- Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ụ đú.
4.Kiểm tra chớnh tả, ngữ phỏp
Để kiểm tra chớnh tả và ngữ phỏp của một tài liệu:
• Đặt con trỏ vào đầu của tài liệu hoặc đầu của bất kỳ đoạn văn bản mà bạn muốn kiểm tra • Chọn tab Review trờn vựng Ribbon
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 55
• Bất kỳ một lỗi nào sẽ hiển thị một hộp thoại cho phộp bạn chọn một cỏch viết hay ngữ phỏp thớch hợp hơn.
Nếu bạn muốn kiểm tra chớnh tả của một từ cụ thể, bạn cú thể kớch chuột phải vào bất kỳ từ nào đƣợc gạch dƣới bởi Word và chọn một sự thay thế.
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 56 5. Trộn tài liệu
Cỏc Khỏi niệm Trộn thƣ
Trong thực tế, đụi khi chỳng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều ngƣời chẳng hạn nhƣ thƣ mời, phiếu bỏo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…
Thay vỡ phải gừ những thụng tin của từng ngƣời vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta cú cú thể dựng cụng cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trờn một cỏch nhanh chúng.
Tập tin data source
Một file chứa dữ liệu nguồn thƣờng đƣợc trỡnh bày dƣới dạng bảng biểu đơn giản nhƣ table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong cỏc ụ.
Tập tin main document
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 57 a. Form letter
Bƣớc 1. Tạo tập tin Main chớnh trong WORD nhƣ sau
Cụng Ty TNHH XYZ 999 Pasteur, Q.1, TP.HCM 8223344 Ngày 30 thỏng 10 năm 2009 THƢ MỜI Kớnh gởi: Sinh năm: Địa chỉ:
Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhõn sự cho Cụng ty. Thời gian: giờ, ngày
Địa điểm:
Giỏm Đốc Trần Văn A
Bƣớc 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trờn Excel với cỏc cột cú tờn tƣơng ứng (chỳ ý là tờn cột khụng nờn viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). * Chỳ ý: tập tin dữ liệu này bạn cú thể tạo bằng WORD, tuy nhiờn nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ cú lợi hơn nếu bảng dữ liệu đú cú hổ trợ nhiều phộp tớnh và hàm phức tạp.
OBC HOTEN PHAI NS DIACHI THPHO BANG
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 58
Bà Hồ Lệ Ngọc Nữ 1966 22 Thựy Võn Vũng Tàu ĐH ễng Hoàng văn Bỡnh Nam 1975 33 Lờ Lai TP.HCM
ễng Phan thành Tõm Nam 1970 44 Lý Thƣờng Kiệt TP.HCM Bà Nguyễn Thỳy Hồng Nữ 1968 55 Lờ Thỏnh Tụn TP.HCM ĐH ễng Trần Hũa Bỡnh Nam 1969 66 Lý Thỏi Tổ Biờn Hũa ĐH
Bà Lờ Thị Mộng Võn Nữ 1973
77 Trần Hƣng Đạo
Thủ Dầu
Một
ễng Lờ Văn Lợi Nam 1967 88 Ngụ Đức Kế TP.HCM Bà Hàng thị Ngọc Hà Nữ 1968 99 Hựng Vƣơng Vũng Tàu
Bà
Hoàng thị Lệ
Tƣờng Nữ 1969 96 Pasteur TP.HCM ĐH (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bƣớc 3. Trờn tập tin Main chớnh trong Word
Chọn Start Mail Merge trờn tab Mailings và sau đú chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 59
Trỡnh Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bờn phải tài liệu. Cửa sổ này cú thể di chuyển bằng chuột đến một vị trớ mới trờn màn hỡnh và bạn cũng cú thể thay đổi kớch cỡ của nú.
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 60
Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bƣớc, bạn làm theo hƣớng dẫn bằng cỏch chọn những tựy chọn phự hợp rồi nhấn Next ở dƣới cựng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thỡ nhấn vào Previous.
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 61
Trong mục Select sartting document đó chọn sẵn Use the current document. Chọn Next
qua bƣớc 3
Trong mục Select recipients nhấn nỳt Browse. Chọn va mở file danh sỏch excel đó lƣu.
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 62
Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta cú thể loại bỏ hoặc trớch lọc những hàng khụng muốn tạo thƣ mời.
Nhấn OK.
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 63
Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…
Đặt con trỏ text ở vị trớ xỏc định trong văn bản mẫu, nơi cần chốn dữ liệu vào, lần lƣợt chốn cỏc field vào trong main document nhƣ sau:
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 64
Nhấn Next sang bƣớc 5, ở bƣớc này nhấn vào nỳt >> đề xem trƣớc cỏc thƣ mời tiếp theo
Giỏo viờn: Trần Thị Thu Phương Trang 65
Chọn Print… nếu muốn in cỏc thƣ mời trực tiếp ra mỏy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trƣớc cỏc thƣ mời trong văn bản.
Trong hộp thoại Merge to New Document cú thể chọn tạo ra toàn bộ cỏc thƣ mời cú trong danh sỏch hoặc chỉ chọn tạo thƣ mời cho một số ngƣời.