7. Bố cục của Niên luận
1.3. Vai trò của tổ chức hoạt động thông tin trong việc nâng cao
chất lƣợng đào tạo của Nhà trƣờng
Đổi mới đất nƣớc là đổi mới trên tất cả các lĩnh vực, trong đó có cả đổi mới nền giáo dục. Đổi mới giáo dục là nhằm nâng cao hiệu quả đào tạo nguồn nhân lực cho đất nƣớc, vì thế các trƣờng đại học cần phải đổi mới toàn diện, nâng cao chất lƣợng đào tạo, từng bƣớc hội nhập quốc tế. Để đáp ứng đƣợc yêu cầu đổi mới đó thì hoạt động thông tin & thƣ viện cần phải đƣợc khẳng định và coi trọng.
Các thƣ viện trƣờng đại học nói chung và Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội nói riêng có vai trò quan trọng trong tiến trình đổi mới giáo dục đại học. Thƣ viện là giảng đƣờng thứ hai trong trƣờng đại học, là nơi cung cấp thông tin, tài liệu và là nơi lý tƣởng để sinh viên tự tìm hiểu, tự đọc, tự nghiên cứu. Thƣ viện cũng giúp cán bộ, giảng viên nâng cao năng lực chuyên môn, nghiên cứu, giảng dạy của mình. Thƣ viện còn là nơi cung cấp một cách đầy đủ, tin cậy thông tin, tƣ liệu, tài liệu tham khảo, các số liệu thống kê, từ điển,… giúp NDT tìm kiếm tƣ liệu.
Để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ cho NDT đó là một quá trình tổ chức thông tin của một cơ quan TT - TV bất kỳ, bao gồm:
- Phát triển nguồn tin: Nhằm bổ sung nguồn thông tin phù hợp với yêu cầu của NDT, phù hợp với mục đích, chiến lƣợc đào tạo của Nhà trƣờng. Trong thời đại “bùng nổ thông tin”, với nguồn ngân sách bổ sung hạn hẹp, để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT, Thƣ viện cần phải xây dựng chính sách bổ sung vốn tài liệu một cách hợp lý và khoa học nhất. Số lƣợng và chất lƣợng của nguồn vốn tài liệu có đảm bảo hay không, có đáp ứng tốt nhu cầu của NDT hay không phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của công tác bổ sung. Vì vậy, làm tốt công tác bổ sung là nâng cao khả năng đáp ứng ngƣời dùng và sử dụng tin, thu hút họ đến với thƣ viện. Ngƣợc lại nếu công tác bổ sung kém,
chất lƣợng vốn tài liệu không cao, không thu hút NDT đến với thƣ viện sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động thƣ viện rất nhiều.
- Xử lý thông tin: Đây là hoạt động chính của một cơ quan thông tin thƣ viện - hoạt động xử lý tài liệu để biến đổi: dữ liệu - thông tin - tri thức. Kết quả của công tác xử lý tài liệu là các dữ liệu thƣ mục, một bản tóm tắt, các từ khóa thể hiện nội dung tài liệu hay là một ký hiệu phân loại thể hiện lĩnh vực tri thức mà tài liệu đề cập,… cho phép NDT nắm đƣợc thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phƣơng diện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó tiến hành lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu tin của mình.
- Lƣu trữ và bảo quản thông tin: Giúp cho thông tin luôn ở một vị trí xác định và đƣợc bảo quản để tổ chức phục vụ cho NDT.
- Tra tìm và phổ biến thông tin: Với các sản phẩm và dịch vụ thông tin mà thƣ viện tạo lập trong quá trình xử lý thông tin, NDT có thể tìm kiếm đƣợc tài liệu phù hợp với yêu cầu và đƣợc đáp ứng yêu cầu.
Nhƣ vậy, tổ chức hoạt động thông tin là một quá trình liên tục, nhất quán. Nếu thƣ viện tổ chức tốt các hoạt động thông tin, thực hiện các công đoạn đều đặn, nhịp nhàng, luôn gắn với yêu cầu của NDT, với mục đích đào tạo của Nhà trƣờng và biết ứng dụng các công nghệ tiên tiến vào hoạt động thông tin, thì chắc chắn khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin cho NDT sẽ chính xác, nhanh chóng, kịp thời và thƣờng xuyên.
Nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của hoạt động TT - TV, Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội đang dần chuyển mình một cách toàn diện, sâu sắc theo hƣớng hiện đại hóa, phục vụ tốt nhất nhu cầu thông tin của NDT.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG HÀ NỘI
Hoạt động thông tin là một loại hoạt động lao động đặc thù của con ngƣời. Chủ thể của hoạt động thông tin là ngƣời tiến hành hoạt động thông tin, đối tƣợng của hoạt động thông tin là thông tin xã hội, mục đích của hoạt động thông tin là tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin thích hợp với nhu cầu tin và đặc điểm tâm lý của ngƣời dùng tin nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của con ngƣời thông qua sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Quy trình hoạt động thông tin gồm 5 bƣớc:
2.1. Quá trình tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện
2.1.1 Hoạt động phát triển nguồn tin
Phát triển nguồn tin hay còn gọi là chọn lọc và bổ sung thông tin là khâu đầu tiên trong quy trình tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện ĐHNT Hà Nội, nó cho phép Thƣ viện tạo lập và duy trì nguồn thông tin.
Phát triển vốn tài liệu là quá trình thƣờng xuyên đổi mới, cập nhật những tài liệu có giá trị, phù hợp từ đó thanh lọc, thanh lý các tài liệu không còn giá trị. Đây cũng chính là quá trình xây dựng, duy trì, làm tăng vốn tài
Chọn lọc và bổ sung thông tin
Mô tả thƣ mục
Mô tả nội dung thông tin
Lƣu giữ và bảo quản thông tin
liệu của Thƣ viện cả về số lƣợng và chất lƣợng theo định hƣớng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và nhu cầu tin của NDT. Công tác bổ sung quyết định chất lƣợng vốn tài liệu, vì vậy muốn đạt hiệu quả phục vụ tốt thì phải xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lƣợng, phong phú về loại hình, đảm bảo về chất lƣợng phù hợp và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của NDT. Đó chính là thách thức lớn đối với công tác bổ sung bởi các cơ quan TT - TV không thể bổ sung một cách ồ ạt, đại trà các loại tài liệu có trên thị trƣờng cho mình mà phải lựa chọn, cân nhắc kỹ từng loại tài liệu.
Công tác phát triển nguồn tin của Thƣ viện Trƣờng ĐHNT do Phó giám đốc Thƣ viện chịu trách nhiệm chính, công việc này đƣợc tiến hành tuần tự nhƣ sau:
Nắm bắt nhu cầu thông tin của NDT
Sau khi kết thúc năm học, Thƣ viện tiến hành thu thập NCT của NDT để trên cơ sở đó xác định diện bổ sung tài liệu vào đầu năm học mới. Việc nắm bắt NCT đƣợc Thƣ viện thực hiện thông qua:
+ Thống kê nhật ký Thƣ viện: Thông qua nhật ký phục vụ hàng ngày ở các phòng: Phòng Mƣợn, Phòng đọc Tự chọn, Phòng đọc Tổng hợp, Phòng Đa phƣơng tiện, Ban giám đốc Thƣ viện thu thập kết quả phục vụ, trên cơ sở đó đánh giá loại tài liệu, ngôn ngữ tài liệu đƣợc nhiều NDT sử dụng và loại hình tài liệu, ngôn ngữ tài liệu nào NDT có nhu cầu mà Thƣ viện chƣa đáp ứng đƣợc, khả năng đáp ứng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thƣ viện.
+ Nắm bắt NCT thông qua những thông tin phản hồi của NDT: Hàng năm, khi gần kết thúc năm học, Ban giám hiệu Nhà trƣờng tổ chức một buổi lấy ý kiến của sinh viên về hoạt động của Thƣ viện, điều hành buổi trò chuyện này là Ban giám đốc Thƣ viện. Trong buổi trao đổi này, Ban giám đốc sẽ giải đáp những thắc mắc, câu hỏi của sinh viên về việc đáp ứng nhu cầu thông tin. Trên cơ sở buổi trao đổi trực tiếp cuối năm, Ban giám đốc Thƣ viện sẽ thu thập các yêu cầu của sinh viên để xác định cụ thể hơn diện bổ sung của tài
liệu. Thu thập thông tin phản hồi còn đƣợc thực hiện thông qua hòm thƣ góp ý của Nhà trƣờng.
Xác định diện bổ sung và tiến hành bổ sung tài liệu vào Thư viện Để xác định đƣợc diện tài liệu cần bổ sung, ngoài việc nắm bắt NCT của NDT, cán bộ bổ sung tham khảo các danh mục sách xuất bản của các nhà xuất bản lớn trong nƣớc nhƣ: SAVINA, SUNHASABA,….hoặc một số trung tâm phát hành sách, sau đó dựa trên việc nắm bắt NCT của NDT, cán bộ bổ sung lựa chọn các đầu sách có chất lƣợng từ các Nhà xuất bản, tổng hợp danh mục tên đầu sách gửi về các Khoa, Bộ môn trong Nhà trƣờng. Các Khoa, Bộ môn sau khi xem xét tên tài liệu phù hợp với nội dung chuyên ngành đào tạo sẽ chuyển danh mục tài liệu yêu cầu về Thƣ viện. Cán bộ bổ sung dựa trên danh mục tài liệu yêu cầu đó tiến hành xác định diện bổ sung tài liệu, cân đối số lƣợng tài liệu cần bổ sung với ngân sách bổ sung.
