3.5.1. Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
3.5.1.1. Mô tả chung về phần mềm.
Hệ thống quản lý hồ sơ công việc là sản phẩm phần mềm chạy trên nền webbase thực hiện việc quản lý và vận hành quy trình xử lý công việc trong cơ quan, giúp cho cán bộ xử lý và tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Hệ thống đƣợc xây dựng nhằm giải quyết bài toán quản lý tài liệu, văn bản, các quá trình xử lý cũng nhƣ quy trình thực hiện đƣợc phần mềm hỗ trợ để đáp ứng các nhiệm vụ tác nghiệp của cán bộ trong cơ quan.
Giao diện chính hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành tỉnh Bắc Ninh:
Hình 3.5. Giao diện chính hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành
3.5.1.1. Mục đích ứng dụng phần mềm.
Phần mềm đƣợc sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, viên chức nhà nƣớc trong việc luân chuyển và xử lý tài liệu, văn bản trong tỉnh Bắc Ninh. Giúp cho việc quản lý, điều hành, tác nghiệp thuận lợi và nhanh chóng. Tiến tới tham gia vào chính phủ điện tử theo chủ trƣơng của nhà nƣớc.
68
3.5.1.3. Chức năng phần mềm hệ thống.
Hình 3.6. Giao diện chức năng hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành
- Văn bản đến: Văn bản đến là văn bản đƣợc chuyển đến từ ngoài hệ thống hay đƣợc chuyển từ các đối tƣợng khác trong hệ thống đến cho ngƣời dùng. Văn bản đến là công văn, tài liệu,…
- Văn bản đi: Văn bản đi là văn bản đƣợc tạo lập bởi một ngƣời dùng nào đó, sau đó đƣợc chuyển cho các đối tƣợng khác trong hệ thống hoặc đƣợc gửi ra ngoài. Văn bản đi, theo một nghĩa nào đó là văn bản dự thảo, văn bản dự thảo là đầu vào để trở thành văn bản, công văn đi.
- Văn bản dự thảo: Là văn bản đƣợc ngƣời dùng soạn thảo và đăng ký vào hệ thống để gửi lên cấp trên phê duyệt và cho xuất bản hay công bố rộng rãi.
- Văn bản đã ban hành: Văn bản đã ban hành là văn bản đã đƣợc các cấp duyệt và đƣợc công bố, xuất bản. Văn bản đã ban hành có hai mức đó là văn bản đƣợc ban hành rộng rãi ngoài cơ quan và ban hành nội bộ trong cơ quan.
- Văn bản đã bút phê: Văn bản đã bút phê là văn bản đƣợc chuyên viên gửi lên lãnh đạo duyệt và đã đƣợc duyệt, là bƣớc trƣớc cho văn bản đã ban hành.
69
- Văn bản không xử lý: Văn bản không xử lý là văn bản đến mà không cần phải xử lý theo nội dung (không có yêu cầu xử lý), ngƣời dùng sẽ có cờ đánh dấu là văn bản không xử lý.
- Văn bản đã cấp số: Văn bản đã cấp số là văn bản đã đƣợc duyệt và gửi cho văn thƣ thực hiện cấp số hiệu để công bố.
- Văn bản đã chuyển: Là văn bản đã qua bƣớc xử lý của ngƣời sử dụng và đƣợc chuyển cho đối tƣợng ngƣời dùng khác trong hệ thống.
- Sổ công văn đến: Sổ công văn đến là tập hợp các công văn đến, tài liệu đến.
- Sổ công văn đi: Sổ công văn đi là tập hợp các công văn, tài liệu đi.
- Hồ sơ văn bản: Là toàn bộ các yếu tố liên quan đến quá trình xử lý công việc trong nội dung văn bản, nó bao gồm văn bản đến, văn bản đi, lịch sử xử lý, các phiếu trình, duyệt,…
- Ngoài ra còn có các chức năng khác như: Tủ văn bản, Tủ hồ sơ, Tìm kiếm văn bản, Tìm kiếm hồ sơ.
3.5.2. Hệ thống phần mềm Thư điện tử. 3.5.2.1. Mục tiêu.
Trong thời gian gần đây, thƣ điện tử đã trở thành một công cụ hữu hiệu trong việc trao đổi thông tin, góp phần quan trọng vào nâng cao hiệu quả công việc, năng suất lao động, giảm thời gian thực hiện và chi phí hoạt động. Tuy nhiên thƣ điện tử cũng xuất hiện nhiều vấn đề liên quan đến an toàn thông tin nhƣ:
- Lộ lọt thông tin bí mật, nhạy cảm;
- Phát tán thƣ giả mạo, có nội dung lừa đảo hoặc quảng cáo không phù hợp; - Phát tán, lây lan mã độc, phần mềm quảng cáo trái phép v.v…
- Chiếm quyền sử dụng trái phép;
- Bị lợi dụng để phục vụ cho mục đích xấu.
