4.2.1 Thực trạng về số lượng nhân sự theo từng bộ phận
Bảng 4.2: Số lượng nhân sự theo bộ phận qua 3 năm 2011-2013
ðVT: Lao ñộng Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lượng % Số lượng % Giám ñốc 1 1 1 0 0,00 0 0,00 Kinh doanh 13 10 8 -3 -23,08 -2 -20,00 Kế toán 3 3 3 0 0,00 0 0,00 Kỹ thuật 23 24 22 1 4,35 -2 -8,33 Tổng 40 38 34 -2 -5,00 -4 -10,53
Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
ðối với bất kỳ tổ chức hoạt ñộng sản suất kinh doanh nào thì vấn ñề nhân lực luôn ñược xem là một trong những vấn ñề quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp ñến kết quả hoạt ñộng kinh doanh của tổ chức. Một công ty muốn phát triển bền vững phải có ñội ngũ lao ñộng hiệu quả, phù hợp với quy mô của công ty. Nhìn vào bảng 4.2 ta thấy mỗi năm tổng số nhân sự trong Công ty ñều có sự thay ñổi và có xu hướng giảm. Sự thay ñổi nhân sự chủ yếu xảy ra ở bộ phận kinh doanh và bộ phận kỹ thuật do 2 bộ phận này chiếm số ñông và
rất nhạy cảm với hoạt ñộng kinh doanh của Công ty. Do hoạt ñộng với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cơ cấu nhân sự trong Công ty không nhiều. Công ty do Giám ñốc chịu trách nhiệm quản lý chính nên về cơ cấu bộ phận Giám ñốc không có thay ñổi qua các năm. Bằng năng lực chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm trong ngành Giám ñốc ñã làm tốt nhiệm vụ của mình khi ñưa Công ty ngày càng phát triển, ñạt mức tăng trưởng cao về doanh thu qua mỗi năm và ñem lại lợi nhuận cho Công ty trong giai ñoạn kinh tế khó khăn như 3 năm qua. Giám ñốc luôn tạo ñiều kiện, môi trường làm việc tốt cho người lao ñộng, phát huy tính sáng tạo và năng lực làm việc cho nhân viên.
Ở các bộ phận chức năng việc phân bổ nhân sựñược thực hiện như sau: Bộ phận kế toán: Gồm 1 kế toán trưởng và 2 kế toán viên. Số lượng kế toán không thay ñổi qua các năm do quy mô và phạm vi kinh doanh của Công ty thay ñổi không nhiều trong 3 năm.
Bộ phận kinh doanh: Gồm 1 trưởng bộ phận kinh doanh và các nhân viên kinh doanh. Là bộ phận chiếm khá ñông nhân viên trong Công ty, năm 2011 số nhân viên tại Công ty nhiều hơn 3 nhân viên so với năm 2012 tương ñương 23,08% do Công ty mở thêm ñịa ñiểm trưng bày tại siêu thị BigC Cần Thơ nên trong năm 2011 ñã tuyển thêm nhân viên phụ trách về bán hàng, giới thiệu sản phẩm ñể ñáp ứng nhu cầu kinh doanh. ðến năm 2013 số lượng nhân viên kinh doanh tại Công ty chỉ còn 8 nhân viên, giảm 2 nhân viên so với nãm 2012. Số lýợng nhân viên kinh doanh có xu hýớng giảm qua các nãm, do trong thời gian giới thiệu ðịa ðiểm trýng bày mới, Công ty cần nhiều nhân viên cho các hoạt ðộng giới thiệu, quảng bá sản phẩm, thýõng hiệu Công ty, chủ yếu là những nhân viên thời vụ nên số lýợng nhân viên này cũng giảm nhanh trong nãm 2012. Mặt khác, do Công ty ngày càng sử dụng nhiều nhân viên kỹ thuật cho các hoạt ðộng tý vấn, giới thiệu sản phẩm, một số nhân viên kỹ thuật ðảm nhiệm luôn công việc bán hàng nên số lýợng nhân viên kinh doanh ngày càng giảm.
