Ma trận SWOT giúp các nhà làm kế hoạch một cái nhìn tổng thể, toàn diện về thực trạng vấn đề cần nghiên cứu. Qua đó, nhà KH có thể biết được những ưu, nhược điểm trong nội bộ vấn đề mình nghiên cứu, cũng như những cơ hội và trở ngại mà hoàn cảnh và môi trườn tạo ra. Từ đó, nhà kế hoạch có thể chủ động xác định hướng phát triển nhằm:
- Khai thác tốt nhất các điểm mạnh của mình để tranh thủ cơ hội mà môi trường bên ngoài mang lại.
- Khai thác tốt nhất các điểm mạnh để giảm thiểu những nguy cơ, tác động bất lợi mà môi trường bên ngoài đưa ra.
- Khắc phục triệt để các điểm yếu của mình để nắm bắt, tranh thủ những cơ hội mà môi trường bên ngoài mang lại.
- Khắc phục triệt để các điểm yếu của mình để giảm thiểu những nguy cơ, tác động bất lợi mà môi trường bên ngoài gây ra.
Sử dụng ma trận SWOT còn có tác dụng thu hút sự tham gia của các bên liên quan trong việc xác định vấn đề và thứ hạng ưu tiên các vấn đề cần giải quyết.
● Phương pháp lập ma trận SWOT
- Việc đánh giá thực trạng phát triển phải dựa trên cơ sở so sánh trên nhiều góc độ: so sánh chuỗi(theo thời gian), so sánh chéo(theo không gian, các huyện khác tỉnh và ngoài tỉnh), so sánh giữa thực tế với kế hoạch, so sánh kết quả đạt được với tiềm năng có thể huy động. Dựa trên những thành tựu đạt được, cần chỉ ra những vấn đề yếu kém trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội, môi trường, phân tích những nguyên nhân để từ đó có thể đề xuất mục tiêu và giải pháp khắc phục trong giai đoạn tiếp theo.
-Sau khi phân tích tiềm năng và thực trạng phát triển KTXH, tổng hợp các vấn đề then chốt, xác định điểm mạnh, điểm yếu của địa phương, xác đinh cơ hội, thách thức do môi trường bên ngoài tác động tới quá trình phát triển KTXH của địa phương. Khi đánh giá về các cơ hội, thách thức căn cứ vào các dự báo về các yếu tố tác động từ bên ngoài như kinh tế, chính trị, sự phát triển khoa học công nghệ, những dự báo xu thế xã hội…
- Tổng kết các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức mà vấn đề KH đang quan tâm vào bảng ma trận SWOT
Khi xây dựng ma trận SWOT cần phân biệt rõ ràng giữa điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Trong đó, điểm mạnh đề, điểm yếu đề cập đến những thuân lợi, khó khăn mang tính chất chủ quan trong môi trường nội bộ, còn cơ hội, thách thức là đề cập đến những thuận lợi, khó khăn mang tính khách quan do môi trường bên ngoài mang tới. Do đó, các giải pháp kế hoạch đề ra thường tác động đến điểm mạnh, điểm yếu của địa phương, còn đối với cơ hội, thách thức thì các giải pháp kế hoạch không thể tác động trực tiếp mà chỉ tận dụng hoặc giảm thiểu.
Sử dụng công cụ ma trận SWOT được dùng chủ yếu trong phân tích thực trạng để xác định được những vướng mắc cơ bản. Những kết quả phân tích SWOT cũng có thể được dùng cho việc lựa chon các mục tiêu.(Phụ lục 5-Bảng ma trận SWOT huyện Yên
Châu)