2 CH NG : T HC TR NGH TH NG KIM SOÁT NI B TI TR NG
3.2.4 Thông tin và truy n thông
Thông tin và truy n thông có vai trò quan tr ng trong ho t đ ng c a nhƠ tr ng. Chính vì th , nhƠ tr ng nên có bi n pháp đ phát huy vai trò c a thông tin và truy n thông. M t s gi i pháp c th nh sau:
Ph bi n m c tiêu c a đ n v đ h ng t t c CBVC v m c tiêu chung.
Cu i m i n m, lƣnh đ o các Khoa/phòng ban đ u ti n hƠnh đ ra m c tiêu ch t
h ng ho t đ ng trong n m đ m i thƠnh viên đ u hi u đ c m c tiêu chung cùng ph n đ u th c hi n m c tiêu chung đó.
Khuy n khích CBVC s d ng email n i b .
Ngày nay, khoa h c công ngh phát tri n đƣ giúp ti t ki m r t nhi u th i gian và chi phí cho vi c truy n thông tin. Ai c ng s d ng email riêng c a mình đ liên l c, g i t p tin và gi i quy t các v n đ khác. Tuy nhƠ tr ng có trang web nh ng r t ít CBVC l p email n i b , ho c có l p c ng ch đ cho có. H ch a t n d ng đ c email này trong công vi c h ng ngày. Vì v y, nhƠ tr ng nên khuy n khích CBVC s d ng tên email có g n tên mi n c a tr ng nh m t kênh liên l c th ng xuyên, v a là kênh qu ng bá th ng hi u c a b n thơn vƠ nhƠ tr ng.
Nh v y, khi có m t thông báo m i, thay vì s d ng gi y t đ thông báo nh
hi n nay thì nhƠ tr ng thông báo qua email. M t khi email n i b đ c s d ng ph bi n thì các thông báo, các quy t đ nh NhƠ tr ng đ a xu ng s đ c truy n đ t nhanh chóng, k p th i h n, tính chính xác cao h n. Ngoài ra, vi c làm này s giúp
nhƠ tr ng ti t ki m chi phí, s d ng t i đa ngu n l c đ phát tri n.
Ban hƠnh quy trình h ng d n công vi c c th
Hi n nay, v n b n h ng d n c th công vi c, c p báo cáo khi c n thi t, m i quan h gi a các b ph n trong tr ng đ c ban hƠnh ít. i u này gây tr ng i cho quá trình th c hi n công vi c. Do đó, vi c th ch hóa các th t c làm vi c thông d ng t ng phòng ban vƠ đ a lên trang web tr ng giúp cán b viên ch c các b ph n khác nhau có th ti p c n đ c thông tin m t cách d dàng, h tr cho công vi c đ c ti n hành thông su t.
T ch c t t công tác b o v thông tin.
H th ng thông tin đóng vai trò s ng còn đ i v i b t k t ch c nƠo. Do đó, b o v thông tin là m t công vi c quan tr ng. NhƠ tr ng ch a chú tr ng nhi u đ n vi c phân chia thông tin n i b và thông tin dành cho công chúng. Ví d nh nh ng đ thi,
đáp án, phòng đƠo t o yêu c u ph i công b đ thi vƠ đáp án lên m ng ngay sau m i bu i thi. Vi c này s mang l i nhi u v n đ không hay. NhƠ tr ng nên t ch c m t
ngơn hƠng đ thi làm tài li u n i b , vì đó lƠ công s c c ng hi n c a toàn th gi ng viên c a tr ng.
Ngoài ra, công tác b o v thông tin NhƠ tr ng ch a đ c chú tr ng, m c dù, t t c m ng máy tính trong tr ng th ng xuyên đ c ki m tra, b o trì và s d ng ph n m m di t virut nh ng h th ng m ng có th b s c b t c lúc nào nên thông tin c n đ c l u tr qua c ng d phòng, b o qu n khoa h c, đ tránh m t mát d li u khi b s c .
ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý
NhƠ tr ng đang s d ng quá nhi u ph n m m khác nhau. Trong công tác k
toán, tr ng s d ng ph n m m IMAS (mi n phí) dƠnh cho đ n v hành chính s nghi p. Trong qu n lý ch t l ng giáo d c, B môn Tin h c đƣ thi t k cho nhà
tr ng nhi u ph n m m nh Ph n m m nh p đi m h c k , ph n m m phân công gi ng d y, ph n m m nh p đi m h c ghép... Vi c s d ng quá nhi u ph n m m s gây
khó kh n trong qu n lý. Trong th i gian t i, nhƠ tr ng nên đ u t chi phí cho vi c tích h p các ph n m m trên thành m t ph n m m chung áp d ng cho nhi u công vi c. Vi c này v a d theo dõi, d s d ng và d đ a ra ph ng án b o v thông tin thích h p h n.
y m nh công tác thông tin, tuyên truy n v i bên ngoài.
Kênh thông tin đ i ngo i c n tr ng đ trao đ i thông tin v i bên ngoài nh m qu ng bá gi i thi u hình nh, ngành ngh đƠo t o c a Tr ng c ng nh ti p nh n nh ng ý ki n đóng góp, ph n h i t bên ngoài. Vì v y, nhƠ tr ng nên:
Th ng xuyên c p nh t, nâng c p, thi t k khoa h c trang web tr ng đ các
đ i t ng bên ngoài có th ti p c n thông tin nhanh chóng, d dàng.
Thi t l p đ ng dây nóng hi n th s trên trang web và b trí cán b tr c đi n tho i đ gi i đáp th c m c c ng nh ghi nh n k p th i nh ng ý ki n đóng
góp, khi u n i, t cáo.
a thông tin v m t s ho t đ ng l n c a đ n v lên các ph ng ti n thông
Th ng xuyên m các ngày h i m đ h c sinh các tr ng THPT v tham quan, tìm hi u v tr ng ho c t ch c các bu i gi i thi u v tr ng đ n các
tr ng THPT.
3.2.5 Giám sát
Thành l p Ban Thanh tra giáo d c, xây d ng c ch giám sát m t cách toàn di n, sao cho m i công vi c, m i ho t đ ng, m i cá nhân, t ch c đ u đ c giám sát ch t ch . nh k ho c đ t xu t có các báo cáo đánh giá, có ki n ngh c th g i BGH ch đ o gi i quy t.
Phát huy vai trò c a ban thanh tra nhân dân trong ho t đ ng c a nhƠ tr ng.
3.3M t s gi i pháp h tr t phíaănhƠăn c.
Xây d ng, b sung, hoàn thi n h th ng v n b n pháp lu t khuy n khích v n d ng quy lu t th tr ng trong qu n lý giáo d c.
Xây d ng t ng c ng h th ng pháp lý c a giáo d c đ i h c vi t nam. Vi c xây d ng t ng c ng h th ng phá lý ph i đ c ti n hƠnh đ ng b và toàn di n t n i dung, tính ch t, ph m vi, đ i t ng c a các nguyên t c chu n m c đ c ban hành
c ng nh cách th c t ch c th c hi n chúng. H th ng th ch sau khi đ c th c hi n ph i đáp ng đ c nhu c u, g n ho t đ ng c a các tr ng đƠo t o v i nhu c u c a th
tr ng lao đ ng, v n d ng th m nh c a quy lu t cung ậc u, quy lu t c nh tranh c a n n kinh t th tr ng vào qu n lý giáo d c. Ngoài ra c n t o đi u ki n đ phát tri n các d ch v đo l ng, đánh giá, th m đnh ch t l ng đƠo t o theo h ng xã h i hoá. Ti p t c duy trì n n t ng pháp lý v h c phí, h c b ng, chính sách tr c p và h tr
sinh viên d i hình th c cho vay đ t o s bình đ ng cho m i h c sinh đ u đ c tham gia h c cao đ ng, đ i h c. Xây d ng n n t ng pháp lỦ đ t ng s c c nh tranh c a các tr ng cao đ ng. Phát tri n đ i h c c n ph i có l trình.
