2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Thu thập số liệu thứ cấp tại phịng kế tốn và các phịng ban khác của Cơng ty cổ phần Hồng Minh Nhật như báo cáo tài chính, bảng cân đối kế tốn, các chứng từ kế tốn,…liên quan đến kỳ nghiên cứu của đề tài.
Thu thập số liệu sơ cấp từ các nguồn: phỏng vấn trực tiếp nhân viên kế tốn trên cơ sở đĩ tổng hợp và chọn lọc lại cho phù hợp để phục vụ cho việc nghiên cứu.
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu
2.2.2.1 Phương pháp hạch tốn chi phí sản xuất
Phương pháp hạch tốn chi phí sản xuất là một phương pháp hay hệ thống các phương pháp được sử dụng để tập hợp và phân loại các chi phí sản xuất trong phạm vi giới hạn của đối tượng chi phí. Do vậy, việc xác định phương pháp hạch tốn chi phí sản xuất dựa trên đối tượng hạch tốn chi phí sản xuất.
Nội dung chủ yếu của các phương pháp này là kế tốn mở sổ (thẻ) chi tiết hạch tốn chi phí sản xuất theo từng đối tượng đã xác định, phản ánh các chi phí phát sinh cĩ liên quan đến đối tượng hạch tốn chi phí sản xuất đã xác định, hàng tháng, quý tổng hợp chi phí theo từng đối tượng.
2.2.2.2 Phương pháp so sánh
Theo Phạm Văn Dược (2006, trang 7-8) viết rằng:
Là phương pháp được áp dụng một cách rộng rãi trong phân tích kinh doanh. Lựa chọn tiêu chuẩn phân tích số liệu năm trước hay số liệu kỳ kế hoạch.
Điều kiện so sánh: cùng nội dung phản ánh, cùng phương pháp tính tốn, cùng đơn vị đo lường, cùng khoảng thời gian tương xứng.
Phương pháp so sánh tuyệt đối: là kết quả của phép trừ giữa hai chỉ
tiêu kỳ phân tích và kỳ gốc để thấy được sự biến động về mặt lượng của chi tiêu cần phân tích.
Trong đĩ: y0, y1 : lần lượt là chỉ tiêu kỳ gốc, chỉ tiêu kỳ phân tích. y : phần chênh lệch tăng giảm của các chỉ tiêu kinh tế. Phương pháp này sử dụng để so sánh số liệu kỳ phân tích với số liệu kỳ gốc của các chỉ tiêu xem cĩ biến động khơng và tìm ra nguyên nhân biến động của các chỉ tiêu kinh tế, từ đĩ đề ra biện pháp khắc phục.
Phương pháp so sánh tương đối: là tỷ lệ % của chỉ tiêu kỳ phân tích
so với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hồn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối với chỉ tiêu gốc để nĩi lên tốc độ tăng trưởng.
Cơng thức: y1 - y0
y = x 100% (2.21)
y0
Phương pháp dùng để làm rõ mức độ biến động của các chỉ tiêu kinh tế trong một khoảng thời gian và so sánh tốc độ tăng trưởng của các chỉ tiêu kinh tế qua các năm.
2.2.2.3 Phương pháp thay thế liên hồn
Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp luơn chịu sự tác động ảnh hưởng của các nhân tố. Về mức độ ảnh hưởng cĩ nhân tố ảnh hưởng tăng, nhưng cĩ nhân tố ảnh hưởng giảm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy để phân tích các nhân tố ảnh hưởng ta phải áp dụng những phương pháp tính tốn khác nhau, trong đĩ phương pháp thay thế liên hồn là phương pháp cơ bản.
Là phương pháp xác định ảnh hưởng của các nhân tố bằng cách thay thế
lần lượt và liên tiếp các nhân tố từ giá trị kỳ gốc sang kỳ phân tích để xác định trị số của chỉ tiêu khi nhân tố đĩ thay đổi. Sau đĩ so sánh trị số của chỉ tiêu vừa tính được với trị số của chỉ tiêu khi chưa cĩ biến đổi của nhân tố cần xác định sẽ tính được mức độ ảnh hưởng của nhân tố đĩ.
Theo Phạm Văn Dược (2006, trang 13-14) viết rằng: Cĩ thể cụ thể các nguyên tắc trên thành các bước sau:
Bước 1: Giả sử cĩ 4 nhân tố a, b, c, d đều cĩ quan hệ tích số với chỉ
tiêu Q. Gọi Q1 là chỉ tiêu kỳ phân tích, Q0 là chỉ tiêu kỳ gốc. Mối quan hệ các nhân tố với chỉ tiêu Q được thiết lập như sau:
Kỳ phân tích: Q1 = a1 x b1 x c1 x d1
Do vậy ta cĩ đối tượng phân tích: Q1 – Q0 = Q
Bước 2: Xác định ảnh hưởng của các nhân tố.