Để khắc phục vấn đề đó là xây dựng một hệ thống thƣ điện tử công vụ riêng biệt dành cho các cơ quan nhà nƣớc góp phần cải thiện các nhƣợc điểm mà các hệ thống thƣ điện tử nêu ở trên.
70
Giao diện chính hệ thống thƣ điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh:
Hình 3.7. Giao diện hệ thống thƣ điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh
3.5.2.2. Chức năng hệ thống.
71
- Thư: Hiển thị danh sách các danh mục : Hộp thƣ, Thƣ nháp, Đã gửi, Thùng rác, Thƣ rác; hiển thị danh sách các thao tác nhƣ: Nạp lại (để làm mới hộp thƣ cá nhân), Soạn thƣ, Trả lời thƣ (trả lời thƣ đến), Trả lời tất cả, Chuyển tiếp (chuyển tiếp thƣ), Xóa thƣ, Đánh dấu ...
- Soạn thư: Ngƣời dùng click chọn một danh bạ bất kỳ. Tiếp đến click vào biểu tƣợng để soạn thƣ nhƣ bƣớc soạn thƣ ở phần “Hộp thƣ” phía trên.
- Sổ địa chỉ: Hiển thị danh sách nhóm địa chỉ, danh bạ thuộc các nhóm.
- Thiết lập cấu hình: Hiển thị các thông tin phục vụ cho việc cấu hình hệ thống hộp thƣ cá nhân.
- Mật khẩu: Chức năng này thay đổi thông tin mật khẩu của Ngƣời dung
Hình 3.9. Chức năng thay đổi mật khẩu
Ngƣời dùng click vào danh mục “Mật khẩu” Hệ thống sẽ hiển thị giao diện form thay đổi mật khẩu. Ngƣời dùng nhập mật khẩu hiện tại, mật khẩu mới, xác nhận mật khẩu mới vào các ô text tƣơng ứng và click vào nút “Lƣu” để thayđổi mật k hẩu. Mật khẩu bao gồm ít nhất 1 ký tự số và 1 ký tự đặc biệt.
- Ngoài ra còn có nhiều chức năng khác: Thiết lập cấu hình, tìm kiếm thư, lọc thư, thêm mới danh bạ, thêm nhóm, …
72
3.5.3. Hệ thống phần mềm Cổng thông tin điện tử. 3.5.3.1. Mục tiêu. 3.5.3.1. Mục tiêu.
* Cổng thông tin điện tử Bắc Ninh bắt buộc phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau: - Bảo đảm cho tổ chức, cá nhân truy cập thuận tiện
- Hỗ trợ cho tổ chức, cá nhân truy nhập và sử dụng các biểu mẫu trên trang thông tin điện tử.
- Bảo đảm tính chính xác và sự thống nhất về nội dung của thông tin trên trang thông tin điện tử.
- Cập nhật thƣờng xuyên và kịp thời thông tin trên trang thông tin điện tử. - Thực hiện quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nƣớc.
* Cổng thông tin điện tử phải có những thông tin chủ yếu sau đây:
- Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của thƣờng trực UBND và của từng đơn vị trực thuộc.
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành và văn bản pháp luật có liên quan.
- Quy trình, thủ tục hành chính đƣợc thực hiện bởi các đơn vị trực thuộc, tên của ngƣời chịu trách nhiệm trong từng khâu thực hiện quy trình, thủ tục hành chính, thời hạn giải quyết các thủ tục hành chính.
- Thông tin tuyên truyền, phổ biến, hƣớng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách, chiến lƣợc, quy hoạch chuyên ngành.
- Danh mục địa chỉ thƣ điện tử chính thức của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ công chức có thẩm quyền.
- Thông tin về dự án, hạng mục đầu tƣ, đấu thầu, mua sắm công.
- Danh mục các hoạt động trên môi trƣờng mạng đang đƣợc cơ quan đó thực hiện nhƣ:
+ Cung cấp, trao đổi, thu thập thông tin với tổ chức, cá nhân.
+ Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với cơ quan khác của Nhà nƣớc. + Cung cấp các dịch vụ công.
+ Các hoạt động khác theo quy định của Chính phủ. - Mục lấy ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân.
