2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu
- Số liệu sơ cấp: đề tài có sử dụng một số thông tin sơ cấp bằng phương pháp quan sát và trao đổi trực tiếp với kế toán về cách ghi sổ và luân chuyển chứng từ.
- Số liệu thứ cấp: số liệu thứ cấp bao gồm phiếu nhập kho, phiếu thu… và số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán từ các báo cáo tài chính năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 do doanh nghiệp
28 cung cấp.
2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu
- Phương pháp thống kê mô tả
Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để mô tả thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân Ngô Đức trong tháng 1 năm 2014. Đồng thời, trình bày các phương pháp được áp dụng vào quá trình kinh doanh để rút ra nhận xét và đưa ra giải pháp để DN phát riển hơn.
- Phương pháp so sánh
+ Phương pháp số tuyệt đối là hiệu số của hai chỉ tiêu, chỉ tiêu kỳ phân tích và chỉ tiêu cơ sở. Ví dụ như bảng so sánh sơ lược kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân Ngô Đức qua 3 năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014.
+ Phương pháp số tương đối là tỷ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỉ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng. Ví dụ như bảng so sánh sơ lược kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân Ngô Đức qua 3 năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014.
29
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGÔ ĐỨC
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGÔ ĐỨC 3.1.1 Khái quát sơ lược về doanh nghiệp 3.1.1 Khái quát sơ lược về doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân Ngô Đức
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 213, tổ 6, ấp Vĩnh Đông 1, Thị trấn Vĩnh Thuận, Huyện Vĩnh Thuận, Tỉnh Kiên Giang
- Điện thoại: (077) 3929421 - 0918369176 - Tên giao dịch: Doanh nghiệp tư nhân Ngô Đức - Tên viết tắt: DNTN Ngô Đức
- Mã số doanh nghiệp: 1700138710, được đăng ký lần đầu ngày 01 tháng 04 năm 1993; đăng ký thay đổi lần thứ 2 ngày 12 tháng 09 năm 2011.
- Mã số thuế: 1700138710
- Vốn điều lệ: 700.000.000 đồng. - Hình thức sở hữu vốn: DNTN
- Lĩnh vực kinh doanh: Kinh doanh thương mại - Chủ doanh nghiệp:
Họ và tên: NGÔ ĐỨC Giới tính: Nam Sinh ngày: 1929 Dân tộc: Hán Quốc tịch: Việt Nam Chứng minh nhân dân số: 370265232
Ngày cấp: 06/01/2003 Nơi cấp: Công an Kiên Giang
Hộ khẩu thường trú: Số 45, ấp Vĩnh Phước 2, Thị trấn Vĩnh Thuận, huyện Vĩnh Thuận, Tỉnh Kiên Giang.
Chỗ ở hiện tại: Số 45, ấp Vĩnh Phước 2, Thị trấn Vĩnh Thuận, huyện Vĩnh Thuận, Tỉnh Kiên Giang.
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Doanh nghiệp tư nhân Ngô Đức là một doanh nghiệp vừa và nhỏ được thành lập vào năm 1993 theo Luật doanh nghiệp Việt nam. DN có ít thành viên, hoạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có
30 tài khoản độc lập và có con dấu riêng.
Ngay từ khi mới thành lập, DN tư nhân Ngô Đức đã từng bước khắc phục những khó khăn thiếu thốn ban đầu như vốn, nguồn nhân lực, kinh nghiệm trong quá trình kinh doanh,… và từng bước đưa việc kinh doanh vào mức ổn định. Tuy những năm qua, kết quả kinh doanh vẫn chưa khả quan nhưng DN vẫn không ngừng vươn lên và tự hoàn thiện về mọi mặt. Hàng hóa do DN kinh doanh luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng về chất lượng và thời gian và hợp lý về giá cả. Ngoài việc luôn đảm bảo thiết lập hệ thống kiểm soát nội, hiệu quả DN còn phải thực hiện đúng pháp luật thông qua chế độ công tác kế toán.
