- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty và tất cả các cổ đông có quyền bỏ điều được tham dự. Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần. Đại hội đồng cổ đông thường niên có quyền thảo luận và thông qua các vấn đề như báo cáo tài chính kiểm toán h ng năm, báo cáo của Ban kiểm soát, báo cáo của Hội đồng quản trị, …Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường có quyền ra các quyết định b ng cách thông qua nghị quyết các vấn đề theo quy định của điều lệ hoạt động công ty.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có toàn quyền Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm
soát nội bộ Ủy ban thường
trực Ủy ban tổ chức cán bộ Hội đồng chiến lược ăn phòng chủ tịch Ban điều hành Phòng ban
nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu ra. Hội đồng quản trị tại Công ty Hoàng Quân có 7 thành viên. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc và người quản lý khác thuộc thẩm quyền của mình. Hội đồng quản trị có quyền quyết định kế hoạch sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hơp đồng lao động với Tổng giám đốc hay bất kỳ người quản lý khác của công ty theo yêu cầu của Tổng giám đốc.
- Tổng giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động h ng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các quyết định, nghị quyết của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật các hoạt động trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Tổng giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông về kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư của công ty, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày, quyết định số lượng lao động, mức lương, trợ cấp, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, tuyển dụng, ký hợp đồng lao động với người lao động…
- Ban kiểm soát: Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và người quản lý khác trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ đuợc giao. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính…
- Khối kinh doanh: Chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược kinh doanh, xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh; xây dựng, phát triển hệ thống phân phối trong thị trường nội địa và nước ngoài nh m đảm bảo các kế hoạch về doanh số, sản lượng, thị phần và lợi nhuận của công ty trong từng thời kỳ.
- Khối tài chính: Chịu trách nhiệm quản lý nguồn vốn tài chính của công ty, thực hiện và đánh giá hiệu quả các hoạt động đầu tư, thực hiện công tác kế toán theo quy định hiện hành. Đồng thời thực hiện phân tích và xử lý các thông tin về nguồn vốn, tài sản, tình hình tài chính và các chỉ tiêu liên quan đến lĩnh vực tài chính, lập các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của các nhà quản lý cấp cao. Tại các công ty thành viên tổ chức bộ máy kế toán riêng, hạch toán độc lập
và gửi các chỉ tiêu về doanh thu , chi phí, lợi nhuận…và một số báo cáo quản trị khác theo quy định tài chính của công ty.
- Khối quản lý chất lƣợng: Chịu trách nhiệm chuẩn hóa quy trình và giám sát việc thực hiện theo các tiêu chuẩn, thủ tục, hướng dẫn kiểm soát chất lượng để quá trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ đạt tiêu chuẩn theo đúng quy định của công ty và Nhà nước.
- Phòng hành chính nhân sự: Thu thập, tổng hợp và phân tích các thông tin về nguồn nhân lực, đào tạo,tuyển dụng, khen thưởng phúc lợi, quản lý cơ sở vật chất, hệ thống thiết bị….trong toàn công ty.
2.2 Hệ thống tài chính tại công ty cổ phần tƣ vấn thƣơng mại – dịch vụ - địa ốc Hoàng Quân
2.2.1 Chức năng
Quản lý tài chính tại công ty cổ phần tƣ vấn thƣơng mại – dịch vụ - địa ốc Hoàng Quân
bao gồm các chức năng cơ bản sau: - Xây dựng chính sách, chế độ tài chính. - Thực hiện các thủ tục kế toán tài chính. - Lập các kế hoạch về tài chính.
- Đảm bảo nguồn vốn, phát hành cổ phiếu, trái phiếu. - Thẩm định và phê duyệt tài chính.
- Kiểm soát tài chính.
- Đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài chính khác. - Lập báo cáo tài chính định kỳ.
2.2.2 Tổ chức nhân sự và phân công trách nhiệm bộ máy quản lý tài chính
- Giám đốc Tài chính Công ty: tổ chức và quản lý các hoạt động tài chính của toàn Công ty.
- Bộ phận Tài chính Công ty: tổ chức triển khai các hoạt động quản lý tài chính theo các chức năng quản lý tài chính.
- Các trường hợp đặc biệt khác với các quy định trên do Tổng Giám đốc công ty quyết định.
2.2.3 Các hoat động cơ bản của Quản lý tài chính
Chính sách chế độ tài chính là tập hợp các quy định, quy chế liên quan đến hoạt động tài chính kế toán của Công ty, quy định cụ thể các hoạt động tài chính, cho từng loại công việc, từng đơn vị, từng bộ phận, từng v ng công tác và từng cấp cán bộ.
Thực hiện các thủ tục kế toán tài chính
Các hoạt động kế toán, tài chính trong toàn Công ty Hoàng Quân phải được thực hiện theo đúng quy định của Pháp luật và chuẩn mực kế toán tài chính.
