7. Bố cục của Niên luận
2.1.2. Hoạt động xử lý thông tin
Sau khi tài liệu đƣợc bổ sung vào Thƣ viện thì đƣợc chuyển vào phòng Nghiệp vụ để tiến hành đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, dán nhãn vào gáy sách để phục vụ cho công tác tổ chức kho và kiểm kê tài liệu, đóng dấu, sau đó tiến hành xử lý tài liệu.
Xử lý thông tin là biến đổi các nguồn tin thu thập đƣợc dƣới các dạng khác nhau nhằm đáp ứng tối đa các nhiệm vụ của hoạt động thông tin.
Xử lý thông tin là hoạt động trung tâm, hoạt động chính của một cơ quan TT - TV nói chung cũng nhƣ Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội nói riêng để biến đổi từ Dữ liệu Thông tin Tri thức.
Xử lý thông tin bao gồm: Mô tả thƣ mục (xử lý hình thức) và Mô tả nội dung (xử lý nội dung).
Mô tả thư mục
Mô tả thƣ mục vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm. Với tƣ cách là một sản phẩm ngƣời ta gọi nó là một chỉ dẫn thƣ mục hay là một tra cứu thƣ mục. Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và đƣợc xem nhƣ một vật mang tin. Với tƣ cách là một công đoạn, ngƣời ta gọi đó là công tác biên mục (cataloging).
Đây là bƣớc đầu tiên của việc xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn đƣợc rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ.
Mục đích của mô tả thƣ mục là lập một phiếu cho tài liệu, trên đó ghi những đặc trƣng bên ngoài của tài liệu: tên tác giả, tên tài liệu, nguồn gốc và dạng của tài liệu, ngôn ngữ, nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản.
Mô tả thƣ mục cung cấp cho ta một cách biểu diễn tài liệu duy nhất, không mơ hồ. Nó giúp ta dễ dàng kiểm tra, định vị và tìm kiếm tài liệu.
Để đáp ứng với yêu cầu hợp tác và giao lƣu thông tin quốc tế, năm 1960 với sự cố gắng của cơ quan tiêu chuẩn quốc tế ISO, quy tắc mô tả thƣ mục quốc tế ISBD đƣợc biên soạn. Ngày nay quy tắc này đƣợc sử dụng ở nhiều nƣớc tạo điều kiện cho việc trao đổi quốc tế các ấn phẩm thông tin thƣ mục. Trong các nƣớc nói tiếng Anh ngƣời ta sử dụng quy tắc mô tả thƣ mục Anh - Mỹ AACR, đƣợc xây dựng trên cơ sở ISBD nhƣng chi tiết và sâu sắc hơn.
Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đang tiến hành mô tả thƣ mục theo quy tắc mô tả thƣ mục quốc tế ISBD (International Standa Bibliographic Description)
ISBD là một tập hợp các quy tắc trình bày dữ liệu thƣ mục theo một quy định chặt chẽ, cùng với các dấu hiệu để xác định chúng. Nó phân chia các dữ liệu thƣ mục thành từng vùng và vùng con với những thuyết minh đủ chính xác về các vùng đó. Ngoài ra ISBD còn đƣa vào một hệ thống các dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắt đầu hoặc kết thúc một vùng, vùng con.
Các vùng mô tả của ISBD
Các dữ liệu thƣ mục trong ISBD đƣợc phân thành 8 vùng mô tả: 1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm.
2. Vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản.
3. Vùng thông tin đặc thù (dành cho ấn phẩm định kỳ và tài liệu chuyên dạng).
5. Vùng mô tả vật lý hay đặc trƣng số lƣợng (số trang, minh họa, khổ cỡ).
6. Vùng tùng thƣ (sách bộ). 7. Vùng phụ chú.
8. Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có đƣợc tài liệu.
Trong các vùng nói trên có những vùng đƣợc dùng thƣờng xuyên, nhƣng cũng có nhiều vùng ít đƣợc sử dụng. Mỗi vùng lại chứa một số yếu tố dữ liệu, còn lại là vùng con.
ISBD sử dụng các dấu ký hiệu để:
Chỉ rõ sự bắt đầu của mỗi vùng
Phân cách các yêu tố trong một vùng
Xác định các yếu tố đặc thù bởi dấu ký hiệu đứng trƣớc chúng. Các yếu tố và các dấu ngăn cách theo ISBD:
Nhan đề chính = Nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề\ Thông tin trách nhiệm.- Lần xuất bản.- Thông tin đặc thù.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, Năm xuất bản.- Mô tả vật lý.- (Tùng thƣ).- Phụ chú.- Chỉ số tiêu chuẩn.