Doanh nghiệp tư nhân Ngô Đức được hình thành tại huyện nên chỉ bán hàng hóa trong nước mà không có xuất khẩu.
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Doanh nghiệp tư nhân Ngô Đức chuyên buôn bán nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan. Cụ thể là buôn, bán lẻ xăng dầu, các chất bôi trơn làm sạch động cơ như nhớt. Với mã ngành là 4661.
Kinh doanh hàng hóa như:
Xăng RON 92 Xăng RON 95 Dầu DO Dầu KO Nhớt phi Nhớt thùng Nhớt ALPHA 0,7 lít Nhớt ALPHA 1 lít Nhớt AX3 1 lít Nhớt AX3 0,8 lít Nhớt HX3 4l/cal Nhớt HX5 4l/cal Nhớt Rimula Nhớt CD/SE
31
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý tại Doanh nghiệp tư nhân Ngô Đức
(Nguồn: Sơ đồ do bộ phận kế toán cung cấp)
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Chủ DN: Chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh và hiệu quả kinh tế.
- Bộ phận kế toán: Có nhiệm vụ làm công tác quản lý toàn diện về tài chính, thu nhập và cung cấp đầy đủ các mặt hoạt động tài chính và thông tin kinh tế. Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, chính sách Nhà nước về quản lý tài chính, lãng phí, vi phạm kỹ thuật tài chính.
- Bộ phận kinh doanh: Quản lý việc mua, bán và có nhiệm vụ vận chuyển, giao hàng, là nơi có diễn ra quá trình mua bán và thực hiện tất cả các hợp đồng của DN.
- Bộ phận kỹ thuật: Là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của DN, có chức năng tham mưu cho chủ DN về công tác kỹ thuật: Kiểm tra, hỗ trợ, giám sát, sửa chữa nghiệm thu; công nghệ; định mức và chất lượng sản phẩm.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của doanh nghiệp
(Nguồn: Sơ đồ do bộ phận kế toán cung cấp)
Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận kỹ thuật Chủ DN Ngô Đức Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán kho Kế toán bán hàng
32
- Kế toán trưởng: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của DN. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước chủ DN về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và phù hợp với hoạt động của DN. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính cho doanh nghiệp.
- Kế toán bán hàng: Ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lượng hàng bán. Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.
- Kế toán kho: Thực hiện ghi chép việc nhập, xuất, kiểm kê các vật tư, hàng hóa.
- Thủ quỹ: Là người thực hiện các nghiệp vụ thu chi phát sinh trong ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, ghi rõ quỹ và lập báo cáo hằng ngày.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán của doanh nghiệp
- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính.
- Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam
- Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký – Sổ cái: Đây là hình thức kế toán phù hợp với DN.
33
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Ghi chú: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Ghi hàng ngày
3.4.3 Phương pháp kế toán của doanh nghiệp
Các phương pháp kế toán cơ bản tại doanh nghiệp:
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: giá gốc.
- Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: bình quân gia quyền.
Giá vốn hàng bán =
Trị giá hàng tồn kho + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ
(3.1) Số lượng tồn kho + Số lượng hàng nhập kho trong kỳ
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng (theo thông tư số 45).
