2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu của công ty
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự)
2.1.3.2 Nhiệm vụ chức năng của các phòng
Giám đốc: Đại diện cho công ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quna đến hoạt động hằng ngày của công ty, tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh, quyết định bổ nhiệm hay miễn nhiệm các chức năng quản lý trong công ty, chỉ đạo phát triển nguồn nhân lực trong công ty.
Bộ phận sales – phòng kinh doanh: Theo dõi tiến trình nghiệp vụ của các
GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG NHÂN SỰ PHÒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU BỘ PHẬN SALES BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN GIAO NHẬN
phòng ban trong công ty, thực hiện chào giá, tìm kiếm, liên hệ khách hàng, hỗ trợ phòng chứng từ; tham mưu cho lãnh đạo về kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm các phương án cơ hội kinh doanh; thực hiện các hoạt động tiếp thị; chịu trách nhiệm giao dịch, ký kết hợp đồng ngoại thương xuất nhập khẩu của công ty.
Bộ phận chứng từ và giao nhận : Soạn hồ sơ, làm thủ tục hải quan, chịu trách nhiệm thực hiện tốt nghiệp vụ thủ tục xuất nhập khẩu đúng quy định cũng như theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng, thực hiện cung cấp chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa, nghiên cứu, theo dõi những chủ trương, chính sách xuất nhập khẩu, thuế của nhà nước ban hành, hải quan quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công văn để tổ chức triển khai và thực hiện đúng quy định.
Bộ phận kế toán: Theo dõi chi phí phát sinh hằng ngày, làm ủy nhiệm chi để thanh toán tiền hàng cho các công ty trong nước và lệnh chuyển tiền cho công ty nước ngoài, xác định các khoản thuế nộp cho nhà nước, lập báo cáo kinh doanh, tham mưu cho lãnh đạo thực hiện đúng các quy định, thông tư, chuẩn mực kế toán.
Bộ phận hành chính nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân viên, hệ thống, giải quyết thủ tục liên quan đến vấn đề nhân sự, tiền lương (tuyển dụng, hợp đồng lao động, bổ nhiệm,bãi nhiệm, khen thưởng, điều động, kỷ luật…); quản lý công văn, sổ sách hành chính, con dấu và quản lý tài sản, thực hiện công tác lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu.
2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, những thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển khăn và định hướng phát triển
Đã thành lập và đi vào hoạt động gần 10 năm, là một quãng thời gian đủ dài để doanh nghiệp có thể tạo chỗ đứng trên thị trường giao nhận và có những khách hàng lớn cũng như bạn hàng kinh doanh, với phương châm hoạt động uy tín, chất lượng, giá cả cạnh tranh, bên cạnh việc duy trì và phát triển mối quan hệ với những khách hàng lâu năm,doanh nghiệp cũng đã giao dịch với nhiều khách hàng mới, bằng chứng là dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu những năm gần đây luôn tăng, góp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp..
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH SX – TM – DV Nguyễn Gia Nguyễn trong giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2014.
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2012 – 2014 Đơn vị tính: 1000 Đồng
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tổng doanh thu 3,489,643 3,600,157 3,822,130
Tổng chi phí 2,356,363 2,493,574 2,543,076
Thuế TNDN 1,142,283 1,106,583 1,279,054
Lợi nhuận trước thuế 285,570.75 276,645.75 319,763.5
Lợi nhuận sau thuế 856,712.25 829,937.25 959,290.5
( Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh – Phòng Kế toán)
Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn từ năm 2012 – 2014 0 500000 1000000 1500000 2000000 2500000 3000000
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Chi phí Lợi nhuận
Từ những số liệu của bảng trên, ta có thể thấy được tình hình biến động của các chỉ tiêu kinh doanh của công ty trong giai đoạn từ năm 2012 – 2014 qua biểu đổ bên dưới về ba chỉ tiêu chính, đó là doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
Tuy sự biến động về các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua các năm không đáng kể nhưng đều có sự tăng đều qua các năm từ 2012 đến năm 2014.
Từ bảng kết quả hoạt động kinh doanh, ta có bảng chênh lệch các chỉ tiêu kinh doanh, bảng 2.2 như bên dưới.
Bảng 2.2 Bảng chênh lệch các chỉ tiêu trong kết quả kinh doanh
Đơn vị tính: 1000 Đồng
Chỉ tiêu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chênh lệch 2013/2012 Chênh lệch 2014/2013
Tuyệt đối Tương đối (%)
Tuyệt đối Tương đối (%)
Tổng doanh thu 101,514 2.9 254,973 7.08
Tổng chi phí 137,211 5.82 49,502 1.99
Lợi nhuận trước thuế (35,700) (3.13) 172,471 15.6
Lợi nhuận sau thuế (26,775) (3.13) 129,353.25 15.6
(Nguồn: Tổng hợp từ bảng kết quả kinh doanh).