Áp dụng quy tắc ISBD, công tác biên mục đƣợc cán bộ biên mục của Thƣ viện ĐHNT Hà Nội tiến hành theo các bƣớc công việc sau:
- Tiến hành khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trƣng hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản,…). Các dữ liệu này đƣợc cán bộ biên mục lấy từ trang nhan đề của tài liệu; ở bìa sách, sau sách, hoặc qua lời nói đầu.
- Sau đó cán bộ biên mục ghi các dữ liệu này lên một vật mang tin nhất định (tờ nhập tin) theo các quy định và tiêu chuẩn đƣợc xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này.
Ví dụ: Dữ liệu thƣ mục đƣợc mô tả theo ISBD tại Thƣ viện ĐHNT Hà Nội
Hình 5: Phiếu nhập tin được sử dụng tại Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội
* Khổ mẫu áp dụng
Việc ứng dụng tin học trong xử lý thông tin càng thúc đẩy yêu cầu phải chuẩn hóa công tác biên mục. Tiêu chuẩn của ISBD chƣa hoàn toàn thích nghi với cách xử lý tin học đối với các mô tả thƣ mục. Các phƣơng pháp xử lý tin học đòi hỏi dữ liệu phải đƣợc cấu trúc hóa.
Để máy tính có thể nhận biết đƣợc các dữ liệu thƣ mục, các chỉ dẫn không những phải tuân thủ theo những quy tắc chặt chẽ, mà còn phải đƣợc Giáo trình phân tích tài chính doanh nghiệp / Ngô Thế Chi: chủ biên; Nguyễn Trọng Cơ. - Tái bản lần thứ nhất có sửa đổi bổ sung. - H. : Tài chính, 2008. - 446tr. ; 21cm
trình bày một cách chính xác theo một khổ mẫu thống nhất. Vì thế, Thƣ viện đã sử dụng khổ mẫu MARC 21 (Machine Readable Cataloging - Khổ mẫu biên mục đọc đƣợc bằng máy). MARC 21 có khoảng trên 200 trƣờng (không kể trƣờng con) nhƣng hiện tại Thƣ viện chỉ sử dụng một số trƣờng tiêu biểu.
Ví dụ: Đối với tài liệu dạng sách, Thƣ viện sử dụng một số trƣờng nhƣ
sau: (sắp xếp theo thứ tự mô tả) 041 Ngôn ngữ
852$j. Đăng ký cá biệt
020$a. Chỉ số sách quốc tế (ISBN)
082$a. Chỉ số phân loại thập phân Dewey $b. Số thứ tự, Cutter 100$a. Tiêu đề mô tả chính-tác giả cá nhân (tác giả) $e. Vai trò
110$a. Tiêu đề mô tả chính-tác giả tập thể $b. Đơn vị phụ thuộc
245 Nhan đề và thông tin trách nhiệm $a. Nhan đề chính
$b. Thông tin khác về nhan đề $c. Thông tin trách nhiệm $n. Số phần, tập, loại $p. Tên phần, tập, loại 242$a. Nhan đề dịch
246$a. Nhan đề song song, nhan đề ngoài bìa. 25$a. Lần xuất bản
260 Thông tin về xuất bản, phát hành $a. Nơi xuất bản
$b. Tên nhà xuất bản $c. Năm xuất bản
300 Mô tả vật lý (đặc trƣng số lƣợng) $a. Số lƣợng trang
$c. Khổ
$e. Tài liệu kèm theo 490. Tùng thƣ. $a. Nhan đề tùng thƣ $v. Số thứ tự trong tùng thƣ $x. Số ISSN 500$a. Phụ chú 504$a. Phục chú thƣ mục 505. Phụ chú phần tập
653$a. Từ khóa không kiểm soát
700. Tiêu đề mô tả bổ sung cho tác giả cá nhân 700$a. Tên $e. Trách nhiệm
Cấu trúc biểu ghi MARC tạo ra nhiều khả năng cho máy tính lựa chọn và sắp xếp các dữ liệu thƣ mục:
Cho phép ngƣời sử dụng dễ dàng truy cập tới các biểu ghi.
In ra các thông báo sách mới, các ấn phẩm thƣ mục, các mục lục dƣới dạng thức khác nhau, các nhãn trên gáy sách.
Trao đổi dữ liệu thƣ mục với các thƣ viện khác trong nƣớc.
Khổ mẫu MARC có ý nghĩa quan trọng trong biên mục tự động. Thực chất của biên mục tự động thƣờng là sử dụng một phần mềm tƣ liệu hoặc sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thƣ viện để tạo lập các biểu ghi cho một CSDL thƣ mục và tạo ra các mục lục tích hợp.