Lập các kế hoạch tài chính:
Định kỳ hàng năm, các trưởng bộ phận Công ty lập kế hoạch tài chính chi tiết gồm kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, đầu tư tài sản theo từng tháng và kế hoạch tài chính 3 năm tiếp theo và bảo vệ cùng với kế hoạch kinh doanh. Trưởng Ban tài chinh/ Trưởng phòng tài chính công ty tổng hợp kế hoạch tài chính toàn đơn vị và trình lãnh đạo cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Kế hoạch tài chính năm của Công ty phải hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 dương lịch của năm trước.
Đảm bảo nguồn vốn, phát hành cổ phiếu, trái phiếu:
Căn cứ vào kế hoạch tài chính được phê duyệt, Trưởng Ban Tài Chính/Trưởng phòng tài chính công ty tổ chức/tham gia vào các hoạt động tài chính nh m đảm bảo nguồn lực tài chính để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị: vay nợ ngân hàng và các đối tượng khác, phát hành cổ phiếu và phát hành trái phiếu.
Thẩm định và phê duyệt tài chính:
Ban/phòng Tài chính có trách nhiệm hỗ trợ xây dựng phương án tài chính và thẩm định tài chính cho các các đơn vị mới, hướng kinh doanh mới, dự án đầu tư, tham gia việc xem xét đối với các hợp đồng mua/cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng mua bán, sát nhập công ty theo quy định.
Trách nhiệm thẩm định và phê duyệt tài chính được phân cấp theo các quy định ban hành ph hợp với tình hình cụ thể của Công ty trong từng thời kỳ.
Kiểm soát tài chính:
Giám đốc tài chính Công ty có trách nhiệm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ toàn Công ty về Tài chính, nh m đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh được kiểm soát chặt chẽ, minh bạch đồng thời phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh của Công ty, như rủi ro đầu tư, rủi ro bán hàng, rủi ro nhập
hàng, rủi ro mua sắm, rủi ro hoạt động và các rủi ro khác.
Các hoạt động kiểm soát tài chính được tiến hành trứớc, trong và sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo hoạt động của Công ty đúng Pháp luật và tuân thủ các quy định chung, các định mức, kế hoạch, dự toán được phê duyệt của Công ty.
Đầu tƣ, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài chính khác:
Giám đốc tài chính/ Trưởng ban tài chính công ty tổ chức việc thực hiện/ đề xuất/ tham gia hoạt động tài chính sau: đầu tư vào các dự án, đầu tư tài chính - mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động đầu tư tài chính khác. Các hoạt động đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài chính khác phải thực hiện theo các chiến lược/kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Lập báo cáo tài chính định kỳ :
Lập và xem xét Báo cáo nội bộ:
- Hàng tuần, Trưởng Ban Bộ Phận Tài chính/Trưởng phòng tài chính công ty chi lập báo cáo theo dõi kinh doanh tuần và trình bày tại các cuộc họp giao ban của Công ty căn cứ theo nhu cầu quản trị của Công ty.
- Định kỳ hàng tháng, Trưởng Ban Bộ Phận Tài chính/Trưởng phòng tài chính công ty lập báo cáo đánh giá hoạt động kinh doanh gửi Ban điều hành công ty. Các báo đánh giá tình hình kinh doanh của Công ty Hoàng Quân phải được gửi trước ngày thứ Hai của tuần thứ 2 tháng tiếp theo.
- Định kỳ hàng quý, Ban điều hành Công ty lập báo cáo đánh giá hoạt động kinh doanh gửi Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên/Chủ tịch Công ty. Các báo cáo đánh giá này được gửi muộn nhất vào ngày 20 tháng đầu quý sau.
- Định kỳ 6 tháng hoặc theo yêu cầu đột xuất của từng dự án, đơn vị mới hoặc hướng kinh doanh mới, Trưởng Ban Bộ Phận Tài chính/Trưởng phòng tài chính công ty lập báo cáo đánh giá hiệu quả của các dự án đầu tư này và trình Giám đốc Tài chính công ty xem xét.
- Giám đốc Tài chính Công ty Hoàng Quân chịu trách nhiệm tổ chức việc xây dựng hệ thống quy định để tổ chức thực hiện việc lập các báo cáo nội bộ trong toàn Tập đoàn.
xét các báo cáo tài chính của toàn Công ty. Thành phần các buổi xem xét này do Tổng Giám đốc công ty Hoàng Quân quyết định. Giám đốc Tài chính công ty Hoàng Quân, các Tổng Giám đốc công ty thành viên và Trưởng Ban Tài chính Công ty Hoàng Quân là các thành viên bắt buộc của các cuộc họp này.
- Trong trường hợp đột xuất, Trưởng Ban Tài Chính/Trưởng phòng tài chính công ty lập và gửi các báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc Tài chính và Tổng Giám đốc trong thời hạn ấn định hoặc 3 ngày nếu không ấn định về thời gian kể từ khi được yêu cầu.
Lập báo cáo tài chính công bố:
- Định kỳ và đột xuất theo yêu cầu, Kế toán trưởng Công ty lập các báo cáo tài chính và gửi các cơ quan quản lý Nhà nước theo các quy định của Pháp luật Nhà nước, gửi các cổ động và nhà đầu tư được lựa chọn.
