7. Bố cục của Niên luận
2.1.4. Tra tìm và phổ biến thông tin
Đây là khâu cuối cùng của dây chuyền thông tin tƣ liệu. Tìm tin và hệ quả tiếp theo là phổ biến các thông tin tìm đƣợc là nhiệm vụ cơ bản của các dịch vụ thông tin, phục vụ yêu cầu của NDT.
Tra tìm thông tin
Chính nhờ việc lƣu trữ thông tin mà ngƣời ta có thể tiến hành đƣợc việc tìm kiếm thông tin.
Tìm tin hay tra cứu tin là tập hợp các công đoạn có mục đích cung cấp cho NDT những chỉ dẫn và thông tin trả lời cho câu hỏi đột xuất hay thƣờng xuyên của họ.
Các dịch vụ tra cứu tin là dịch vụ cơ bản của các đơn vị thông tin, nó giúp NDT có thể sử dụng tốt nhất vốn tƣ liệu hiện có nhằm thỏa mãn yêu cầu thông tin của họ. Các ấn phẩm thƣ mục, mục lục, tóm tắt, chỉ dẫn, các CSDL thƣ mục, CSDL online và đa phƣơng tiện là các công cụ giúp NDT có thể tiếp cận với nguồn thông tin.
Tìm tin có hai dạng cơ bản là tìm tin hồi cố và tìm tin chọn lọc.
Tìm tin hồi cố là tìm các tài liệu trả lời các câu hỏi về các tài liệu hiện có, dựa trên cơ sở của kho tài liệu.
Tìm tin chọn lọc là tìm các thông tin cần thiết phục vụ cho các cán bộ chuyên môn theo yêu cầu thƣờng xuyên của họ.
Các sản phẩm thông tin cung cấp cho NDT có thể ở nhiều dạng khác nhau: các tài liệu gốc, các bản tra cứu, các thông tin trích dẫn, các ấn phẩm thông tin, các CSDL,…
Các hình thức phân phối thông tin cũng đa dạng: thƣờng xuyên hay đột xuất, tại chỗ hay tại nhà, cá nhân hay tập thể
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin, Thƣ viện đang tổ chức cho NDT tìm kiếm thông tin thông qua dịch vụ tìm tin qua mục lục trực tuyến OPAC. Tìm tin qua mục lục trực tuyến OPAC
là quá trình sử dụng máy tính hay hệ thống máy tính để tìm kiếm các thông tin đƣợc tổ chức thành các CSDL (sản phẩm của quá trình xử lý thông tin). NDT có thể tra cứu dữ liệu qua 2 địa chỉ trực tuyến sau:
http://IlIBSRV/OPAC Hình 8 : Giao diện tìm tin trực tuyến OPAC
http://192.168.1.8/OPAC
Tìm tin qua mục lục OPAC là hình thức tìm tin tiện lợi, nhanh chóng, dễ dàng thông qua giao diện máy tính và ngƣời dùng.
Để phục vụ tra cứu thông tin của NDT, Thƣ viện bố trí 8 máy tra cứu tại phòng đọc Tổng hợp, phòng Mƣợn, phòng đọc Tự chọn, 30 máy khai thác CSDL trên mạng tại phòng Đa chức năng. Ngoài việc tra cứu thông tin trên mạng, Thƣ viện còn in thƣ mục giới thiệu sách mới để NDT tham khảo.
Phổ biến thông tin
Phổ biến thông tin tức là cung cấp thông tin tới NDT hay còn gọi là phục vụ NDT. Thông qua việc thực hiện một số dịch vụ thông tin, Thƣ viện đang ngày càng phục vụ có hiệu quả nhu cầu của NDT.
