Tác giả đã đưa ra mô hình nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công ERP ở Phần Lan bao gồm 6 yếu tố là: (1) Sự tham gia của lãnh
đạo, (2) Quản lý dự án hiệu quả, (3) tái cấu trúc quy trình kinh doanh, (4) sự phù hợp phần mềm và phần cứng, (5) đào tạo, (6) người sử dụng.
Trong đó:
-Sự tham gia của lãnh đạo: Duchessi và cộng sự (1989) kết luận rằng tham gia của lãnh đạo là những yếu tố thành công quan trọng của việc triển khai hệ thống
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh Sự tham gia của lãnh đạo
Quản lý dự án hiệu quả
Sự cam kết của toàn doanh nghiệp
Đào tạo Triển khai
thành công ERP Người sử dụng Sự phù hợp phần mềm và phần cứng Sự chính xác của dữ liệu Sự hỗ trợ của nhà cung cấp Văn hóa tổ chức
ERP. Lãnh đạo phải tham gia và phân bổ nguồn lực có giá trị cho các nỗ lực hoàn thành dự án. Các cam kết của lãnh đạo cần được nhấn mạnh trong doanh nghiệp.
Đặc biệt, không có yếu tố quan trọng hơn sự tham gia và hỗ trợ của lãnh đạo. Vai trò của lãnh đạo trong việc chia sẻ tầm nhìn của doanh nghiệp và vai trò của hệ
thống, cấu trúc mới cần được trao đổi giữa các lãnh đạo và nhân viên. Chính sách
được thực hiện bởi lãnh đạo sẽ đi kèm với hệ thống mới trong các doanh nghiệp. Trong trường hợp có xảy ra xung đột, hòa giải thích hợp sẽ được dựa trên tiêu chuẩn đó (Carol Brown và Iris Vessey, 1999).
-Quản lý dự án hiệu quả: Quản lý dự án hiệu quả là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật đểđảm bảo dự án triển khai thành công. Quản lý dự án được thực hiện thông qua quy trình: Khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, và kết thúc (PMBOK Guide 2000). Ở giai đoạn khởi tạo của dự án ERP cần
đưa ra kế hoạch với những mục tiêu và kỳ vọng mong muốn. Trong giai đoạn lập kế
hoạch dự án, cần phân tích kỹ các vấn đề liên quan đến chi phí, thời gian thực hiện và cả về nguồn lực. Khi thực hiện dự án cần bám sát mục tiêu ban đầu. Kiểm soát tiến độ và luôn họp định kỳ để báo cáo về tình trạng dự án để có phương án điều chỉnh phù hợp.
-Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Tái cấu trúc quy trình kinh doanh được
định nghĩa bởi Hammer và Champy (2001) là “xem xét lại về cơ bản và thiết kế lại triệt để quy trình kinh doanh nhằm đạt được cải thiện đáng kể quan trọng, để đo lường hiệu suất theo các tiêu chí về chi phí, chất lượng, dịch vụ và tốc độ”. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh là phân tích các quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp để xác định cách tốt nhất để làm việc. Các nghiên cứu của Sutcliffe (1999) và O’Leary (2000) cũng đã phân tích về vấn đề tái cấu trúc quy trình kinh doanh, nó phụ thuộc vào hệ thống ERP mà doanh nghiệp lựa chọn triển khai, mà phải điều chỉnh lại quy trình của doanh nghiệp cho phù hợp với phần mềm ERP đó.
-Sự phù hợp phần mềm và phần cứng: Có nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP trên thế giới như SAP, Oracle, BAAN. Mỗi nhà cung cấp cũng đưa ra nhiều phiên
bản để các doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn. Do đó doanh nghiệp cần phân tích và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất để tránh tối đa thiệt hại và rủi ro. Rao (Rao, S. 2000) đã đưa ra mô hình cây ra quyết định để hướng dẫn các doanh nghiệp lựa chọn hệ thống ERP phù hợp.
-Đào tạo: Thông thường người dùng cuối có thể làm quen với phần mềm ERP trong vòng một năm. Ang và cộng sự (1994) phát hiện ra rằng, việc thiếu đào tạo dẫn đến khó khăn trong việc triển khai hệ thống ERP. Mục tiêu chính của đào tạo ERP là người dùng hiểu các quá trình kinh doanh khác nhau đằng sau các ứng dụng ERP (Majed al-Mashari và cộng sự, 2003). Olson (2004) đã liệt kê ra một số hình thức đào tạo người sử dụng như: đào tạo ảo qua web, đào tạo dựa trên máy tính, các khóa học qua video, sách tự học hoặc hiển thị màn hình trợ giúp theo tác vụ.
-Người sử dụng: Đối với phần mềm ERP mới có thể yêu cầu người sử dụng tham gia vào từ lúc dự án vẫn đang được xác định, và người sử dụng cũng góp phần vào quyết định này. Khi tham gia trong việc triển khai phần mềm ERP, người dùng có thể hiểu được hệ thống mới sớm hơn và cho ý kiến phản hồi của mình hoặc quan
điểm riêng của mình. Khi người sử dụng hiểu được một số ý tưởng sớm hơn, việc
đào tạo được dễ dàng chấp nhận.
Hình 2.2: Các yếu tốảnh hưởng đến triển khai thành công ERP tại các doanh nghiệp ở Phần Lan
Nguồn: Jiang Yingji (2005) Quản lý dự án hiệu quả
Sự tham gia của lãnh đạo
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh Sự phù hợp phần mềm và phần cứng Đào tạo Triển khai thành công ERP Người sử dụng
Nghiên cứu này nhằm mục đích nâng cao sự hiểu biết về các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP ở Phần Lan. Các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai ERP rất phức tạp và phong phú. Tổng cộng có 6 yếu tố quan trọng ảnh hưởng
đến triển khai ERP đã được xác định và xem xét. Hai yếu tố “sự tham gia của lãnh
đạo” và “sự phù hợp của phần mềm và phần cứng” đã được chứng minh là những yếu tố vô cùng quan trọng trong việc triển khai thành công ERP.