2.5.1. Đối với người tổ chức tiệc
* Trước khi tổ chức tiệc
Trước khi tổ chức tiệc, cần xây dựng danh sách khách mời, trên cở sở đó phát thiếp mời và bao giờ cũng phải mời đích danh khách được mời. Buổi tiệc có vui vẻ và thành công hay không phụ thuộc phần lớn vào những thành viên của bữa tiệc, do đó, chủ tiệc cần chuẩn bị chu đáo danh sách khách mời. Để không khí bữa tiệc cởi mở, thoải mái và hòa đồng, cần tránh mời người có quan hệ đối nghịch nhau; những người có sự khác biệt quá lớn về trình độ văn hóa chung, về địa vị xã hội…
Đối với khách mời VIP, không nên gửi giấy mời như mọi khách mời khác mà nên kèm theo một thư riêng hoặc thông báo trước bằng điện thoại.
Trong thiếp mời phải ghi đầy đủ các chi tiết như: ngày, giờ, địa điểm và hình thức tổ chức tiệc. Tránh thay đổi các dự định trong buổi tiệc chiêu đãi đã được báo cho khách mời biết.
Khi xây dựng thực đơn cho bữa tiệc, tuỳ vào cơ cấu khách mời để chuẩn bị món ăn, đồ uống. Cần chú ý những khách mời phải ăn kiêng (do bệnh lý, do tập quán tôn giáo…) Nếu trong thực đơn có món ăn dân tộc cũng chỉ nên có giới hạn 1 hoặc 2 món. Tuy nhiên những món ăn quá độc đáo nhự thịt sống, thịt rắn … cũng nên thật trọng khi đưa vào thực đơn.
Nếu tổ chức tặng quà cho khách đến dự tiệc thì:
- Phải tặng quà cho tất cả mọi người nhưng nên phân biệt giá trị của chất lượng quà theo cương vị, cấp bậc của khách.
- Quà tặng bao giờ cũng có bao bì đẹp. * Sắp xếp bàn tiệc
Trong tiệc chiêu đãi (tiệc ngồi) việc sắp xếp chỗ ngồi cho chủ- khách là một vấn đề phức tạp và tế nhị. Nó biểu thị phép lịch sự, lòng mến mộ và tôn trọng lẫn nhau giữa chủ và khách. Do đó, trước buổi tiệc cần tìm hiểu, nghiên cứu để nắm được cơ cấu khách mời về giới tính, độ tuổi, địa vị…
Chỗ ngồi cho khách cần rộng (khoảng cách cho mỗi khách từ 50-60cm) để khách cảm thấy thoải mái, không đụng chạm vào nhau trong lúc ăn. Việc sắp xếp chỗ ngồi nên áp dụng theo những quy tắc và tập quán:
- Khách đều là nam giới: Khách chính được xếp liền kề bên phải chủ tiệc, người khách thứ hai ngồi bên trái. Người ngồi đối diện chủ tiệc (bên phía tổ chức tiệc) là người có cương vị sau chủ tiệc. Cũng có thể xếp khách chính đối diện với chủ tiệc, các vị khách khác ngồi đan xen với những người bên phía chủ tiệc
- Thông thường vị trí của khách dự tiệc nữ được sắp xếp ở vị trí cao hơn khách nam, song phải có giới hạn và mức độ.
- Vợ chồng không ngồi cạnh nhau, cần tránh xếp hai người có mâu thuẫn ngồi cạnh nhau
- Nếu số lượng khách nhiều hơn 8 người, nên đề tên khách tại vị trí bố trí khách ngồi.
- Cũng có thể khách ngồi hai bên, hai đầu bàn là chủ tiệc và người có cương vị sau chủ tiệc.
- Khách mời là người nước ngoài, nên bố trí ngồi cùng người biết sử dụng ngôn ngữ của khách.
* Tổ chức đón tiếp khách
Bên cạnh việc mời khách và chuẩn bị cơ sở vật chất cho bữa tiệc, chủ tiệc cần chuẩn bị chu đáo việc đón việc đón và tiếp khách.
- Chủ tiệc cần thể hiện sự chân tình, hiếu khách qua việc đón, chào khách. Hướng dẫn nơi để mũ, áo cho khách và giới thiệu các vị khách với nhau. Nếu khách mang theo quà tặng phải cảm ơn và để vào vị trí quy định.
- Đối với khách VIP, cần bố trí người đón ở cổng vào (người đón phải là người có địa vị sau chủ tiệc) và hướng dẫn vào phòng khách. Chủ tiệc bước ra đón khách và giới thiệu với những người khác.
- Đối với những người khách đến sớm: Chủ tiệc cần vui vẻ đón tiếp, tạo cho khách ấn tượng rằng đó là dịp tốt để hai bên có thể trò chuyện với nhau nhiều hơn.