Trƣớc đây công tác phục vụ NDT chủ yếu theo phƣơng thức truyền thống. Từ năm 2002 đến nay, với việc ứng dụng công nghệ thông tin, hoạt động phục vụ thông tin tƣ liệu đƣợc đổi mới rõ rệt. Thƣ viện đã xây dựng đƣợc một hệ thống tra cứu hiện đại với 20.000 biểu ghi thƣ mục. Việc quản lý NDT và quản lý lƣu thông tài liệu đƣợc thực hiện bằng phần mềm thƣ viện điện tử và hệ thống mã vạch. Với việc ứng dụng phần mềm vào phục vụ NDT
dẫn đến hiệu quả phục vụ tăng lên đáng kể. Nếu nhƣ trƣớc đây trung bình mỗi ngày Thƣ viện phục vụ đƣợc 100 - 200 lƣợt NDT thì hiện nay trung bình mỗi ngày Thƣ viện phục vụ từ 300 - 400 lƣợt NDT với 500 - 600 lƣợt sách báo luân chuyển.
Để phục vụ nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên Trƣờng ĐHNT Hà Nội, Thƣ viện đã tổ chức các hoạt động cung cấp thông tin sau:
Phòng Mượn: tổ chức thực hiện dịch vụ mƣợn về nhà
Hiện nay, phòng Mƣợn đang lƣu giữ 31.856 bản sách, đƣợc tổ chức dƣới hình thức kho kín phục vụ NDT bằng hình thức cho mƣợn về nhà các tài liệu là giáo trình và sách tham khảo tiếng Việt, tiếng nƣớc ngoài (chuyên ngành và đại cƣơng) nhƣ: Lịch sử kinh tế quốc dân, Toán cao cấp, Kinh tế chính trị, Vận tải bảo hiểm, Thanh toán quốc tế, Developing Skills.
Theo quy định của Thƣ viện, mỗi một NDT chỉ đƣợc mƣợn tối đa là 2 tài liệu là giáo trình và một tài liệu là sách tham khảo. Ngƣời dùng tin sau khi tra tìm tài liệu phù hợp với yêu cầu và thể hiện yêu cầu trong phiếu mƣợn để thực hiện mƣợn tài liệu thông qua cán bộ Thƣ viện. Sách giáo trình NDT có thể mƣợn trong cả một kỳ học nhƣng đối với sách tham khảo NDT chỉ có thể mƣợn trong thời gian là 02 tuần. Nếu đánh mất tài liệu, NDT phải đền tài liệu đã mất hoặc đền tài liệu khác theo yêu cầu của Thƣ viện.
Phòng đọc Tổng hợp và Phòng đọc Tự chọn: tổ chức thực hiện dịch vụ
đọc tài liệu tại chỗ
Phòng đọc Tổng hợp: Do 04 cán bộ đảm nhiệm làm việc chia thành hai
ca, mỗi ca có 02 cán bộ. Hiện tại phòng đọc Tổng hợp đang lƣu giữ khoảng hơn 9.657 tài liệu, đƣợc hình tổ chức dƣới hình thức kho kín, phục vụ NDT đọc tài liệu tại chỗ của Thƣ viện với các loại hình tài liệu nhƣ: sách tra cứu (từ điển các loại), sách tham khảo, sách giáo trình, luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học,....
Để phục vụ việc tra cứu của NDT, tại phòng đọc Tổng hợp đƣợc trang bị 02 máy tính màn hình tinh thể lỏng. Công tác phục vụ NDT chủ yếu là phục vụ qua phiếu yêu cầu. Sau khi xuất trình thẻ thƣ viện, NDT có thể vào đọc tài liệu tại chỗ hoặc nếu muốn mƣợn tài liệu NDT phải tra cứu trên máy tính về tên tài liệu, tác giả, mã xếp giá của tài liệu và ghi đầy đủ các thông tin cá nhân của NDT nhƣ: Họ tên, mã thẻ, lớp - khóa học, ngày mƣợn, ký và ghi rõ họ tên, sau đó gửi phiếu yêu cầu cho cán bộ thƣ viện, cán bộ phục vụ sẽ vào kho lấy tài liệu phục vụ NDT. Trong một buổi NDT chỉ có thể vào một lần. Đối với Phòng đọc Tổng hợp NDT chỉ đƣợc mƣợn lần lƣợt tối đa 02 tài liệu.
