Đây là một khâu tối quan trọng và phải được làm trước từ hàng năm trời. Nếu không chuẩn bị từ sớm mà đến cận ngày khai mạc một sự kiện thể thao lớn thì việc xin cấp thẻ chính thức của Ban tổ chức sẽ là rất khó. Không có thẻ hành nghề trên tay thì việc phóng viên đến một giải đấu lớn dường như không còn ý nghĩa.
Vì không có thẻ hành nghề có nghĩa là người phóng viên đó sẽ không được đến trung tâm báo chí và vào các địa điểm thi đấu, không được phép phỏng vấn, tiếp cận với các quan chức, các cầu thủ, huấn luyện viên… Chưa kể là với tấm thẻ mà ban tổ chức cung cấp, các phóng viên sẽ được rất nhiều quyền ưu tiên, trong đó có quyền ưu tiên đi một số phương tiện giao thông
cộng cộng, việc xuất nhập cảnh ở nước bạn cũng dễ dàng hơn rất nhiều hoặc khi gặp bất cứ sự cố nào ở nước bạn thì có tấm thẻ hành nghề trong tay, các phóng viên yên tâm rằng rắc rối sẽ được giải quyết.
Các toà soạn báo cần có kế hoạch rất sớm về việc cử các phóng viên tới tác nghiệp tại các sự kiện thể thao lớn. Khi được cử đi công tác, mỗi phóng viên cần hết sức chủ động trong công tác chuẩn bị. Đầu tiên là chuẩn bị các thủ tục xin cấp thẻ hành nghề.
Với các phóng viên tham dự Đại hội thể thao châu Á, Đông Nam Á,. Thế vận hội.. thì việc làm thẻ phóng viên sẽ do Uỷ ban Olympic quốc gia đảm nhiệm. Vì Việt Nam chưa là thành viên của Hiệp hội báo chí thể thao quốc tế nên các công việc đối ngoại, đi công tác nước ngoài và xin cấp thẻ tác nghiệp của phóng viên sẽ do Uỷ ban Olympic quốc gia giúp đỡ và làm thủ tục. Với các sự kiện bóng đá như Giải vô địch bóng đá Đông Nam Á; châu Á và thế giới… thì phóng viên sẽ liên hệ làm thẻ với Liên đoàn bóng đá quốc gia.
Phóng viên cần phải chủ động liên hệ và thường xuyên liên lạc với liên đoàn để có được những thông tin cần thiết. Liên đoàn bóng đá Việt Nam sẽ chủ động liên hệ với Liên đoàn bóng đá thế giới (FIFA) về việc xin cấp thẻ cho phóng viên tác nghiệp. Các phóng viên cần biết những quy định của FIFA về việc phân phối thẻ phóng viên. Việt Nam chỉ được cấp rất ít thẻ hành nghề. FIFA ưu tiên cấp thẻ cho các quốc gia có nền bóng đá phát triển và các quốc gia có đội bóng tham dự giải.
Mỗi phóng viên xin cấp thẻ bao giờ cũng phải khai đầy đủ những thông tin cần thiết vào đơn xin cấp thẻ và phải làm theo hướng dẫn bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp. Trước khi khai vào mẫu đơn, các phóng viên nên phôtô ra nhiều bản để khai mẫu vì Ban tổ chức không chấp nhận những tờ đơn gạch
xoá, nhàu nát. Khai tờ đơn xin cấp thẻ và nộp lại cho Liên đoàn hoặc Uỷ ban Olympic quốc gia xong, người phóng viên phải thường xuyên liên lạc với những cơ quan đó để biết được Ban tổ chức đã nhận được chưa và kết quả ra sao?
Để biết thêm những thông tin hồi âm về kết quả, phóng viên có thể liên hệ với các đại sứ quán của nước bạn tại Việt Nam, tất nhiên cần hết sức tế nhị, giữ đúng nguyên tắc ngoại giao.
Khi đã nộp xong đơn và có giấy hẹn của Ban tổ chức sự kiện thể thao lớn thì công việc chuẩn bị tiếp theo của phóng viên là chuẩn bị các tư liệu liên quan đến sự kiện đó.
3.1.8.Chủ động giữ vững liên lạc với Toà soạn
Nếu không phối hợp tốt với toà soạn thì người phóng viên sẽ rất khó khăn và lúng túng trong công việc.