Hoàn thi n h th ng pháp lỦ h ng d n v h th ng KSNB
Các c quan Nhà n c có th m quy n c n nhanh chóng xây d ng các H ng d n v ki m soát n i b hay các Chu n m c v ki m soát n i b làm c s nâng cao hi u qu c a ho t đ ng ki m soát. H ng d n này có th đ c xây d ng trên c s tham kh o H ng d n v ki m soát n i b c a INTOSAI, chu n m c v ki m toán
c a T ng k toán nhà n c Hoa K (GAO) và m t s n c trên th gi i làm ti n đ
cho KSNB phát tri n.
Giám sát và h tr các đ n v trong th c hi n h th ng KSNB
H th ng ki m soát n i b h u hi u có Ủ ngh a vô cùng quan tr ng đ i v i doanh nghi p nói chung vƠ đ c bi t có Ủ ngh a đ i v i các t ch c hành chính s nghi p. B n thơn các đ n v này tuy đƣ nh n th c đ c t m quan tr ng c a ki m soát n i b nh ng v n ch a đ y đ . Vì v y, nhƠ n c c n có nh ng bi n pháp giám sát và h tr các các đ n v trong vi c th c hi n ki m soát n i b .
3.4M t s nguyên t c v n hành c a h th ng KSNB
B t k đ n v nƠo c ng mong mu n thi t l p cho mình h th ng KSNB thích h p v i quy mô, đ c đi m c a đ n v và ph i đ m b o có hi u qu . i u m u ch t c a h th ng KSNB h u hi u lƠ ng i lƣnh đ o cao nh t c a đ n v ph i có quan đi m đúng đ n và coi tr ng đúng m c công tác ki m soát, đó lƠ c n c quan tr ng đ thi t l p và v n hành có hi u qu h th ng KSNB góp ph n quan tr ng đ duy trì công tác qu n tr hi u qu .
H th ng KSNB c a tr ng C KT Cao Th ng s đ c v n hành d a trên các nguyên t c ho t đ ng nh sau:
Ph bi n m c tiêu chung c a nhƠ tr ng và m c tiêu c a t ng đ n v , phòng ban đ
m i nhơn viên đ u bi t và c g ng th c hi n.
Ph bi n cho m i CBGV, nhơn viên trong tr ng đ u ph i th y đ c t m quan tr ng, m c tiêu c a h th ng KSNB. Quan tr ng h n lƠ h ph i th y đ c v trí, vai trò c a mình trong h th ng đó.
H th ng ki m soát n i b là m t quá trình đ c thi t l p b i ng i qu n lý và các nhân viên c a đ n v vƠ c ng chính con ng i là nh ng ng i v n hành h th ng. H th ng KSNB ch đ t đ c hi u qu khi m i nhân viên cùng nhau th c hi n nó.
Nh ng r i ro liên quan đ n ho t đ ng chính c a tr ng ph i đ c nh n di n,
đánh giá th ng xuyên, liên t c đ k p th i phát hi n, ng n ng a và có bi n pháp qu n tr r i ro thích h p.
NgƠy nay, môi tr ng ho t đ ng c a t ch c ngày càng ph c t p, kéo theo đó
r i ro s gia t ng. Nh ng r i ro y c n ph i đ c nh n di n, đánh giá th ng xuyên
đ k p th i phát hi n và có bi n pháp x lý thích h p.
R i ro r t đa d ng và ph c t p. Có nh ng r i ro có th đ nh l ng đ c, nh ng c ng
có nh ng r i ro khó đ nh l ng. i v i nh ng r i ro khó đ nh l ng, nhƠ tr ng có th đánh giá theo các m c t th p đ n trung bình và cao. Có m t s tình hu ng n u x y ra thì nhƠ tr ng nh t thi t ph i quan tơm đ c bi t nh :
S thay đ i c a môi tr ng ho t đ ng: Bao g m các y u t thu c môi tr ng
vi mô vƠ v mô. Ví d nh môi tr ng kinh t hay lu t pháp thay đ i, nhu c u th hi u c a ng i h c thay đ iầ có th lƠm gia t ng áp l c c nh tranh, gia
t ng r i ro m t cách đáng k .