Bên cạnh tổ chức phục vụ NDT, tại phòng đọc Tổng hợp còn tổ chức dịch vụ bán sách giáo trình cho NDT, đây là công việc hữu ích giúp cho NDT có thể mua tài liệu dễ dàng và cũng giúp thêm khoản kinh phí cho Thƣ viện.
Phòng đọc Tự chọn: Có 02 cán bộ và 02 máy tính để tra cứu phục vụ
NDT đọc tài liệu tại chỗ các loại báo và tạp chí. Báo và tạp chí là nguồn cung cấp thông tin mới nhất, thời sự nhất. Hiện tại, Thƣ viện đang lƣu giữ hơn 252 loại báo và tạp chí, gồm các báo - tạp chí chuyên ngành nhƣ: Ngân hàng, Bản tin thị trƣờng, Tin kinh tế tham khảo, Doanh nghiệp, Đầu tƣ, Chứng khoán, Giao thông vận tải, Thị trƣờng - Giá cả - Vật tƣ,.... ; báo - tạp chí xã hội, giải trí nhƣ: Lao động, Nhân dân, Hà Nội mới, Tri thức trẻ, Khoa học đời sống, Phụ nữ, Thanh niên, Tiền phong, Quân đội nhân dân, Pháp luật, Thể thao, Văn hóa, Hoa học trò,....
Ngoài ra Phòng đọc Tự chọn còn lƣu giữ và bổ sung các loại báo về văn kiện Đảng, chính sách của Nhà nƣớc, nhƣ: Đảng cộng sản Việt Nam, Văn bản pháp quy,....
Về ngôn ngữ: Phòng đọc Tự chọn phục vụ NDT các loại báo tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài (Anh, Trung, Pháp,...) nhƣ: Saigon time dayly, Vietnam news, Lecourier,....
Ngoài các loại báo - tạp chí, Phòng đọc Tự chọn còn tổ chức phục vụ NDT các loại tài liệu khác nhƣ: kỷ yếu, Báo cáo thực tập. Khác với hình thức phục vụ của báo - tạp chí là NDT tự chọn tài liệu; với các loại tài liệu này, NDT phải tra cứu và ghi yêu cầu mƣợn tài liệu vào phiếu, cán bộ phục vụ sẽ cung cấp tài liệu và họ chỉ có thể sử dụng tại chỗ.
Phòng đọc Tự chọn còn phục vụ NDT trong việc đặt báo theo số, 02 loại báo đƣợc Thƣ viện tiến hành cung cấp cho NDT khi có yêu cầu đặt là: Sài gòn tiếp thị và Thời báo Kinh tế Sài gòn.
Các báo - tạp chí lƣu đƣợc cất giữ trong kho cũng có thể mang ra phục vụ khi NDT có yêu cầu. Hiện tại, Thƣ viện đang có 1.258 cuốn báo và tạp chí lƣu.
Phòng đọc Đa chức năng: Phục vụ khai thác thông tin trên mạng, khai
thác CSDL online, CSDL trên CD-ROM
Phòng có 02 cán bộ đảm nhiệm với 30 máy tính nối mạng, 01 máy in, 01 máy photo, 01 máy quét mã vạch,.... nhằm phục vụ yêu cầu tìm kiếm thông tin của NDT. Hiện tại, phòng đọc Đa chức năng đang phục vụ NDT khai thác CSDL online, CSDL trên đĩa CD và DVD.
