7. Bố cục của Niên luận
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hoạt động thông tin
tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông đã ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động TT - TV, các thƣ viện điện tử đã lần lƣợt ra đời làm thay đổi “bộ mặt” của các cơ quan TT - TV. Cùng với xu thế tin học hóa đó, năm 2003 với dự án “Đầu tƣ theo chiều sâu cho Trung tâm Thông tin và Thƣ viện”, Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động, giúp cho hiệu quả hoạt động không ngừng đƣợc tăng
lên. Thƣ viện đã sử sử dụng phần mềm Ilib version 4.0 của công ty CMC trong tổ chức hoạt động thông tin.
ILib là Thƣ viện Điện tử Tích hợp dành cho các Trung tâm Thƣ viện lớn tại Việt Nam do CMC nghiên cứu và phát triển. Đây là một hệ thống thƣ viện tích hợp đƣợc thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của các thƣ viện trong nƣớc, từ các thƣ viện công cộng, thƣ viện các trƣờng đại học, thƣ viện chuyên ngành đến các Trung tâm Thông tin trong toàn quốc, đặc biệt là khả năng tích hợp và xử lý tiếng Việt.
ILib 4.0 là phiên bản Thƣ viện Điện tử Tích hợp mới nhất hiện nay của CMCSoft, iLib 4.0 đáp ứng chuẩn nghiệp vụ đảm bảo cho việc tự động hóa công tác nghiệp vụ và liên thông, trao đổi nguồn lực thông tin.
ILib 4.0 tạo cho ngƣời sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin, dù là xuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh… ILib 4.0 luôn đƣợc thƣờng xuyên cập nhật nhằm nắm bắt đƣợc các công nghệ hiện đại và đáp ứng nhu cầu đổi mới của các Trung tâm Thông tin. ILib 4.0 tƣơng thích với cả Internet, Extranet và Intranet.
Ilib có 9 module cơ bản:
+ Module tra cứu trực tuyến OPAC + Module bổ sung
+ Module quản lý ấn phẩm định kỳ + Module biên mục
+ Module quản lý kho
+ Module lƣu thông (mƣợn trả, quản lý bạn đọc) + Module mƣợn liên thƣ viện
+ Module xuất nhập dữ liệu + Module quản trị hệ thống
Hiện tại, Thƣ viện chỉ khai thác và sử dụng một số module nhƣ: module bổ sung, biên mục, lƣu thông trong tổ chức hoạt động thông tin phục vụ NDT.
* Module bổ sung: Thực hiện đặt và nhận tài liệu và theo dõi quá trình
đặt và nhận tài liệu. Phát hiện trùng và xử lý trùng trong bổ sung. Tự động quản lý chi tiêu của các quỹ bổ sung. Đăng ký cá biệt tài liệu và phân bổ về các phòng, ban trong hệ thống. Lập các loại báo cáo thống kê hỗ trợ cho quá trình quản lý và ra quyết định. Đảm bảo liên thông tới toàn bộ các phân hệ khác trong hệ thống. Quản lý danh sách các nhà cung cấp: địa chỉ, số tài khoản, ngân hàng thanh toán, chủ tài khoản, số điện thoại, e-mail, ngƣời liên hệ. Lập hồ sơ các nhà cung cấp. Quản lý đặc thù cho từng nguồn bổ sung: mua, trao đổi, lƣu chiểu. Tra cứu thông tin bổ sung theo các tiêu chí lựa chọn và tạo ra các báo cáo nhƣ: in đơn đặt và đơn nhận, in thƣ khiếu nại, báo cáo phân bổ kho, thống kê sách theo môn loại đƣợc bổ sung, danh mục sách mới bổ sung, các báo cáo trao đổi. Từ các kết quả tra cứu, cán bộ bổ sung có thể in ra các báo cáo: Đơn đặt, đơn nhận, Thƣ khiếu nại, Danh mục đặt sách, Danh mục sách mới bổ sung, Sổ đăng ký cá biệt, Sổ đăng ký tổng quát, Số sách nhận về đã đăng ký cá biệt, Nhãn phân loại và nhiều báo cáo khác
Với việc ứng dụng triệt để phân hệ này giúp cho công tác bổ sung, phát triển nguồn tin của Thƣ viện đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
* Module biên mục: Phân hệ này hỗ trợ cán bộ biên mục thực hiện xây
dựng CSDL với chất lƣợng cao, đúng chuẩn và các quy tắc nghiệp vụ thƣ viện một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Biên mục mọi loại tài liệu theo MARC21.
