12. Nội dung khóa luận
2.4.1.4.Quy trình làm ca đêm (Night auditor)
+ Ca đêm có trách nhiệm mở file của từng phòng, kiểm tra lại booking, hình thức thanh
toán, các thông tin cần hoàn thiện trên máy để chắc chắn không có nhầm lẫn nào. +Hàng ngày ca đêm có trách nhiệm kiểm tra lại các hoá đơn của từng phòng xem có trùng khớp với số tiền đã post trên máy hay không.
* Kiểm tra Hotel status:
+ Departure expected: Nếu có phòng nào đó chưa được check out theo đúng qui định thì ta kiểm tra lại xem khách có extend thêm thời gian lưu trú không. Nếu có thì ta đổi ngày departure của khách. Nếu không thì phải check lại xem khách đã thực sự check out chưa để
còn làm check out trên máy
. + Arival expected: Máy sẽ thông báo số khách chưa được check in mà đáng lẽ phải về trong ngày. Trong trường hợp này, ta kiểm tra xem khách thực sự đã về chưa, nếu khách đã lên phòng thì có thể là do lỗi của lễ tân không làm check in trên máy. Nếu khách chưa về thì ta xem lại booking, nếu booking không có đảm bảo( qua điện thoại, không có đặt cọc...) thì ta phải huỷ reservation này đi. Trường hợp những khách có đặt phòng đảm bảo( tức là ta phải giữ
phòng chắc chắn cho khách) thì ta để nguyên tình trạng đó và khi ta làm lệnh Do cut off ( cắt
ngày), những phòng này sẽ được lưu vào phần No Show. Khi đó kế toán sẽ có nhiệm vụ
charge tiền phạt theo hợp đồng
. Chú ý: nếu có khách No show, lễ tân ca sáng sẽ báo ngay với phòng sale để liên lạc lại
với bên đặt phòng xác nhận lại thông tin. Có thể ngày hôm sau khách lại về do khách bị delay
+Sleep and skip: Sleep là tình trạng nhà buồng đặt là khách vẫn đang sử dụng phòng mà lễ tân lại check out khách rồi. Còn Skip ( chuần mất, đi không thông báo) là nhà buồng đặt tình trạng khách đã check out nhưng lễ tân chưa làm lệnh check out trên máy. Có thể là nhà buồng
cập nhật sai thông tin hoặc có thể là do lễ tân check out nhầm khách hoặc quên chưa check out trên máy.Trong trường hợp này ta Check lại thông tin để đưa về tình trạng thống nhất ( Sleep/
Skip = 0). Vào Hotel status, vào skip/sleep trong Discrepancy, ấn trực tiếp vào ô có số, vào phần House keeping để đưa về tình trạng đúng bằng cách ấn vào O( occupied) hoặc V( vacant)
. *Vào Phần Night auditor:
+ Post Room tax:
-Kiểm tra lại tất cả các phòng đã có giá( rate). Các phòng miễn phí phải được đặt là HU( House use) hoặc Com( complementary) trong khi make reservation và không có giá. Nếu
không, sau khi chạy cắt ngày, máy sẽ tính tiền phòng cho khách. -Sau khi kiểm tra xong ta dùng lệnh Auto post để máy tự tính tiền phòng theo giá đã đặt trên máy.
+ Do cut off:
Máy sẽ thực hiện cắt ngày sau khi ta dùng lệnh Do cut off, đợi khoảng 10 giây, máy sẽ làm xong và khi đó ngày trên máy sẽ chuyển xang ngày hôm sau. Nếu ta không làm lệnh này thì máy vẫn giữ nguyên ngày và các giao dịch của khách sẽ không được ghi chính xác về thời
gian.Lệnh này sẽ được thực hiện vào lúc 24 h00. Nếu công việc chưa thể cho phép thì có thể
tiến hành muộn hơn một chút.
+No show: Những phòng nào còn nằm trong tình trạng arrival expected mà được đặt
phòng đảm bảo sẽ được chuyển sang tình trạng No show sau khi làm lệnh Do cut off và lễ tân
sẽ kích chuột vào No show cho phòng đó khi làm do cut off..
* In reports:
Sau khi thực hiện xong lệnh đóng ngày, Night auditor sẽ thực hiện in các report cần thiết
bao gồm: In house guest list của ngày vừa qua, Posting Journal của ngày vừa qua, telephone
list của các máy cần kiểm tra( ext:...), arrval, departure của ngày hôm sau. Tuỳ theo yêu cầu
của cấp trên có thể in thêm các report khác.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});