73
* Đáp ứng đƣợc các đặc điểm lớn của một giải pháp Portal, chính những đặc điểm này đã tạo nên sự khác biệt lớn giữa công nghệ portal với các công nghệ website truyền thống:
- Cá nhân hóa giao diện của ngƣời sử dụng (Personalization): Đây là một trong những thuộc tính quan trọng của portal. Cổng TTĐT tỉnh đảm bảo cung cấp cho ngƣời sử dụng một giao diện nhất quán và giao diện này phải do chính ngƣời sử dụng lựa chọn.
- Tổ chức phân loại thông tin (Category): Để giảm thiểu tình trạng quá tải thông tin của ngƣời sử dụng, thông tin đƣợc quản lý bởi portal phải đƣợc phân loại và sắp xếp theo các chủ đề (topic) sao cho ngƣời sử dụng có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin mà mình cần. Các chủ đề thƣờng đƣợc xây dựng theo cấu trúc hình cây, có nghĩa là mỗi chủ đề (topic) có thể có nhiều chủ đề nhỏ hơn phía dƣới (sub topic), và cứ nhƣ vậy tiếp tục triển khai xuống các mức thấp hơn và không giới hạn về số mức (cấp).
- Hỗ trợ khả năng tìm kiếm nội dung thông tin (Search): Một thuộc tính khác cũng có vai trò rất quan trọng để giảm thiểu tình trạng quá tải thông tin là dịch vụ tìm kiếm thông tin nhanh. Dịch vụ này thực hiện tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của ngƣời sử dụng, thông qua mô tả thông tin cần tìm dƣới dạng các từ khoá hoặc tổ hợp các từ khoá.
- Thông tin đƣợc tích hợp từ nhiều nguồn khác nhau (Multi system intergration): Thông tin hiển thị trên portal phải đƣợc tích hợp từ nhiều nguồn khác nhau, mà các nguồn tin này nằm rải rác trên mạng toàn cầu Internet, bên trong hoặc bên ngoài tổ chức. Nguồn thông tin có thể là các cơ sở dữ liệu dạng quan hệ, các văn bản phi cấu trúc, các dữ liệu hình ảnh, âm thanh, .v.v...
- Hỗ trợ mô hình làm việc cộng tác (Collaboration or virtual community): Cổng TTĐT tỉnh đảm bảo cung cấp các cộng cụ (tools) để tăng cƣờng khả năng liên lạc, trao đổi thông tin, và năng suất xử lý công việc của các nhóm làm việc hoặc của một cộng đồng. Thƣ điện tử (Email), diễn đàn thảo luận (Forum), hỏi đáp (Q&A), .v.v… là những công cụ tiêu biểu để hỗ trợ các nhóm, tổ chức làm việc.
- Hỗ trợ mô hình tự động xử lý công việc theo qui trình đã xác định từ trƣớc (workflow): Cho phép tích hợp trên portal các phần mềm áp dụng của mạng nội bộ Intranet, mà các áp dụng này sẽ thiết lập một qui trình tự động để hoàn thành xử lý một công việc theo một qui trình đã xác định từ trƣớc.
- Đăng nhập hệ thống một lần duy nhất (Single Sign-On): Thuộc tính này cho phép ngƣời dùng chỉ thực hiện đăng nhập hệ thống một lần duy nhất trƣớc khi sử dụng tất cả
74
các tài nguyên (thông tin, dịch vụ, phần mềm áp dụng, ...) đƣợc cung cấp hoặc đƣợc tích hợp trên portal. Nói cách khác, Portal sẽ lấy thông tin về ngƣời sử dụng từ các dịch vụ thƣ mục nhƣ LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), NDS (Domain Name System) hoặc AD (Active Directory)…
- Khả năng bảo mật: Portal phải cung cấp đƣợc các hệ thống xác thực và cấp phép rất mạnh. Bất kỳ sự tích hợp các hệ thống nào, với cơ chế đăng nhập một lần, đều phải đƣợc bảo mật và ngăn chặn các giao dịch không hợp lệ của ngƣời sử dụng trên các ứng dụng khác nhau.
* Thừa kế các kết quả đã triển khai trong giai đoạn trƣớc đây, tránh lãng phí tài nguyên cũng nhƣ thời gian thực hiện dự án, không làm gián đoạn hoạt động của cổng trên mạng internet:
- Thống nhất yêu cầu chuyển đổi dữ liệu: Phối hợp với Ban quản lý cổng xác lập chi tiết yêu cầu ngƣời sử dụng, lập kế hoạch chi tiết cho việc chuyển đổi dữ liệu
- Chuyển đổi dữ liệu: Chuyển đổi toàn bộ các dữ liệu danh mục, dữ liệu tin tức bài viết, các kho dữ liệu văn bản, ảnh, multimedia,... , dữ liệu của các đơn vị trực thuộc đang có trên cổng sang hệ thống mới đồng thời không làm gián đoạn hoạt động của cổng
* Công nghệ gần gũi với trình độ sử dụng của các cán bộ, nhân viên CNTT quản lý vận hành và phát triển cổng:
- Dễ dàng cài đặt, nhất quán và tƣơng thích với hệ điều hành máy chủ và cơ sở dữ liệu phổ biến ở Việt Nam.