- Báo cáo Tài chính năm của Công ty phải được một công ty kiểm toán độc lập n m trong danh sách được Đại Hội Đồng Cổ đông lựa chọn thực hiện kiểm toán.
2.2.4 Phân cấp quản lý tài chính
Hệ thống tài chính, kế toán tại công ty cổ phần Hoàng Quân thiết kế quản lý theo ngành dọc với các đặc điểm sau:
- Các chính sách và quy định được ban hành từ cấp công ty sau đó triển khai (có chỉnh sửa theo đặc th ) đến các đơn vị thành viên.
- Đào tạo theo các nội dung và quy định của tập đoàn.
- Nguồn lực được tập hợp và kiểm soát từ cấp tập đoàn (tiền, tài sản…) - Các kế toán trưởng do Ban Tài Chính công ty quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ và thu nhập của các kế toán trưởng các đơn vị thành viên.
2.2. 5. Hệ thống các quy định tài chính
Hệ thống các quy định tài chính tại Hoàng Quân được phân cấp thành -3 tầng như sau:
Sơ đồ 2.2: Mô tả hệ thống các quy định tài chính tại Hoàng Quân (Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Trong đó:
- Nguyên lý quản trị:
Bao gồm các nguyên tắc để điều hành và kiểm soát doanh nghiệp
- Quy định quản trị:
Cụ thể hóa các nguyên tắc quản trị thành những quy định cụ thể trong từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Thiết lập các nguyên tắc nh m quản lý các hoạt động tài chính kế toán, đảm bảo các nguồn lực tài chính, đảm bảo tính tự chủ và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty
Là căn cứ để xây dựng các hƣớng dẫn chi tiết trong các sổ tay quá trình của Công ty
- Sổ tay quá trình: Bao gồm:
Danh mục: 2 danh mục
Mô tả các quá trình: 14 mô tả quá trình
Quy định:
+ 1- quy chế quản lý công ty con
+ 1- quy định liên quan đến quản lý chi nhánh, PĐD + 1- quy trình xử lý nghiệp vụ Oracle
Miêu tả công việc:12 Miêu tả
Hướng dẫn công việc: 4 hướng dẫn
Biểu mẫu: 39 mẫu biểu
Các mã số, tên, phiên bản và ngày hiệu lực của các văn bản này đƣợc đính kèm từ Phụ lục số 1 đến Phụ lục số 9 của luận văn này.
2.3 Kế toán trách nhiệm tại công ty cổ phần tƣ vấn – thƣơng mại – dịch vụ địa ốc Hoàng Quân
2.3.1 Các trung tâm trách nhiệm quản lý tại công ty cổ phần tƣ vấn – thƣơng mại – dịch vụ địa ốc Hoàng Quân
a. Trung tâm chi phí
Khối hỗ trợ sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ như: Bộ phận kế toán, nhân sự, hệ thống thông tin, chăm sóc khách hàng, quản lý chất lượng… chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc phê duyệt và kiểm soát chi phí phát sinh tại bộ phận mình phụ trách hiện tại trung tâm này được sử dụng để phân loại chi phí theo chức năng và chi tiết theo từng sản phẩm trên cở sở đó phục vụ cho công tác xác định kết quả kinh doanh từng bộ phận.
Để quản lý và kiểm soát chi phí khi hạch toán các khoản chi phí, Công ty Hoàng Quân đã thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết ngay trong quá trình nhập liệu vào hệ thống ORC. Sau đây là quy trình khai báo quá trình nhập liệu:
Hình 2.1: Quy trình khai báo quá trình nhập liệu (Nguồn: Từ phòng kế toán công ty)
- Khai báo mã cty/chi nhánh: Công ty Hoàng Quân quy định 6 ký tự 080100: Cty CP TV – TM –D Địa Ốc Hoàng Quân
080101: Cty CP Đầu tư Địa Ốc Hoàng Quân Cần Thơ 080102: Cty CP TV – TM –D Địa Ốc Hoàng Quân Nha Trang…
- Khai báo phòng ban: Hoàng Quân quy định 5 ký tự 11010: Ban giám đốc
1202: Phòng nhân sự 14001: Phòng kế toán
31031: Trung tâm sản xuất số 1… - Khai báo mã tài khoản:
Hoàng Quân quy định 8 ký tự 64210.01.0: Lương cứng
64278.02.0: Chi phí tổ chức sự kiện
- Khai báo mã nhà cung cấp: Hoàng Quân quy định lấy mã nhà cung cấp là mã số thuế của nhà cung cấp đó, còn đối với cá nhân là số chứng minh nhân dân.
Qua khảo sát mô hình khai báo quá trình nhập liệu cho thấy Hoàng Quân quản lý chi phí khá chặt chẽ, rõ ràng, thuận lợi cho việc kiểm soát chi phí và trích lọc số liệu nhanh chóng.