- Phương pháp hạch toán thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGÔ ĐỨC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGÔ ĐỨC
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI
34 Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013
ĐVT: triệu đồng
STT Chỉ tiêu 2011 2012 2013 So sánh 2012/2011 So sánh 2013/2012 Số tiền % Số tiền % 1 Doanh thu BH & CCDV 4.703,029 3.678,981 2.350,087 (1.024,048) (21,77) (1.328,894) (36,12) 2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần về BH & CCDV (3 = 1 – 2) 4.703,029 3.678,981 2.350,087 (1.024,048) (21,77) (1.328,894) (36,12) 4 Giá vốn hàng bán 4.567,857 3.592,719 2.264,757 (975,138) (21,34) (1.327,962) (36,96) 5 Lợi nhuận gộp về BH & CCDV (5 = 3 – 4) 135,172 86,262 85,330 (48,910) (36,18) (0,932) (1,08) 6 Doanh thu hoạt động tài chính 0,125 0,061 0,125 (0,064) (51,2)
7 Chi phí tài chính - - - -
8 Chi phí quản lý kinh doanh 116,352 113,057 124,650 (3,295) (2,83) 11,593 10,25 9 Lợi nhuận thuần từ HĐKD
(9 = 5 + 6 – 7 – 8) 18,820 (26,670) (39,259) (45,490) (241,71) (12,589) (47,20)
10 Thu nhập khác 0,436 - - (0,436) (100) - -
11 Chi phí khác - - - -
12 Lợi nhuận khác (12 = 10 – 11) 0,436 - - (0,436) (100) - - 13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế TNDN
(13 = 9 + 12) 19,256 (26,670) (39,259) (45,926) (238,50) (12,589) (47,20)
35
Bảng 3.1 cho thấy, tình hình hoạt động kinh doanh có xu hướng xấu như: doanh thu thuần từ BH & CCDV đều giảm qua các năm từ đó lợi nhuận giảm và dẫn đến lỗ nhiều hơn. Cụ thể:
- Doanh thu BH & CCDV của năm 2011 từ 4.703,029 triệu đồng giảm xuống 2.350,087 triệu đồng vào năm 2013. Trong đó, năm 2012 giảm một mức khoảng 1.024,048 triệu đồng, chiếm 21,77% doanh thu năm 2011; năm 2013 so với năm 2012 giảm khoảng 1.328,894 triệu đồng và chiếm 36,12% doanh thu năm 2012.
- Chi phí quản lý cũng biến động. Năm 2012 doanh thu thấp khi đó chi phí giảm từ 116,352 triệu đồng xuống còn 113,057 triệu đồng, mức giảm khoảng 3,295 triệu đồng, chiếm 2.83% so với chi phí năm 2011, nhưng đến năm 2013 thì doanh thu đã thấp hơn so với hai năm trước nhưng mà chi phi vẫn tăng hơn 2012 lên khoảng 11,593, chiếm 10,25% của chi phí năm 2012.
- Lợi nhuận ngày càng lỗ. Năm 2011 lợi nhuận trước thuế TNDN lời 19,256 triệu đồng xuống lỗ 39,259 triệu đồng vào năm 2013. Năm 2012 so với 2011 lỗ khoảng 45,926 triệu đồng, chiếm 238,5% lợi nhuận thuế TNDN năm 2011; Năm 2013 lỗ mức 12,589 triệu đồng và chiếm 47,2% so với lợi nhuận thuế TNDN năm 2012.
Nhìn chung, nguyên nhân dẫn đến tình trạng xấu trong hoạt động kinh doanh của DNTN Ngô Đức là do:
- Hệ thống giao thông đường bộ từ năm 2012 đến 2013 ở giai đoạn không thuận lợi và đang trong tình trạng sữa chữa, nên các phương tiện giao thông đường bộ đi lại ích trên đoạn đường này ít hơn.
- Giá xăng dầu tăng cao nên đã tác động tâm lý khách hàng
- Lạm phát vẫn tiếp diễn ở mức khá cao nên ảnh hưởng đến chi phí. - Sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị khác.
Để khắc phục hiện trạng như thế, DN đã đưa ra nhiều giải pháp khắc phục và không ngừng nỗ lực hơn trong quá trình kinh doanh của những năm tiếp theo.