Thƣ viện đang phục vụ NDT CSDL online BCRC (Business and Company Resource Center) của Nhà sản xuất Cengage Learning Ltd – Thomson Gale là một Nhà xuất bản có uy tín trên thế giới chuyên phân phối và cung cấp mặt hàng CSDL online. Nội dung CSDL online BCRC bao gồm: trên 5.550 tạp chí điện tử đề cập về các lĩnh vực quản trị kinh doanh, kinh tế, tài chính, kế toán, thƣơng mại điện tử, thông tin về báo cáo tài chính, kinh doanh, đầu tƣ, nghiên cứu thị trƣờng của các công ty tƣ nhân, quốc tế và các chính phủ trên thế giới. Các loại báo, tạp chí này đƣợc cập nhật thƣờng xuyên và dữ liệu hồi cố 3 năm.
Dịch vụ tƣ vấn: đƣợc cán bộ ở các phòng phục vụ đảm nhiệm nhằm giúp NDT lựa chọn tài liệu phù hợp với nội dung yêu cầu tin đƣa ra.
Ngoài ra, Thƣ viện còn phục vụ NDT thông qua các dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu; cung cấp thông tin thƣ mục tóm tắt tài liệu.
Hiệu quả của việc phục vụ NDT thông qua các dịch vụ thông tin được thể hiện như sau:
Năm học 2007 - 2008: Thƣ viện phục vụ đƣợc 66.340 lƣợt NDT; 194.942 lƣợt sách, báo luân chuyển.
Năm học 2008 - 2009( tính đến tháng 4/2009): Thƣ viện phục vụ đƣợc 67.000 lƣợt NDT, 212.374 lƣợt sách, báo luân chuyển
66340 194942 67000 212374 0 50000 100000 150000 200000 250000 2007 - 2008 2008-2009 Lượt NDT
Lượt sách, báo luân chuyển
Hình 9: Biểu đồ thể hiện hiệu quả phục vụ NDT tại Thư viện ĐHNT Hà Nội năm 2007 - 2009
Để đáp ứng tối đa nhu cầu của NDT, Thƣ viện đã tăng cƣờng giờ mở cửa phục vụ NDT: Từ thứ 2 đến thứ 6: sáng từ 8h30 đến 11h45, chiều từ 13h30 đến 17h đối với Phòng Mƣợn và Phòng đọc Tự chọn, riêng Phòng Đa phƣơng tiện và Phòng đọc Tổng hợp phục vụ đến 20h và tổ chức phục vụ cả ngày thứ 7 đối với Phòng đọc Tổng hợp.
Thuận lợi
- Công tác tra tìm và phổ biến thông tin tới NDT đƣợc thực hiện tự động hóa qua mục lục trực tuyến OPAC nên tiết kiệm đƣợc thời gian, công
- Cán bộ làm công tác phục vụ trong các phòng đều thân thiện, nhiệt tình, cởi mở, hợp tác với NDT, thu hút NDT tham gia vào quá trình bảo quản tài liệu cũng nhƣ cộng tác viên tích cực giúp cho tài liệu trong các phòng đƣợc bảo vệ tốt hơn.
Khó khăn
- Với cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin hiện nay, Thƣ viện mới chỉ đáp ứng đƣợc 30% nhu cầu về tƣ liệu, về máy móc thiết bị phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của đội ngũ cán bộ, giáo viên và sinh viên trong Nhà trƣờng. Nội dung vốn tài liệu của Thƣ viện còn phiến diện, chủ yếu là nguồn tƣ liệu học tập và giảng dạy phục vụ cho 3 ngành đào tạo: Kinh tế ngoại thƣơng, Quản trị kinh doanh và Tiếng Anh thƣơng mại.
- Số lƣợng và tên tài liệu trong Thƣ viện còn ít do đó chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của NDT, diện tích phòng chật hẹp nên tần suất phục vụ cho mỗi NDT còn ít.
- Thƣ viện chỉ tiến hành tra tìm tài liệu qua mục lục trực tuyến, không tổ chức mục lục truyền thống vì thế gây khó khăn cho việc tìm tin của NDT khi có sự cố về hệ thống mạng hoặc khi mất điện.