75
3.5.3.2. Một số chức năng của hệ thống
Giao diện chính Cổng thông tin điện tử của tỉnh
Hình 3.10. Giao diện Cổng thông tin điện tử tỉnh Bắc Ninh
* Một số chức năng chính của Cổng thông tin điện tử của tỉnh:
- Phân hệ quản trị nội dung Tin tức – Sự kiện(CMS):
+ Quản lý danh sách các kênh thông tin. + Quản lý các chuyên mục tin.
+ Quản trị tin bài.
+ Phân cấp, phân loại tin bài. + Kiểm duyệt nội dung tin bài. + Xuất bản nội dung tin bài.
+ Quản lý kênh thông tin giới thiệu về tỉnh. + Quản lý danh sách thông tin giới thiệu về tỉnh. + Tra cứu và khai thác thông tin giới thiệu về tỉnh.
+ Quản lý danh sách thông tin về tổ chức bộ máy của tỉnh. + Quản lý kênh thông tin về các tin tức sự kiện của tỉnh.
76
+ Quản lý thông tin tuyên truyền, phổ biến, hƣớng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách của tỉnh.
+ Tra cứu và khai thác thông tin tuyên truyền, phổ biến, hƣớng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách của tỉnh.
+ Quản lý hệ thống văn bản pháp quy.
+ Tra cứu và khai thác hệ thống văn bản pháp quy.
+ Quản lý danh sách thông tin về các dự án, hạng mục đầu tƣ, đấu thầu, mua sắm công.
+ Quản lý kênh thông tin về các doanh nghiệp trong tỉnh. + Quản lý kênh thông tin dành cho du khách.
+ Tìm kiếm tin tức.
+ Quản lý trang tiếng Anh.
+ Quản trị tin bài trên trang tiếng Anh.
+ Xuất bản nội dung tin bài trên trang tiếng Anh.
- Quản lý liên kết hình ảnh:
+ Quản lý danh sách liên kết.
+ Quản lý ảnh tuyên truyền, quảng cáo. + Tích hợp nhắn tin tự động SMS. + Tích hợp nhắn tin tự động Email. + Quản lý phân loại danh bạ điện tử.
+ Khai thác bản đồ hành chính các tỉnh thành trên toàn quốc. + Quản lý biên tập thƣ viện ảnh.
+ Quản lý biên tập thƣ viện video.
- Phân hệ tương tác:
+ Quản trị ngƣời dùng trên diễn đàn. + Quản lý lƣợng ngƣời truy cập diễn đàn. + Quản lý chuyên mục tin trên diễn đàn. + Quản lý tài khoản sử dụng trên diễn đàn. + Quản lý hòm thƣ cá nhân trên diễn đàn. + Quản lý cơ quan tiếp nhận câu hỏi. + Quản lý câu hỏi.
77
+ Xem và gửi câu hỏi. + Thống kê báo cáo hỏi đáp. + Quản lý liên hệ, góp ý.
- Phân hệ tích hợp hệ thống:
+ Tích hợp thƣ điện tử nội bộ. + Tích hợp thƣ viện điện tử.
+ Liên kết đến cổng thông tin điện tử chính phủ. + Liên kết đến trang tin của các sở, ban, ngành. + Liên kết đến trang tin của các huyện, thị, thành. + Liên kết đến trang tin của các cơ quan truyền thông. + Tích hợp dịch vụ công trực tuyến.
- Phân hệ quản trị hệ thống:
+ Quản lý ngƣời dùng bao gồm các chức năng: Tích hợp với hệ thống CSDL ngƣời dùng có sẵn (ActiveDrirectory, LDAP), quản trị hệ thống có thể xem danh sách ngƣời dùng hệ thống, quản trị hệ thống có thể thêm mới ngƣời dung, quản trị hệ thống có thể sửa thông tin ngƣời dung, quản trị hệ thống có thể xóa ngƣời dùng, quản trị hệ thống có thể tìm kiếm ngƣời dung.
+ Quản lý thông tin nhóm ngƣời dùng. + Quản lý nhóm quyền.
+ Quản lý quyền. + Quản lý chức năng.
+ Quản lý cấu hình hệ thống. + Quản lý trang tiếng nƣớc ngoài.
+ Quản lý thiết lập số lƣợt truy cập hệ thống. + Quản lý Sao lƣu dữ liệu.