Để tiến hành biên mục tự động, cán bộ của Thƣ viện tiến hành xử lý tiền máy và sau đó nhập dữ liệu. Cán bộ biên mục nhập dữ liệu qua khổ mẫu hiển thị trên màn hình theo kiểu xử lý văn bản.
Hình 6: Nhập ấn phẩm bổ sung bằng MARC 21
Mô tả nội dung tài liệu
Mô tả nội dung tài liệu hay còn đƣợc gọi là xử lý nội dung hay phân tích nội dung tài liệu là tập hợp các công đoạn, ở đó ngƣời ta mô tả nội dung tài liệu cùng với những sản phẩm của chúng. Đó là phân loại, đánh chỉ số, định từ khóa, tóm tắt tài liệu.
Tùy theo từng tài liệu việc mô tả nội dung tài liệu đƣợc thực hiện ở các mức độ khác nhau.
Ở mức độ sơ cấp nhất, ngƣời ta tiến hành phân loại tài liệu. Ở đây ngƣời ta xác định chủ đề chính của tài liệu và thể hiện bằng một thuật ngữ thích hợp của ngôn ngữ tƣ liệu (khung phân loại). Mục đích của phân loại là sắp xếp thông tin thành một số ít các lớp để tổ chức các bộ phiếu và tổ chức kho, giúp cho việc tìm tài liệu theo nội dung một cách nhanh chóng và chính xác.
Ở mức độ sâu sắc hơn, việc mô tả nội dung tài liệu đƣợc thực hiện bằng cách đánh chỉ số, hay còn gọi là định từ khóa tài liệu. Nó bao gồm việc xác định những khái niệm và nội dung mà tài liệu đề cập tới và thể hiện bằng một số thuật ngữ của ngôn ngữ tƣ liệu. Nhờ đó ta có thể lƣu trữ thông tin và trả lời câu hỏi của NDT.
Mức độ cao hơn là cô đọng nội dung tài liệu bằng một văn bản tóm tắt với độ dài thay đổi, tùy theo trình độ phân tích và giá trị của tài liệu đƣợc sử dụng. Tóm tắt có lợi ích kép là dễ ghi nhớ, rút gọn thời gian tra cứu tài liệu và cho phép NDT dễ hình dung ra nội dung chứa trong tài liệu.
Công tác mô tả nội dung tài liệu tại Thƣ viện bao gồm các hoạt động sau:
* Tóm tắt: Đây là công đoạn mô tả nội dung tài liệu, ở đó ngƣời ta cô đọng nội dung tài liệu bằng một bài viết ngắn. Sản phẩm của tóm tắt là một bản tóm tắt thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Tóm tắt là một công việc cùng một lúc đem lại hai lợi ích. Một mặt nó cho phép giảm đáng kể khối lƣợng thông tin ban đầu. Mặt khác nó làm bật ra những khía cạnh mà NDT quan tâm.
Ngƣời ta sử dụng bản tóm tắt nhằm: - Phân phối thông tin
- Chọn lọc thông tin, do NDT thực hiện.
- Tìm kiếm thông tin, nhất là trong hệ thống thông tin tự động hóa. Việc ứng dụng máy tính điện tử cho phép sử dụng các bản tóm tắt để rút ra các từ khóa giúp cho việc lƣu trữ thông tin và so sánh các từ khóa này với các thuật ngữ của câu hỏi để tìm ra câu trả lời trong quá trình tìm tin.
Tóm tắt Định từ
Theo mức độ miêu tả nội dung tài liệu gốc, ngƣời ta chia tóm tắt thành 3 loại: Tóm tắt chỉ dẫn, tóm tắt thông tin và tóm tắt hỗn hợp.
Hiện tại, Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đang tiến hành làm tóm tắt chỉ dẫn
(Indicative abstract). Tức là, miêu tả nội dung tài liệu gốc bao gồm đối tƣợng,
phƣơng diện, phƣơng pháp nghiên cứu của tài liệu gốc hoặc các vấn đề chính của chủ đề nội dung tài liệu. Tóm tắt chỉ dẫn đƣợc làm trong trƣờng hợp tài liệu gốc có khối lƣợng thông tin lớn (sách, các tuyển tập bài báo cáo,…)
Quá trình làm tóm tắt tại Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau:
- Phân tích nội dung tài liệu: cán bộ làm tóm tắt tìm hiểu nội dung của tài liệu từ các thông tin ở nhan đề, phần mục lục, lời nói đầu, đọc lƣớt nội dung của tài liệu.
