Tuyển dụng là một trong những công tác quan trọng trong Công ty, nó quyết ựịnh ựến số lượng và chất lượng lao ựộng tại Công ty. Nếu làm tốt hoạt ựộng tuyển dụng ngay từ ựầu thì Công ty sẽ có một ựội ngũ nhân viên hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt ựộng, giảm chi phắ ựào tạo lại.
Bảng 4.7: Số lượng nhân sự tuyển dụng trong Công ty từ 2011-2013
đVT: Lao ựộng Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Tổng số nhân viên 39 37 33 Tổng số lao ựộng tuyển dụng 5 3 2 Trong ựó: Bộ phận kinh doanh 2 0 1 Bộ phận kỹ thuật 3 3 1
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Số lượng lao ựộng giảm qua 3 năm nhưng thực tế năm 2011 Công ty ựã tuyển dụng thêm 5 nhân viên trong ựó có 2 nhân viên kinh doanh và 3 nhân viên kỹ thuật. Năm 2012, chỉ tuyển thêm 3 nhân viên kỹ thuật. Năm 2013 Công ty tuyển thêm 1 nhân viên kinh doanh và 1 nhân viên kỹ thuật. Những nhân viên ựược tuyển mới trong 3 năm qua ựều có trình ựộ cao ựẳng và ựại học. đa phần nhân viên nghĩ việc do lý do cá nhân. Nhân sự sẽ ựược tuyển dụng hằng năm nhằm bổ sung vào vị trắ thiếu do nhân viên cũ thôi việc hoặc bổ sung vào vị trắ mới. Công ty ựang trong quá trình cơ cấu lại ựội ngũ nhân viên, bù ựắp số nhân viên nghĩ việc và nâng cao trình ựộ của nhân viên. Số lượng tuyển dụng trong năm không nhiều nhưng lại ựược Công ty rất quan tâm, vì mục tiêu của Công ty ựặt ra là chất lượng nhân sự chứ không phải chỉ tăng về số lượng.
Quy trình tuyển dụng của Công ty: * Phân tắch công việc
Công tác phân tắch công việc rất quan trọng ựối với hiệu quả của công tác quản trị nhân sự trong bất kỳ Công ty nào. Nhằm dự báo số lượng và chất
lượng nhân sự cần thiết ựể hoàn thành công việc, ựảm bảo phân công nhiệm vụ rõ ràng, giúp người lao ựộng hiểu rõ công việc cần phải thực hiện và trách nhiệm quyền hạn, làm cơ sở ựể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc, ựánh giá hiệu quả sử dụng lao ựộng trong Công ty. Chú trọng giai ựoạn phân tắch công việc hợp lý và rõ ràng sẽ giúp Công ty quản trị nhân sự hiệu quả tạo nền tảng vững chắc cho việc ra quyết ựịnh nhân sự trong tương lai.
Nhiệm vụ phân tắch công việc do các trưởng bộ phận ựảm nhiệm. Trưởng bộ phận thông qua quan sát hàng ngày bằng chuyên môn, kinh nghiệm của mình, ựưa ra những yêu cầu của công việc thuộc bộ phận mình quản lý. Những yêu cầu này ựược sự thông qua của Giám ựốc sẽ ựược phổ biến lại cho nhân viên. đồng thời, trưởng bộ phận sẽ kiểm tra số nhân viên trong phạm vi quản lý tương ứng với nhu cầu công việc và ựề nghị yêu cầu tuyển dụng cho Giám ựốc phê duyệt.
* Tuyển mộ
Sau khi ựược phê duyệt trưởng bộ phận sẽ thực hiện công tác tuyển dụng ựầu tiên bằng cách tìm ứng viên từ nhiều nguồn theo thứ tựưu tiên sau: Nguồn từ trong nội bộ Công ty, xem có nhân viên nào có nhu cầu và khả năng thực hiện công việc cần tuyển dụng không. Thực tế trong những năm qua Công ty ựã có những nhân viên thay ựổi từ vị trắ nhân viên kỹ thuật sang nhân viên kinh doanh và ngược lại. Trường hợp nguồn từ nội bộ Công ty không thể ựáp ứng ựược nhu cầu thì Công ty tiếp tục tìm kiếm ứng viên từ các nguồn bên ngoài như từ người quen biết, giới thiệu từ nhân viên hiện tại và những ứng cử viên nộp hồ sơ dự tuyển lưu lại tại Công ty, trong 3 năm qua ựa số vị trắ tuyển dụng là vị trắ nhân viên kỹ thuật và nhân viên kinh doanh.