Trước khi đi công tác, phóng viên cần phác thảo một kế hoạch khá chi tiết với toà soạn. Cần nắm được lịch thi đấu theo giờ địa phương và giờ Việt Nam một cách hết sức chính xác. Cần lên được lịch truyền bài mỗi ngày, sau mỗi trận đấu và sau các cuộc họp báo… Ngoài những chương trình thi đấu chính thức, phóng viên sẽ chủ động phát hiện đề tài và viết ngay gửi về toà soạn. Thường xuyên liên lạc với toà soạn qua Hộp thư điện tử, thông tin những tin tức, công việc đã làm được trong ngày và kế hoạch tác nghiệp của ngày tiếp theo…
Đối với phóng viên ảnh, xử lý ảnh rồi truyền ngay ảnh về toà soạn tại sân vận động hoặc những địa điểm thi đấu bằng kỹ thuật nối mạng không dây (thông qua điện thoại di động). Hoặc có những cách truyền ảnh khác nếu làm việc theo một nhóm nhiều người thì các phóng viên sẽ ghi lại số thẻ lưu ảnh
vào một tờ giấy, sau đó đưa cho một nhân viên tình nguyện trên sân chuyển tới đồng nghiệp của mình đang đợi ở trung tâm báo chí để xử lý ảnh. Với cách xử lý này, chúng ta có thể gửi ảnh về toà soạn rất sớm, chỉ 15 phút sau khi bóng lăn.
Với phóng viên viết bài, ngoài việc sử dụng máy tính cá nhân để làm những bài viết có tính chất tổng hợp, nhận định trước trận đấu, chuyện bên lề… nhưng họ nên sử dụng máy tính nối mạng của Ban tổ chức để gõ bài và truyền về ngay toà soạn cho kịp thời nhất là với những tin tức cập nhật, nóng hổi. Điều này đã được đoàn phóng viên của Báo Thể thao Việt Nam áp dụng rất tốt bởi vì sử dụng máy tính của Ban tổ chức, khâu truyền bài sẽ được thực hiện rất nhanh, nếu sử dụng máy tính cá nhân, sẽ phải đăng ký đường dây điện thoại riêng và phải đợi nối mạng, sau trận đấu, nhiều người sử dụng dẫn đến không có bốt điện thoại cho phóng viên đấu dây vào sử dụng và nhiều khi còn bị nghẽn mạch.
Tuy nhiên sử dụng máy tính của Ban tổ chức đòi hỏi phóng viên phải có thao tác rất nhanh. Có khả năng tư duy nhanh, có trí nhớ tốt để ghi lại đầy đủ những thông tin mà mình truyền đạt tới bạn đọc một cách chính xác nhất. Vì mỗi phóng viên chỉ được sử dụng tối đa là 20 phút cho một máy tính của Ban tổ chức.
Người phóng viên báo chí thể thao phải hết sức chủ động trong công tác kế hoạch. Khi được phân công theo dõi một sự kiện thể thao lớn, các phóng viên cần tìm hiểu và cập nhật thông tin về giải qua các Website của Ban tổ chức. Thông tin có thể được lấy qua báo chí nước ngoài, qua internet, hệ thống cáp thông tin… và đặc biệt là đội ngũ cộng tác viên.
3.2.Văn hoá tác nghiệp của phóng viên thể thao Việt Nam 3.2.1.Chuẩn bị tư liệu
Có thể lấy ví dụ: đến với một giải đấu lớn nhất thế giới như World Cup thì việc chuẩn bị tư liệu là một trong những khâu quan trọng không thể xem nhẹ. Ngoài những kiến thức thể thao trong những năm làm báo tích luỹ được thì các tin tức cập nhật hàng ngày, hàng giờ về các “diễn viên” chính gồm cầu thủ và huấn luyện viên của 32 đội bóng, phong độ của họ cũng như những thông tin bên lề khác là những tư liệu mà các phóng viên cần phải có. Xem lại tư liệu của giải vô địch thế giới các đây 4 năm và tham khảo các trang viết của các đồng nghiệp có mặt tại Cúp thế giới là một việc làm hết sức cần thiết.
Đặc biệt, những tư liệu về văn hoá, con người của nước chủ nhà, về cơ sở hạ tầng, giao thông, ẩm thực của thành phố đăng cai sự kiện…rất cần được tìm hiểu và cập nhật.