Ví dụ, Thƣ viện tiến hành làm tóm tắt đối với tài liệu:
Giáo trình phân tích tài chính doanh nghiệp / Ngô Thế Chi: chủ biên; Nguyễn Trọng Cơ. - Tái bản lần thứ nhất có sửa đổi bổ sung. - H. : Tài chính, 2008. - 446 tr. ; 21cm
- Rút ra các thuật ngữ đặc trƣng của tài liệu.
Với tài liệu trên các thuật ngữ đƣợc rút ra là: tài chính doanh nghiệp, hệ
thống báo cáo tài chính doanh nghiệp, chính sách tài chính doanh nghiệp,
tình hình sử dụng vốn, tiềm lực tài chính, dự báo rủi ro, dự báo.
- Hoàn chỉnh bài tóm tắt: Bằng ngôn ngữ văn bản học của mình, cán bộ làm công tác xử lý sắp xếp, diễn giải nội dung của bài tóm tắt.
Kết quả tóm tắt của tài liệu trên nhƣ sau:
Tổng quan về phân tích tài chính doanh nghiệp. Diễn giải hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp. Phân tích chính sách tài chính doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn, tiềm lực tài chính, dự báo rủi ro,...trong doanh nghiệp và một số dự báo các báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Trong quá trình làm tóm tắt các tài liệu ngoại văn, Thƣ viện cũng tham khảo những tài liệu đã đƣợc làm tóm tắt ở Thƣ viện Quốc gia Việt Nam và sử dụng Từ điển Kinh tế để tóm tắt tài liệu.
Ƣu điểm của loại tóm tắt này là ngắn gọn, khoảng từ 10 - 50 từ nên giúp ngƣời dùng tin nắm bắt nhanh đƣợc chủ đề nội dung tài liệu, tóm tắt này dễ làm phù hợp với các biểu ghi thƣ mục trong các CSDL. Tuy nhiên loại tóm tắt này không thể thay thế đƣợc tài liệu gốc mà chỉ giúp đỡ ngƣời dùng tin lựa chọn tài liệu.
* Định từ khóa:
Để mô tả đặc trƣng nội dung tài liệu và để tạo các điểm truy cập chính trong CSDL, trong quá trình xử lý nội dung tài liệu, cán bộ xử lý phải tiến hành định từ khóa cho tài liệu.
Từ khóa là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa đƣợc sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tƣ liệu.
Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và chọn từ khóa để
mô tả nội dung chính của tài liệu.
Từ khóa đƣợc xác định phải phản ánh đúng chủ đề nội dung tài liệu; thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học; súc tích; ngắn gọn; chính xác, hiện đại; đơn nghĩa và khách quan. Để đạt đƣợc các yêu cầu này đòi hỏi ngƣời làm công tác định từ khóa phải là ngƣời có sự hiểu biết, có khả năng phân tích, tổng hợp thông tin và trình bày thông tin bằng một từ hoặc cụm từ chính xác nhất.
Để mô tả nội dung tài liệu trong công tác định từ khóa, ngƣời ta sử dụng ngôn ngữ từ khóa tự do và ngôn ngữ từ khóa kiểm soát.
Ngôn ngữ từ khóa tự do: tức là, ngƣời xử lý tự suy xét và định từ khóa theo cách nhìn của mình.
Ngôn ngữ từ khóa kiểm soát: sử dụng các phƣơng tiện kiểm soát từ để định từ khóa, nhƣ: Bộ từ khóa của Thƣ viện Quốc gia, Từ điển từ chuẩn chuyên ngành hoặc đa ngành, Bảng đề mục chủ đề,…
Thƣ viện ĐHNT đang tiến hành định từ khóa tự do, tức là không dựa vào sự trợ giúp của các công cụ kiểm soát từ vựng. Mặc dù Thƣ viện đang nắm giữ Bộ từ khóa quy ƣớc do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn (năm 1996) nhƣng không áp dụng vì nó chỉ phù hợp cho các thƣ viện công cộng còn với thƣ viện chuyên ngành hẹp sẽ không phù hợp, mặt khác hiện nay phát sinh những thuật ngữ kinh tế mới trong khi đó Bộ từ khóa quy ƣớc do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn lại chƣa cập nhật đƣợc những thuật ngữ mới. Do đó, Thƣ viện tiến hành định từ khóa tự do nhƣng có tham khảo Từ điển thuật ngữ chuyên ngành Kinh tế (Đại từ điển Kinh tế thị trƣờng, Từ điển Kinh tế tài chính kế toán).
Ví dụ: Định từ khóa cho tài liệu: