Người xưa nói rằng: biết người biết ta trăm trận trăm thắng. Cho nên việc cần làm đầu tiên là phải nhận thức đúng bản thân mình, hoàn cảnh, những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân
Ngoài ra cũng cần chuẩn bị cho mình tâm lý tự tin sẵn sàng trước một cuộc thương lượng. Đó là những tố chất mà nhà thương lượng cần phải có, cụ thể:
+ Kỹ năng quan sát và suy nghĩ: là hai điều kiện không thể tách rời nhau của
con người. Trong thương lượng hai yếu tố này giúp chúng ta tìm ra phương pháp để thương lượng và phương hướng để hành động. Do vậy, trong cuộc sống hằng ngày chúng ta phải tập quan sát để ý đến tất cả những việc xung quanh, và trong quá trình thương lượng chúng ta cũng đừng bỏ qua bất cứ lời nói, cử chỉ và hành động nào của đối tác. Có được các thông tin này, chúng ta phải biết phân tích và nắm vững vấn đề.
+ Sự tự tin: có được sự tự tin sẽ giúp cho tiến trình thương lượng được tiến
hành một cách tốt đẹp, nâng cao năng lực của người thương lượng, hơn thế nữa sự tự tin sẽ mang đến sự tin tưởng từ phía đối tác đối với chúng ta.
+ Khả năng khống chế tình cảm: tình cảm của người thương lượng thể hiện
trong quá trình này đóng vai trò quan trọng. Bởi lẽ, sự bực bội không vui đối với người nóng tính rất dễ bộc lộ và một khi rơi vào trạng thái như thế sẽ có những ảnh hưởng không tốt đến quá trình thương lượng.
+ Khả năng suy đoán: trong thương lượng, chúng ta không thể khẳng định
được rằng mình hoàn toàn nắm được tình hình, hiểu được thái độ của đối tác… cho nên việc sử dụng óc phán đoán có tính chính xác về đối tác và đưa ra những giả thuyết tốt là điều cần thiết. Để có được nhiều giả thuyết chúng ta phải biết đặt trên suy nghĩ của đối tác. Giả thuyết phải được căn cứ vào sự thật. Trong tình thế chưa nắm rõ được các chứng cứ cụ thể, chúng ta có thể đưa ra nhiều giả thuyết, đó có thể là những việc đã xảy ra trong quá khứ, đó có thể là những việc đã xảy ra ở hiện tại và kể cả sẽ diễn ra trong tương lai. Và đây là cơ sở giúp chúng ta có thể đưa ra chiến lược đối phó thích ứng.
+ Kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ: thương lượng còn là một nghệ thuật và ngôn ngữ
biểu đạt là chủ yếu trong suốt quá trình. Một khi năng lực thương lượng được nâng cao thì khả năng biểu đạt ngôn ngữ không ngừng tăng lên. Do vậy, chúng ta phải không ngừng học tập và rèn luyện.
VD: thường xuyên đọc sách, nhìn vào mắt đối phương một cách thoải mái, cố gắng tìm hiểu sở trường của đối phương để đưa ra lời khen đúng lúc, và phải luôn chú ý cách dùng ngôn từ sao cho phù hợp trong từng ngữ cảnh riêng.
+ Khả năng trả lời: trong quá trình thương lượng, chúng ta không thể tránh
những câu hỏi khó trả lời, và đây là nguyên nhân gây áp lực cho nhà thương thuyết. Vì thế, ở giai đoạn chuẩn bị, việc suy nghĩ và viết ra các câu hỏi mà đối tác có thể đặt ra sẽ giúp chúng ta phát hiện khả năng trả lời của mình, để từ đó có sự điểu chỉnh tốt hơn trong bàn thương lượng. Một vấn đề cần chú ý, trả lời câu hỏi nên tránh sự dài dòng.
+ Năng lực ứng biến: có thể hiểu đó là khả năng thích ứng của nhà thương
thuyết, khả năng này tồn tại đối lập với những gì tóm gọn trong khuôn khổ hay quá cứng nhắc. Để làm được điều này, nhà thương thuyết phải biết tự điều chỉnh về tâm lý sao cho phù hợp với tình huống.
- Tìm hiểu đối tác:
Người xưa truyền lại rằng, biết người biết ta trăm trận trăm thắng. Cho nên, công việc tự đánh giá bản thân không, có thể nói, vẫn chưa đủ tạo ra cơ sở cho cuộc thương lượng thành công. Yếu tố còn lại mà nhà thương thuyết giỏi hay thực hiện đó là phải tìm hiểu kỹ về đối tác. Khi tìm hiều về đối tác bạn cần chú ý những khía cạnh dưới đây:
+ Khả năng của đối tác: khả năng tài chính, năng lực sản xuất, kinh doanh, mức độ trang bị kỹ thuật…
+ Mục đích của đối tác: Tại sao đối tác muốn thương lượng với bạn, họ muốn gì, ý định của họ có chân thành nghiêm túc không, ngoài bạn đối tác có đàm phán với ai nữa không.
+ Ai là người sẽ trực tiếp thương lượng với bạn: địa vị, quyền hạn, sở thích, tích cách, kinh nghiệm của họ.
-Tổ chức đoàn thương lượng
Trong trường hợp thương lượng diễn ra giữa hai phái đoàn, việc tổ chức đoàn thương lượng có ý nghĩa quan trọng. Thông thường cơ cấu của đoàn thường bao gồm:
+ Trưởng đoàn: Đây là người giữ vai trò quan trọng nhất trong đoàn. Trưởng đoàn trình bày ý kiến, yêu cầu của đoàn về từng điểm, từng khía cạnh.. đáp lại ý kiến của đối tác ra sao…
+ Chuyên gia thương lượng: Là những người có chức năng phân tích và xử lý từng khía cạnh riêng của vấn đề thuộc lĩnh vực mà chuyên gia đó am hiểu.
+ Quan sát viên: có nhiệm vụ quan sát, theo dõi tiến trình đàm phán, có thể phát hiện ra những vấn đề mà nhiều khi trưởng đoàn và các chuyên gia thương lượng không nhìn thấy.