Có rất nhiều nguồn tài liệu có thể khai thác. Đó là:
-Tài liệu của Ban tổ chức:
Các tài liệu của Ban tổ chức thường được in và phát hành rất sớm, có khi trước ngày khai mạc hàng năm. Chẳng hạn như chuẩn bị cho World Cup 2002, Ban tổ chức đã cho in rất nhiều loại ấn phẩm khác nhau phục vụ cho báo chí và người hâm mộ. Trong đó giới thiệu đến cơ sở hạ tâng, sân bãi thi đấu, giao thông, văn hoá, con người nước chủ nhà… Các phóng viên có kế hoạch tham dự một sự kiện thể thao lớn cần liên hệ với Đại sứ quán của nước chủ nhà sự kiện này tại Việt Nam. Ở đó họ có đầy đủ các thông tin cần thiết cho báo chí về công tác chuẩn bị của nước đăng cai. Tuy nhiên với những tài liệu này trong tay, phóng viên cần lưu ý tham khảo thêm nhiều tài liệu khác
nữa để cập nhật thông tin vì những tài liệu mà ban tổ chức chuẩn bị thường là rất sớm.
Thông tin mà ban tổ chức cung cấp có thể bị cũ, hoặc đó chỉ là thông tin một chiều, thường là những mặt mạnh của nước chủ nhà. Để có được thông tin một cách toàn diện, chúng ta cần tìm hiểu thêm trên các phương tiện khác.
- Tài liệu từ trang Web chính thức:
So với các tài liệu đã in thành sách,thành tờ rơi thì những tư liệu trên trang Web chính thức của giải có lượng thông tin rất lớn và cập nhật hàng ngày, hàng tuần. Trên trang Web này, các phóng viên sẽ tìm thấy tất các các thông tin về nước chủ nhà, từ nơi ăn, chốn ở, về điều kiện tác nghiệp đến việc tìm hiểu các món ăn địa phương có thích hợp với khẩu vị của mình không.
-Tham khảo thêm các trang Web thể thao khác trên thế giới và ở Việt Nam:
Một sự kiện thể thao bao giờ cũng được nhìn từ nhiều góc độ khác nhau. Với mỗi hãng thông tấn, mỗi tờ báo, mỗi kênh thể thao khác nhau sẽ có những cách nhìn nhận, đánh giá về một sự kiện khác nhau. Vì vậy, đến với một sự kiện thể thao lớn, để tác nghiệp một cách tốt nhất, các phóng viên phải tự chuẩn bị những tư liệu hết sức phong phú khai thác từ rất nhiều nguồn khác nhau.
-Tham khảo các báo thể thao trong nước:
Trước khi diễn ra một sự kiện lớn, các báo thể thao trong nước thường dành nhiều trang đưa tin về sự kiện đó. Không ít tờ báo còn ra cả tin nhanh hàng ngày. Tham khảo thêm thông tin từ các báo bạn là việc làm cần thiết vì mỗi tờ báo đều có cách nhìn nhận khác nhau, đánh giá khác nhau về một sự kiện thể thao. Chẳng hạn trước sự kiện World Cup 2002, Báo Thể thao Văn
hoá- TTX thì có những thông tin rất phong phú về sự chuẩn bị của 32 đội
tuyển tham dự được các phóng viên thường trú tại khắp nơi trên thế giới truyền về. Báo Thể thao TPHCM thì đưa ra những bình luận rất sắc sảo về
phong độ của từng đội, từng cầu thủ. Tờ Thể thao Việt Nam lại đưa ra những
tỷ lệ cá cược và có cách dự đoán của riêng họ. Các tờ báo khác thì đề cập nhiều hơn đến tình hình an ninh trên các sân vận động, trên các phương tiện giao thông công cộng, trong ga tàu điện ngầm...
-Tham khảo ý kiến từ những đồng nghiệp đã có kinh nghiệm từng tác nghiệp tại các sự kiện thể thao lớn:
Trước khi tham dự các sự kiện thể thao lớn, các phóng viên thể thao nên tìm hiểu xem cùng một sự kiện này ở nước ta đã có ai tham dự chưa? Nên hỏi các bạn đồng nghiệp và tiếp cận với những đồng nghiệp đã có kinh nghiệm càng sớm càng tốt để có thêm nhiều thông tin quý. Nhóm phóng viên Báo Thể
thao Việt Nam lên đường sang Nhật Bản và Hàn Quốc đưa tin về World Cup
2002 đã nhận được sự giúp đỡ, chia sẽ kinh nghiệm của các đồng nghiệp từ Thông tấn xã Việt Nam và phóng viên báo Thanh niên...
-Tìm đọc các bài báo về sự kiện thể thao tương tự diễn ra trong quá khứ:
Các phóng viên có thể tìm thấy các tập báo lưu ở trong thư viện quốc gia hoặc mượn trực tiếp các báo bạn. Các tòa soạn đều có phòng thông tin tư liệu. Chẳng hạn như một phóng viên được giao nhiệm vụ sang Thái Lan đưa tin về Giải bóng đá Đông Nam Á ( AFF Cup) thì họ nên xem lại tư liệu về hai kỳ AFF trước đó. Các phóng viên Báo Thể thao Việt Nam trước khi đến World Cup 2002 đã đọc rất kỹ tập báo lưu về France 1998 của Tin nhanh hàng ngày của báo Thanh niên và TTX Việt Nam. Đây là những tờ báo có phóng viên tác
nghiệp tại kỳ World Cup 1998, trong đó phóng viên Danh Đức của báo Thanh
niên đã vào sân xem 13 trận đấu tại khắp các sân cỏ nước Pháp.