Xác định ảnh hưởng của nhân tố a. Thay thế lần 1: Qa = a1 x b0 x c0 x d0
Mức ảnh hưởng của nhân tố a: Qa = Qa - Q0 Xác định ảnh hưởng của nhân tố b.
Thay thế lần 2: Qb = a1 x b1 x c0 x d0
Mức ảnh hưởng của nhân tố a: Qb = Qb - Qa (2.23) Xác định ảnh hưởng của nhân tố c.
Thay thế lần 3: Qc = a1 x b1 x c1 x d0
Mức ảnh hưởng của nhân tố a: Qc = Qc - Qb Xác định ảnh hưởng của nhân tố d.
Thay thế lần 4: Qd = a1 x b1 x c1 x d1
Mức ảnh hưởng của nhân tố a: Qd = Qd - Qc
Bước 3: Tổng hợp các nhân tố ảnh hưởng.
Qa + Qb + Qc + Qd (2.24)
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN HỒNG MINH NHẬT
3.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN HỒNG MINH NHẬT MINH NHẬT
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Tên đơn vị: Cơng ty CP Hồng Minh Nhật. Tên đơn vị: Cơng ty CP Hồng Minh Nhật. Tên giao dịch: HoangMinhNhat Co,stook. Website: hmnfoodco.vn.
Địa chỉ: Thới Khánh – Tân Thanh - Thới Lai - Cần Thơ.
Ngành nghề kinh doanh: chế biến, kinh doanh và xuất khẩu lương thực. Giấy chứng nhận kinh doanh và đăng ký thuế số 1800640265 do Sở kế hoạch và đầu tư TP Cần Thơ cấp lần đầu ngày 28/09/2006, cấp lại và thay đổi lần 4 ngày 29/02/2009. Tổng vốn điều lệ là 27.000.000.000 đồng.
Bảng 3.1: Danh sách cổ đơng sáng lập Số
TT Tên thành viên Địa chỉ Vốn gĩp Tỷ lệ
1 Tạ Thị Quy 77 tổ 3,Khương Thượng, Đống Đa, Hà Nội
8.016.300.000 26,69%
2 Nguyễn Văn Nhựt 64/4 Tân Quy Tây, Sa Đéc, Đồng Tháp
8.016.300.000 26,69% 3 Từ Vinh Tài 173A Trần Phú, P1,
Sa Đéc, Đồng Tháp
6.750.000.000 25% 4 Nguyễn Thành Trung Tập thể kho Cổ Loa,
Đơng Anh, Hà Nội
4.217.000.000 15,62%
Cộng 27.000.000.000 100%
Người đại diện theo pháp luật Giám đốc: Nguyễn Văn Nhựt Phĩ giám đốc: Đỗ Quang Duy Phĩ giám đốc: Nguyễn Thanh Nga
Cơng ty CP Hồng Minh Nhật được thành lập vào ngày 29/09/2006 chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2007. Trải qua gần 7 năm hoạt
động Cơng ty đã tạo cho chính mình một vị trí nhất định trong ngành và một hình ảnh tốt đẹp trong thị trường.
. Là thành viên của Hiệp Hội Lương Thực Việt Nam, cơng ty đang khơng ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và đẩy mạnh xuất khẩu nhằm gĩp phần củng cố vị trí trên thế giới về xuất khẩu gạo.
Các sản phẩm chủ đạo của Cơng ty là: gạo 5% tấm, gạo 10% tấm, gạo 15% tấm , gạo 20% tấm và gạo 25% tấm,…
Sau đây là một số tiêu chuẩn phẩm cấp các loại gạo xuất khẩu của Việt Nam:
Gạo trắng hạt dài Việt Nam 5% tấm cĩ tiêu chuẩn như sau: tấm tối đa 5,0%; độ ẩm tối đa 14%; hạt hỏng tối đa 1,5%; hạt vàng tối đa 0,5%; tạp chất tối đa 0,1%; thĩc tối đa 15 hạt/kg; hạt bạc phấn tối đa 6,0%; hạt non tối đa 0,2%; yêu cầu xay xát kỹ.
Gạo trắng hạt dài Việt Nam 10% tấm phải đạt tiêu chuẩn sau: tấm tối đa 10%; độ ẩm tối đa 14%; hạt hư tối đa 1,25%; hạt vàng tối đa 1,00%; tạp chất tối đa 0,2%; thĩc tối đa 20 hạt/kg; hạt bạc tối đa 7,0%; hạt non tối đa 0,2%; yêu cầu xay xát kỹ.
