Một trong những phẩm chất của nhà kinh doanh là phải nắm vững quy định pháp luật liên quan đế hoạt động kinh doanh của mình, không những là những quy định trong nước mà còn cả những quy định của pháp luật nướcd khác và quốc tế các luật bất thành văn trong hoạt động kinh doanh thương mại. Đây là điều kiện đầu tiên để giảm tối thiểu rủi ro trong kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh thương mại quốc tế. Thực tế cho thấy rất nhiều tranh chấp phát sinh do không hiểu biết rõ về quy định của pháp luật và do không làm đúng pháp luật nên phải tự gánh chịu thiệt hại.
Là một nhà kinh doanh, không cần phải hiểu luật sâu như các luật gia
song ít nhất cũng là những vấn đề liên quan đến hoạt động của mình. Chẳng hạn đối với một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải hiểu rõ những quy định nước mình và của đối tác về mặt hàng kinh doanh, nguồn luật áp dụng trong hợp đồng là của nước nào để có lợi cho mình, nguồn luật đó đề cập đến việc giải quyết tranh chấp ra sao? Tranh chấp nếu xảy ra sẽ giải quyết như thế nào và những điều kiện gì để đạt được cách giải quyết đó... Ngoài ra doanh nghiệp còn phải nắm thật chắc các liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu như quy định về kinh doanh thương mại quốc tế, về hàng hải, thanh toán quốc tế, vận chuyển hàng hoá quốc tế, bảo hiểm...
81Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TTTT quốc tế Việt Nam 82 3.4.1.2. Tìm hiểu kỹ càng đối tác.
Sự thành công của thương vụ cần đến sự cộng tác của cả hai bên. Nếu một bên trục trặc cũng có nghĩa là tranh chấp có thể xảy ra. Ở đây không đề cập đến
những tranh chấp do một bên cố ý có hành vi lưa đảo, gian lận vì khi đó tranh chấp đã có dấu hiệu phạm tội và phải được xử lý nghiêm trị theo pháp luật. Tìm hiểu đối tác để đảm bảo rằng họ có thiện ý cộng tác với chúng ta và có đủ khả năng thực hiện nghĩa vụ như sẽ thoả thuận trong hợp đồng. Nên phân loại bạn hàng theo nhiều tiêu thức như tầm quan trọng đối với doanh nghiệp, thời gian cộng tác làm ăn với doanh nghiệp... để phân bổ chi phí tim hiểu đối tác về những mặt, những khía cạnh nhất định song quan trọng hơn cả là địa vị pháp lý và tình hình tài chính và uy tín của đối tác trên thị trường. 3.4.1.3. Thận trọng khi đàm phán soạn thảo và ký kết hợp đồng.
Hợp đồng là cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia
ký kết hợp đồng. Nó cũng là cơ sở pháp lý để trọng tài, toà án hay bất ký một cơ quan giải quyết tranh chấp nào tiến hành xác định lỗi của mỗi bên, cũng như thiệt hại và mức bồi thường tương ứng. Chính vì thế, những điều khoản trong hợp đồng quy định càng chặt chẽ, rõ ràng, chính xác càng tốt. Một trong những biện pháp hạn chế rủi ro và cũng để bảo vệ quyền lợi của mình khi xảy ra tranh chấp là lông ghép các điều khoản "phòng ngừa" trong hợp đồng . Một biện pháp bảo vệ nào đó luôn thể hiện tính hai mặt nếu là quyền của bên bán thì sẽ là nghĩa vụ của bên mua và ngược lại. Quá trình đàm phán sẽ dung hoà được mâu thuẫn này, thống nhất được ý chí giữa các bên. Sau đây là một vài điều khoản "phòng ngừa" có thể được nêu ra trong hợp đồng.
+ Nếu là người mua hàng: rủi ro, tranh chấp có thể xảy ra khi người mua đã trả trước một phần nào hoặc toàn bộ tiền hàng song người bán chần chừ hoặc không có ý định thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ, khi người bán chậm giao hàng, khi người bán giao hàng không đủ phẩm chất, khi đó các điều khoản phòng ngừa có thể là:
82Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TTTT quốc tế Việt Nam 83 Loại rủi ro Điều khoản phòng ngừa
1. Đã trả trước một
phần tiền hàng và có thể bị mất khoản tiền đó:
- Quy định bên bán phải có một bên thứ ba có uy tín, đủ khả năng đứng ra đảm bảo rằng bên bán sẽ thực hiện hợp đồng; hoặc bên thứ ba sẽ bồi thường cho bên mua nếu bên bán từ chối không thực hiện hợp đồng, hoặc /và.
