M t góc nhìn vn hóa doanh nghi p
Q un lý thi gian hi u qu
Hãy th t ng t ng m t nhân viên chúi m i t sáng đ n chi u vi t 3 - 4 cái tin ho c biên t p 20 - 25 cái tin, có th đ c ch ng 50% ch t l ng cao, nh ng m t S p gi i không bao gi “c ng” lo i nhân viên ch c n cù nh ong này.
N u nh b n th c s n l c nghiêm túc đ nâng cao nh ng k n ng qu n lý th i gian c a b n thân mình thì s th y ngay s khác bi t đáng k trong cu c s ng.
Nh ng ng i qu n lý th i gian hi u qu s có t duy rành m ch h n, rõ ràng h n, h là nh ng ng i sáng t o h n và làm vi c t t h n. Ch c ch n nh th ! Và rõ ràng là h s có nhi u th i gian h n đ đào sâu nghiên c u nh ng v n đ chuyên ngành, hay đ n gi n là làm nh ng công vi c riêng.
Thay đ i thói quen bây gi c ng ch a mu n. Và c ng ch ng khó kh n gì. D i đây là vài đi m đ tham kh o:
1) Làm vi c m t cách có t ch c:
S p đ t bàn làm vi c g n gàng v i h th ng h s , tài li u riêng khoa h c, có l ch công tác chính cho c kho ng th i gian dài v i các công vi c c th hàng ngày , và
máy tính đ qu n lý công vi c, sành đi u m t tý thì ch i PDA g n theo ng i (đi n tho i di đ ng thì không ghi đ ). D n s ch bàn làm vi c m i ngày b ng cách ghi l i các nhi m v ph i làm s p t i (cùng các thông tin quan tr ng) vào l ch bi u trong máy tính. ánh d u nh ng công vi c u tiên ho c v t b nh ng gi y t không c n dùng. Có th ghi chú thêm thông tin trên nh ng sticker nh dán tr c m t nh ng nh là các m u gi y này ngoài vi c khi n cho bàn làm vi c trông không đ p m t còn có th b bay đi m t.
2) Lên k ho ch tr c:
đ n đ u gi sáng m i lên k ho ch trong ngày là quá mu n. Hãy s p x p vi c th t c th t chi u hôm tr c. Hãy tách riêng các công vi c và xác đnh rõ vi c nào nên làm ngay hôm sau, vi c nào nên làm tr c trong tu n này, vi c nào có th đ l i.
ng nhiên, danh sách các công vi c có th thay đ i hàng ngày vì phát sinh thêm vi c m i.
3) Xác đnh u tiên:
S p x p th i gian m i ngày đ gi i quy t các công vi c u tiên và c ng c n linh ho t dành đ th i gian cho nh ng vi c b t ng x y ra. Hãy h c cách nói “không” v i nh ng vi c không ph i là u tiên.
4) Bi t rõ khi nào mình làm vi c hi u qu nh t:
N u th y mình làm vi c vào bu i sáng là hi u qu nh t, t i sao l i không đ a nh ng công vi c quan tr ng vào bu i sáng? Nh ng th i gian không ph i là “đnh” thì dành
đ làm nh ng công vi c mang tính ch t th ng nh t, kém h p d n h n. C ng có ng i th y h ch vi t lách hi u qu trong không gian yên t nh vào lúc... n a đêm. C ng không ph i thói quen x u nh ng s b t l i vì n u mu n h i han, đi n tho i thì ch có cách ch đ n sáng hôm sau.
5) ng quên nh ng vi c nh , nh ng t p trung chúng l i:
Ch đ cho các vi c nh trôi đi, t t nh t là dành 30 phút m i ngày cho các công vi c này. Nh ng đ ng đ ph i m t công nhi u l n ch y đi ch y l i ra máy photocopy, và dành các cu c đi n tho i đ m t l n nh c máy g i luôn th .
6) Chia nh :
Qu n lý các d án l n b ng cách chia thành các ph n nh và d qu n lý h n. Không ai dám t nh n mình là “chuyên gia gi i quy t chuy n l n” và c ng không có ng i nào thu c lo i ch đ làm chuy n nh . ng choáng ng p tr c nh ng d án đ s , hãy tách thành các ti u d án và s th y công vi c đ n gi n h n.
7) T p cho mình tính k lu t:
Thay vì th ng xuyên kéo lê c đ ng vi c, c n xác đnh h n chót đ hoàn thành t ng công vi c. M t m o nh là n u c n hoàn t t m t vi c vào 5h chi u th N m thì hãy b t mình k t thúc vào lúc 12h tr a. Nên gi i quy t các vi c khó tr c, sau đó tha h ...
d o ch i.
8) V t v khi c n thi t, v s m khi h t vi c:
Làm vi c hì h c quanh n m ngày tháng không có gì đáng khen. Khi công vi c quá nhi u thì có th làm vi c thâu đêm nh ng n u th y mình đã th c s hoàn t t công vi c thì c “thiên nhiên” mà đi v s m m t chút. V s m khi đã h t vi c không ph i là l i. Sau khi đã làm t t nh ng b c trên đây thì có th th c hi n các b c ti p theo đây,
đ m b o r ng “c nhà ta” có th qu n lý h u hi u qu th i gian c a mình, và ch c n m t kho ng th i gian h p lý v n có th đ t ch t l ng công vi c cao.
Các b c ti p theo cho phóng viên:
1) D ng l i và suy ngh :
Sau khi đ c giao vi t v m t ch đ nào đó, hãy d ng l i m t chút đ xem đâu là cách t t nh t đ ti p c n các ngu n tin và l y đ c nh ng thông tin “đ t” nh t. Có th xu t phát ch m h n đ ng nghi p các báo khác m t chút nh ng tóm đ c ngu n tin t t thì l i thành nhanh chân h n, ch c ào đi b t k n i nào mà gõ c a xin tin thì... xin l i.
2) Xác đnh rõ u tiên:
L p m t danh sách nh ng vi c c n làm đ vi t bài đó. Xác đnh u tiên trong danh sách v m c đ khó kh n và b t đ u b ng công vi c khó kh n nh t. H c cách xác
đnh v n đ nào là quan tr ng đ t p trung nhi u th i gian h n, và c n ph i m nh d n b nh ng v n đ v n, không c n thi t đ bài đ r m ra, b n thân c ng đ m t th i gian ch y lo ng qu ng.
3) Ghi rõ t ng v n đ c n câu tr l i:
Phát tri n m t chi n l c rõ ràng v i nh ng câu h i quan tr ng. Tin t c đây là gì, b i c nh ra sao, nh h ng th nào và khía c nh cong ng i c a câu chuy n là gì?
4) Ghi l i ngay nh ng suy ngh c a mình:
Nên có m t cu n s nh trong túi. Ngh ra cái gì thì ghi l i ngay.
5) G i đi n cho ngu n tin vào bu i sáng:
Lý do r t đ n gi n: có kh n ng s nh n đ c phúc đáp vào bu i tr a ho c đ u gi chi u. N u có thông tin ngay thì kh i ph i nói – tin xong s m, ngh s m.
6) Dành th i gian đ trao đ i:
Hãy trao đ i v cách th c làm vi c c a mình v i m t biên t p viên có kinh nghi m. H có th giúp đi đúng h ng, đ m t công ch y quanh.
Qu n lý công vi c quá b n r n này đ có th i gian t p trung vào các giá tr và u tiên khác trong cu c s ng không ph i là vi c đ n gi n. C n có th i gian đ b nh ng thói quen x u và th nh ng thói quen t t h n