6. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu
3.2.2. Giảm thiểu sự căng thẳng trong công việc
3.2.2.1. Cơ sở giải pháp
Theo phần phân tích thực trạng thì nhân viên tại BHXH TP.HCM cảm thấy căng thẳng do quản lý số doanh nghiệp quá đông, trong đó có rất nhiều doanh nghiệp quy mô nhỏ nên việc thực hiện chính sách rất phức tạp và tốn nhiều thời gian quản lý. Đồng thời, theo kết quả khảo sát thì nhân viên đánh giá các yếu tố “Tôi thường cảm thấy căng thẳng khi làm việc”, “Tôi cảm thấy kiệt sức sau một ngày làm việc”, “Tôi thường xuyên làm việc ngoài giờ, thậm chí là làm việc ngày lễ”, “Tôi thường xuyên cảm thấy mệt do công việc quá tải” có GTTB >= 4.0. Tức là, nhân viên cảm thấy căng thẳng với công việc hiện tại.
3.2.2.2. Nội dung giải pháp
Giải pháp thứ nhất, BHXH TP.HCM nên đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính tại cơ quan.
Việc đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính nhằm giảm bớt các thủ tục hành chính và giảm bớt những khâu thời trong quá trình giải quyết công việc từ
đó giảm thời gian giải quyết công việc và giảm bớt áp lực cho nhân viên. Để thực hiện được điều này thì BHXH TP.HCM cần lập ra hẳn một ban bao gồm những thành viên chủ chốt tại các phòng ban để triển khai qui trình thực hiện và theo dõi sát sao quá trình cải cách hành chính. Đồng thời, BHXH TP.HCM nên tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình giải quyết công việc cho khách hàng để nâng cao năng suất làm việc của nhân viên tại cơ quan, chẳng hạn như thực hiện khai báo bảo hiểm xã hội bằng điện tử.
Giải pháp thứ hai, lãnh đạo BHXH TP.HCM cần duy trì và tạo ra động lực, tăng sự nhiệt huyết trong công việc cho nhân viên
Khi công việc trở nên quen thuộc với nhân viên thì dần dần lòng nhiệt huyết của nhân viên cũng nguội dần. Tuy nhiên, trên thực tế, lòng nhiệt huyết trong công việc là một kỹ năng có thể rèn luyện được. Theo đó, một trong những điểm mấu chốt để duy trì sự nhiệt tình này chính là kỹ năng tự tạo động lực cho bản thân nhân viên:
Một là, lãnh đạo BHXH TP.HCM cần xác định và phân bổ công việc phù hợp với cá tính và sở thích của người nhân viên. Cố gắng để có được thông tin chính xác về từng nhân viên. Nghĩa là khi sắp xếp công việc cần phải chú ý đến năng lực và tính cách. Có như vậy thì nhân viên mới tìm thấy niềm say mê, động lực, hứng thú chinh phục khó khăn trong công việc đó, và không bao giờ thấy mệt mỏi hay nhàm chán.
Hai là, lãnh đạo BHXH TP.HCM không được để sự bất mãn trong công việc của nhân viên tồn tại quá lâu mà vẫn chưa được giải quyết, vì khi nhân viên bất mãn thì kết quả công việc sẽ giảm sút, có thể xảy ra tai nạn cho nhân viên, cũng như các chứng bệnh về tâm lý như trầm cảm, lo lắng, căng thẳng và các vấn đề về giao tiếp, gây ảnh hưởng không chỉ cho người nhân viên đó mà còn tới những đồng nghiệp xung quanh.
Ba là, luôn luôn có những lời khen ngợi và ghi nhận những đóng góp của nhân viên đúng lúc. BHXH TP.HCM cũng cần chú ý đến việc cải thiện chế độ đãi
ngộ cho nhân viên ưu tú bằng cách khen thưởng cho những nỗ lực mà họ đã bỏ ra. Đồng thời, BHXH TP.HCM cũng nên quan tâm đến những chương trình đào tạo, cập nhật kiến thức và kỹ năng cho nhân viên về công việc chuyên môn của nhân viên. Động thái này giúp cho nhân viên luôn nắm bắt được sự thay đổi, làm mới bản thân qua từng giai đoạn khác nhau của sự nghiệp, để họ đặt ra những mục tiêu cao hơn và phấn đấu chinh phục các thử thách đó.
3.2.2.3. Đánh giá tính khả thi
Bảng 3.3: Khảo sát chuyên gia về đánh giá tính khả thi của các giải pháp có tác dụng giảm thiểu sự căng thẳng trong công việc
Giải pháp Mức độ khả thi ST T 1 2 3 4 5 1
Đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính 2 4 4 2 Duy trì và tạo ra động lực, tăng sự nhiệt huyết trong công
việc cho nhân viên 3 5 2
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
Bảng 3.4: Kết quả tổng hợp của khảo sát chuyên gia về đánh giá tính khả thi của các giải pháp có tác dụng giảm thiểu sự căng thẳng trong công việc
STT Các giải pháp GTTB GTLN GTNN
1 Đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính 4,2 5 3 2
Duy trì và tạo ra động lực, tăng sự nhiệt huyết
trong công việc cho nhân viên 3,9 5 3
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả) Theo kết ủa khảo sát chuyên gia thì giải pháp “Đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính” hoàn toàn khả thi (GTTB =4,2) và “Duy trì và tạo ra động lực, tăng sự nhiệt huyết trong công việc cho nhân viên” có tính khả thi (GTTB=3,9).
Giải pháp thứ nhất, BHXH TP.HCM nên đẩy mạnh hoạt động cải cách thủ tục hành chính tại cơ quan là khả thi vì hiện nay thủ tục hành chính tại BHXH TP.HCM vẫn còn rờm rà và đây là một trong những nguyên nhân làm cho nhân viên phải chịu áp lực công việc rất lớn do đó cảm thấy rất căng thẳng trong việc của mình. Để
thực hiện được giải pháp này BHXH TP.HCM đòi hỏi phải có sự chỉ đạo và quyết tâm của Ban Lãnh đạo.
Giải pháp thứ hai, lãnh đạo BHXH TP.HCM cần duy trì và tạo ra động lực, tăng sự nhiệt huyết trong công việc cho nhân viên là khả thi vì khi tạo được động lực và nhiệt huyết trong công ty thì kết quả làm việc của nhân viên sẽ được nâng cao từ đó xử lý công việc sẽ tốt hơn góp phần giải quyết được phần nào sự quá tải trong công việc. Điều kiện áp dụng giải pháp này là phải có dự trù những khoản khen thưởng cho nhân viên khi họ thực hiện tốt công việc của mình, đây sẽ là một động lực vô cùng lớn cho họ khi mà hằng ngày họ phải làm việc với khối lượng công việc cực kỳ lớn và chịu nhiều áp lực từ nhiều phía.
3.2.3. Cải thiện môi trường làm việc
3.2.3.1. Cơ sở giải pháp
Theo kết quả phân tích thực trạng thì BHXH TP.HCM có các trang thiết bị giúp nhân viên làm việc hiệu quả như phòng họp đa phương tiện, hệ thống thư viện điện tử hiện đại, máy tính xách tay có thể truy cập mạng nội bộ và làm việc từ xa. Tuy nhiên, văn phòng làm việc chưa tích hợp hệ thống các cửa sổ và giếng trời có diện tích đủ lớn để tạo nên sự lưu thông không khí, điều tiết môi trường làm việc thoải mái, giảm sự căng thẳng. Văn phòng còn chưa tận dụng tối đa điều kiện tự nhiên như ánh sáng mặt trời, không khí, giảm thiểu tối đa việc sử dụng nguồn sáng nhân tạo, máy lạnh chạy bằng điện, giúp tránh các bệnh lý do môi trường đóng kín gây nên. Đồng thời theo kết quả khảo sát thì nhân viên cho biết “cảm thấy không thoải mái khi làm việc trong cơ quan” (GTTB=2.9) và “thời gian làm việc của cơ quan chưa thuận tiện đối với nhân viên” (GTTB=2.6).
3.2.3.2. Nội dung giải pháp
Giải pháp thứ nhất, Ban Lãnh đạo BHXH TP.HCM nên lắng nghe những mong đợi của nhân viên.
Ban lãnh đạo BHXH TP.HCM cần ngồi lại với nhân viên của mình và lắng nghe những mong đợi từ họ. Từ đó lên danh sách những điều mà mọi người muốn định hướng cho văn hóa cơ quan, song song là kế hoạch làm thế nào để đạt được
mục tiêu chung. Đưa ra những điều BHXH TP.HCM cần duy trì và cả những điều nên từ bỏ để có môi trường làm việc hiệu quả và tốt đẹp hơn. Lên danh sách số lượng CBCCVC, nhu cầu thực tế của họ, diện tích mặt bằng tại cơ quan, số phòng ban nội bộ, các nhu cầu như phòng họp, phòng ăn, khu cà phê, hay những khoảng trống mà sau này có thể sáng tạo để làm nên những sự khác biệt.
Giải pháp thứ hai, BHXH TP.HCM nên trang bị các trang thiết bị phục vụ cho công việc.
BHXH TP.HCM nên tiếp tục trang bị đầy đủ các trang thiết bị để nhân viên có thể ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào việc thực hiện công việc tại cơ quan. Điều này giúp cho nhân viên giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, từ đó giảm được một phần lớn khối lượng công việc cho nhân viên.
BHXH TP.HCM phải luôn luôn đảm bảo văn phòng làm việc luôn thoáng mát, sạch sẽ, xây dựng những không gian mở có nhiều ánh sáng mặt trời, tạo ra những khu vực có khuôn viên xanh. Với 8 tiếng làm việc hoặc thậm chí dài hơn, lãnh đạo hãy giúp nhân viên cảm thấy họ được hít thở một bầu không khí trong lành. Mảng xanh có thể là bức tường cây, hay một góc trang trí bằng cây xanh để mọi người có thể vừa nhấm nháp ly cà phê, vừa thư giãn sau những giờ làm việc mệt mỏi. Từ đó, nhân viên của cơ quan cảm thấy thoải mái và có thêm động lực để làm việc từ đó năng suất lao động của nhân viên được nâng cao.