- Biên mục đa ngôn ngữ dựa trên Unicode TCVN 6909 - Hỗ trợ nhập liệu: trợ giúp và kiểm tra.
- Đáp ứng các tiêu chuẩn mô tả biên mục ISBD, AACR2, TCVN7434 - 89
- Hỗ trợ kiểm soát các từ chuẩn ( Từ khóa không kiểm soát) - Kiểm soát nhất quán theo MARC21
- Xuất nhập dữ liệu với CDS/ISIS, MACR 21, UNIMACR
- In các sản phẩm thƣ mục.
- Các từ điển danh mục MARC21: ngôn ngữ, mã nƣớc, địa lý,…
- Danh mục nhãn trƣờng MARC 21: Hỗ trợ đầy đủ danh mục nhãn trƣờng MARC21 gồm: nhãn trƣờng, tên trƣờng, chỉ thị, thuộc tính, hiệu đính, sửa chữa biểu ghi theo chuẩn MARC21, kiểm soát quá trình biên mục MARC21.
- Xây dựng Worksheer nhập tin theo chuẩn MARC21: tùy biến các mẫu nhập tin mà vẫn tuân thủ theo MARC21.
- Cho phép tạo mới, sửa, sao chép và xóa các biểu ghi hiện có theo đúng khổ mẫu MARC21.
- Hỗ trợ in các loại phích mục lục và danh mục tài liệu theo: tác giả, phân loại, tên sách. In các báo cáo thống kê, thống kê sách mới hoặc các loại danh mục sách, thƣ mục.
- Thông báo tài liệu mới: cho phép in ra thông báo danh sách những tài liệu mới nhận về Thƣ viện trong thời gian gần nhất.
- Cho phép biên mục và gắn các tệp dữ liệu số hóa với biểu ghi biên mục.
- Cho phép cán bộ biên mục xử lý, biên tập, tổ chức lƣu trữ và tìm kiếm mọi dạng dữ liệu số.
- Cho phép biên mục và xây dựng quan hệ các biểu ghi biên mục theo chuẩn MARC21 cho tài liệu là sách bộ, tập, báo, tạp chí cũng nhƣ cấp mô tả phân tích.
Với các tính năng của phân hệ biên mục của Ilib 4.0 đã giúp Thƣ viện xây dựng đƣợc hệ thống các CSDL một cách chính xác và đúng chuẩn. Thƣ viện đã xây dựng đƣợc 5 CSDL phục vụ cho việc lƣu giữ và tìm kiếm thông tin, đó là: CSDL sách tiếng Việt; CSDL sách ngoại văn; CSDL từ điển; CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học; CSDL báo và tạp chí lƣu.
* Module Quản lý lưu thông
Quản lý lƣu thông: Thực hiện mọi nghiệp vụ của công tác lƣu thông, bao gồm:
- Quản lý NDT.
- Một thẻ đọc sử dụng tại nhiều điểm mƣợn trả đƣợc phép.
- Quy định và áp dụng chính sách (chế độ) phục vụ sử dụng tài liệu. - Quản lý phục vụ sử dụng tài liệu: yêu cầu, mƣợn/trả, gửi/trả, photo.
- Phân biệt rõ ràng nghiệp vụ mƣợn và đọc. - Hệ thống báo cáo lƣu thông đầy đủ.
- Cho phép tra cứu một tài liệu bất kỳ để nắm tình trạng tài liệu đó: ở đâu, do ai nắm giữ, khi nào đến hạn trả. Hệ thống cho phép tra cứu theo nhiều tiêu chí: số thẻ, sách mƣợn. các thông tin NDT, thời gian mƣợn,v.v.
- Cung cấp thông tin về tên sách: số lƣợng hiện có, số lƣợng đã mƣợn, NDT đang cầm sách.
- Quản lý hồ sơ NDT.
- Cho phép quản lý thông tin cá nhân NDT bao gồm: số thẻ, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ, điện thoại, ảnh,….
- Cho phép đăng ký NDT mới, sửa đổi, xóa, cập nhật thông tin về NDT,…
- Hệ thống thông tin báo cáo: có các báo cáo lƣu thông cơ bản sau: danh sách tài liệu mất, danh sách NDT bị phạt, danh sách NDT quá hạn, quá trình
lƣu thông tài liệu, thống kê sách mƣợn, thống kê vòng quay của một quyển sách bất kỳ, thống kê danh sách NDT, thống kê lƣợt NDT đến phòng đọc,….
* Module tra cứu trực tuyến OPAC: Phân hệ này cho phép ngƣời dùng tìm kiếm, khai thác và sử dụng các dịch vụ của thƣ viện trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng một cách nhanh chóng, dễ thao tác và hiệu quả. OPAC là một cổ kết nối ngƣời dùng tin với cơ sở dữ liệu tri thức của các cơ quan Thông tin - Thƣ viện.