- Quy định đòi bên bán phải chuyển trước cho bên mua những giấy tờ chứng nhận bên mua được quyền sở hữu, hoặc/và. - Quy định bên bán phải chuyển cho bên mua số sản phẩm tương đương với số tiên trả trước.
2. Chậm giao hàng
- Quy định rõ ràng, cụ thể thời hạn bắt buộc phải giao hàng hoặc /và - Định ra các chế tài phát hoặc /và
- Quy định thời hạn để bên mua có thể đơn phương huỷ hợp đồng hoặc /và
- Thoả thuận về các trường hợp bất khả kháng và thời hạn thực hiện hợp đồng xảy ra trong trường hợp bất khả kháng. 3. Hàng hoá giao không đúng như chất lượng đã thoả thuận
- Quy định hình thức nghiệm thu sản phẩm theo chất lượng hay theo công cụ thường là sản phẩm hoặc thiết bị máy móc
thường quy định chấp nhận theo hình thức quy định một chất lượng sử dụng. Và đối với dịch vụ thì thường quy định chấp nhận theo công cụ hoặc/và.
- Đòi giữ lại một khoản trả chậm để đảm bảo; hoặc /và. - Huỷ hợp đồng hoặc/và
- Quy định các chế tài phát hoặc/và
- Đòi thay thế các sản phẩm khiếm khuyết với chi phí do bên bán chịu.
+ Nếu là người bán hàng: tuỳ từng đối tượng mua hàng truyền thống hay mới, khách hàng quan trọng hay không, mức độ tin tưởng... mà bên bán nên cố gắng đưa vào hợp đồng những điều khoản phòng ngừa sau:
83Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TTTT quốc tế Việt Nam 84 Loại rủi ro Điều khoản phòng ngừa
1. Rủi ro về giá * Đồng tiền mất giá - Biến động của sản xuất * Chậm thanh toán * Không thanh toán
* Quy định về những trường hợp điều đình giá, căn cứ điều chỉnh, cách điều chỉnh giá hoặc quy định phân bố khoản chênh lệch do tỷ tăng tỷ giá cho cả hai bên.
* Quy định về - huỷ hợp đồng - Các chế tài phạt
* Quy định các biện pháp bảo đảm thanh toán như: bảo lãnh đặt cọc, ký quỹ, ký cược...
Thực hiện việc giữ quyền sở hữu cho đến khi nhận được tiền hàng. Huỷ hợp đồng 2. Rủi ro liên quan đến sản phẩm * Không đến nhận hàng như đã thoả thuận * Hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển và * Cho rằng hàng không phù hợp với yêu cầu của anh ta.
* Các chế tài phạt bao gồm cả huỷ hợp đồng - Quy định người mua phải chịu chi phí gửi hàng - Quy định về chuyển rủi ro cho người mua
- Xây dựng sách lược giảm nhẹ nghĩa vụ tư vấn của người bán hàng bằng cách:
+ Dành cho khách quyền lựa chọn
+ Nghiên cứu trước sản phẩm và cung cấp cho khách hàng + Bảo lưu văn bản nếu không biết ai là người sử dụng cuối cùng.
84Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TTTT quốc tế Việt Nam 85 Điều khoản cũng là một trong những biện pháp bảo hiểm. Trong điều
khoản cần ghi rõ cách thức giải quyết tranh chấp. Nếu lựa chọn trọng tài thì nên quy định những nội dung về:
- Loại hình trọng tài (AD HOC - hay thường trực) - Trung tâm trọng tài nào và địa chỉ
- Tên trọng tài viên (có thể không cần)
- Thủ tục tố tụng nên phù hợp với tổ chức trọng tài đã chọn - Địa điểm trọng tài
- Ngôn ngữ trọng tài - Phân chia phí trọng tài
- Luật áp dụng trong hợp đồng - Quyết định trọng tài là trung thẩm
Nói chung, quy định rõ ràng, càng dễ thuận lợi trong giải quyết tranh chấp. Là một nhà kinh doanh thận trọng, sau khi các điều khoản hợp đồng đã được thoả thuận và soạn thảo xong; trước khi đặt bút ký cần kiểm tra lại lần cuối xem trong văn bản còn thiếu sót gì không rồi mới quyết định ký. Nếu hợp đồng được ký gián tiếp qua Fax, thư từ cần có biện pháp kiểm tra, xác định lại các thoả thuận đã đạt lại lần cuối.