Bộ phận kỹ thuật: Gồm 2 trưởng bộ phận và các nhân viên kỹ thuật, do bộ phận này ñược chia ra làm 2 phần là kỹ thuật viên về phần cứng và kỹ thuật viên về phần mềm nên cần 2 trưởng bộ phận ñể quản lý nhân viên. Là bộ phận ñòi hỏi số lượng nhân viên nhiều nhất trong Công ty. Số lượng nhân viên kỹ thuật trong 3 năm phân tích cũng có xu hướng giảm như nhân viên kinh doanh nhưng tỷ lệ giảm thấp hơn. Năm 2012, số lượng nhân viên kỹ thuật là 23 nhân viên hơn 1 nhân viên tương ñương 4,35% so với năm 2011 do nhu cầu kinh doanh năm 2012. Năm 2013 giảm 2 nhân viên so với năm 2012. Hiện nay, Công ty chưa bổ sung vị trí cho bộ phận kho, thực tế một số nhân viên kinh
doanh ñảm nhận luôn công tác quản lý hàng tồn kho, chịu trách nhiệm kiểm tra, nhập xuất hàng hóa.
Số lượng nhân sựở các bộ phận ngày càng ñược Giám ñốc Công ty quan tâm ñể phù hợp với thực tế kinh doanh của Công ty. Mỗi bộ phận ñảm nhiệm những công việc khác nhau và hỗ trợ lẫn nhau. Tuy nhiên, việc xác ñịnh công việc không rõ ràng dễ tạo nên sự bất mãn, không công bằng ñối với nhân viên, gây khó khăn cho việc phân công và ñánh giá kết quả công việc.
4.2.2 Thực trạng nhân sự theo ñộ tuổi
Bảng 4.3: Số lượng nhân sự theo ñộ tuổi qua 3 năm 2011-2013
ðVT: Lao ñộng Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lượng % Số lượng % Dưới 30 tuổi 23 21 18 -2 -8,70 -3 -14,29 Từ 30- 39 tuổi 13 12 11 -1 -7,69 -1 -8,33 Trên 40 tuổi 4 5 5 1 25,00 0 0,00 Tổng 40 38 34 -2 -5,00 -4 -10,53
Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Hình 4.1: Cơ cấu nhân sự theo ñộ tuổi trong Công ty qua 3 năm
ðộ tuổi của người lao ñộng cũng là một nhân tố ñể ñánh giá chất lượng lao ñộng của nguồn nhân lực trong Công ty. ðể hiểu rõ hơn về cơ cấu ñộ tuổi của nhân viên trong Công ty, ta tiến hành phân tích các nhóm nhân viên theo từng nhóm tuổi như sau:
Nhóm dưới 30 tuổi: ða phần là những nhân viên kỹ thuật, nhân viên bán hàng tuổi từ 24 ñến 29 là lực lượng lao ñộng chủ yếu chiếm hơn 50% trên
tổng số nhân viên qua các năm. Những biến ñộng về số lượng nhân sự chủ yếu xảy ra ở nhóm tuổi này làm ảnh hưởng ñến tổng nhân sự trong Công ty. Năm 2012 giảm 2 nhân viên so với năm 2011, năm 2013 tiếp tục giảm 3 nhân viên so với năm 2012, nhân viên tự xin nghĩ việc do ña phần những nhân viên này là những sinh viên mới ra trường, nhân viên trẻ ñang trong giai ñoạn tìm hiểu công việc, kinh nghiệm làm việc chưa nhiều, dễ bị tác ñộng từ môi trường bên ngoài, dễ từ bỏ công việc. Tuy nhiên, Công ty vẫn chú trọng tuyển dụng nhóm nhân viên này vì những ưu ñiểm về sức khỏe, khả năng tiếp thu, sự nhiệt tình, ham học hỏi, năng ñộng trong công việc, trẻ trung dễ tạo ấn tượng tốt với khách hàng. ðể sử dụng nguồn nhân lực này ñòi hỏi Công ty phải có biện pháp khắc phục những khuyết ñiểm một cách hiệu quả, sự khuyến khích về vật chất và tinh thần hợp lý nên ñược Công ty quan tâm giúp phát huy khả năng của nhân viên ở mức cao.
Nhóm tuổi từ 30 ñến 39 tuổi: Chiếm khoảng 32% trong tổng số nhân viên Công ty.Với ưu ñiểm là những nhân viên có kinh nghiệm làm việc, ñã gắn bó với Công ty trong một thời gian dài, có những mối quan hệ rộng, những nhân viên này thường là những nhân viên kinh doanh làm việc hiệu quả nhất và là lực lượng chủ chốt ảnh hưởng nhiều ñến các kết quả hoạt ñộng kinh doanh của Công ty. Với tiêu chí càng làm việc lâu càng ñược khuyến khích, Công ty luôn ñặc biệt tạo những ñiều kiện thuận lợi trong công việc cho những nhân viên này, quan tâm, khuyến khích họ phát huy khả năng của mình. Tuy nhiên, những nhân viên càng lớn tuổi càng thường làm việc theo thói quen, khả năng sáng tạo không cao.
Nhóm nhân viên trên 40 tuổi: Số lượng nhân viên không thay ñổi nhiều trong 3 năm và chiếm tỷ lệ thấp trong Công ty. Những nhân viên này là những nhân viên am hiểu tình hình kinh doanh của Công ty, có nhiều kinh nghiệm, nhiều ñóng góp cho Công ty, là những nhân viên gắn bó với Công ty từ lúc mới thành lập ñến nay và giữ các vị trí quan trọng trong Công ty. Những tiến bộ về khoa học kỹ thuật là một thách thức ñối với nhóm tuổi này. Những nhân viên giữ các vị trí quản lý bên cạnh sử dụng kinh nghiệm, kỹ năng của mình ñể thực hiện tốt nhiệm vụ còn phải luôn học hỏi, áp dụng những kiến thức mới vào thực tiễn ñể quản lý nội bộ và kinh doanh hiệu quả.
Nhìn chung, cơ cấu nhân sự trẻ rất phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của Công ty, tuy nhiên nhân viên giảm nhiều ở nhóm tuổi dưới 30 trong khi các nhóm tuổi khác thay ñổi không nhiều làm cho cơ cấu nhân sự trẻ ngày càng giảm. Công ty cần quan tâm ñến việc bố trí những nhóm người phù hợp với công việc nhằm hạn chế những ñiểm yếu của từng nhóm tuổi, phát huy tối ña khả năng của nhân viên.
4.2.3 Thực trạng nhân sự theo thâm niên
Bảng 4.4: Số lượng nhân sự theo thâm niên qua 3 năm 2011-2013
ðVT: Lao ñộng Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lượng % Số lượng % Dưới 1 năm 9 3 2 -6 -66,67 -1 -33,33 Từ 1- 3 năm 13 14 10 1 7,69 -4 -28,57 Từ 3- 5 năm 10 12 12 2 20,00 0 0,00 Từ 5- 10 năm 6 6 7 0 0,00 1 16,67 Trên 10 năm 2 3 3 1 50,00 0 0,00 Tổng 40 38 34 -2 -5,00 -4 -10,53
Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Hình 4.2: Cơ cấu nhân sự theo thâm niên trong Công ty qua 3 năm Thâm niên là số năm nhân viên làm việc tại Công ty. Những nhân viên trong Công ty có thâm niên trên 10 năm là những nhân viên ñã gắn bó và góp phần không nhỏ vào quá trình phát triển của Công ty từ khi Công ty mới thành lập vào năm 2002. Nhóm nhân viên này chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số nhân viên trong Công ty. Năm 2012 tăng 1 nhân viên so với năm 2011 và không ñổi trong năm 2013.
Nhóm nhân viên có thâm niên từ 5 năm ñến dưới 10 năm chiếm trên 15% trong tổng số nhân viên, không có nhiều biến ñổi về số lượng và có xu hướng tăng chậm, năm 2013 tăng 1 nhân viên so với năm 2012 và năm 2011. Không phải những nhân viên gắn bó với sự khởi nghiệp của Công ty nhưng những nhân viên này cũng ñã làm việc với Công ty một thời gian dài, những
nhân viên này ñã quen với công việc nên có xu hướng làm việc ổn ñịnh và gắn bó tiếp tục với Công ty.
Nhóm nhân viên có thâm niên từ 3 năm ñến dưới 5 năm, năm 2012 tăng cao hơn so với năm 2011 tăng từ 10 nhân viên lên 12 nhân viên. Do nhân viên thâm niên tăng từ 2 năm lên 3 năm và do số lượng nhân viên nghỉ việc ít rơi vào nhóm nhân viên này. Có thời gian gắn bó lâu dài với Công ty sẽ giúp cho nhân viên có cơ hội làm quen với môi trường làm việc và quy luật của công việc. ðể sử dụng tối ña năng lực của nhân viên thì duy trì nhóm nhân viên có thâm niên từ 3 ñến 5 năm là việc cần thiết nhất là ñối với nhân viên kỹ thuật và nhân viên bán hàng.
Nhóm nhân viên có thâm niên từ 1 năm ñến dưới 3 năm chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng số nhân viên và có nhiều thay ñổi qua 3 năm. Năm 2012 tăng 1 nhân viên so với năm 2011, năm 2013 giảm 4 nhân viên so với năm 2012. Nguyên nhân chủ yếu dẫn ñến sự thay ñổi là do nhóm nhân viên này là những nhân viên trẻ, khả năng thay ñổi công việc tương ñối cao. Số lượng nhân viên nghỉ việc trong 3 năm phân tích chủ yếu do nhân viên tự xin nghỉ với nhiều lý do cá nhân, tuy nhiên việc nhân viên nghỉ việc nhiều dễ xảy ra tình trạng nhà quản trị không hiểu rõ ñược nhân viên, phải tìm hiểu và huấn luyện nhân viên lại từñầu mất nhiều thời gian và chi phí. ðể quản lý tốt nhân viên ñỏi hỏi nhà quản trị phải có phương pháp thu hút, giữ chân nhân viên gắn bó với Công ty.
Nhóm nhân viên làm việc dưới 1 năm: Năm 2011 có 9 nhân viên có thâm niên dưới 1 năm tại Công ty, ñến năm 2012 và năm 2013 chỉ có 2 ñến 3 nhân viên. Số nhân viên làm việc dưới 1 năm giảm cho thấy Công ty càng ít tuyển dụng trong năm. Vào những tháng cuối năm 2011, số nhân viên thời vụ chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số nhân viên nên cơ cấu nhóm nhân viên này cao ñột xuất vào năm 2011 chiếm 22,5% trong tổng số nhân viên.
Thông qua sự biến ñộng về số lượng nhân sự và cơ cấu nhân sự theo thâm niên tại Công ty có thể thấy có những nhân viên gắn bó lâu dài với Công ty có sự gắn kết giữa Công ty với những nhân viên lâu năm, Giám ñốc Công ty ñã thực hiện tốt việc giữ chân nhân viên. Số nhân viên có thâm niên dưới 3 năm chiếm tỷ lệ cao trong Công ty một phần do nhu cầu nguồn nhân lực trẻ và số lượng nhân viên thời vụ không ổn ñịnh nên, một phần do nhân viên nghỉ việc nhiều chứng tỏ công tác thu hút nhân sự và giữ chân nhân viên chưa ñược Công ty quan tâm ñồng ñều và có kế hoạch. ðể phù hợp với lĩnh vực kinh doanh thì việc duy trì số nhân viên có thâm niên trên 3 năm là cần thiết ñể tạo sựổn ñịnh trong Công ty.
4.2.4 Thực trạng nhân sự theo trình ñộ
Bảng 4.5: Số lượng nhân sự theo trình ñộ qua 3 năm 2011-2013
ðVT: Lao ñộng Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lượng % Số lượng % ðại học 5 6 7 1 20,00 1 16,67 Cao ñẳng 14 16 18 2 14,29 2 12,50 Trung cấp 12 12 9 0 0,00 -3 -25,00 Phổ thông 9 4 0 -5 -55,56 -4 -100,00 Tổng 40 38 34 -2 -5,00 -4 -10,53
Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Thông qua trình ñộ nhân sự có thể phần nào ñánh giá ñược trình ñộ kinh doanh cũng như khả năng quản lý trong Công ty. Việc duy trì nguồn nhân lực có trình ñộ cao rất cần thiết ñối với doanh nghiệp hiện nay. Qua bảng 4.5 có thể thấy, số lượng lao ñộng trong Công ty có xu hướng giảm qua 3 năm, cùng với ñó trình ñộ của lao ñộng trong 3 năm cũng có nhiều biến ñộng.
Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Hình 4.3: Cơ cấu nhân sự theo trình ñộ trong Công ty qua 3 năm
Trình ñộ nguồn nhân lực trong Công ty ngày càng cao. Số liệu qua 3 năm phân tích cho thấy số lượng nhân viên có trình ñộ phổ thông có xu hướng giảm, tăng số nhân viên trung cấp và cao ñẳng vì ña phần những nhân viên trung cấp và cao ñẳng ñã ñược ñào tạo ñúng chuyên ngành Công ty cần nên