Gạo trắng hạt dài Việt Nam 15% tấm phải đạt tiêu chuẩn: tấm tối đa 15,0%; độ ẩm tối đa 14%; hạt hư tối đa 1,5%; hạt vàng tối đa 1,25%; tạp chất tối đa 0,2%; thĩc tối đa 25 hạt/kg; hạt bạc phấn tối đa 7,0%; hạt non tối đa 0,3%; yêu cầu xay xát kỹ.
Gạo trắng hạt dài Việt Nam 20% tấm phải đạt tiêu chuẩn: tấm tối đa 20,0%; độ ẩm tối đa 14,5%; hạt hư tối đa 2%; hạt vàng tối đa 1,25%; tạp chất tối đa 0,3%; thĩc tối đa 25 hạt/kg; hạt bạc phấn tối đa 7,0%; hạt non tối đa 0,5%; yêu cầu xay xát kỹ.
Gạo trắng hạt dài Việt Nam 25% tấm phải đạt những tiêu chuẩn phẩm cấp sau: Tấm tối đa 25%; độ ẩm tối đa 14,5%; hạt hư tối đa 2,0%; hạt vàng tối đa 1,5%; tạp chất tối đa 5%; thĩc tối đa 30 hạt/kg; hạt phấn tối đa 8,0%; hạt non tối đa 1,5%; yêu cầu phải được xay xát kỹ.
3.1.1.1 Chức năng
Cơng ty CP Hồng Minh Nhật chuyên chế biến, kinh doanh và xuất khẩu gạo, hoạt động trong khuơn khổ của pháp luật và kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký.
3.1.1.2 Nhiệm vụ của cơng ty
Bảo tồn và sử dụng vốn cĩ hiệu quả.
Thực hiện nghiêm pháp luật về kinh tế, chế độ kế tốn và pháp luật thuế. Thực hiện tốt cơng tác tiền lương, chế độ lao động.
Gĩp phần cho sự phát triển của địa phương, tạo cơng ăn việc làm và đĩng gĩp vào nguồn thu ngân sách nhà nước.
3.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Cơng ty
3.1.2.1 Sơ đồ tổ chức của Cơng ty
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty
3.1.2.2 Chức năng
Hội đồng quản trị: Thực hiện các chức năng quản lý hoạt động của
cơng ty, Hội Đồng Quản Trị cĩ 4 thành viên đĩ là: Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị và 3 quản trị viên (1 thành viên kiêm giám đốc).
Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của cơng ty, chịu trách nhiệm tồn
bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại dịch vụ và thực hiện theo quy chế, chế độ một thủ trưởng cĩ quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý và cơ cấu sản xuất theo nguyên tắc gọn nhẹ, cĩ hiệu quả phù hợp với từng thời kỳ. Phịng tổ chức hành chính Ban giám đốc Ban kiểm sốt Phịng tài chính kế tốn Phịng kinh doanh XNK Phịng kiểm tra CLSP Phịng kỹ thuật Phân xưởng sản xuất Hội Đồng quản trị
Giúp việc cho giám đốc là các phĩ giám đốc bao gồm phĩ giám đốc phụ trách sản xuất và phĩ giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu.
Ban kiểm sốt nội bộ: hoạt động riêng trực thuộc hội đồng quản trị,
cĩ nhiệm vụ kiểm tốn, kiểm sốt hoạt động giúp giám đốc kiểm tra số liệu, sổ sách kế tốn để kịp thời sửa chữa, chấn chỉnh những sai sĩt.
Phịng tài chính kế tốn: Chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc
cơng ty và các cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức hạch tốn, kế tốn về các hoạt động của cơng ty theo đúng pháp luật của nhà nước. Quản lý tồn bộ nguồn vốn, quỹ của cơng ty, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời và cĩ hệ thống diễn biến các nguồn vốn, tổng hợp lên báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh, lập báo cáo thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của cơng ty.
Phịng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc cơng ty về tổ
chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với nhu cầu sản xuất và phát triển của cơng ty, quản lý hổ sơ lý lịch nhân viên tồn cơng ty, giải quyết thủ tục về chế độ tuyển dụng, thơi vệc, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, nghỉ chế độ, tham mưu cho giám đốc quyết định đề bạc và phân cơng cán bộ lãnh đạo và quản lý cơng ty.
