Trình tự hạch toán:
Khi có sản phẩm hoàn thành theo đơn đặt hàng, Công ty thông báo cho khách hàng đến nhận hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng, phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT cho khách hàng. Tuỳ theo từng phương thức thanh toán,
kế toán ghi vào các sổ kế toán liên quan cho phù hợp. Khi giao hàng cho khách hàng kế toán hạch toán như sau:
* Trường hợp bán hàng thu tiền ngay (thu bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng...):
Khi đó phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT sau đó làm một số thủ tục khác như kế toán trưởng ký tên, thủ quỹ lập phiếu thu và thu tiền.
Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì căn cứ vào hoá đơn và phiếu xuất kho, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển chứng từ của phòng kế toán
Liên 2: Thủ quỹ chuyển cho kế toán tổng hợp (kiêm kế toán thanh toán)
Biểu 2.9: Mẫu phiếu thu
CÔNG TY CP VLXD HƯNG LONG Mẫu số 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số: 30
Ngày 25 tháng 01 năm 2012
Số: 15
TK ghi nợ: 111 TK ghi có: 511/3331 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Tâm
Địa chỉ: Nhà máy chế tạo thiết bị điện Lý do nộp: Mua gạch chống nóng
Số tiền: 4.333.978 đ Bằng chữ:( Bốn triệu ba trăm ba mươi ba ngàn chín trăm bảy mươi tám đồng)
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Ngày 25 tháng 01 năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu ba trăm ba mươi ba ngàn chín trăm bảy mươi tám đồng
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):... + Số tiền quy đổi:...
Sau đó khách hàng mang hóa đơn xuống kho nhận hàng, kế toán tiến hành
nhập số liệu như các thao tác đã nêu ở phần kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ thành phẩm.
* Trường hợp chưa thu được tiền ngay hay khách hàng trả chậm:
+ Trường hợp khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại nhỏ hơn mức nợ tối đa, nhân viên tiếp thị phụ trách khách hàng đó sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng, trưởng phòng ký duyệt sau đó lập hoá đơn GTGT.
+ Trường hợp khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại lớn hơn mức dư nợ tối đa, nhân viên tiếp thị phụ trách khách hàng đó sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng và trình giám đốc. Nếu giám đốc ký duyệt thì lập hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Các thủ tục khác tương tự trường hợp thanh toán ngay. Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được lập thành 3 liên trong đó:
Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển chứng từ Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng
Liên 3: Màu xanh, lưu tại phòng kế toán ghi sổ.
Việc hạch toán doanh thu trong trường hợp khách hàng trả chậm là vô cùng quan trọng bởi nó chi phối rất lớn đến lượng vốn lưu động trong Công ty cũng như các tỷ suất tài chính phản ánh hiệu quả kinh doanh của Công ty. Vì thế doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm đến vấn đề này đặc biệt là công tác hạch toán các khoản phải thu khách hàng phải rõ ràng, tránh những sai sót xảy ra. Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Hưng Long đã rất chú trọng vấn đề này. Việc hạch toán khoản phải thu khách hàng được tiến hành bao gồm hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
* Sau khi hạch toán doanh thu trong trường hợp khách hàng trả tiền ngay hoặc trả chậm khi xuất bán thành phẩm, cuối tháng kế toán kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK911-Xác định kết quả kinh doanh.
Tổng doanh thu của Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Hưng Long tháng 01 năm 2012 là 23.093.569.872 đồng, trong tháng không có hàng bán bị trả lại.
* Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu tiêu thụ, sau khi hạch toán xong, số liệu sẽ được ghi vào sổ cái doanh thu tiêu thụ thành phẩm và các sổ sách có liên quan như sổ cái TK131, ...
Biểu 2.10: Mẫu sổ cái TK 511
Đơn vị: Công ty CP vật liệu xây dựng Hưng Long
Mẫu số S35-DN
Địa chỉ: Thôn Sở Đông, xã Long Hưng, huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Năm: 2012
Tên tài khoản: Doanh thu bán thành phẩm Số hiệu: 511
STT Ngày thángChứng từ Số hiệu Diễn giải TKĐƯ Nợ Số tiền Có 1 24/01 CK Phạm Thị Mỳ 1121 20.000.000 2 25/01 TM Nhà máy chế tạo TBĐ 1111 3.939.980 3 25/01 CK Trần Thị Bích Ngọc 1121 30.000.000 4 25/01 CK Công ty TNHH sản xuất Ba Tám 1121 99.545.000 5 25/01 CK Phạm Thị Mỳ 1121 18.000.000 6 26/01 CK Nguyễn Thị Minh 1121 14.820.000 7 26/01 BK131 Xí nghiệp tập thể Bình An 131 13.024.750 8 27/01 BK131 Nhà máy Phả Lại 131 4.871.827 9 28/01 BK131 Công ty TNHH TM XD Thành Đạt 131 483.153.100 10 28/01 BK131 Công ty CP XD và KD than nội địa 131 578.671.613 11 29/01 BK131 Công ty TNHH Cường Thạch 131 192.024.200 12 29/01 BK131 Công ty TNHH vận tải Hùng Hường 131 790.282.088 13 29/01 BK131 Doanh nghiệp tư nhân Hiền Dung 131 166.700.903 14 30/01 BK131 Ông Tập - nhà máy xí nghiệp Sài Sơn 131 701.169.700 15 30/01 CK131 Công ty TNHH Hưng Hải 1121 45.000.000 16 30/01 CK131 Vũ Hoàng Tùng 1121 55.000.000
22 911 18.802.059.884
Tổng cộng 18.802.059.884