Tóm lại : Việc áp dụng tin học trong các công tác bổ sung, xử lý, lƣu giữ, tra tìm và phổ biến thông tin đã tăng cƣờng hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện, khả năng đáp ứng NCT của NDT ngày càng tốt hơn.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP
NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG HÀ NỘI
Với gần 50 năm xây dựng và trƣởng thành, Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đã không ngừng phấn đấu và đã có nhiều đổi mới. Qua khảo sát thực trạng tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện, tôi nhận thấy một số ƣu điểm và hạn chế sau:
3.1. Ƣu điểm
Phát triển nguồn tin
Cùng với sự gia tăng và phát triển của nguồn tin, Thƣ viện cũng đã tăng cƣờng bổ sung sách báo đặc biệt là sách báo chuyên ngành vì thế số lƣợng tài liệu không những ngày càng phong phú, đa dạng với nhiều thể loại mà còn đảm bảo đƣợc giá trị thông tin, đảm bảo tính chính xác, phạm vi bao quát nội dung, tần suất sử dụng.
Các nguồn bổ sung vốn tài liệu đƣợc chú trọng mở rộng và tăng cƣờng về số lƣợng bản. Ngoài các giáo trình đại cƣơng, Thƣ viện còn cung cấp khá đầy đủ các sách tham khảo tiếng Việt, tiếng nƣớc ngoài đặc biệt là tiếng Anh.
Xử lý tài liệu
Hoạt động xử lý tài liệu luôn đƣợc tiến hành đều đặn, nhịp nhàng, thƣờng xuyên và đang dần đi vào thống nhất, đây là điều kiện quan trọng để có thể tiến hành trao đổi dữ liệu với các thƣ viện khác trong cùng hệ thống và đảm báo tính nhất quán, chính xác trong quá trình tìm kiếm tài liệu cũng nhƣ quản lý nguồn tài liệu của Thƣ viện.
Việc chuẩn hóa công tác biên mục đã có những bƣớc tiến đáng kể. Thƣ viện đã chú trọng nghiên cứu, lựa chọn và áp dụng các chuẩn biên mục vào công tác biên mục. Đặc biệt là việc áp dụng khổ mẫu MARC21, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục, đã làm tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ Thƣ viện
Xử lý nội dung tài liệu là một công việc quan trọng và chủ yếu trong hoạt động thông tin của Thƣ viện. Cùng với các kết quả của mô tả thƣ mục, xử lý nội dung tài liệu đã tạo ra các sản phẩm thông tin phục vụ cho nhu cầu của NDT. Các kết quả của xử lý nội dung thông tin mà Thƣ viện đang tiến hành nhƣ: bài tóm tắt, từ khóa hoặc các ký hiệu phân loại giúp NDT có những đánh giá sơ lƣợc về nội dung tài liệu hoặc đó là những điểm truy cập để NDT có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu phù hợp với nhu cầu (tìm kiếm theo từ khóa, theo ký hiệu phân loại)
Với những cố gắng và sự nỗ lực hết mình của cán bộ làm công tác xử lý tài liệu cùng với tin học hóa trong công tác xử lý nên cán bộ Thƣ viện luôn luôn hoàn thành chỉ tiêu đặt ra, tạo ra đƣợc hệ thống sản phẩm thông tin phục vụ cho NDT nhƣ: Thƣ viện đã xây dựng đƣợc 5 CSDL phục vụ cho việc tra cứu và tìm tin, các bản in giới thiệu sách mới - đây cũng là một nguồn tra cứu để NDT có thể nắm bắt đƣợc tài liệu mới của Thƣ viện.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hoạt động của Thƣ viện Thƣ viện đã hoàn thiện việc triển khai nâng cấp phần mềm quản lý thƣ viện Ilib Version 4.0. Với những tính năng nổi bật, Ilib 4.0 đã phục vụ đắc lực cho mọi hoạt động của Thƣ viện nhƣ: bổ sung, biên mục, lƣu trữ, quản lý và lƣu thông tài liệu,… vì thế hiệu quả hoạt động tăng lên đáng kể.
Công tác bảo quản vốn tài liệu
Trong những năm qua, Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội đã có nhiều cố gắng trong công tác bảo quản vốn tài liệu, đặc biệt là những tài liệu quý hiếm. Tài liệu trong kho luôn đƣợc bố trí một cách hợp lý, công tác bảo quản luôn đƣợc Thƣ viện coi trọng, tiến hành vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ tránh cho tài liệu bị hƣ hỏng, mối mọt.