Diện bổ sung tài liệu của Thƣ viện: đƣợc xác định gồm:
Đối với tài liệu dạng sách: - Nội dung tài liệu
Ngoài các tài liệu phục vụ cho các môn học đại cƣơng nhƣ: Kinh tế chính trị, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Triết học,… Thƣ viện tiến hành bổ sung các tài liệu về: Kinh tế đối ngoại, Quan hệ kinh tế quốc tế, Kinh tế ngoại thƣơng, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thƣơng mại, Tiếng Anh chuyên ngành, Tài chính ngân hàng, Kế toán tài chính,…
- Hình thức tài liệu: Thƣ viện bổ sung các loại sau: +Giáo trình đại cƣơng: 500 cuốn/đầu sách
+ Giáo trình chuyên ngành: 200 - 300 cuốn/đầu sách + Sách tham khảo tiếng Việt: 3 - 5 bản/ đầu sách
+ Sách tham khảo ngoại văn: Bổ sung 01 bản/ đầu sách + Từ điển các loại
+ Ngoài ra Thƣ viện bổ sung các tài liệu chuyên khảo: Đây là loại tài liệu chuyên ngành có giá trị thông tin cao, Thƣ viện thƣờng bổ sung 150 cuốn/đầu sách.
- Ngôn ngữ tài liệu
Sách tiếng Việt luôn chiếm số lƣợng lớn trong Thƣ viện: 75.5% chứng tỏ sách tiếng Việt luôn đƣợc bổ sung số lƣợng bản nhiều hơn. Bên cạnh đó Nhà trƣờng và Thƣ viện cũng đã chú trọng đầu tƣ bổ sung sách ngoại văn, chiếm 24.5% 24.5 75.5 Sách tiếng Việt Sách ngoại văn Hình 3: Biểu đồ thể hiện thành phần ngôn ngữ tài liệu
Đối với sách nƣớc ngoài, xu hƣớng sách tiếng Anh, Trung, Nhật, đƣợc bổ sung tăng lên. Sách tiếng Trung, Nhật, không phải do những loại sách này đƣợc đông đảo NDT quan tâm mà là do sách này đã bổ sung từ 10 năm trƣớc nên đã quá cũ và lạc hậu.
Số lƣợng bổ sung sách qua các năm không đồng đều. Giáo trình nƣớc ngoài thƣờng bổ sung từ 50 - 200 cuốn/năm; giáo trình tiếng Việt từ 400 - 3000 cuốn/năm.
Sách văn học nghệ thuật, giải trí trong những năm gần đây không đƣợc Thƣ viện bổ sung.
Tài liệu là báo và tạp chí
Thƣ viện chú trọng bổ sung các loại báo, tạp chí về lĩnh vực kinh tế nhƣ: Thƣơng mại, Đầu tƣ, Thời báo Ngân hàng, Giao thông vận tải,
Thị trƣờng - Giá cả - Vật tƣ,… Bổ sung báo, tạp chí giải trí, nâng cao kiến thức xã hội nhƣ: Pháp luật, Phụ nữ, Lao động, Nhân dân, Thể thao, Sức khỏe và đời sống,….Chú trọng bổ sung cả báo ngoại văn nhƣ: VN time, Lecourier, Saigon time,….
Nguồn bổ sung
Vốn tài liệu là điều kiện, cơ sở tồn tại của Thƣ viện, vì thế xây dựng và phát triển vốn tài liệu là một nhiệm vụ hết sức quan trọng của bất kỳ cơ quan thông tin thƣ viện nào. Nhu cầu của NDT thì vô hạn, vốn tài liệu phong phú trong khi đấy kinh phí để bổ sung tài liệu thì có hạn. Do đó, các cơ quan thông tin thƣ viện ở Việt Nam nói chung và ở Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội nói riêng cần phải tiến hành bổ sung tài liệu ở nhiều nguồn khác nhau, có nhƣ thế mới đảm bảo đƣợc tài liệu cho NDT.
Nguồn bổ sung chủ yếu của Thƣ viện ĐHNT Hà Nội bao gồm nguồn bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả tiền.
