Hệ thống này được định nghĩa bằng sự tổ hợp của nhiều yếu tố:
- Làm việc suốt đời theo con đường chức nghiệp bên trong hệ thống hành chính.
- Mỗi sự đề bạt, mà các giai đoạn tiếp theo nhau (trật, cấp, khung hay ngạch) gồm các cấp công việc tiếp nhau và các điều kiện diễn biến đều do luật và pháp quy, quy định. Đây chính là hệ thống được áp dụng nhiều nhất trên thế
giới và nhất là tại châu Âu. Đây cũng là hệ thống quản lý việc làm trong Liên minh châu Âu (EU).
Rõ ràng là khó có thể quy các thể thức đa dạng về tổ chức và hệ thống thứ bậc thành một hình mẫu hoạt động, khi mà các lôgich và tên gọi thay đổi từ nước này qua nước khác. Tuy nhiên, ta cũng có thể đơn giản hóa bằng cách lựa chọn, nếu không phải là những điểm bền vững thì cũng là những điểm chính yếu.
Trên thực tế, các nền công vụ đều được chia thành thứ bậc theo sự kết hợp lôgich: kết hợp bằng cấp, chuyên môn nghề nghiệp, tay nghề và tất cả các yếu tố đó phụ thuộc vào sử dụng ngân sách nhà nước để khuyến khích, đãi ngộ.
Việc phân chia công vụ trong các cơ quan nhà nước về nguyên tắc chức nghiệp có thể hiểu rất đơn giản theo cách phân chia công vụ theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể, gọi chung là ngành hay cũng có thể sử dụng thuật ngữ khung.
Để tuyển dụng người vào một ngành (khung) nhất định, phụ thuộc vào bằng cấp mà họ có được. Việc phân chia đầu vào theo bằng cấp được gọi chung là ngạch hay hạng. Ví dụ, tuyển đầu tiên vào ngạch (hạng) chuyên viên đòi hỏi phải có trình độ cao đẳng hay đại học. Trong khi những ngạch thấp hơn không đòi hỏi phải có trình độ cao đẳng.
Tùy thuộc vào mức độ thâm niên trong cơ quan nhà nước mà có thể chia thành nhiều bậc (có thể có những tên gọi khác nhau như trật, bậc, cấp). Thăng tiến theo bậc hoàn toàn không gắn liền với công trạng mà chủ yếu là chuyên môn.