b. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ:
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty:
Sơ đồ 2.1:
SƠ ĐỒ Tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty cæ phÇn XÂY LẮP DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HOÀNG LAI
Chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận chủ yếu:
- Ban Giám đốc Công ty
+ Giám đốc công ty: Là người tổ chức điều hành bộ máy quản lý và chịu
trách nhiệm chính trước Hội đồng quản trị về toàn bộ những nhiệm vụ và quyền hạn
Giám đốc Công ty (Chủ tịch HĐQT) Phó Giám đốc công ty Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng tổ chứchành chính Phó Giám đốc công ty Phòng kế toán tài vụ
đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty. Vì vậy Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty.
Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ công ty Bổ nhiệm, miễn nhiệm, các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Hội đồng quản trị.
+ Các Phó giám đốc:
Là người giúp giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh trong Công ty, đồng thời phụ trách quản lý các công trình chung tu bảo dưỡng, chịu trách nhiệm chính trong một số lĩnh vực được giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả của mình, thay giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty khi giám đốc đi vắng được ủy quyền.
- Các phòng ban:
+ Phòng kế hoạch kỹ thuật:
Tham mưu cho lãnh đạo về công tác thiết kế, tổ chức thi công các hạng mục công trình, làm việc với các kỹ sư tư vấn, lập tiến độ thi công, điều chỉnh tiến độ các mũi thi công sao cho phù hợp với tiến độ thi công của dự án.
Chỉ đạo các đội thi công, đội máy móc thiết bị về công tác kỹ thuật, đảm bảo thi công đúng thiết kế, thường xuyên làm việc với các kỹ sư tư vấn để thống nhất về các giải pháp thi công, được các kỹ sư tư vấn chấp nhận.
Kiểm tra đôn đốc hàng ngày về quy trình thi công đúng thiết kế, đảm bảo chất lượng.
Thực hiện các hợp đồng về lĩnh vực tư vấn thiết kế, giám sát để trao đổi, hợp tác lập dự toán đầu tư xây dựng, khảo sát quy hoạch xây dựng.
Hỗ trợ thi công trong quá trình triển khai dự án thi công của công ty
Cùng phòng Kế toán - tài chính nghiệm thu khối lượng đã thực hiện để thanh toán với chủ đầu tư.
+ Phòng kế toán tài chính:
Tham mưu cho chủ nhiệm dự án về kế hoạch cung cấp đủ vốn cho công trình thi công đúng theo tiến độ trong biện pháp tổ chức thi công, theo dõi thu chi tài chính, cập nhật chứng từ, theo dõi sổ sách thu chi của văn phòng. Cấp phát, cho vay và thanh toán khối lượng hàng tháng với các đội thi công sau khi được chủ công trình ký duyệt. Thực hiện tốt các chế độ chính sách của nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, tiền lương cho văn phòng và các đội. Báo cáo định kỳ quyết toán công trình.
Tham mưu cho giám đốc công ty về tổ chức triển khai thực hiện công tác tài chính kế toán thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế. Kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của Công ty theo quy định của pháp luật.
Tham mưu cho giám đốc về công tác lập dự toán, lập kế hoạch hàng tháng về nhu cầu vốn, vật tư phục vụ thiết kế, thi công, ký kết các hợp đồng liên quan đến dự án, nghiệm thu hàng tháng các khoản khấu trừ, bù giá vật liệu với chủ đầu tư, thanh toán quyết toán với chủ đầu tư khi hoàn thành bàn giao.
Tổ chức chỉ đạo và thực hiện công tác hạch toán kế toán phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế. Đề ra những giải pháp sử dụng đồng vốn có hiệu quả.
Lập báo cáo định kỳ, theo dõi tiến độ về tài chính, đảm bảo thực hiện tiết kiệm và kinh doanh có lãi.
+ Phòng tổ chức hành chính:
Tham mưu cho Giám đốc về việc xây dựng và tổ chức các quy chế, các điều lệ và các hành vi ứng xử trong công ty. Thực hiện công tác quản lý, chỉ dẫn, đôn đốc, kiểm tra đối với tập thể người lao động theo đúng chế độ, chính sách đã đề ra đồng thời thực hiện việc thanh tra, bảo vệ, tối ưu hóa nguồn nhân lực và tạo môi trường làm việc văn minh, ổn định trong công ty.