Nhận xét:
Qua bảng số liệu 2.2 và biểu đồ 2.1 cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có biến động từ giai đoạn 2012 – 2014, cụ thể là doanh thu đạt
3,489,643 nghìn đồng trong năm 2012, sau đó tăng lên 3,600,157 nghìn đồng trong năm 2013, sau đó tiếp tục tăng lên 3,822,130 nghìn đồng trong năm 2014. So với năm 2012 thì doanh thu của năm 2013 tăng nhẹ, tăng 101,514 ngìn đồng tương ứng với 2.9 %. Nhưng sau đó, tình hình kinh doanh có vẻ chuyển biến tích cực khi
doanh thu tăng lên 3,822,130 nghìn đồng so với năm 2013 tương ứng tăng 7.08% một tỷ lệ tăng tương đối so với thời kì năm 2013 so với năm 2012.Từ năm 2013, doanh thu chỉ tăng rất ít, mức tăng chỉ đạt 2.9 %, trong giai đoạn nền kinh tế thế giới phải trải qua sự khủng hoảng, việc đạt được một tỉ lệ tăng dù nhỏ, nhưng cũng là sự thành công đáng ghi nhận. Song đến năm 2014, tinh hình kinh tế thế giới có chút khởi sắc, thêm vào đó là những nỗ lực của toàn thể doanh nghiệp giúp công ty không những duy trì được hoạt động kinh doanh mà còn gia tăng doanh thu đáng kể.
Chi phí hoạt động của công ty trong ba năm 2012, 2013, 2014 cũng có sự biến động tương tự như doanh thu, chi phí hoạt động tăng từ năm 2013 so với 2012, cụ thể tăng 137,211 nghìn đồng tương ứng tăng 5.82 % ở năm tiếp theo 2014, chi phí hoạt động tăng 49,502 nghìn đồng so với năm 2013, tương ứng tăng 1.99 %
Về chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp, trong năm 2012, lợi nhuận sau thuế đạt 856,712.25 nghìn đồng và giảm còn 829,937.25 nghìn đồng, tương ứng với giảm 3.13 % trong năm 2013, tăng lên 959,290.5 nghìn đồng vào năm 2014, tương ứng tăng 15.6 % so với năm 2013. Sau thời kỳ tăng chậm doanh thu trong giai đoạn 2012 – 2013 và trong bối cảnh nền kinh tế trì trệ, đối mặt với những khó khăn và tận dụng được những thế mạnh của mình, lợi nhuận sau thuế của công ty đã có sự chuyển biến tích cực, sự tăng lên đáng kể cho thấy những nỗ lực thực sự của tập thể nhân viên trong công ty và ban lãnh đạo trong thời kỳ khó khăn để có những sự vươn lên đáng ghi nhận.
2.1.4.2 Định hướng phát triển
Với thách thức từ việc nền kinh tế thế giới vẫn còn đang trong giai đoạn suy thoái và những cơ hội khi nền kinh tế nước nhà đang trong thời kỳ hội nhập sâu rộng, đẩy mạnh phát triển kinh doanh xuất nhập khẩu, để tận dụng được những cơ hội đó và vượt qua khó khăn, doanh nghiệp đặt ra cho mình những mục tiêu dài hạn, tầm nhìn xa hơn từ những hoạt động, định hướng cụ thể tại doanh nghiệp: Nắm bắt xu hướng phát triển của dịch vụ giao nhận hàng hóa, đầu tư cơ sở hạ tầng để đẩy mạnh hoạt động giao nhận, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ phục vụ khách hàng. Với tầm nhìn trong tương lai, phấn đấu trở thành một doanh nghiệp có thương hiệu trong lĩnh vực giao nhận tại Việt Nam. Bên cạnh đó, bồi dưỡng nghiệp vụ,
ngoại ngữ để tạo điều kiện thực hiện quy trình giao nhận hiệu quả, đem lại sự hài lòng cho khách hàng và nâng cao uy tín doanh nghiệp.
2.2 Phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH SX TM DV Nguyễn Gia Nguyễn.. công ty TNHH SX TM DV Nguyễn Gia Nguyễn..
2.2.1 Tình hình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH – SX – TM – DV Nguyễn Gia Nguyễn. TNHH – SX – TM – DV Nguyễn Gia Nguyễn.
