2.3.3.1 Một số quy định của nhà nước
Các mặt hàng nhập khẩu nhận làm dịch vụ giao nhận của công ty chiu sự quản lýcủa hệ thống văn bản pháp luật trong nước và những quy tắc, điều lệ quốc tế mà Việt Nam tham gia ký kết như:
Quy tắc thực hành tín dụng chứng từ UCP 600 Luật hải quan 2005 và 2014
Biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất do phòng thương mại phát hành
2.3.3.2 Đặc điểm của hàng hóa ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty
Tùy từng loại mặt hàng về tính chất,, đặc điểm hay nhũng yêu cầu về thủ tục kiểm định đối với mặt hàng thực phẩm mà cơ liên quan đến thời gian hoàn thành các thủ tục hải quan, kiểm tra, kiểm định, giám định hàng hóa để được thông quan
2.3.3.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp
Cơ sở vật chất một trong những nhân tố ảnh hưởng quan trọng và là điều kiện cần và đủ mà mỗi doanh hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu. nó giúp quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, chính xác, thuận tiện và đơn giản hơn rất nhiều.
Đối với bộ phận chứng từ thì liên tục làm việc với chứng từ, sử dụng máy tính để khai báo hải quan cũng như hệ thống mạng để truyền tờ khai cho chi cục hải quan và nhận bộ chứng từ của khách hàng cũng như bộ phận sales và dịch vụ khách hàng luôn cần có những phương tiện thông tin để hỗ trợ trong vấn đề trao đổi thông tin với khách hàng và tìm kiếm khách hàng.
Mọi hoạt động hiện tại của doanh nghiệp đều liên cần có sự hỗ trợ của các thiết bị công nghệ thông tin như máy tính, máy photocopy, máy fax, máy scan….và hệ thống mạng để việc truyền thông tin thuận tiện, dễ dàng. Bên cạnh việc trang bị đầy đủ các thiết bị trên, doanh nghiệp luôn chú ý đến việc theo dõi quá trình các thiết bị trên có hoạt động hiệu quả không để tiến hành sửa chữa khi gặp vấn đề hoặc trang bị hay mua thêm thiết bị mới, đảm bảo quá trình giao nhận hoạt động suôn sẻ, không bị gián đoạn.
2.3.3.4 Nguồn nhân lực
Bên cạnh yếu tố vật chất thì một nhân tố không thể thiếu đó là nhân tố con người, đảm bảo quy trình giao nhận được vận hành đủ, đúng và phù hợp và quan trọng hơn hết là chất lượng của nhân viên, bên cạnh nững kỹ năng chuyên môn cần phải có đối với nhân viên giao nhận, nhân viên chứng từ, nhận viên kế toán, nhân viên sales… luôn cần có sự phối hợp giữa các nhân viên, giữa các phòng ban trong công ty, đảm bảo thực hiện tốt quy trình giao nhận.
Hiện tại doanh nghiệp, luôn khuyến khích nhân viên của mình nâng cao tay nghề, các kỹ năng chuyên môn, ban giám đốc luôn tạo điều kiện để nhân viên được học hỏi, được theo đuổi các khóa học liên quan đến chuyên ngành để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp chuyên môn.
Bên cạnh đó cần có những yếu tố vật chất khác phục vụ để đảm bảo cho sự làm việc hiệu quả của nhân viên
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Công ty TNHH SX – TM – DV Nguyễn Gia Nguyễn từ khi thành lập đến nay, hoạt động chính trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, những kết quả mà doanh nghiệp đạt cũng như những mặt hạn chế, tồn tại trong việc thực hiện quy trình giao nhận là động lực để doanh nghiệp luôn đặt ra cho mình những mục tiêu lớn hơn để ngày càng hoàn thiện hơn nữa quy trình giao nhận hàng hóa xuất nập khẩu tại công ty bằng cách phát huy những điểm mạnh, những thành tựu đạt được và khắc phục những mặt còn tồn tại gây ảnh hưởng đến quy trình giao nhận, từ đó có những định hướng phát triển lâu dài, ổn định và bền vững cho hoạt động giao nhận nói riêng và các hoạt động khác nói chung tại doanh nghiệp.