- Khi khách đến đông chủ tiệc nên đón tiếp theo sự ưu tiên trong giao tiếp: phụ nữ, người lớn tuổi, địa vị xã hội. Trong trường hợp có nhiều phụ nữ ngang tuổi có thể đón tiếp lần lượt theo chiều kim đồng hồ.
Chủ tiệc luôn phải tạo cho khách một khung cảnh vui vẻ, thoải mái và được tiếp đón chu đáo.
Chủ tiệc luôn phải quan sát để tạo bầu không khí trong bữa tiệc. Khi nhận thấy cuộc trò chuyện của các vị khách có thể căng thẳng cần tìm cách chuyển hướng đề tài giao tiếp. Chủ tiệc tránh không tham gia vào bất kỳ phía nào trong cuộc tranh luận và cố gắng khai thác yếu tố khôi hài của các vấn đề.
* Tiễn khách
- Cảm ơn khách đã đến dự tiệc. - Tặng quà cho khách nếu có.
- Đối với khách VIP thì chủ tiệc cần trực tiếp tiễn họ.
2.5.2. Đối với người đi dự tiệc
* Khi nhận thư mời dự tiệc
- Ngay khi nhận thư mời dự tiệc, cần trả lời bằng thư hoặc điện thoại để khẳng định việc có tham gia hay không tham gia bữa tiệc của mình. Nếu là tiệc ngồi, nhất thiết phải trả lời sớm để người chủ tiệc thuận tiện trong việc tổ chức. Trong trường hợp tiếp nhận lời mời, nên nhắc lại ngày, giờ được mời để xác định lại và tránh nhầm lẫn. Trong trường hợp không thể tham dự, nên giải thích ngắn gọn lý do và bày tỏ sự hối tiếc vì không tham dự được.
- Người được mời tuyệt đối không được trao giấy mời cho người khác đi thay, trong trường hợp không đi được, phải cử người khác đi cần báo cho chủ tiệc để gửi giấy mời khác.
- Khi muốn đưa thêm người cùng đến dự tiệc nên viết thư hoặc gọi điện báo trước cho chủ tiệc để chủ tiệc tiện bố trí tiếp đón.
* Khi đến dự tiệc
- Trước khi đến dự tiệc cần tìm hiểu về đặc điểm, phong tục và tập quán của địa phương, của chủ tiệc để có cách ứng xử thích hợp.
- Thông thường khi đến dự tiệc, khách mời nên có quà hoặc hoa tặng chủ tiệc (hoặc bên tổ chức tiệc), song cần đúng tập quán và phong tục của họ.
- Nên đến sớm 5-10 phút trước giờ khai mạc, song đừng quá sớm hoặc quá muộn (không nên đến sớm hoặc trễ hơn 15 phút so với giờ ấn định). Khi đến cần phải chào chủ tiệc.
* Cư xử trong bữa tiệc
- Khi chủ tiệc mời khách chính vào phòng tiệc, các vị khách khác chủ động vào vị trí của mình theo sơ đồ hoặc theo sự chỉ dẫn của nhân viên phục vụ. Mọi người chỉ ngồi khi chủ tiệc và khách chính đã ngồi vào vị trí của họ.
- Khi chủ tiệc khai tiệc thì mới bắt đầu dùng tiệc, khi ăn tránh gây nên tiếng động.
- Trong bữa tiệc nếu nam giới ngồi cạnh nữ giới thì nam giới nên giúp đỡ nữ giới lấy thức ăn và trò chuyện cùng họ.
- Trong bữa tiệc nên có những lời khen ngợi về món ăn, về cách trang trí, cách phục vụ, sự đón tiếp của chủ tiệc..
- Không nên từ chối khi người khác tha thiết mời mình một món ăn dân tộc độc đáo của họ, dù món đó không hợp khẩu vị.
- Trong các cuộc trò chuyện nơi bàn tiệc, mỗi cá nhân cần chú ý lắng nghe và tạo cơ hội cho người khác được nói, nên sử dụng từ ngữ dễ hiểu, trong sáng, để tránh sự hiểu lầm không đáng có. Luôn giữ thái độ bình tĩnh, vui vẻ, hoà nhã và kín đáo.
- Trong các bữa tiệc có các chương trình chiêu đãi và có các cuộc vui không phù hợp với sở thích cá nhân nhưng theo phép lịch sự, vẫn cần tham gia để trách gây sự khó xử cho chủ tiệc và làm người khác mất vui.
* Khi ra về:
Tùy vào từng loại tiệc mà thời gian ra về có thể khách nhau. VD: Tiệc tối có thể ở lại thêm 45- 60 phút, sau khi uống càfê hay trà cuối bữa; tiệc cooktail có thể tham dự khoảng 30 phút rồi xin phép rời bữa tiệc…
Khi ra về cần chào chủ tiệc, nếu về sớm cần nói rõ lý do để chủ tiệc hiểu và thông cảm.
* Một số loại tiệc thông dụng hiện nay: