Bảng 4.5: Số lượng nhân sự theo trình ựộ qua 3 năm 2011-2013
đVT: Lao ựộng Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lượng % Số lượng % đại học 5 6 7 1 20,00 1 16,67 Cao ựẳng 14 16 18 2 14,29 2 12,50 Trung cấp 12 12 9 0 0,00 -3 -25,00 Phổ thông 9 4 0 -5 -55,56 -4 -100,00 Tổng 40 38 34 -2 -5,00 -4 -10,53
Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Thông qua trình ựộ nhân sự có thể phần nào ựánh giá ựược trình ựộ kinh doanh cũng như khả năng quản lý trong Công ty. Việc duy trì nguồn nhân lực có trình ựộ cao rất cần thiết ựối với doanh nghiệp hiện nay. Qua bảng 4.5 có thể thấy, số lượng lao ựộng trong Công ty có xu hướng giảm qua 3 năm, cùng với ựó trình ựộ của lao ựộng trong 3 năm cũng có nhiều biến ựộng.
Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Hình 4.3: Cơ cấu nhân sự theo trình ựộ trong Công ty qua 3 năm
Trình ựộ nguồn nhân lực trong Công ty ngày càng cao. Số liệu qua 3 năm phân tắch cho thấy số lượng nhân viên có trình ựộ phổ thông có xu hướng giảm, tăng số nhân viên trung cấp và cao ựẳng vì ựa phần những nhân viên trung cấp và cao ựẳng ựã ựược ựào tạo ựúng chuyên ngành Công ty cần nên không cần ựào tạo lại và những nhân viên này sẽ tiếp thu những kiến thức mới nhanh hơn. Năm 2011, không có sự chênh lệch nhiều ở số nhân viên giữa các trình ựộ, trình ựộ cao ựẳng chiếm tỷ trọng cao nhất là 35,00%, tiếp ựó là trình ựộ trung cấp chiếm 30,00%, ắt nhất là trình ựộ ựại học chiếm 12,50%. Năm
2012, số nhân viên trung cấp và phổ thông giảm do một số nhân viên ựã nâng cao trình ựộ của mình và Công ty ựã tuyển thêm nhân viên mới với trình ựộ cao, trình ựộ nhân viên trong năm tương ựối ựều nhau trong từng vị trắ công việc. Tắnh ựến năm 2013, trong 34 nhân viên có 7 nhân viên có trình ựộ ựại học, 18 nhân viên có trình ựộ cao ựẳng, 9 nhân viên trình ựộ trung cấp và không có nhân viên trình ựộ phổ thông. Nhân viên phổ thông có xu hướng giảm nhiều qua 3 năm so với những nhân viên khác ựa số do những nhân viên này thường là những nhân viên thời vụ, họ nghĩ việc khi hết hợp ựồng ựể tìm công việc khác có mức lương cao hơn. Số nhân viên có trình ựộ cao ựẳng, trung cấp và ựại học chiếm tỷ trọng cao trong tổng số nhân viên. đội ngũ nhân viên của Công ty hầu hết ựã qua ựào tạo và có trình ựộ phù hợp với công việc ựang ựảm trách.
Trong lĩnh vực ựiện tử, tin học, khả năng ngoại ngữ cũng không kém phần quan trọng. Do ựa phần các hãng ựiện tử, sản phẩm công nghệ, các chương trình tiên tiến ựều sử dụng tiếng Anh trong việc giải thắch, ứng dụng trong các phần mềm, có ựược vốn tiếng Anh chuyên ngành cần thiết sẽ giúp nhân viên chủ ựộng cập nhật và tiếp thu kiến thức nhanh hơn. Tuy nhiên, trình ựộ tiếng Anh chuyên ngành của những nhân viên trong Công ty còn hạn chế.
Tìm kiếm nguồn nhân lực có trình ựộ và kiến thức phù hợp với công việc giúp Công ty tiết kiệm chi phắ và thời gian ựể ựào tạo lại. Công ty ựang ngày càng quan tâm ựến việc tuyển nhân sự với trình ựộ chuyên môn cao. Bên cạnh ựó, Công ty luôn khuyến khắch nhân viên tự học hỏi nâng cao kiến thức của mình.