Bảng 2.3 Bảng kim ngạch xuất nhập khẩu trong giai đoạn từ năm 2012 – 2014 Đơn vị tính: USD
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Nhập khẩu 395,610 410,570 503,160
Xuất khẩu 173,240 189,523 203,916
Tổng 568,850 600,093 707,076
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Bảng 2.4 Bảng tổng hợp cơ cấu dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu từ 2012 - 2014 Đơn vị tính: %
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Giao nhận hàng nhập 69.55 68.42 71.16
Giao nhận hàng xuất 30.45 31.58 28.84
Tổng 100 100 100 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
( Nguồn: Phòng Kế toán)
Biểu đồ 2.2 Cơ cấu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Hàng nhập 70% Hàng xuất 30% 2012 Hàng nhập 68% Hàng xuất 32% 2013 Hàng nhập 71% Hàng xuất 29% 2014
Nhận xét
Qua Bảng 2.3 và Biểu đồ 2.2 ta thấy tỷ lệ dịch vụ giao nhận hàng nhập có sự biến động nhẹ trong thời kỳ từ năm 2012 – 2014, tỷ lệ giao nhận hàng nhập giảm nhẹ trong năm 2013 so với năm 2012, cụ thể từ 69.55 % xuống 68.42 %, tức giảm 1.13 %, đến năm 2014, tỷ lệ giao nhận hàng nhập khẩu cũng tăng nhưng không đáng kể so với thời kỳ 2013/2012, tăng từ 68.42 % năm 2013 lên 71.16 % năm 2014, tương ứng tăng 2.74 %. So với tỷ trọng giao nhận hàng xuất khẩu, thì tỷ trọng giao nhận hàng nhập khẩu tại doanh nghiệp có tỷ trọng lớn hơn nhiều, gần như là gấp đôi. Thông thường trình tự giao nhận hàng nhập sẽ trải qua nhiều công đoạn hơn so với dịch vụ giao nhận hàng xuất nên phí giao nhận hàng nhập nhận được sẽ cao hơn phí giao nhận hàng xuất.
Bảng 2.5 Bảng Tổng doanh thu về dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu
Đơn vị tính: 1000 Đồng Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Tỷ lệ % chênh lệch
2013/2012 2014/2013 Tổng DT 2,457,120 2,613,978 3,052,693 6.4 16.8 Hàng FCL 1,788,354 1,963,780 2,376,510 9.8 10.8 Hàng LCL 668,766 650,198 676,183 (2.78) 4.0 (Nguồn: Phòng Kế toán) Nhận xét:
Ta thấy tổng doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu qua các năm đều tăng, tăng cụ thể là 156,867 nghìn đồng từ năm 2012 đến năm 2013, tức tăng 6.4 %, và từ năm 2013 đến năm 2014 tổng doanh thu tăng 438,706 nghìn đồng, tức 16.8 %, so với giai đoạn 2013/2012 thì giai đoạn 2014/2013 có mức tăng đãng kể hơn về mặt doanh thu, gấp hơn 2.5 lần. Trong nguồn doanh thu này thì nguồn doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng nhập FCL chiếm tỷ trọng lớn hơn hàng LCL, và là nguồn doanh thu chính từ dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu của doanh nghiệp, bởi vì phí dịch vụ hàng FCL cao và thủ tục nhanh hơn, tỷ lệ doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng nhập FCL cũng có xu hướng tăng từ năm 2012 – 2014, cụ thể tăng
175,426 nghìn đồng từ năm 2012 đến năm 2013 và mức tăng cao hơn từ năm 2013 đến năm 2014, tăng 412,730 nghìn đồng, tăng từ 9.8 % giai đoạn 2013/2012 lên 10.8 % giai đoạn 2014/2013. Một lý do lý giải việc tỷ lệ giao nhận hàng nhập FCL tăng là do lượng hàng nhập của khách hàng ngày càng lớn. Qua bảng trên, cho thấy những tín hiệu khả quan cho dịch vụ giao nhận hàng nhập FCL là một mảng triển vọng, đóng góp vào doanh thu chính cho dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu tại công ty Nguyễn Gia Nguyễn. Còn đối với hàng LCL thì có mức biến động ngược lại trong thời kỳ 2102 – 2013, sản lượng giao nhận hàng LCL có mức giảm 18,568 nghìn đồng, tương ứng giảm 2.78 %, nhưng sau đó, sản lượng giao nhận hàng LCL đã có mức tăng nhẹ, tăng 25,985 nghìn đồng trong thời kỳ 2013 – 2014, tương ứng tăng 4 %.