Việc đọc những tư liệu này giúp người phóng viên chuẩn bị tác nghiệp hình dung ra được công việc của mình sẽ phải làm trước lúc lên đường. Họ sẽ có cái nhìn toàn cảnh về một sự kiện lớn. Đây là một khâu hết sức quan trọng trong công tác chuẩn bị trước khi tác nghiệp.
-Tìm những tài liệu tóm tắt về các địa điểm thi đấu, bản đồ của nước chủ nhà, sơ đồ đi lại bằng các phương tiện công cộng:
Phóng viên trước khi lên đường tác nghiệp ở các sự kiện thể thao quốc tế, họ nhất thiết phải có trong tay bản đồ chi tiết của các thành phố đăng cai. Bản đồ thành phố đồng thời có bản đồ về hướng dẫn đi tàu điện ngầm, xe buýt và các phương tiện công cộng khác. Cần phải biết giá cả của từng loại phương tiện. Nhóm phóng viên sang công tác tại Nhật Bản và Hàn Quốc đã phải mất khá nhiều thời gian mới hiểu được các phương tiện giao thông công cộng của người Nhật. Riêng tàu có 8 loại: tàu tốc hành Shinkansen, tàu điện ngầm, tàu nổi, tàu đến các thành phố lân cận, tàu xuyên quốc gia, tàu trong thành phố...Nắm chắc được lịch giao thông sẽ giúp các phóng viên dễ dàng trong việc sắp xếp kế hoạch di chuyển, và sẽ có được lịch trình hoạt động một cách khoa học.
Có thể lấy ví dụ: Do không nắm được bản đồ nước Nhật mà phóng viên Trung Dũng của báo Thể thao Việt Nam đã tiêu tốn trên 400 đô la cho việc di
chuyển chỉ trong hai ngày ở Nhật Bản. Anh ở Tokyo và đến Shizuoka ( thành phố có núi Phú Sĩ nổi tiếng ở Nhật Bản) xem trận đấu giữa Anh- Braxin. Từ Tokyo đến Shizuoka mất 7 tiếng đi tàu tốc hành. Nếu di chuyển như vậy bằng tàu Thống Nhất của Việt Nam thì mất 24 h đồng hồ. Kết thúc trận đấu, Trung
Dũng lại trở về Tokyo bằng chuyến tàu đêm, để rồi hôm sau từ Tokyo lên đường đi Osaka xem trận đấu giữa Thổ Nhĩ Kỳ gặp Senegal. Lúc ấy anh không tính toán trước quãng đường đi và không biết rằng từ Shizuoka đến Osaka rất gần.
3.2.2.Tìm hiểu văn hoá của nước chủ nhà và các quốc gia tham dự
Mỗi quốc gia, mỗi dân tộc đều có những nền văn hoá mang những đặc trưng điển hình của quốc gia, dân tộc đó. Văn hoá được chia tách thành hai lĩnh vực, một thuộc thế giới vật chất, một thuộc thế giới tinh thần. Nhưng dù là vật chất hay tinh thần thì mỗi nền văn hoá bao giờ cũng mang những bản sắc riêng.
Bản sắc văn hoá là cốt lõi của nền văn hoá, được lưu truyền, phát triển, bổ sung qua nhiều thế hệ. Bản sắc văn hoá là sức đề kháng của mỗi nền văn hoá trong giao lưu, hội nhập giữa các nền văn hoá trên thế giới để nền văn hoá ấy luôn là chính mình. Bản sắc văn hoá là nền tảng, là động lực thiết yếu cho sự phát triển của mỗi quốc gia, dân tộc trong bất kỳ thời đại nào.
Văn hoá là tổng thể nói chung những giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra. Văn hoá là chìa khoá của sự phát triển. Văn hoá là cái thuộc về con người và chỉ dành cho con người.
Giá trị nhân văn, nhân bản là đặc tính hiển nhiên vốn có của bất cứ sản phẩm văn hóa nào bởi sự tồn tại của chúng cũng là vì con người, cho con người. Nhân bản, nhân văn được hiểu là sự găn bó với con người, tôn vinh con người, đề cao giá trị con người, trân trọng con người và thể hiện được khát