4.2.4 Thực trạng nhân sự theo loại lao ựộng
Bảng 4.6: Số lượng nhân sự theo loại lao ựộng qua 3 năm 2011-2013
đVT: Lao ựộng Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lượng % Số lượng % Lao ựộng trực tiếp 35 33 29 -2 -5,71 -4 -12,12 Lao ựộng gián tiếp 5 5 5 0 0,00 0 0,00 Tổng 40 38 34 -2 -5,00 -4 -10,53
Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Hình 4.4: Cơ cấu nhân sự theo loại lao ựộng trong Công ty qua 3 năm Lao ựộng gián tiếp: Là những nhân viên không trực tiếp tiếp xúc với sản phẩm mà chỉ ựóng góp vào quá trình tạo ra giá trị cho sản phẩm như: Giám ựốc và quản lý các bộ phận.
Lao ựộng trực tiếp: Là những nhân viên trực tiếp tiếp xúc với sản phẩm và trực tiếp phục vụ khách hàng như nhân viên kỹ thuật, nhân viên bán hàng. Nếu tỷ trọng lao ựộng trực tiếp cao hơn tức là nhiều người phục vụ và tạo ra nhiều sản phẩm hơn, ựồng nghĩa với nhiều sản phẩm sẽựược phục vụ hơn.
Lao ựộng gián tiếp chủ yếu là những nhân viên giữ vị trắ quản lý ựã gắn bó với Công ty trong thời gian dài và Công ty chưa có sự thay ựổi về cơ cấu tổ chức nên không có sự biến ựộng trong số lao ựộng gián tiếp. Cơ cấu lao ựộng thay ựổi chủ yếu do sự biến ựộng của số lao ựộng trực tiếp. Năm 2011, tỉ lệ lao ựộng trực tiếp chiếm 87,50% trên tổng lao ựộng, năm 2012 chiếm 86,84%. Năm 2013 chiếm 85,29%. Số lượng lao ựộng trực tiếp ngày càng giảm theo tổng lao ựộng trong Công ty.
Do tắnh chất của công việc hoạt ựộng kinh doanh, Công ty ựòi hỏi phải có số lượng lao ựộng trực tiếp lớn. Việc bố trắ nhân viên theo cơ cấu như trên tương ựối hợp lý với quy mô chung của Công ty.
4.3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
Theo thống kê của Hội Tin học Thành phố Hồ Chắ Minh (HCA), qua khảo sát 80 doanh nghiệp CNTT- truyền thông sử dụng 6.330 nhân lực có 28% số này ựạt yêu cầu ựặt ra của doanh nghiệp, 72% sinh viên ngành CNTT không có kinh nghiệm thực hành, 42% thiếu kỹ năng làm việc nhóm. đặc biệt, số sinh viên không thành thạo ngoại ngữ chiếm ựến 70%. Những bất cập này kéo theo nhiều tốn kém về chi phắ khi có ựến 77,2% doanh nghiệp
buộc phải ựào tạo lại nhân viên trong giai ựoạn ựầu làm việc. Thực trạng trên cho thấy, tình hình nhân sự ựể cung ứng cho lĩnh vực kinh doanh của Công ty ựang có chuyển biến xấu và không ựạt chất lượng. Vì vậy, Công ty cần quan tâm nhiều hơn ựến công tác quản trị nhân sự, tuyển ựúng người ựúng việc, ựào tạo nhân viên khi cần thiết và giữ chân nhân viên giỏi gắn bó với Công ty.
4.3.1 Tình hình tuyển dụng nhân sự tại Công ty
Tuyển dụng là một trong những công tác quan trọng trong Công ty, nó quyết ựịnh ựến số lượng và chất lượng lao ựộng tại Công ty. Nếu làm tốt hoạt ựộng tuyển dụng ngay từ ựầu thì Công ty sẽ có một ựội ngũ nhân viên hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt ựộng, giảm chi phắ ựào tạo lại.
