Nói đến cung ứng nguyên vật liệu là phải nói đến cả công tác tìm kiếm thị trường, thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu. Nhìn chung, đây là khâu được Công ty thực hiện tốt nhất, để thực hiện khâu này, phòng Kinh doanh đã tổ chức hẳn bộ phận cung ứng vật liệu, trong đó phân công cụ thể người phụ trách tìm kiếm thị trường, phụ trách đặt hàng và thu mua, phụ trách tiếp nhận nguyên vật liệu. Ngoài ra, khi tiếp nhận nguyên vật liệu còn phối hợp với bộ phận KCS của phòng Kỹ thuật để kiểm nhận vật tư cả về mặt số lượng và chất lượng. Phối hợp với phòng Kế toán, các phân xưởng và kho trong việc lập và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư cả trong ngắn hạn và dài hạn. Phòng Kinh doanh luôn nghiên cứu thị trường để tìm ra những nhà cung ứng vật tư tốt nhất, đáp ứng được yêu cầu sản xuất của công ty, khắc phục được những khó khăn về mặt địa lý. Nói chung công tác cung ứng vật tư của Công ty được thực hiện hiện tốt, luôn đảm bảo đủ về số lượng, đúng về chất lượng cũng như đảm bảo tính đồng bộ và kịp thời, không để xảy ra tình trạng thiếu bất kể loại vật tư nào làm gián đoạn sản xuất.
Tuy nhiên, trong quá trình cung ứng còn một vài vấn đề tồn đọng, trước hết, công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư của Công ty tuy có được thực hiện nhưng chưa phát huy hết tác dụng của nó. Việc lập kế hoạch được thực hiện quá chung chung, đặc
biệt là ở khâu xác định nhu cầu nguyên vật liệu chưa thật sự sát với thực tế dẫn đến việc cung ứng vật tư của Công ty không rơi vào tình trạng thiếu mà là thừa nguyên vật liệu, hậu quả là làm cho số lượng nguyên vật liệu dự trữ rất lớn, gây ra ứ đọng vốn.
Còn một vấn đề nữa là kết quả kiểm tra số lượng, quy cách, phẩm chất của vật tư không được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư, nếu có sai sót thì sẽ không có cơ sở để quy trách nhiệm cho người có liên quan.
* Về dự trữ nguyên vật liệu
Về công tác quản lý kho, kho vật tư của nhìn chung đều rộng rãi, thoáng mát, vật tư được sắp xếp ngăn nắp, trật tư, thuận lợi cho việc nhập và xuất vật tư, tuy nhiên, việc sắp xếp vẫn còn dàn trải, chưa tiết kiệm diện tích kho, nhất là về chiều cao.
Về thực tế dự trữ nguyên vật liệu, Công ty không xây dựng cụ thể kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu, không xác định định mức dự trữ vật tư, do đó, không biết được cần phải dự trữ bao nhiêu nguyên vật liệu, trong thời gian bao lâu. Điều này dẫn đến hậu quả là số lượng vật tư dự trữ tại kho có lúc nhiều, có lúc ít, và đa số là ứ đọng rất nhiều.
* Về sử dụng nguyên vật liệu
Về công tác xây dựng định mức, Công ty đã xây dựng định mức tương đối chính xác nhưng chưa thật sự cụ thể nên không biết bộ phận nào tăng, giảm để có biện pháp thích hợp điều chỉnh.
Công ty thực hiện cấp phát vật tư theo hạn mức là hợp lý, điều đó tạo điều kiện cho việc theo dõi và quản lý số lượng nguyên vật liệu sử dụng của các phân xưởng, từ đó có biện pháp xử lý thích hợp.
Việc sử dụng nguyên vật liệu chưa thật sự tiết kiệm, tuy rằng định mức tiêu hao nguyên vật liệu làm giảm tổng chi phí nguyên vật liệu nhưng vẫn còn nhiều loại vật tư sử dụng vượt định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Điều này chủ yếu là do trình độ công nhân thấp và máy móc lạc hậu, như vậy việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm chưa thực sự ăn sâu vào ý thức của người lao động.