Khi thực hiện một hệ thống KTTN cần cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích nó mang lại. Đây là nguyên tắc các nhà quản lý phải thực hiện.
Hệ thống KTTN ngoài việc ph hợp với mô hình, trình độ quản lý thì nó phải mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Có nghĩa r ng bộ máy kế toán này đảm bảo vừa cung cấp thông tin vừa chi phí tổ chức vận hành nó chiếm tỷ trọng không quá lớn so với các chi phí còn lại, có thể chấp nhận được.
Nếu một doanh nghiệp quá phức tạp, kinh doanh đa ngành nghề với mô hình quản lý đa cấp, việc tổ chức bộ máy kế toán quá đơn sơ thì không thể đánh giá được các bộ phận. Ngược lại nếu doanh nghiệp trong cấu trúc đơn giản, việc tổ chức bộ máy KTTN quá chi tiết thì không đạt hiệu quả và tốn kém chi phí.
3.2 Mục tiêu hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn – Thƣơng mại – Dịch vụ Địa ôc Hoàng Quân
iệc hoàn thiện hệ thống KTTN tại Công ty cổ phần tư vấn – thương mại – dịch vụ địa ốc Hoàng Quân nh m các mục tiêu sau:
- Thiết lập các chỉ tiêu và thước đo cụ thể để đánh giá đúng trách nhiệm của các nhà quản lý trong việc hướng đến mục tiêu chung
- Hoàn thiện hệ thống báo cáo cho bốn trung tâm trách nhiệm nh m cung cấp các thông tin thích hợp giúp cho việc đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý đúng đắn.
- Nâng cao vai trò KTTN trong tổ chức
3.3 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn – Thƣơng mại – Dịch vụ Địa ốc Hoàng Quân
Hệ thống KTTN của Công ty cổ phần tư vấn – thương mại – dịch vụ địa ốc Hoàng Quân vẫn đang vận hành. Nhìn chung, hệ thống KTTN đáp ứng phần lớn nhu cầu của nhà quản trị . Qua đánh giá thực trạng công tác kế toán trách nhiệm tại Công ty cổ phần tư vấn – thương mại – dịch vụ địa ốc Hoàng Quân với những ưu và khuyết điểm đã nêu trong chương 2. Để giải quyết những hạn chế trên tác giả đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện KTTN tại Công ty cổ phần tư vấn – thương mại – dịch vụ địa ốc Hoàng Quân.
Tổ chức các trung tâm trách nhiệm
Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả quản lý tại các trung tâm trách nhiệm
Hoàn thiện về hệ thống báo cáo trách nhiệm tại các trung tâm
Một số giải pháp bổ sung về nguồn lực nhân sự kế toán.
3.3.1 Tổ chức các trung tâm trách nhiệm tại công ty Hoàng Quân
Dựa theo sự phân cấp quản lý và theo cơ cấu tổ chức hiện nay, công ty Hoàng Quân có thể chia thành các trung tâm trách nhiệm sau: Trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư.
a. Trung tâm chi phí: Tổ chức thành 2 trung tâm chi phí đó là trung tâm chi phí tiêu chuẩn và trung tâm chi phí dự toán.
- Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất : Đây là trung tâm chi phí tiêu chuẩn, bao gồm tất cả các chi phí phát sinh chung toàn bộ khối sản xuất (Trung tâm sản xuất phần mềm, trung tâm sản xuất điện thoại…). Giám đốc sản xuất là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với nhóm trung tâm chi phí này. Chi phí phát sinh sẽ chi tiết theo từng sản phẩm, dịch vụ.
- Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh và quản lý: là trung tâm chi phí tùy ý. Người chịu trách nhiệm về trung tâm này là Giám đốc tài chính, giám đốc nhân sự, các trưởng phòng ban .
Mục tiêu: Đảm bảo phi phí có thể kiểm soát được thực tế phát sinh thấp hơn chi phí tiêu chuẩn và chi phí định mức.
các khoản chi phí có thể kiểm soát được phát sinh thực tế tại trung tâm.
b. Trung tâm doanh thu: Người chịu trách nhiệm cao nhất là Giám đốc kinh doanh. Doanh thu bán hàng sẽ bao gồm doanh thu theo v ng miền, chi nhánh.