Bảng 4.7: Số lượng nhân sự tuyển dụng trong Công ty từ 2011-2013
đVT: Lao ựộng Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Tổng số nhân viên 39 37 33 Tổng số lao ựộng tuyển dụng 5 3 2 Trong ựó: Bộ phận kinh doanh 2 0 1 Bộ phận kỹ thuật 3 3 1
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Tin học Á Châu, 2013
Số lượng lao ựộng giảm qua 3 năm nhưng thực tế năm 2011 Công ty ựã tuyển dụng thêm 5 nhân viên trong ựó có 2 nhân viên kinh doanh và 3 nhân viên kỹ thuật. Năm 2012, chỉ tuyển thêm 3 nhân viên kỹ thuật. Năm 2013 Công ty tuyển thêm 1 nhân viên kinh doanh và 1 nhân viên kỹ thuật. Những nhân viên ựược tuyển mới trong 3 năm qua ựều có trình ựộ cao ựẳng và ựại học. đa phần nhân viên nghĩ việc do lý do cá nhân. Nhân sự sẽ ựược tuyển dụng hằng năm nhằm bổ sung vào vị trắ thiếu do nhân viên cũ thôi việc hoặc bổ sung vào vị trắ mới. Công ty ựang trong quá trình cơ cấu lại ựội ngũ nhân viên, bù ựắp số nhân viên nghĩ việc và nâng cao trình ựộ của nhân viên. Số lượng tuyển dụng trong năm không nhiều nhưng lại ựược Công ty rất quan tâm, vì mục tiêu của Công ty ựặt ra là chất lượng nhân sự chứ không phải chỉ tăng về số lượng.
Quy trình tuyển dụng của Công ty: * Phân tắch công việc
Công tác phân tắch công việc rất quan trọng ựối với hiệu quả của công tác quản trị nhân sự trong bất kỳ Công ty nào. Nhằm dự báo số lượng và chất
lượng nhân sự cần thiết ựể hoàn thành công việc, ựảm bảo phân công nhiệm vụ rõ ràng, giúp người lao ựộng hiểu rõ công việc cần phải thực hiện và trách nhiệm quyền hạn, làm cơ sở ựể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc, ựánh giá hiệu quả sử dụng lao ựộng trong Công ty. Chú trọng giai ựoạn phân tắch công việc hợp lý và rõ ràng sẽ giúp Công ty quản trị nhân sự hiệu quả tạo nền tảng vững chắc cho việc ra quyết ựịnh nhân sự trong tương lai.
Nhiệm vụ phân tắch công việc do các trưởng bộ phận ựảm nhiệm. Trưởng bộ phận thông qua quan sát hàng ngày bằng chuyên môn, kinh nghiệm của mình, ựưa ra những yêu cầu của công việc thuộc bộ phận mình quản lý. Những yêu cầu này ựược sự thông qua của Giám ựốc sẽ ựược phổ biến lại cho nhân viên. đồng thời, trưởng bộ phận sẽ kiểm tra số nhân viên trong phạm vi quản lý tương ứng với nhu cầu công việc và ựề nghị yêu cầu tuyển dụng cho Giám ựốc phê duyệt.
* Tuyển mộ
Sau khi ựược phê duyệt trưởng bộ phận sẽ thực hiện công tác tuyển dụng ựầu tiên bằng cách tìm ứng viên từ nhiều nguồn theo thứ tựưu tiên sau: Nguồn từ trong nội bộ Công ty, xem có nhân viên nào có nhu cầu và khả năng thực hiện công việc cần tuyển dụng không. Thực tế trong những năm qua Công ty ựã có những nhân viên thay ựổi từ vị trắ nhân viên kỹ thuật sang nhân viên kinh doanh và ngược lại. Trường hợp nguồn từ nội bộ Công ty không thể ựáp ứng ựược nhu cầu thì Công ty tiếp tục tìm kiếm ứng viên từ các nguồn bên ngoài như từ người quen biết, giới thiệu từ nhân viên hiện tại và những ứng cử viên nộp hồ sơ dự tuyển lưu lại tại Công ty, trong 3 năm qua ựa số vị trắ tuyển dụng là vị trắ nhân viên kỹ thuật và nhân viên kinh doanh.
* Nhận hồ sơ và ựánh giá sơ bộ
Những hồ sơ tuyển dụng ựược trưởng bộ phận có yêu cầu tuyển dụng nhận và ựánh giá sơ bộ dựa vào sự ựầy ựủ của hồ sơ, trình ựộ ứng viên từ trung cấp trở lên chuyên ngành công nghệ thông tin, quản trị kinh doanh, kế toán tùy vị trắ tuyển dụng, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm. Hồ sơ xin việc ựược ựánh giá lại bởi Giám ựốc Công ty, những hồ sơ ựạt yêu cầu sẽ ựược Công ty tiến hành liên hệ phỏng vấn, những hồ sơ khác sẽ ựược lưu lại tại Công ty.
* Phỏng vấn
Phỏng vấn trực tiếp ứng viên có hồ sơ ựạt yêu cầu với sự có mặt của Giám ựốc và trưởng bộ phận cần tuyển nhân sự. Nội dung phỏng vấn xoay
quanh vị trắ tuyển dụng nhằm xác ựịnh những thông tin ứng viên khai báo trong hồ sơ xin việc, quan sát ngoại hình, thái ựộ của ứng viên.