Nhân s m i: Nhân s m i có th lƠm gia t ng r i ro do không quen vi c, sai sót ho c gian l n có th t ng. N u đó lƠ nhơn s c p cao thì có th nh h ng
đ n môi tr ng ki m soát c a nhƠ tr ng.
HTTT m i ho c nâng c p HTTT: Khi thay đ i HTTT, nhƠ tr ng c n ph i cân nh c đ n nh ng th t c soát b i vì có th chúng đƣ không còn h u hi u.
M thêm ngƠnh đƠo t o m i: Khi m thêm ngƠnh đƠo t o m i, nhƠ tr ng s g p nhi u r i ro c n đ c cân nh c.
Tái c u trúc b máy t ch c c a nhƠ tr ng: Vi c nhƠ tr ng m thêm phòng ban m i ho c sáp nh p phòng ban s có th làm nh h ng đ n ho t đ ng ki m soát hi n h u.
Các ho t đ ng ki m soát ph i đ c xây d ng phù h p v i ho t đ ng c a nhà
tr ng trong t ng giai đo n và trong t ng quy trình ho t đ ng c th .
Ch t l ng thông tin và các kênh truy n thông ph i đ c th c hi n đ m b o cho m i ng i trong đ n v có đ c đ y đ thông tin đ th c hi n công vi c c a mình.
nh k ph i phơn tích đánh giá v tính h u hi n và hi u qu c a h th ng KSNB hi n hƠnh đ có nh ng c i ti n phù h p v i tình hình hi n t i.
Phân tích gi a l i ích và chi phí b ra. ơy lƠ m t v n đ mƠ nhƠ tr ng c n ph i quan tâm. M t th t c ki m soát đ c xem là h u hi u khi l i ích nó mang l i ph i nhi u h n chi phí thi t h i c tính n u không có th t c đó hay không. ơy lƠ
m t bài toán kinh t không d , b i có nh ng thi t h i có th đo l ng b ng ti n, nh ng c ng có nh ng cái không đo l ng đ c. Chính vì th l i c n đ n s xét đoán
c a ng i qu n tr .
Hoàn thi n h th ng KSNB trong các đ n v luôn lƠ bƠi toán không có đáp án
chung nh t. Tu t ng đi m y u c a t ng h th ng KSNB, tu đ c thù ho t đ ng c a
đ n v y mƠ đ a ra nh ng gi i pháp phù h p. H th ng KSNB g m các thành ph n:
Môi tr ng ki m soát; ánh giá r i ro; Ho t đ ng ki m soát; Thông tin và truy n thông; Giám sát. Trong các thành ph n c a h th ng ki m soát n i b , môi tr ng ki m soát là thành ph n quan tr ng nh t có Ủ ngh a quy t đ nh đ n hi u qu c a HTKSNB; n u môi tr ng ki m soát n i b y u, thi u thì ch c ch n HTKSNB s không hi u qu , k c các thành ph n còn l i ho t đ ng t t. Các gi i pháp trên nh m giúp h th ng KSNB hoàn thi n h n, trên c s phát huy nh ng đi m m nh c a h th ng c , kh c ph c nh ng đi m y u, t o nên m t h th ng hoàn chnh h n giúp nhà
K T LU NăCH NGă3
Trong KSNB, nhân t con ng i là h t s c quan tr ng, do đó, ph i t o ra đ c nh ng con ng i bi t đ t l i ích t ch c lên trên l i ích cá nhân, s ng và làm vi c có trách nhi m, vì m c tiêu chung c a nhƠ tr ng. Trong đó, Ban lƣnh đ o bao ph i là nh ng ng i tiên phong.