Trung tâm doanh thu được chia thành 2 cấp:
- Trung tâm doanh thu cấp 1: Do giám đốc vùng chịu trách nhiệm về doanh thu thể kiểm soát được thực tế phát sinh tại vùng mình quản lý như Giám đốc kinh doanh TP.HCM chịu trách nhiệm về doanh thu có thể kiểm soát được thực tế phát sinh tại trung tâm kinh doanh Sài gòn 1, Sài gòn 1, Sài gòn 3
- Trung tâm doanh thu cấp 2: Do các Giám đốc trung tâm kinh doanh và giám đốc Chi nhánh tỉnh chịu trách nhiệm về doanh thu có thể kiểm soát được phát sinh
tại bộ mình quản lý.
Mục tiêu: Đảm bảo mức doanh thu có thể thể kiểm soát được là cao nhất, tỷ lệ mất khách hàng là thấp nhất.
Nhiêm vụ: Theo dõi và lập các báo cáo về doanh thu có thể kiểm soát được, ngày công nợ, so sánh và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến doanh thu có thể kiểm soát được phát sinh thực tế tại trung tâm.
c. Trung tâm lợi nhuận: Bao gồm các công ty con và chi nhánh, tổng giám đốc của công ty con và giám đốc chi nhánh sẽ chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh hay lợi nhuận tạo ra .
Mục tiêu: Đảm bảo tỷ lệ tăng lợi nhuận trên doanh thu có thể kiểm soát được, đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu có thể kiểm soát được nhanh hơn tốc độ tăng của vốn. Nh m mục đích tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Nhiệm vụ: Đánh giá và kiểm soát doanh thu và chi phí có thể soát được để qua đó phân tích chênh lệch lợi nhuận và các nhân tố ảnh hưởng đế lợi nhuận.
d. Trung tâm đầu tƣ: Hội đồng quản trị là cấp cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm mọi mặt về hoạt động của công ty. Người chịu trách nhiệm cao nhất là Chủ tịch hội đồng quản trị.
- Mục tiêu: Ra quyết định về mức vốn đầu tư và sử dụng trong quá trình kinh doanh sao cho có hiệu quả. Đảm bảo tỷ lệ hoàn vốn đầu tư ROI, thu nhập
thặng dư RI, lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu cao.
- Nhiệm vụ: Thực hiện việc đầu tư cho công ty gồm đầu tư máy móc thiệt bị; xây dựng nhà xưởng, văn phòng, chi nhánh; đầu tư nghiên cứu sản phẩm mới; nguồn nhân lực; đầu tư các lĩnh vực nhƣ tài chính, cho thuê văn phòng….
3.3.2 Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả quản lý tại các trung tâm trách nhiệm
Một trong những chức năng quan trọng của KTTN là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị đánh giá trách giá trách nhiệm thông qua kết quả hoạt động của từng trung tâm, bộ phận trong công ty. ì vậy, những chỉ tiêu đo lường kết quả của trung tâm trách nhiệm phải thực hiện điều này.
a. Trung tâm chi phí
Các chỉ tiêu phải cung cấp thông tin nh m đánh giá trách nhiệm quản lý và tình hình sử dụng chi phí tại các bộ phận trên cơ sở đó phải đảm bảo nguyên tắc kiểm soát được của nhà quản lý.
Các thông tin cần có tại trung tâm chi phí:
- Thông tin về tổng chi phí thực tế phát sinh có thể kiểm soát được so với tổng chi phí dự toán gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi chí quản lý doanh nghiệp. Các chi phí phải được báo cáo theo yếu tố chi phí, theo mức độ hoạt động. Nên nhóm các chi phí thành 5 khoản mục lớn gồm chi phí nhân viên, chi phí hành chính, chi phí tiếp thị & quảng cáo, chi phí tài chính, chi phí khác để nhà quản lý cấp cao có cái nhìn tổng quát về tình hình biến động chi phí và tập trung vào nhóm chi phí nào có sự biến động mạnh nhất.