* Thử việc
Sau phỏng vấn, những ứng viên ựạt yêu cầu sẽ ựược cho thử việc. Nhân viên mới ựược tuyển dụng sẽ phải trải qua ắt nhất một tuần làm việc thực tế tại Công ty. Trong thời gian thử việc, nhân viên ựược hỗ trợ, cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ của Công ty, tạo ựiều kiện cho nhân viên làm quen với công việc.
Khi kết thúc thời gian thử việc nhân viên sẽ ựược ký hợp ựồng chắnh thức với Công ty nếu hoàn thành tốt công việc ựược giao. Kết quả quá trình thử việc sẽ ựược quản lý bộ phận ựánh giá và trình lên Giám ựốc phê duyệt. Người ra quyết ựịnh cuối cùng là Giám ựốc Công ty. Thời gian hợp ựồng lao ựộng ựược ký từ 3 tháng ựến 1 năm.
* Xã hội hóa nhân viên
Hợp ựồng chắnh thức ựược ký giữa nhân viên với Giám ựốc có thời hạn từ 1 ựến 2 năm với mức lương thỏa thuận dựa trên những quy ựịnh của Nhà nước. Nhân viên mới sẽựược bố trắ vào vị trắ tuyển dụng ựã ựược thử việc.
Việc thường xuyên tuyển dụng nhân viên sẽ làm một số công việc trong Công ty bị gián ựoạn, mất thời gian ựểứng viên thắch ứng với công việc mới, vì vậy công tác tuyển dụng, tuyển ựúng người vào ựúng việc và duy trì ựược lòng trung thành của nhân viên là vấn ựề doanh nghiệp nên quan tâm.
Ưu ựiểm:
Việc ưu tiên tuyển dụng từ bên trong Công ty sẽ thúc ựẩy tinh thần làm việc của nhân viên, tạo cơ hội thăng tiến và cơ hội cho nhân viên tìm ựược công việc phù hợp hơn.
Tuyển chọn ứng viên từ người quen và những hồ sơứng viên ựược lưu lại cũng giúp Công ty tiết kiệm ựược thời gian và chi phắ tìm kiếm ứng viên.
Nhược ựiểm:
Công tác phân tắch công việc của Công ty chưa cụ thể và chưa có văn bản rõ ràng, mang tắnh chất ựịnh tắnh, chủ quan của người ựánh giá, gây khó khăn cho việc thực hiện công việc của nhân viên.
Nguồn tuyển dụng ưu tiên xem xét từ những người quen dễ xãy ra tình trạng thiên vị trong Công ty, việc bố trắ công việc rất khó, thậm chắ không phù hợp.
Công ty chưa thực hiện công bố tuyển dụng rộng rãi, chưa tiếp cận với nguồn lao ựộng bên ngoài, chưa chủ ựộng tìm kiếm nguồn nhân viên làm Công ty mất ựi nhiều cơ hội tuyển ựược lao ựộng giỏi.
Do không có bộ phận chuyên trách về nhân sự, nhu cầu nhân sự chỉ dựa vào báo cáo của các bộ phận, Giám ựốc không có thời gian kiểm tra lại nhu cầu thực tế dễ dẫn ựến tình trạng dư thừa lao ựộng trong Công ty.
4.3.2 Tình hình ựào tạo và phát triển nhân sự tại Công ty
* đào tạo nhân sự: Việc trao cho nhân viên những kỹ năng hoặc kiến thức mới không chỉ giúp họ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn mà còn nâng cao mức ựộ thỏa mãn của họ trong công việc và có ựộng lực ựể tự gia tăng hiệu suất làm việc. Nhân viên ựược chỉ bảo ựể làm tốt công việc, họ sẽ có thái ựộ tự tin làm việc một cách ựộc lập và chủựộng hơn, ngược lại họ trở nên chán nản mà rời bỏ Công ty. Các chương trình ựào tạo chủ yếu ựể giải quyết các vướng mắc nhất thời trong Công việc hoặc ựào tạo ựịnh kỳ theo quy ựịnh của Nhà nước. Những hình thức ựào tạo và phát triển nhân sự Công ty ựang áp dụng:
- Cho nhân viên tham gia các khóa ựào tạo về nghiệp vụ kế toán, giúp