Phục vụ ngƣời dùng tin
Với việc phục vụ NDT tra cứu thông tin qua Mục lục điện tử của Thƣ viện, NDT có thể tìm kiếm thông tin ở bất cứ đâu, đầy đủ, chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Từ năm 2003, Thƣ viện đã áp dụng phƣơng thức
phục vụ mới, quản lý việc mƣợn trả sách qua hệ thống máy vi tính và máy đọc mã vạch vì thế đã tạo điều kiện thuận lợi cho NDT trong quá trình mƣợn/ trả tài liệu, đồng thời giảm đƣợc tối đa sự cồng kềnh trong khâu quản lý hồ sơ NDT. Nếu nhƣ trƣớc đây, trung bình mỗi ngày Thƣ viện phục vụ từ 100 - 150 lƣợt NDT thì đến nay với hệ thống tra cứu hiện đại và phƣơng thức phục vụ mới, Thƣ viện đã phục vụ từ 300 - 400 lƣợt NDT/ngày, và từ 500 - 600 lƣợt sách báo luân chuyển/ngày.
Tuyên truyền, giới thiệu sách mới
Thƣ viện cũng đã tích cực giới thiệu sách mới trên mạng hay biên soạn thƣ mục giới thiệu sách mới gửi về các khoa đào tạo, đây là hoạt động marketing hữu ích giúp NDT nắm bắt đƣợc nguồn thông tin có trong thƣ viện và nguồn thông tin mới bổ sung.
3.2. Hạn chế
Với những cố gắng của toàn thể Ban lãnh đạo và cán bộ của Thƣ viện, cùng với sự quan tâm của Ban lãnh đạo Nhà trƣờng, Thƣ viện đã đạt đƣợc nhiều thành quả trong tổ chức hoạt động thông tin. Tuy nhiên, bên cạnh đó trong quá trình tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện vẫn còn gặp một số khó khăn, hạn chế nhƣ:
- Vốn tài liệu của Thƣ viện vẫn quá khiêm tốn về số lƣợng: tính đến nay mới đạt 1,5 cuốn sách/1 ngƣời. Thƣ viện vẫn chƣa chủ động trong việc bổ sung tài liệu, số lƣợng bổ sung hạn hẹp; tài liệu còn chƣa cân đối, thiếu nhiều các tài liệu về văn học, giải trí…; sách ngoại ngữ chuyên ngành nhƣ Nga, Nhật, Pháp, Trung đều đã quá cũ và lạc hậu. Chƣa có tài liệu giáo trình, CSDL trực tuyến để phục vụ cho việc giảng dạy và học tập của các ngành đào tạo mới nhƣ: Tài chính ngân hàng, Thƣơng mại quốc tế. Đặc biệt chƣa có các tài liệu điện tử, giáo trình điện tử để hỗ trợ đào tạo trực tuyến,… So với nhu cầu tin đặt ra thì vốn tài liệu của Thƣ viện còn chƣa đáp ứng đủ yêu cầu của NDT.
- Quá trình xử lý nội dung tài liệu chƣa đƣợc hoàn thiện. Hiện nay với xu hƣớng tin học hóa thƣ viện, ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề đang đƣợc nhiều ngƣời quan tâm vì tìm tin theo chủ đề NDT sẽ tìm đƣợc tài liệu về một chủ đề mà họ yêu cầu. Tuy nhiên, Thƣ viện ĐHNT Hà Nội vẫn chƣa tiến hành định chủ đề tài liệu, chƣa xây dựng đƣợc hệ thống tra cứu theo chủ đề tài liệu.
Việc sử dụng các chuẩn và công cụ biên mục còn nhiều hạn chế. Thƣ viện áp dụng khổ mẫu MARC21 tuy nhiên chỉ sử dụng với một số trƣờng chủ yếu (20 trƣờng). Khung phân loại DDC là ấn bản rút gọn nên các đề mục chƣa đầy đủ, chƣa chuyên sâu gây khó khăn trong quá trình phân loại tài liệu của Thƣ viện vì tài liệu chủ yếu của Thƣ viện là tài liệu chuyên ngành hẹp về lĩnh vực kinh tế đối ngoại. Quy tắc mô tả tài liệu ISBD chƣa thực sự tƣơng thích với khổ mẫu MARC 21.
Thƣ viện chƣa có một Bộ từ khóa, Từ điển từ chuẩn để sử dụng trong công tác định từ khóa tài liệu, Thƣ viện chỉ làm từ khóa tự do dẫn đến việc