Trong gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, mà cụ thể là quy trình giao nhận nhập đã được hoàn thiện, tinh gọn hơn cùng với những cải cách về mặt hành chính và thủ tục hải quan của nhà nước cho đến nay. Tiếp cận và cập nhật theo những chính sách đổi mới của nhà nước trong lĩnh vực hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt trong hoạt động giao nhận, đến nay quy trình giao nhận hàng hóa nhâp khẩu tại công ty được tổ chức ngày một chuyên nghiệp hơn với đội ngũ nhận viên được đào tạo kỹ lưỡng, giàu kinh nghiệm, bên cạnh những thành công đạt được đó thì còn có những thiếu sót, tồn tại, những yếu tố gây cản trở việc thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty. Nếu khắc phục được những tồn tại đó, thì quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp sẽ ngày càng hoàn thiện và tốt hơn nữa.
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
NGUYỄN GIA NGUYỄN 3.1 Giải pháp
Giải pháp 1 Về việc kiểm tra và áp mã HS hàng hóa.
Mục tiêu của giải pháp: Áp mã HS hàng hóa chính xác sao cho có lợi cho chủ hàng và doanh nghiệp.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Theo dõi và cập nhật biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất cho từng lợi mặt hàng theo từng năm.
Phân biệt rõ ràng các nhóm danh mục sản phẩm tương tự, gần giống nhau để việc áp mã HS hàng hóa phù hợp nhất.
Dự kiến kết quả mang lại:
Việc áp mã HS hàng hóa chính xác sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu những chi phí không cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian cho việc thực hiện quy trình giao nhận, không mất thời giam cho việc khai lại tờ khai.
Giải pháp 2 Trong việc chuẩn bị, kiểm tra bộ chứng từ và khai báo hải quan
Mục tiêu của giải pháp
Tạo sự đồng bộ, thống nhất, chính xác trong toàn bộ bộ chứng từ, để việc khai tờ khai hải quan chính xác và quá trình giao nhận không bị gián đoạn.
Điều kiện thực hiện
Cẩn thận, ký lưỡng ngay từ khâu nhận bộ chứng từ từ người xuất khẩu. Từ đó có những kiểm tra chi tiết, kỹ càng các thông tin, các mục trong bộ chứng từ về tính xác thực, pháp lý, các thông tin chi tiết trong B/L, CI, Packing List, hợp đồng….có chính xác và phù hợp không, thông tin trên các chứng từ có khớp với nhau không.
Nắm và hiểu rõ các chi tiết trong bộ chứng từ để thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra. Nắm rõ trình tự, thủ tục khai báo hải quan để tránh sai sót, làm gián đoạn quá trình giao nhận.
Nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận cần có những thống nhất,những trao đổi cụ thể về thông tin hàng hóa…để tránh tình trạng nắm bắt thông tin không rõ ràng.
Thường xuyên cập nhật những thông tin, Thông tư, Nghị định mới nhất về sửa đổi, hướng dẫn thực hiện các thủ tục hải quan và các khoản thuế để thực hiện và khai báo cho chính xác.
Kết quả dự kiến đạt được:
Quá trình giao nhận diễn ra thống nhất, nhanh chóng, tránh phát sinh những chi phí do viêc làm lại, sủa đổi các chứng từ gây thiệt hại cho chủ hàng cũng như doanh nghiệp.
Giải pháp 3 Phát triển nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Mục tiêu của giải pháp
Con người là nhân tố quan trọng nhất trong việc vận hành và tổ chức thực hiện quy trình giao nhận và để cho quy trình giao nhận được vận hành tốt thì yêu cầu đầu tiên phải từ phía nguồn nhân lực, trình độ nhân viên, kỹ năng nghề nghiệp cần được chú trọng và quan tâm. Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tay nghề vững sẽ đem lại hiệu quả công việc cao.
Hoàn thiện các kỹ năng về nghiệp vụ thực hiện quy trình giao nhận của nhân viên để nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận.
Đào tạo đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, làm việc hiệu quả, giảm những chi phí không cần thiết, tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả làm việc cao. Từ đó mang lại sự hài lòng cho khách hàng và nâng cao khả năng làm việc của cả một tập thể.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Trong việc kinh doanh, lợi nhuận bao giờ cũng là yếu tố quan trọng hàng đầu của mỗi công ty, sao cho bỏ ra ít vốn nhất nhưng lại thu về nhiều lợi nhuận nhất, và một trong những yếu tố giúp mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp nhất, đó chính là con người. Vì vậy, doanh nghiệp mạnh dạn bỏ ra chi phí ban đầu nhiều hơn để nhắm tới những lợi ích lâu dài trong vấn đề đào tạo nguồn nhân lực về mảng tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu.
Tổ chức các cuộc thi về kỹ năng nghiệp vụ như khai báo hải quan, đăng ký mở tờ khai, các bước để thông quan hàng hóa, thủ tục nhận hàng, thuê phương tiện vận tải chuyên chở hàng về kho, khả năng giải quyết vấn đề
cùng với bảng chấm công, theo dõi và kiểm tra thường xuyên để có những phương pháp đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ cho nhân viên.
Ngay từ khâu tuyển dụng nên nghiêm túc, khách quan để chọn được người
có năng lực, phù hợp với công việc.
Khuyến khích nhân viên trau dồi ngoại ngữ phục vụ cho sự cần thiết của công việc, có chế độ đãi ngộ, lương thưởng tốt để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên.
Doanh nghiệp cần cập nhật và phổ biến các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, giao nhận, những thay đổi trong chính sách nhà nước, các quy tắc hải quan để tuân thủ và thực hiện đúng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí khi làm thủ tục, tránh những sai sót trong khâu khai báo chứng từ, để quy trình giao nhận được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
Tố chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương, pháp luật theo hình thức ngắn hạn, dài hạn để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên.
Dự kiến kết quả đat được
Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, chất lượng toàn thể nhân viên trong công ty được đồng bộ, phát huy thế mạnh của từng cá nhân.
Từ những kỹ năng có được sẽ hỗ trợ tích cực và hỗ trợ cao nhất cho việc thực hiện quy trình giao nhận từ những khâu đầu tiên như nhận và kiểm tra bộ chứng từ cho đến những khâu cuối cùng trong quy trình giao nhận là giao hàng cho người nhập khẩu và quyết toán, trả hồ sơ khách hàng.
Giải pháp 4 Giải pháp về bố trí phương tiện vận tải để chuyên chở hàng hóa sau khi nhận được hàng.
Mục tiêu của giải pháp: Giúp doanh nghiệp chủ động trong việc giao hàng cho chủ hàng và có được giá vận chuyển tốt nhất để có lợi cho chủ hàng và doanh nghiệp.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Có mối quan hệ rông rãi với những hãng vận chuyển hàng hóa.
Nắm rõ giá cả thị trường, lịch trình của các hãng vận chuyển.
Có sự chuẩn bị tốt để thương lượng với giá tốt nhất.
Luôn có những hãng thay thế để đáp ứng trong những trường hợp bất ngờ, phát sinh mới.
Dự kiến kết quả đạt được
Chủ động và tránh tình trạng chậm trễ trong việc giao hàng cho chủ hàng, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp và không ảnh hưởng tới những quy trình giao nhận khác.
Chi phí vận chuyển tối ưu để tiết kiệm chi phí cho chủ hàng cũng như doanh nghiệp.
Giải pháp Phát huy những điểm mạnh, những thành công mà doanh nghiệp đạt được trong quá trình tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
Mục tiêu của giải pháp
Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Từng khâu, từng công đoạn của quy trình giao nhận luôn được đánh giá thường xuyên để thấy được mặt mạnh và mặt hạn chế của quy trình.
Đúc kết kinh nghiệm, luôn nhìn nhận, đánh giá thường xuyên những kết quả đạt được, những thành tựu đáng chú ý từ quá trình thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa.
Phát hiện những điểm mạnh, phát huy và tận dụng chúng một cách triệt để để quy trình giao nhận là hoàn thiện nhất và không ngừng hoàn thiện nó trong suốt quá trình thực hiện quy trình giao nhận.
Dự kiến kết quả đạt được
Từng khâu trong quy trình giao nhận được đánh giá cụ thể về mặt mạnh mặt hạn chế để có định hướng phát huy và phát triển hơn nữa những gì mà doanh nghiệp đang làm tốt để kết quả cuối cùng là một quy trình giao nhận không ngừng được hoàn thiện và cải tiến để tốt hơn nữa, đóng góp tích cực và hiệu quả vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2 Một số kiến nghị
3.2.1 Đối với tổng cục hải quan
Nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan hiện đại hơn nữa, áp dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin trong nghiệp vụ để đơn giản hóa thủ tục hải quan, rút ngắn quy trình giao nhận, giảm bớt thời gian, chi phí khi thực hiện các thủ tục hải quan.
Các hướng dẫn hải quan phải ngày càng rõ ràng, minh bạch, thống nhất, dễ hiểu, công khai tạo điều kiện cho các doanh nghiệp áp dụng dễ dàng và hiệu quả hơn.
Có những biện pháp ngăn chặn kịp thời các tiêu cực khi các doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan.
Thường xuyên tổ chức kiểm tra và đôn đốc cán bộ hải quan thực hiện đúng nghĩa vụ, tránh tiêu cực gây lãng phí vật chất, thời gian cho doanh nghiệp.
3.2.2 Đối với cơ quan thuế
Thủ tục đóng thuế, thu thuế đơn giản nhanh gọn và thông thoáng hơn. Thủ tục hoàn thuế được đơn giản hóa, tạo điều kiện để các doanh nghiệp có thể được hoàn thuế nhanh chóng và thuận tiện.
Có những biện pháp hạn chế sự không minh bạch, rõ ràng tại cơ quan thuế. Chính sách thuế phải đảm bảo được lợi ích của doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu.
3.2.3 Đối với nhà nước
Có những văn bản, chính sách hỗ trợ, thúc đẩy sự phát triển của ngành kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như cả toàn nền kinh tế.
Có những giải pháp phù hợp, thiết thực để ngăn chặn những tiêu cực trong ngành.
Tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ cũng như mang lại nhiều lợi ích, quyền lợi cho doanh nghiệp hơn.
Xây dựng và hoàn thiện khuôn khổ pháp lý và thể chế chính sách đồng thời chuẩn hóa quy trình, nâng cấp cơ cở hạ tầng và chất lượng nguồn nhân lực.
Đảm bảo tính nhất quán, thông thoáng và hợp lý, tiêu chuẩn hóa về điều kiện kinh doanh, thay đổi thói quen buôn bán FOB mua CIF, thống nhất và tiêu chuẩn hóa thủ tục hải quan.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Từ việc tìm hiểu quy trình giao nhận và có được những tiếp xúc thực tế với công việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại văn phòng và cả ở cảng, với những kiến thúc học được từ giảng đường và quá trình thực tập tại công ty, thông qua việc phân tích, đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa, có thể thấy được những cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp đã đang và sẽ đối mặt, những thế mạnh cũng
như những điểm còn hạn chế trong quy trình giao nhận hàng hóa, từ đó có nhũng đề xuất, kiến nghị với mong muốn quy trình giao nhận hàng hóa ở công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa để doanh nghiệp có thể kinh doanh tốt hơn nhờ vào vệc cải cách, điều chỉnh các yếu tố nhỏ nhất.
KẾT LUẬN
Sự vươn lên mạnh mẽ và không ngừng phát triển của hoạt động giao nhận trên toàn thế giới cũng góp phần không nhỏ trong việc tạo nên những điểm lạc quan mới cho nền kinh tế toàn cầu đang trong thời kỳ suy thoái, không những thúc đẩy ngành kinh doanh xuất nhập khẩu phát triển, còn tạo tiền đề cho ngành công nghiệp