36
Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 và 2014
ĐVT: triệu đồng
STT Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm So sánh 6 tháng đầu năm 2014/2013
2013 2014 Số tiền %
1 Doanh thu BH & CCDV 1.216,402 1.703,326 486,924 40,03
2 Các khoản giảm trừ doanh thu - - - -
3 Doanh thu thuần về BH & CCDV (3 = 1 – 2) 1.216,402 1.703,326 486,924 40,03 4 Giá vốn hàng bán 1.191,600 1.643,424 451,824 37,92 5 Lợi nhuận gộp về BH & CCDV (5 = 3 – 4) 24,802 59,902 35,100 141,52 6 Doanh thu hoạt động tài chính 0,040 0,063 0,023 57,5
7 Chi phí tài chính - - - -
8 Chi phí quản lý kinh doanh 61,510 87,720 26,210 42,61 9 Lợi nhuận thuần từ HĐKD
(9 = 5 + 6 – 7 – 8) (36,668) (27,755) 8,913 (24,31)
10 Thu nhập khác - - - -
11 Chi phí khác - - - -
12 Lợi nhuận khác (12 = 10 – 11) - - - -
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế TNDN
(13 = 9 + 12) (36,668) (27.755) 8,913 (24,31)
37
Qua bảng 3.2 ta thấy, mặc dù lợi nhuận vẫn chưa có khả quan nhưng tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đang có chuyển biến tốt. Cụ thể là:
- Doanh thu tăng từ 1.216,402 triệu đồng trong 6 tháng đầu năm 2013 lên đến 1.703,326 triệu đồng trong 6 tháng đầu năm 2014. Mức tăng khoảng 486,924 triệu đồng chiếm 40,03% trong doanh thu 6 tháng đầu năm 2013.
- Lợi nhuận trước thuế TNDN của 6 tháng năm 2014 tuy vẫn cồn lỗ nhưng mức lỗ đã giảm hơn khoảng 8,913 triệu đồng và chiếm 24,31% so với 6 tháng đầu năm 2013.
- Cùng với việc doanh thu tăng thì chi phí của 6 tháng đầu năm 2014 cũng tăng. Như chi phí quản lý kinh doanh của DN tăng khoảng 26,21 triệu đồng chiếm 42,61% so với chi phí của 6 tháng đầu năm 2013.
Nhìn chung, vào 6 tháng đầu năm 2014 do hệ thống giao đường bộ của khu vực được cải thiện, đồng thời huyện vừa tách xã thuộc phạm vi khu vực và hình thành nhiều đơn vị trực thuộc xã, khi đó phương tiện giao thông đi lại nhiều hơn so với những năm vừa qua nên việc kinh doanh của DN cũng thuận lợi hơn trước. Tuy giá cả xăng, dầu ngày càng tăng; sự cạnh tranh giữa các đơn vị với nhau và tình trang lạm phát vẫn còn tiếp diễn nên vẫn đã ảnh hưởng một phần đến doanh thu cùng với mức chi phí phát sinh nên trong quá trình kinh doanh doanh nghiệp vẫn chưa có lợi nhuận như mong muốn. Mặc dù vậy, cùng với sự phát triển của kinh tế Doanh nghiệp tư nhân Ngô Đức không ngừng phấn đấu và làm mới mình hơn để đứng vững trên thị trường, khắc phục những ảnh hưởng xấu.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP
3.6.1 Thuận lợi
- Trong nền kinh kế hiện nay, xăng - dầu - nhớt là nguồn nhiên liệu không thể thiếu trong quá trình phát triển xã hội và đời sống của người dân.
- Trang thiết bị đầy đủ, cơ sở hạ tầng được đầu tư xây dựng kiên cố và hệ thống bán hàng uy tín, chất lượng.
- Vị trí địa lý tương đối thuận lợi.
- Ngay từ khi mới thành lập, doanh nghiệp nhận được sự tín nhiệm của khách hàng.
- Nhân sự hòa đồng, có nhiều kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao và nhiệt tình trong công việc.
38
3.6.2 Khó khăn
- Nguồn vốn đầu tư nhỏ nên hiệu quả đầu tư không lớn điều này làm hạn chế sức cạnh tranh của DN trên thị trường.
- Gần đây, có nhiều chủ thể DN được hình thành và cùng kinh doanh chung lĩnh vực nên sức cạnh tranh của các đơn vị với nhau ngày càng lớn gây áp lực cho DN trong việc kinh doanh dẫn đến kết quả không như mong muốn.
- Giá cả xăng dầu trong những năm gần đây liên tục biến động làm ảnh