Nguồn bổ sung phải trả tiền
Phƣơng thức mua tài liệu đƣợc coi là nguồn bổ sung chủ yếu của Thƣ viện hiện nay. Thƣ viện chủ động bổ sung hai loại hình tài liệu chủ yếu phục vụ cho nhu cầu của NDT đó là: sách và báo tạp chí. Tuy nhiên, việc đáp
Bổ sung phải trả tiền Bổ sung không phải trả tiền Sách Báo, tạp chí Lƣu chiểu Nguồn nội sinh Trao đổi, tặng biếu Nguồn bổ sung
ứng nhu cầu về tài liệu cho NDT phụ thuộc rất nhiều vào ngân sách cấp cho Thƣ viện.
+ Đối với việc bổ sung sách:
Tài liệu đƣợc đặt mua từ các Nhà xuất bản lớn trong nƣớc nhƣ: Tổng công ty phát hành sách Trung ƣơng và Công ty phát hành sách Hà Nội. Ngoài ra, Thƣ viện còn bổ sung sách thông qua các nhà xuất bản nhƣ: Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Nxb Thống kê, Nxb Thế giới,….
+ Đối với báo, tạp chí: Đây là những xuất bản phẩm định kỳ nên đƣợc Thƣ viện bổ sung thƣờng xuyên, đồng thời đây là nguồn tài liệu rất quan trọng và cần thiết cho việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập cho cán bộ giảng viên và sinh viên trong toàn Trƣờng, đặc biệt là báo, tạp chí chuyên ngành vì nó cung cấp phần lớn những thông tin về những kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu theo những chuyên ngành hẹp và có tính thời sự cao, cập nhật thƣờng xuyên so với sách.
Tại Thƣ viện ĐHNT Hà Nội, báo - tạp chí tiếng Việt thƣờng đƣợc đặt mua tại Trung tâm thông tin Khoa học kinh tế Việt Nam; báo - tạp chí ngoại văn Thƣ viện đặt mua tại Công ty xuất nhập khẩu sách báo XUNHASABA, Công ty xuất nhập khẩu văn hóa phẩm CULTURIME.
Nguồn bổ sung không phải trả tiền:
Nguồn biếu tặng các tài liệu của các tổ chức và cá nhân là một nguồn bổ sung tiềm lực đối với Thƣ viện. Số lƣợng tài liệu bổ sung thông qua con đƣờng này chiếm tới 40 - 50 % tổng số tài liệu thu thập đƣợc và chủ yếu là các tài liệu ngoại văn. Ví dụ nhƣ:
Nhà xuất bản Thế giới: 500 cuốn / năm
Nhà sách pháp luật Việt - Pháp: 200 cuốn/ năm Sách dự án Word bank: 500 cuốn/năm
Ngoài ra Thƣ viện tiến hành bổ sung từ QIGB, quỹ sách Châu Á và từ một số dự án, các quỹ tài trợ khác.
Thƣ viện còn nhận tài trợ từ đại sứ quán Mỹ, thƣờng vụ quan hệ thƣơng mại Việt - Mỹ, Bộ thƣơng mại, Quỹ hỗ trợ nghiên cứu khoa học, dự án phát triển đại học. Đây là nguồn thông tin hữu ích phục vụ NCT cho NDT của Thƣ viện.
Nguồn nội sinh
Thƣ viện ĐHNT không ngừng quan tâm đến việc thu thập và quản lý nguồn thông tin nội sinh để phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trƣờng.
Hàng năm, Trƣờng ĐHNT Hà Nội đào tạo trên 150 học viên cao học, trên 600 sinh viên hệ văn bằng 2, gần 10.000 sinh viên chính quy và 3000 sinh viên hệ tại chức nên các bản Luận án, Luận văn, Khóa luận tốt nghiệp, Đề tài nghiên cứu đƣợc bổ sung đều đặn hàng năm với số lƣợng đáng kể.
Ngoài ra, Thƣ viện cũng bổ sung các bài giảng, giáo trình chuyên ngành do cán bộ, giảng viên trực tiếp giảng dạy viết. Đây là nguồn tài liệu có giá trị thông tin cao, gắn liền với chƣơng trình học của sinh viên nên đƣợc đông đảo sinh viên quan tâm.
Nguồn lƣu chiểu: Từ năm 2001, Thƣ viện đã nhận đƣợc nguồn lƣu chiểu đó là “Tạp chí kinh tế đối ngoại” - Tạp chí duy nhất chuyên sâu về kinh tế đối ngoại do đội ngũ cán bộ trong Trƣờng biên soạn phát hành định kỳ 3 tháng/số, mỗi số Thƣ viện đƣợc nhận lƣu chiểu là 5 cuốn. Nội dung của tạp