2.2. Một số hoạt động khác của Thƣ viện
2.2.1. Đào tạo người dùng tin
Hàng năm, vào đầu năm học, đƣợc sự đồng ý của Ban giám hiệu Nhà trƣờng, Thƣ viện đều tiến hành buổi đào tạo NDT đối với sinh viên năm thứ nhất. Mục đích của công tác đào tạo NDT là giúp NDT nắm đƣợc cơ cấu phòng ban của Thƣ viện, thành phần vốn tài liệu, cách thức tra cứu trực tuyến qua OPAC, phƣơng thức phục vụ của mỗi phòng cũng nhƣ giờ mở cửa của Thƣ viện.
2.2.2. Tăng cường hợp tác quốc tế
Thƣ viện đã tích cực hợp tác với các tổ chức khác để tranh thủ tài trợ vốn tài liệu. Cụ thể:
Năm học 2006 - 2007 Thƣ viên tiếp tục hợp tác liên kết với các tổ chức quốc tế tiếp nhận 290 cuốn sách (trị giá 11.078 USD tƣơng ứng với 176.000.000VND) từ quỹ sách Châu Á Asia Foudndation, 5 số báo/1 tuần từ The Saigon Time Services Corporation. Xây dựng chƣơng trình hợp tác với SK Telecom it cemter (Hàn Quốc) để xin tài trợ sách, trang thiết bị cho Thƣ viện.
Năm học 2007 - 2008 Thƣ viện đã nhận đƣợc 98 cuốn sách ngoại văn do quỹ Châu Á tài trợ, 5 số báo/ 1 tuần của The Saigon Time, 22000USD tài trợ của SK Telecom cho việc cải tạo và đầu tƣ một số trang thiết bị ở Phòng đọc Tổng hợp.
2.2.3. Công tác tuyên truyền, giới thiệu sách
Thƣ viện thƣờng xuyên biên soạn thƣ mục giới thiệu sách mới gửi tới Ban giám hiệu, các Phòng, Khoa, niêm yết trên các bản tin của Thƣ viện, giới thiệu trên trang thƣ viện điện tử.
Hình 10: Hoạt độnggiới thiệu sách mới
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông đã ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động TT - TV, các thƣ viện điện tử đã lần lƣợt ra đời làm thay đổi “bộ mặt” của các cơ quan TT - TV. Cùng với xu thế tin học hóa đó, năm 2003 với dự án “Đầu tƣ theo chiều sâu cho Trung tâm Thông tin và Thƣ viện”, Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động, giúp cho hiệu quả hoạt động không ngừng đƣợc tăng
lên. Thƣ viện đã sử sử dụng phần mềm Ilib version 4.0 của công ty CMC trong tổ chức hoạt động thông tin.
ILib là Thƣ viện Điện tử Tích hợp dành cho các Trung tâm Thƣ viện lớn tại Việt Nam do CMC nghiên cứu và phát triển. Đây là một hệ thống thƣ viện tích hợp đƣợc thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của các thƣ viện trong nƣớc, từ các thƣ viện công cộng, thƣ viện các trƣờng đại học, thƣ viện chuyên ngành đến các Trung tâm Thông tin trong toàn quốc, đặc biệt là khả năng tích hợp và xử lý tiếng Việt.
ILib 4.0 là phiên bản Thƣ viện Điện tử Tích hợp mới nhất hiện nay của CMCSoft, iLib 4.0 đáp ứng chuẩn nghiệp vụ đảm bảo cho việc tự động hóa công tác nghiệp vụ và liên thông, trao đổi nguồn lực thông tin.
ILib 4.0 tạo cho ngƣời sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin, dù là xuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh… ILib 4.0 luôn đƣợc thƣờng xuyên cập nhật nhằm nắm bắt đƣợc các công nghệ hiện đại và đáp ứng nhu cầu đổi mới của các Trung tâm Thông tin. ILib 4.0 tƣơng thích với cả Internet, Extranet và Intranet.
Ilib có 9 module cơ bản:
+ Module tra cứu trực tuyến OPAC