Giải pháp thứ ba, BHXH TP.HCM nên tiếp tục tạo không khí làm việc thân thiện và thoải mái cho nhân viên.
Lãnh đạo của BHXH TP.HCM nên tạo không khí làm việc thân thiện và thoải mái cho nhân viện. Điều này không những làm cho nhân viên giảm được áp lực trong công việc mà còn mang đến cho nhân viên tâm trạng thoải mái để làm việc một cách có hiệu quả.
Lãnh đạo của BHXH TP.HCM nên khuyến khích nhân viên tại cơ quan đoàn kết và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để công việc được thực hiện dễ dàng và cùng nhau hỗ trợ nhau khi có người nào đó nghỉ việc. Điều này có thể thực hiện
được bằng cách tạo ra những "khu chia sẻ". Cảm giác phải ngồi làm việc 8 tiếng hoặc hơn trước máy tính với bao áp lực nặng nề cũng khiến nhân viên đôi khi thấy bó buộc và bị hạn chế. Hãy tạo thêm cơ hội cho nhân viên được dạo quanh cơ quan, gặp gỡ thêm những người mà bình thường họ ít có cơ hội nói chuyện. Hãy tạo ra những khu “chia sẻ” như khu cà phê, góc thư viện hay phòng nghe nhạc để nhân viên có thể tận hưởng và có những cuộc trao đổi, chia sẻ về công việc mà vẫn không cảm thấy nặng nề.
3.2.2.3. Đánh giá tính khả thi
Bảng 3.5: Khảo sát chuyên gia về đánh giá tính khả thi của các giải pháp có tác dụng cải thiện môi trường làm việc
Giải pháp
Mức độ khả thi ST
T 1 2 3 4 5
1 Ban Lãnh đạo BHXH TP.HCM nên lắng nghe những mong
đợi của nhân viên 2 7 1
2 BHXH TP.HCM nên trang bị các trang thiết bị phục vụ cho
công việc 1 4 4 1
3 Tạo không khí làm việc thân thiện và thoải mái cho nhân
viên 3 5 2
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
Bảng 3.6: Kết quả tổng hợp của khảo sát chuyên gia về đánh giá tính khả thi của các giải pháp có tác dụng cải thiện môi trường làm việc
STT Các giải pháp GTTB GTLN GTNN
1
Ban Lãnh đạo BHXH TP.HCM nên lắng nghe
những mong đợi của nhân viên 3,9 5 3
2
BHXH TP.HCM nên trang bị các trang thiết bị
phục vụ cho công việc 2,5 4 1
3
Tạo không khí làm việc thân thiện và thoải mái
cho nhân viên 3,9 5 3
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
Giải pháp thứ nhất, Ban Lãnh đạo BHXH TP.HCM nên lắng nghe những mong đợi của nhân viên là khả thi (GTTB =3,9). Hiện nay, để kịp thời lắng nghe tâm tư tình cảm của cán bộ công nhân viên của BHXH TP.HCM thì cơ quan hàng tuần có sắp xếp thời gian gặp gỡ cá nhân khi cá nhu cầu nhưng có vẻ vẫn chưa nắm
bắt được hết tất cả các nhu cầu và mong đợi của cán bộ công nhân viên. Như vậy, để giải pháp này tăng tính khả thi thì trong thời gian tới cơ quan sẽ mở rộng thêm nhiều kênh trao đổi để Ban Lãnh đạo có cơ hội lắng nghe cán bộ công nhân viên của mình.
Giải pháp thứ hai, BHXH TP.HCM nên trang bị các trang thiết bị phục vụ cho công việc chưa khả thi (GTTB=2,5) vì hiện nay tại BHXH TPHCM đã trang bị nhiều thiết bị hiện đại để hỗ trợ cho cán bộ công nhân viên làm việc và ngân sách mua sắm trang thiết bị cũng có giới hạn. Do đó, Ban Lãnh đạo công ty sẽ rà soát lại để đánh giá hiệu quả của các trang thiết bị công ty đã đầu tư để tìm hiểu xem có phải thực sự là cán bộ nhân viên thiếu các trang thiết bị hiện đại hay là chưa biết sử dụng và khai thác hết các công dụng mà công ty đã đầu tư.
Giải pháp thứ ba, BHXH TP.HCM nên tiếp tục tạo không khí làm việc thân thiện và thoải mái cho nhân viên là khả thi (GTTB=3,9). Hiện nay, Ban Lãnh đạo BHXH TPHCM cũng nhận thấy được cán bộ công nhân của mình làm việc chịu áp lực rất cao và khối lượng công việc nhiều nên Ban Lãnh đạo luôn cố gắng tạo môi trường làm việc thân thiện và thoái mái cho cán bộ công nhân viên bằng cách tạo mối quan hệ thân thiện giữa cấp trên và cấp dưới và giữa các đồng nghiệp với nhau.