Cần để ý chút ít đến thời hạn có hiệu lực của hợp đồng, ngôn ngữ sử
dụng ưu tiên, nguồn luật áp dụng trong hợp đồng, điều khoản tranh chấp. Đây thường là những tiểu tiết bị họ cho qua trong khi ký hợp đồng, họ chỉ chú ý đến những điều khoản chính như giá cả, sản phẩm, thanh toán, giao hàng... mà không hay rằng những tình tiết tưởng như nhỏ kia có thể khiến cho việc
thực hiện hợp đồng bị sụp đổ hoàn toàn.
Tuy vậy, dù hợp đồng đã được xây dựng rất kỹ càng, thận trọng cũng
không thể tránh được mọi rủi ro pháp lý khi thực hiện hợp đồng: Tranh chấp phát sinh đỏi hỏi nhà kinh doanh phải hành động một cách khôn ngoan mới mong bảo vệ được quyền lợi của mình.
85Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TTTT quốc tế Việt Nam 86 3.4.2. Một vài kinh nghiệm giúp doanh nghiệp đạt được giải quyết tranh
chấp hiệu quả khi xảy ra tranh chấp .
Tranh chấp là điều không được mong đợi đối với nhà kinh doanh, vì nó gây tổn thất cho họ. Một thái độ bảo thủ khăng khăng và nóng vội thường không đem lại kết quả như mong muốn. Trước những tranh chấp, trước hết cần phải đánh giá, xem xét tranh chấp đó - xem xem có bao nhiêu thành công nếu đưa ra tố tụng và giải pháp đó có hậu quả gì tới những mối quan hệ trong tương lai... Ở đây không đề cập nhiều đến cách giải quyết tranh chấp khi thoả thuận và ký hợp đồng vì nó chưa gây ra thiệt hại thực sự và cách giải quyết theo một cơ chế khác hẳn. Đối với những tranh chấp khi thực hiện hợp đồng doanh nghiệp nên xem xét đánh gia lại những điểm sau:
a. Giữa doanh nghiệp và đối tác có thoả thuận, cam kết không? Chúng ta có bằng chứng về sự thoả thuận cam kết đó không? Với cách khác là chúng ta xem xét về hiệu lực và giá trị pháp lý của những thoả thuận giữa hai bên trước khi khiếu nại một bạn hàng vì đã không thực hiện được thoả thuận, chúng ta cần xem xét lại khả năng đưa ra bằng chứng để chứng minh điều đó. Nếu chúng ta có một hợp đồng được soạn thảo đầy đủ và được người có thẩm quyền của tát cả các bên ký vào, thì đó chínhlà một bằng chứng mạnh mẽ nhất. Nếu hợp đồng được ký kết thông qua việc trao đổi thư từ, điện tín, fax thì phải kiểm tra lại những thông tin nào có giá trị điều chỉnh hợp đồng và có phải đó là điều kiện được hai bên chấp nhận cuối cùng hay không, có thoả thuận nào khác có thể bác bỏ những điều đó không? Trường hợp khó khăn nhất là chúng ta không có một văn bản nào, dù chỉ là một dòng chữ ngắn gọn
của họ, lúc chứng minh cho khẳng định của chúng ta, ghi nhận chi tiết vụ việc... Nhìn chung, ở hầu hết các quốc gia đều chấp nhận hợp đồng miệng, song cho dù vậy, đối với một hợp đồng miệng việc chứng minh sự tồn tại của hợp đồng là hết sức khó khăn, vậy nên các nhà kinh doanh nên ràng buộc nghĩa vụ và quyền lợi của nhau bằng văn bản "giấy trắng mực đen".
86Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TTTT quốc tế Việt Nam 87 b. Xem xét kỹ càng những điều gì đã được thoả thuận: thật vậy, gì có
khi chúng ta phát hiện ra rằng đã trao cho bạn hàng những quyền lực quá lớn và do đó khó mà có thể cho rằng họ đã vi phạm nghĩa vụ. Ví dụ khi nhận hàng tại cảng đến và hàng hoá bị kép phẩm chất trong thời gian vốn có của những hộp đồng đã quy định kết quả giám định hàng hoá tại cảngđi là cơ sở để xác định chất lượng và số lượng hàng hoá và biên bản giám định chứng nhận người bán đã đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ lúc đó một biện pháp đòi hỏi thường qúa gay gắt sẽ không đem lại kết quả. Xem xét kỹ xem việc đối tác không thực hiện nghĩa vụ có nằm trong các trường hợp bất khả kháng đã được thoả thuận hay không? Nhớ lại xem bạn hàng có cam kết các nghĩa vụ khác hỗ trợ cho minh trong việc thực hiện hợp đồng hay không? Ví dụ như thoả thuận hàng bán sẽ tư vấn cho người mua lựa chọn hàng hoá, hướng dẫn sử dụng tốt hàng hoá... Người mua sẽ trả trước cho người bán một khoản tiền hàng, người mua chịu trách nhiệm đưa phương tiện vận chuyển đến bốc dỡ hàng thông báo giao hàng trong một thời gian quy định... Nếu họ không thực hiện hoặc thực hiện không đúng các cam kết phụ này có nghĩa là ta có cơ sở để buộc họ đã vi phạm hợp đồng trước.
Việc xem xét này giúp ta đánh giá được khả năng "thắng" khi đem vụ
việc ra giải quyết và buộc bên kia không thể chối cãi được về mức độ nghiêm trọng của sự cố.
c. Xem lại xem trong hợp đồng có tính trước đến sự cố hay không? Hợp đồng có tính trước đến sự cố đó là hợp đồng đã được áp dụng các
hợp đồng quy định rõ ràng các chế tài phạt các cách ứng xử trong trường hợp một bên vi phạm hợp đồng thì chúng ta chỉ việc áp dụng các điều khoản thích hợp. Nếu như những quy định đó là không rõ ràng, rành mạch thì hãy cố gắng lập ra một lý lẽ đủ sức thuyết phục cho mình.
d. Xác định xem số thiệt hại là bao nhiêu? Thiệt hại đôi khi không thể
lượng hoá được một cách chính xác, xong cần phải cố gắng. Con số cụ thể sẽ 87Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TTTT quốc tế Việt Nam 88 giúp chúng ta cân nhắc giữa cách lựa chọn giải quyết tranh chấp hoà giải hay theo đuổi tranh tụng...
e. Nên tham khảo các chuyên gia khi xảy ra sự cố. Họ (luật sư, cố vấn
pháp lý, luật gia...) sẽ hướng dẫn chính xác cho chúng ta cần phải làm gì thậm chí việc tham khảo ý kiến chuyên gia cũng cần phải được tiến hành khi đàm phán. Cần cung cấp đây đủ thông tin cho các chuyên gia để có được những lời khuyên chính xác và hữu ích trong quá trình lập hồ sơ, hoà giải và tranh tụng. f. Xây dựng một hồ sơ vững chắc bằng cách tập hợp mọi văn bản, chứng cứ sao cho thật lôgíc hãy cân nhắc lựa chọn nhân chứng và các công tác để chắc chắn rằng họ có thiện ý hợp tác.
g. Thể hiện thiện chí giải quyết tranh chấp bằng con đường hoà giải
chúng ta có thể thảo ra và gửi cho đối tác những thông điệp nhắc nhở cảnh cáo để kêu gọi sự tự nguyện tiếp tục thực hiện hợp đồng của họ hoặc ít ra là sẽ đàm phán để giải quyết tranh chấp.
h. Kiện trước Trung tâm trọng tài là hình thức giải quyết tranh chấp nên áp dụng khi các biện pháp hoà giải không thành. Phải cân nhắc kỹ càng trong việc lựa chọn trọng tài viên là người quyết định sự công bằng của vụ việc. Nên lựa chọn một Uỷ ban trọng tài nếu vụ việc có giá trị lớn và phức tạp. Quy tắc tố tụng trong xét xử phải phù hợp với tổ chức trọng tài mà bạn lựa chọn. Chẳng hạn Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam chỉ có thể thụ lý được những vụ có chọn quy tắc tố tụng của Trung tâm. Lựa chọn Trung tâm trọng tài thích hợp sau khi cân nhắc về chi phí cho quá trình tranh tụng (gồm chi phí
trọng tài và chi phí đi lại, ăn ở của chúng ta), và uy tín của Trung tâm trọng tài.
Dù phán quyết của trọng tài chưa làm chúng ta vừa ý thì cũng nên thi