2.2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Các bước trong quy trình giao nhận:
Bước 1 Đàm phán và ký kết hợp đồng giao nhận Chuẩn bị
Tìm kiếm khách hàng, tiến hành trao đổi những thông tin cần thiết để biết
KHAI HẢI QUAN CHO LÔ HÀNG NHẬP KHẨU NHẬN VÀ KIỂM TRA BCT ĐÀM PHÁN VÀ KÝ HĐGN ĐĂNG KÝ MỞ TỜ KHAI HẢI QUAN LẤY D/O QUYẾT TOÁN VÀ TRẢ HỒ SƠ TÍNH THUẾ VÀ NỘP THUẾ GIAO HÀNG CHO KHÁCH HÀNG THANH LÝ HẢI QUAN NHẬN VÀ KIÊM TRA HÀNG
khách hàng có những yêu cầu gì, đưa ra cách thức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu và thương lượng các điều khoản về giá cả, thời gian hoàn thành thủ tục nhận hàng và giao hàng cho khác hàng. Hai bên trao đổi những thông tin về lô hàng sắp nhập khẩu; tên hàng, xuất xứ, đặc điểm, ký mã hiệu, là hàng bách hóa hay hàng nguy hiểm, thời gian dự kiến hàng đến, những yêu cầu đối với hàng hóa như giấy kiểm tra chất lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, thực vật…..Cách thức và phương thức liên lạc và trao đổi thông tin, chuyển giao bộ chứng từ sau này giữa hai bên.
Nhận xét
Ưu điểm: Có lượng khách hàng ổn định, quen thuộc và làm việc lâu năm nên quá trình thỏa thuận, ký kết hợp đồng diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian.
Hạn chế: Đối với nhũng khách hàng mới nhận làm dịch vụ giao nhận lần đầu, phía người nhập khẩu chuẩn bị nhũng thông tin không đầy đủ, mất thời gian cho việc bổ sung, chuẩn bị thông tin đầy đủ, chi tiết để việc ký kết hợp đồng diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng.
Bước 2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi hai bên ký kết hợp đồng, tiến hành quy trình giao nhận, bước đầu tiên trong khâu chuẩn bị để nhận hàng là nhận bộ chứng từ có thể được gửi từ dịch vụ chuyển fax nhanh trực tiếp cho doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp phải ra ngân hàng để nhận được bộ chứng từ tùy vào hình thức thanh toán hợp đồng nhập khẩu. Bộ chứng từ bao gồm:
- Hóa đơn thương mại.
- Phiếu đóng gói hàng hóa. - Bảng kê chi tiết.
- Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Bảo hiểm đơn. Giấy chứng nhận bảo hiểm. - Giấy chứng nhận số lượng. - Giấy chứng nhận chất lượng. - Giấy chứng nhận trọng lượng. - Giấy chứng nhận phẩm chất. - Giấy chứng nhận vệ sinh. - Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, thực vật.
Tùy từng loạt mặt hàng, mua bán theo điều kiện thương mại nào và yêu cầu của nhà xuất nhập khẩu mà có đầy đủ tất cả các chứng từ trên hoặc không.
Việc kiểm tra bộ chứng từ nếu thanh toán theo L/C thì đối chiếu chứng từ với các chi tiết trong L/C, xem có phù hợp không, còn khi thanh toán bằng các hình thức thanh toán khác như TTR.TR, D/P… thì đối chiếu các thông tin với hợp đồng và với các chứng từ với nhau.
1. Kiểm tra vận đơn đường biển (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm tra số bản gốc, tên người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo, thông tin cảng bốc, cảng dỡ, thông tin mô tả hàng hóa, số lượng container, điều khoản cước phí, ngày giao hàng, ngày lập B/L, người ký phát vận đơn, các điều kiện đặc biệt khác, kiểm tra vận đơn có hoàn hảo không. Đối chiếu các thông tin trên B/L có phù hợp, có thống nhất với hợp đồng và những chứng tờ khác trong bộ chứng từ.
2. Kiểm tra hóa đơn thương mại
Kiểm tra người lập hóa đơn: ai là người lập hóa đơn, người lập có thể là người thụ hưởng hay người đại diện cho bên bán.
Kiểm tra tên và địa chỉ người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, trọng lượng, số lượng, điều kiện giao hàng và những số liệu khác.
3. Kiểm tra chứng từ bảo hiểm
Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng hay không.
Kiểm tra tên và địa chỉ người được bảo hiểm.