- Để phục vụ cho việc kiểm tra và ra quyết định trong quản lý, chi phí của doanh nghiệp còn được xem xét ở nhiều khía cạnh khác. Nổi bật nhất là việc xem xét trách nhiệm của các cấp quản lý đối với các loại chi phí phát sinh, thêm nữa, các nhà quản lý nên nhìn nhận đúng đắn sự thích đáng của các loại chi phí khác nhau phục vụ cho việc phân tích, so sánh để ra quyết định lựa chọn phương án tối ưu trong các tình huống. Phân loại rõ chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được vì đây là vấn đề quan trọng giúp nhà quản trị hoạch định ngân sách chính xác hơn, tránh bị động về
vốn và tài sản để đảm bảo cho các dòng chi phí. Xem xét chi phí ở khía cạnh kiểm soát có ý nghĩa lớn trong phân tích chi phí và ra các quyết định xử lý, góp phần thực hiện tốt kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp.
- Tính tỷ trọng của từng yếu tố chi phí trong tổng chi phí để biết được trong cơ cấu chi phí khoản mục nào chiếm tỷ trọng cao nhất và thấp nhất, việc này giúp nhà quản trị kiểm soát chi phí tốt hơn
- Phải phân tích được nguyên nhân gây ra sự biến động từng loại chi phí có thể kiểm soát được ở từng bộ phận và đề ra giải pháp khắc phục mới có thể đánh giá được trách nhiệm kiểm soát chi phí của từng bộ phận.
- Ngoài ra công ty Hoàng Quân còn tính thêm chỉ tiêu Tỷ lệ chi phí có thể kiểm soát được trên doanh thu, chỉ tiêu này giúp kiểm soát chi phí trong mối quan hệ với doanh thu.
Tỷ lệ chi phí có thể kiểm soát được trên doanh thu
= Chi phí có thể kiểm soát được Doanh thu
- Ngoài những thước đo tài chính bên trên, tại trung tâm chi phí phải tính thêm thước đo phi tài chính giúp công tác đánh giá thành quả toàn diện hơn.
Bảng 3.1: Trung tâm chi phí
Tên thƣớc đo Tần
suất
Quan điểm Muc tiêu
Thời gian trung bình để giải quyết khiếu nại và nhận được tiền cho các sản phẩm gặp vấn đề đó… Tuần Sự hài lòng của khách hàng Duy trì khách hàng/ giảm thiểu những bình luận tiêu cực trên thị trường
Thời gian xử lý đơn hàng Ngày Tăng lợi nhuận Tỷ lệ sản phẩm hỏng Tháng Tăng lợi nhuận
b.Trung tâm doanh thu
iệc cung cấp thông tin cho nhà quản trị để đánh giá trách nhiệm và kết quả thực hiện về kế hoạch doanh thu trong kỳ của các bộ phận là nhu cầu cần thiết. Đồng thời phân tích các yếu tố chi phối đến doanh thu gồm đơn giá bán và lượng.
Ngoài chỉ tiêu so sánh giữa doanh thu có thể kiểm soát được thực tế phát sinh và doanh thu dự toán đang áp dụng, công ty Hoàng Quân phải đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm thông qua mức độ hoàn thành kế hoạch doanh thu có thể kiểm soát được, mức độ đảm bảo doanh thu có thể kiểm soát được tăng trưởng hàng năm, và đảm bảo tỷ lệ chi phí trên doanh thu có thể kiểm soát được sao cho hợp lý.
Ngoài những thước đo tài chính bên trên, tại trung tâm doanh thu phải tính thêm thước đo phi tài chính giúp công tác đánh giá thành quả được toàn diện.
Bảng 3.2: Bảng trung tâm doanh thu
Tên thƣớc đo Tần suất Quan điểm Mục tiêu
Doanh thu từ các khách hàng lớn trong tuần/ tháng
Tuần
Sự hài lòng của khách hàng
Tăng lợi nhuận
Tỷ lệ phần trăm của những khách hàng chủ chốt (những người tạo ra lợi nhuận nhiều nhất)
Quý Tăng lợi nhuận
Lượng khách hàng trung bình theo thể loại sản phẩm ( khoảng 20% nhóm khách hàng đứng đầu)
Tháng Tăng lợi nhuận
Số lượng/ % khách hàng bị mất
Tuần/ tháng Tăng lợi nhuận
Số lượng khách hàng mới Tháng Tăng thị phần Tỷ lệ ngày giao hàng
đúng hẹn
Tuần Hiệu quả hoạt động
b. Trung tâm lợi nhuận
Đối với nhà quản trị, lợi nhuận là mối quan tâm hàng đầu, do đó các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí phải được cung cấp đầy để nhà quản trị đánh giá trách nhiệm và kết quả thực hiện về kế hoạch lợi nhuận trong kỳ của các bộ phận.