- Các đơn vị thi công, xây dựng:
Tổ chức quản lý thi công công trình theo hợp đồng công ty ký kết và theo thiết kế được phê duyệt, mua bán vật tư, làm thủ tục thanh quyết toán từng giai đoạn và toàn bộ công trình hoàn thành.
2.2. Tổ chức kế toán tại Công ty: 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán: a) Sơ đồ bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
b) Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
Kế toán trưởng: Là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, được giám
đốc phân công tổ chức quản lý thực hiện công tác tài chính theo quy định của Nhà nước, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ sau:
+ Chỉ đạo công tác thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo dõi đối tượng và nội dung công tác kế toán theo chuẩn mực và theo chế độ.
+ Chỉ đạo công tác kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, kiểm tra việc quản lý các nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật.
+ Chỉ đạo công tác phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của Công ty.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán vật tư và theo dõi công nợ
Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán TSCĐ
+ Chỉ đạo công tác cung cấp, thu thập các số liệu, các thông tin kế toán theo quy định của pháp luật.
+ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán tài chính trong Công ty. Tham gia công tác kiểm tra sửa chữa lớn, các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính và pháp luật.
+ Trực tiếp tổ chức và điều hành bộ máy kế toán của Công ty theo quy định của Luật kế toán.
+ Lập báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc.
- Kế toán Tài sản cố định:
Theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ trong Công ty, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp thích hợp, kiểm tra pháp hiện kịp thời việc tham ô lãng phí TSCĐ.
- Kế toán tổng hợp:
Chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng và Giám đốc kế toán tổng hợp có nhiệm vụ là theo dõi các khoản thanh toán nội bộ về tiền lương, theo dõi chi phí quản lý hành chính, theo dõi kiểm tra chứng từ nộp hàng ngày, lập chứng từ, chứng từ ghi sổ của tháng sau đó làm báo cáo quyết toán.
- Kế toán vật tư và theo dõi công nợ :
Kế toán vật tư và theo dõi công nợ có nhiệm vụ theo dõi nhập - xuất - tồn vật liệu hàng ngày của cán bộ cung ứng vật tư, theo dõi các khoản tạm ứng, theo dõi công nợ của các khách hàng, theo dõi tình hình công nợ của cán bộ công nhân viên để làm căn cứ trả lương cho người lao động.
- Kế toán Ngân hàng:
Kế toán ngân hàng có nhiệm vụ theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng, tiền vay, tiền về, thanh toán các khoản nợ thông qua chuyển khoản, sec,…
- Thủ quỹ:
Quản lý các loại tiền hiện có tại Công ty, thực hiện cập nhật sổ sách hàng ngày, chịu trách nhiệm thu - chi tiền mặt.
c) Các văn bản hiện hành và chế độ tài chính kế toán:
Công ty cổ phần xây lắp dịch vụ và thương mại Hoàng Lai đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và được sửa đổi bổ sung theo thông tư 244/2009TT/BTC ngày 31/12/2009.
Niên độ kế toán: Ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ
Báo cáo tài chính được lập phù hợp với Chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam.
2.2.2. Hình thức sổ kế toán:
Hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán là “Chứng từ ghi sổ”
Sơ đồ 2.3: Hình thức chứng từ ghi sổ:
Chú giải:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
Hàng ngày nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chừng từ gốc đã được kiểm tra lập chứng từ ghi sổ. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi được kiểm tra sẽ được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuồi tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ Cái Sổ chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán Sổ đăng ký
CTGS
Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong sẽ được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầu đủ các chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng khóa sổ tính ra số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên sổ Cái.
Cuối tháng cũng căn cứ vào sổ Cái để lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. Kiểm tra các số liệu trên bảng cân đối kế toán khớp với các số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh khớp với số dư của từng tài khoản tưng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi kiểm tra thấy các số liệu đều khớp thì tiến hành lập bảng cân đối kế toán và lập báo cáo kế toán.