Phịng kinh doanh - Xuất nhập khẩu: Cĩ nhiệm vụ thực hiện các
hợp đồng xuất nhập khẩu, giao dịch với khách hàng triển khai các nghiệp vụ xuất khẩu. Cĩ nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng nước ngồi và mở rộng thị trường để xuất khẩu gạo của cơng ty, xuất khẩu các lơ hàng theo hợp đồng đã ký, ký kết các hợp đồng mua gạo của các cơng ty trong nước để sản xuất và phục vụ cho cơng tác xuất khẩu hàng đi các nước.
Phịng kỹ thuật: Cho chức năng quản lý về kỹ thuật, máy mĩc thiết
bị, phương tiện vận tải…Phịng đảm bảo các thiết bị luơn trong tình trạng hoạt động tốt, đề xuất những kế hoạch cải tạo, nâng cấp, thay thế thiết bị đảm bảo cho việc sản xuất khơng bị gián đoạn.
Phịng kiểm sốt (kiểm tra chất lượng sản phẩm): Cĩ chức năng xây
dựng chiến lược sản phẩm của cơng ty, tiếp nhận , phân tích các thơng tin khoa học kinh tế mới nhất, và xây dựng quản lý các quy trình, quy phạm tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng của sản phẩm, quản lý các sáng kiến cải tiến kĩ thuật trong cơng ty.
3.1.3 Tổ chức bộ máy kế tốn
3.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty
3.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ
Kế tốn trưởng: là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc
cơng ty việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế tốn trưởng. Cĩ trách nhiệm tổ chức các hoạt động kinh tế trong Cơng ty một cách thường xuyên nhằm đánh giá đúng đắn tình hình, kết quả kế hoạch kinh doanh của cơng ty. Đảm bảo kết quả hoạt động kinh doanh. Và chấp hành những nhiệm
vụ do ban giám đốc giao phĩ.
Kế tốn thanh tốn: Hướng dẫn khách hàng cũng như các nhân viên
của đơn vị thủ tục cần thiết khi thanh tốn. Kiểm tra tính chính xác, hợp lệ, và đây đủ các hĩa đơn chứng từ trước khi thanh tốn. Ghi chép kế tốn thanh tốn tiền lương, tạm ứng và các khoản thanh tốn cơng nợ. Ghi chéo tổng hợp, chi tiết kế tốn vốn bằng tiền, các loại tiền gửi ngân hàng. Định kì hoặc đột xuất cùng với người cĩ liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
Kế tốn ngân hàng: giao dịch với ngân hàng và theo dõi số liệu theo
yêu cầu thanh tốn. Đối chiếu và cung cấp chứng từ thanh tốn với kế tốn trưởng. Cung cấp số liệu chi tiết hoặc tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quyết tốn. Lưu trữ bảo quản chứng từ kế tốn, bảo mật số liệu kế tốn. Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của cấp trên.
Kế tốn kho: lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hĩa đơn bán
hàng và kê khai thuế đầu vào đầu ra. Hạch tốn doanh thu, giá vốn, cơng nợ. Theo dõi cơng nợ, lập biên bản xác minh cơng nợ theo định kì. Tính giá nhập xuất hàng hĩa, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan. Lập báo cáo nhập xuất tồn và kiểm sốt nhập xuất tồn kho.
Thủ quỹ: Cĩ nhiệm vụ căn cứ vào chứng từ để thu chi, bảo quản tiền
mặt của cơng ty, ghi chép rõ ràng vào sổ quỷ. Cập nhật, đầy đủ, chính xác, kịp Kế tốn trưởng Kế tốn thanh tốn Kế tốn ngân hàng Kế tốn kho Thủ quỹ
thời thu-chi-tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ và báo cáo khi cần cho ban giám đốc, kế tốn trưởng. Cĩ quyền yêu cầu kế tốn đối chiếu kịp thời trên sổ quỹ tiền mặt và sổ kế tốn, cũng như kiểm kê đột xuất khi cần. Khi phát hiện vụ việc cĩ ảnh hưởng thiệt hại đến tiền mặt cĩ quyền báo cáo trực tiếp đến phụ trách cơ sở.
3.1.3.3 Hình thức sổ kế tốn
Hình thức kế tốn của Cơng ty là Chứng Từ Ghi Sổ gồm các sổ sách kế
tốn sau đây:
Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ Cái,Các sổ, Thẻ kế tốn chi tiết
Hình 3.3 Sơ đồ hạch tốn theo hình thức Chứng Từ Ghi Sổ Ghi chú : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
: Quan hệ đối chiếu kiểm tra : Ghi hàng ngày
Sổ Quỹ Sổ, thẻ kế tốn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng Từ Gốc Bảng Cân Đối Số Phát Sinh Chứng Từ Ghi Sổ Bảng Tổng Hợp Chứng Từ Gốc Sổ cái