* Nhận hồ sơ và ựánh giá sơ bộ
Những hồ sơ tuyển dụng ựược trưởng bộ phận có yêu cầu tuyển dụng nhận và ựánh giá sơ bộ dựa vào sự ựầy ựủ của hồ sơ, trình ựộ ứng viên từ trung cấp trở lên chuyên ngành công nghệ thông tin, quản trị kinh doanh, kế toán tùy vị trắ tuyển dụng, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm. Hồ sơ xin việc ựược ựánh giá lại bởi Giám ựốc Công ty, những hồ sơ ựạt yêu cầu sẽ ựược Công ty tiến hành liên hệ phỏng vấn, những hồ sơ khác sẽ ựược lưu lại tại Công ty.
* Phỏng vấn
Phỏng vấn trực tiếp ứng viên có hồ sơ ựạt yêu cầu với sự có mặt của Giám ựốc và trưởng bộ phận cần tuyển nhân sự. Nội dung phỏng vấn xoay
quanh vị trắ tuyển dụng nhằm xác ựịnh những thông tin ứng viên khai báo trong hồ sơ xin việc, quan sát ngoại hình, thái ựộ của ứng viên.
* Thử việc
Sau phỏng vấn, những ứng viên ựạt yêu cầu sẽ ựược cho thử việc. Nhân viên mới ựược tuyển dụng sẽ phải trải qua ắt nhất một tuần làm việc thực tế tại Công ty. Trong thời gian thử việc, nhân viên ựược hỗ trợ, cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ của Công ty, tạo ựiều kiện cho nhân viên làm quen với công việc.
Khi kết thúc thời gian thử việc nhân viên sẽ ựược ký hợp ựồng chắnh thức với Công ty nếu hoàn thành tốt công việc ựược giao. Kết quả quá trình thử việc sẽ ựược quản lý bộ phận ựánh giá và trình lên Giám ựốc phê duyệt. Người ra quyết ựịnh cuối cùng là Giám ựốc Công ty. Thời gian hợp ựồng lao ựộng ựược ký từ 3 tháng ựến 1 năm.
* Xã hội hóa nhân viên
Hợp ựồng chắnh thức ựược ký giữa nhân viên với Giám ựốc có thời hạn từ 1 ựến 2 năm với mức lương thỏa thuận dựa trên những quy ựịnh của Nhà nước. Nhân viên mới sẽựược bố trắ vào vị trắ tuyển dụng ựã ựược thử việc.
Việc thường xuyên tuyển dụng nhân viên sẽ làm một số công việc trong Công ty bị gián ựoạn, mất thời gian ựểứng viên thắch ứng với công việc mới, vì vậy công tác tuyển dụng, tuyển ựúng người vào ựúng việc và duy trì ựược lòng trung thành của nhân viên là vấn ựề doanh nghiệp nên quan tâm.
Ưu ựiểm:
Việc ưu tiên tuyển dụng từ bên trong Công ty sẽ thúc ựẩy tinh thần làm việc của nhân viên, tạo cơ hội thăng tiến và cơ hội cho nhân viên tìm ựược công việc phù hợp hơn.
Tuyển chọn ứng viên từ người quen và những hồ sơứng viên ựược lưu lại cũng giúp Công ty tiết kiệm ựược thời gian và chi phắ tìm kiếm ứng viên.
Nhược ựiểm:
Công tác phân tắch công việc của Công ty chưa cụ thể và chưa có văn bản rõ ràng, mang tắnh chất ựịnh tắnh, chủ quan của người ựánh giá, gây khó khăn cho việc thực hiện công việc của nhân viên.
Nguồn tuyển dụng ưu tiên xem xét từ những người quen dễ xãy ra tình trạng thiên vị trong Công ty, việc bố trắ công việc rất khó, thậm chắ không phù hợp.
Công ty chưa thực hiện công bố tuyển dụng rộng rãi, chưa tiếp cận với nguồn lao ựộng bên ngoài, chưa chủ ựộng tìm kiếm nguồn nhân viên làm Công ty mất ựi nhiều cơ hội tuyển ựược lao ựộng giỏi.
Do không có bộ phận chuyên trách về nhân sự, nhu cầu nhân sự chỉ dựa vào báo cáo của các bộ phận, Giám ựốc không có thời gian kiểm tra lại nhu cầu thực tế dễ dẫn ựến tình trạng dư thừa lao ựộng trong Công ty.
4.3.2 Tình hình ựào tạo và phát triển nhân sự tại Công ty
* đào tạo nhân sự: Việc trao cho nhân viên những kỹ năng hoặc kiến thức mới không chỉ giúp họ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn mà còn nâng cao mức ựộ thỏa mãn của họ trong công việc và có ựộng lực ựể tự gia tăng hiệu suất làm việc. Nhân viên ựược chỉ bảo ựể làm tốt công việc, họ sẽ có thái ựộ tự tin làm việc một cách ựộc lập và chủựộng hơn, ngược lại họ trở nên chán nản mà rời bỏ Công ty. Các chương trình ựào tạo chủ yếu ựể giải quyết các vướng mắc nhất thời trong Công việc hoặc ựào tạo ựịnh kỳ theo quy ựịnh của Nhà nước. Những hình thức ựào tạo và phát triển nhân sự Công ty ựang áp dụng:
- Cho nhân viên tham gia các khóa ựào tạo về nghiệp vụ kế toán, giúp nhân viên ứng dụng tốt các phần mềm kế toán, các báo cáo tài chắnh, thuế. Chương trình chủ yếu dành cho nhân viên kế toán khi có sự thay ựổi của Nhà nước về các quy ựịnh liên quan ựến hoạt ựộng của Công ty. Chi phắ chi trả cho cho việc ựào tạo nhân viên ngoài Công ty chủ yếu là chi bù ựắp ngày công cho nhân viên trong thời gian học.
- đào tạo về nghiệp vụ ựấu thầu, tạo ựiều kiện cho nhân viên trao dồi kiến thức, nắm bắt các quy trình, quy ựịnh và những văn bản liên quan ựến thầu dự án. Năm 2010, một nhân viên ựược tham gia khóa ựào tạo này, thời gian ựào tạo là 3 tháng. Công ty chịu trách nhiệm chi trả cho nhân viên tham gia các khóa ựào tạo này.
- đối với nhân viên bán hàng và nhân viên kỹ thuật, Công ty áp dụng chủ yếu phương pháp dạy kèm tại chỗ. đưa nhân viên vào làm công việc thực tế và bố trắ những nhân viên có kinh nghiệm hướng dẫn, kèm cặp cho các nhân viên mới.
* Phát triển nhân sự: Từ khi thành lập ựến nay, nhân sự Công ty ựã có nhiều sự thay ựổi, số lượng nhân viên ựược bổ sung theo nhu cầu kinh doanh của Công ty, ựảm bảo quá trình kinh doanh ựược diễn ra liên tục. Nhiều nhân viên tìm ựược công việc thắch hợp với mình tại Công ty. Trang thiết bị ựược
ựầu tư cho nhân viên ngày càng ựược công ty quan tâm hỗ trợựể tạo ựiều kiện làm việc cho nhân viên.
Ưu ựiểm:
đào tạo trong công việc là chủ yếu phù hợp với công việc cần kỹ năng thực hành nhiểu như kỹ thuật ựiện tử, tin học.
Tạo ựiều kiện cho nhân viên giao lưu học hỏi lẫn nhau. Chi phắ ựào tạo thấp.
Nhược ựiểm:
Công ty chưa quan tâm ựến ựào tạo và phát triển nhân viên, chưa có những chương trình ựào tạo cụ thể cho nhân viên. Chưa ựịnh hướng ựể nhân viên thấy ựược tiềm năng phát triển tại Công ty.
Dễ gây buồn tẻ trong công việc, ắt có những tư tưởng mới trong công việc, không linh hoạt với sự thay ựổi của môi trường bên ngoài.
4.3.3 Tình hình lương bổng và ựãi ngộ nhân sự
4.3.3.1 Tiền lương
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, nhân viên có trình ựộ là cần thiết tuy nhiên người có trình ựộ cao không có nghĩa là họ sẽ làm việc tốt, sẽ gắn bó với doanh nghiệp mà còn phụ thuộc vào việc nhân viên có muốn làm việc hay không? Phụ thuộc vào nhu cầu và ựộng lực thúc ựẩy họ làm việc. Tiền lương là một công cụ thường ựược các nhà quản lý sử dụng nhiều nhất ựể tạo ựộng lực làm việc cho nhân viên. đối với người lao ựộng, tiền lương là số tiền họ nhận ựược sau khi hoàn thành công việc ựược giao, ựối với Công ty tiền lương là chi phắ cho hoạt ựộng kinh doanh, là công cụ tạo ựộng lực khuyến khắch người lao ựộng làm việc.
Bảng 4.8: Tổng lương và lương bình quân của nhân viên Công ty qua 3 năm Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 SL % SL % Tổng lương(trự) 1.415 1.475 1.584 60 4,24 109 7,39 Tổng nhân viên (người) 39 37 33 -2 -5,13 -4 -10,81 Lương trung bình
(trự/người/tháng) 3,02 3,32 4,00 0,30 9,87 0,68 20,41
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Tổng lương trên bảng 4.5 là tổng cộng số tiền phải trả cho người lao ựộng qua 3 năm, bao gồm tiền lương theo thời gian, các khoản tiền thưởng, phụ cấp. Trong 3 năm, số lượng nhân viên liên tục giảm, nhưng tổng lương lại
có xu hướng tăng lên chứng tỏ Công ty ngày càng quan tâm ựến nâng cao nhu cầu của nhân viên. Cách tắnh lương tại Công ty còn mang tắnh hành chắnh, mang tắnh thủ tục. Tiền lương phụ thuộc vào quyết ựịnh của Giám ựốc hơn phụ thuộc vào kết quả hoạt ựộng của Công ty.
Mức lương cơ bản ựược xác ựịnh theo thỏa thuận của nhân viên và Giám ựốc dựa trên các quy ựịnh của Nhà nước. Mức lương cơ bản của nhân viên Công ty luôn cao hơn so với mức lương tối thiểu vùng. Chênh lệch giữa hai mức lương có xu hướng tăng qua 3 năm.
Bảng 4.9: Lương tối thiểu vùng và lương cơ bản của Công ty trong 3 năm đVT: đồng Chỉ tiêu Lương tối thiểu vùng Lương cơ bản của Công ty Chênh lệch
(Lương cơ bản - Lương tối thiểu) Năm 2011 1.200.000 1.300.000 100.000 Năm 2012 1.780.000 2.000.000 220.000 Năm 2013 2.100.000 2.500.000 400.000
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Nhân viên Công ty làm việc 8 giờ/ngày, 48 giờ/tuần, nghĩ các ngày lễ theo quy ựịnh của Nhà nước. Công ty ựưa ra các quy ựịnh về thời gian làm việc một cách cụ thể: Buổi sáng làm việc từ 8h00 ựến 12h00, buổi chiều từ 13h00 ựến 17h00. Chủ nhật trụ sở chắnh và cửa hàng trưng bày vẫn mở cửa, những nhân viên làm thêm giờ, thêm ngày sẽ ựược tắnh thêm vào tiền lương với tỷ lệ 150% và 200% ựối với ngày chủ nhật. Công ty giám sát chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên, thời gian làm việc ựầu và cuối ngày ựều ựược ghi lại bằng máy chấm công chỉ tay. Mỗi nhân viên ựược nghỉ có phép 2 ngày trong tháng. Bên cạnh các khoản tiền lương, tiền thưởng hàng tháng, Giám ựốc Công ty còn ựưa ra quy ựịnh về các mức phạt khi nhân viên vi phạm về thời gian làm việc. Mỗi ngày nghỉ không phép bị trừ 200.000 ựồng. Mỗi lần trễ giờ quá 5 phút sẽ trừ 100.000 vào tiền lương. Các khoản tiền phạt sẽ bị trừ vào tổng lương cuối tháng của nhân viên.
Tiền lương của nhân viên là tổng tiền lương cơ bản, tiền phụ cấp và các khoản tiền thưởng sau khi ựã trừ tiền phạt. Trong năm Công ty có tối thiểu 1 lần nâng lương cho nhân viên. Tỷ lệ tăng lương ựược tắnh dựa trên số năm làm việc của nhân viên tại Công ty và khả năng ựóng góp của nhân viên, tùy vào quyết ựịnh của Giám ựốc.
Tùy từng công việc khác nhau mà mức lương trong Công ty cũng khác nhau. Có sự chênh lệch nhiều giữa tiền lương trưởng bộ phận so với lương nhân viên bình thường nên Bảng 4.10 ựược phân theo 4 nhóm công việc:
Bảng 4.10: Tiền lương bình quân của từng vị trắ công việc năm 2011-2013 đVT: Triệu ựồng/tháng Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số tiền % Số tiền % Trưởng bộ phận 4,35 4,90 5,95 0,55 12,64 1.05 21,43 Nhân viên kế toán 2,90 3,20 3,80 0,30 10,34 0,60 18,75 Nhân viên kỹ thuật 2,80 3,05 3,63 0,25 8,93 0,58 19,02