Lợi nhuận được xác định b ng doanh thu trừ chi phí tương ứng, do đó hai yếu tố doanh thu và chi phí sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
ới chi phí ta áp dụng phương pháp phân tích giống như trung tâm chi phí, đối với doanh thu ngoài việc phân tích daonh thu có đạt mức tiêu thụ dự toán hay không và giá bán có thực hiện như dự kiến không? còn phải tính cơ cấu tiêu thụ có giống kế hoạch lập ra không?.
Công ty cổ phần tư vấn – thương mại – dịch vụ địa ốc Hoàng Quân cần thêm chỉ tiêu Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu và tỷ trọng lợi nhuận của từng bộ phận so với tổng lợi nhuận thuộc quyền kiểm soát các nhà quản trị trung tâm. Điều này cho thấy khả năng tạo ra lợi nhuận của từng bộ phận góp phần thu hút nhà đầu tư.
Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu
= Lợi nhuận Doanh thu
Các chỉ tiêu trên cho thấy thông tin về doanh thu, chi phí có thể kiểm soát được thực tế phát sinh so với dự toán, các biến động của lợi nhuận do ảnh hưởng các nhân tố doanh thu, chi phí, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý.
c. Trung tâm đầu tƣ
Đây là trung tâm gắn với bậc quản lý cấp cao đó là Hội đồng quản trị của tổng công ty. Các nhà quản trị ở trung tâm này cần thông tin của trung tâm lợi nhuận, và thông tin về khả năng sinh lợi của tài sản thông qua các chỉ tiêu như: Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư ROI, Lợi nhuận thặng dư RI. Thông qua các chỉ tiêu này, giúp nhà quản trị đánh giá trách nhiệm của trung tâm để từ đó đưa ra các giải pháp nh m cải thiện những chỉ tiêu tối đa hóa lợi nhuận, tối đa hoá lợi ích của cổ đông và hiệu quả sử dụng tài sản.
Nhà quản trị cần các thông tin sau để đánh giá trách nhiệm bộ phận mình
Thông tin về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh trong kỳ có thể kiểm soát được
Thông tin về phân tích các nhân tố ảnh hưởng của doanh thu, chi phí đến lợi nhuận
Thông tin về hiệu quả sử dụng vốn trong kỳ
……
Công ty cổ phần tư vấn – thương mại – dịch vụ địa ốc Hoàng Quân nên áp dụng hai chỉ tiêu để đánh giá thành quả hoạt động và trách nhiệm quản lý tại trung tâm đầu tư. Chỉ tiêu lợi nhuận và vốn đầu tư phài là chỉ tiêu có thể kiểm soát được.
Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ (ROI)
= Lợi nhuận
Vốn đầu tƣ
Lãi thặng dƣ (RI) = Lợi tức của trung tâm đầu tƣ - chi phí sử dụng vốn
Như vậy, Công ty cổ phần tư vấn – thương mại – dịch vụ địa ốc Hoàng Quân cần bổ sung một số chỉ tiêu như đã trình bày ở từng trung tâm bên trên để đánh giá trách nhiệm bộ phận ở từng trung tâm trách nhiệm .
3.3.3 Hoàn thiện hệ thống báo cáo trách nhiệm tại các trung tâm
Hệ thống báo cáo là kết quả cuối c ng của kế toán nó phản ánh toàn bộ tin về tình hình kinh tế tài chính của từng bộ phận, đơn vị hay toàn công ty. Thông qua hệ thống báo cáo KTTN, nhà quản trị có các thông tin hữu ích, ph hợp trong việc đánh giá hiệu quả, trách nhiệm của từng trung tâm trách nhiệm. Tùy vào nhu cầu thông tin của các nhá quản trị từng trung tâm và chức năng nhiệm vụ của từng trung tâm trách nhiệm cũng như đáp ứng tính kịp thời linh hoạt cho nhà quản trị ra quyết định mà hệ thống báo cáo KTTN được xây dựng cho phù hợp.
Qua nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức báo cáo kế toán đánh giá trách nhiệm bộ phận quản lý tại Công ty cổ phần tư vấn – thương mại – dịch vụ địa ốc Hoàng Quân cho thấy công ty đã xây dựng khá đầy đủ các