2.2.2.1 Dự toán tiêu thụ
Đối với sản lượng tiêu thụ, dựa vào mục tiêu từng năm của Công ty và đơn đặt hàng của khách hàng trong năm tới, Phòng Kế hoạch với sự hỗ trợ, phối hợp của Phòng Kinh doanh – xuất nhập khẩu, sẽ đưa ra một kế hoạch sản lượng tiêu thụ về các mặt hàng chủ yếu mà Công ty sản xuất như: bình, chậu, thú, đôn, dĩa,…
Dự toán bán hàng trong năm kế hoạch gồm chỉ tiêu: sản lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ.
+ Sản lượng tiêu thụ: Vì đặc điểm của Công ty là xuất bán trực tiếp cho nhà xuất
khẩu ở các châu Âu, châu Á, châu Úc, châu Mỹ - là những khách hàng trung thành và tiềm năng – nên sản lượng tiêu thụ được tính bằng sản lượng xuất khẩu trực tiếp của năm thực tế cộng với các đơn đặt hàng mới của khách hàng mà Công ty đã nhận trước cho năm kế hoạch từ năm này
+ Đơn giá tiêu thụ: Vì Công ty là xuất bán trực tiếp cho nhà xuất khẩu mà không
qua đại lý hoặc nhà phân phối, nên lúc này giá bán sản phẩm chính là giá bán cho nhà xuất khẩu tính theo giá FOB cho từng mặt hàng.
2.2.2.2 Dự toán sản xuất
Đ ể lập được dự toán sản xuất, Phòng kế hoạch sẽ phối hợp ăn khớp với các
bộ phận sản xuất để có các số liệu lập dự toán. Dự toán sản xuất bao gồm dự toán sản lượng sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung .
a, Dự toán sản lượng sản xuất: dựa vào kế hoạch sản lượng tiêu thụ đã đề ra và thực tế sản lượng sản xuất năm trước, Công ty sẽ đề ra dự toán sản lượng sản xuất với mức tăng từ 5% - 10% cho năm kế hoạch.
b, Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: được Phòng kế hoạch xây dựng trên cơ sở tổng hợp chi phí nguyên vật liệu của các loại sản phẩm mà Công ty sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu chính như đất sét trắng, đất đen,…và các nguyên vật liệu khác.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tên nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu sử dụng, đơn giá nguyên vật liệu và tổng giá trị nguyên vật liệu.
+ Định mức NVL cho 1 đơn vị sản phẩm được xác định dựa trên định mức hợp lý của Công ty đã xây dựng.
+ Số lượng nguyên vật liệu sử dụng:
= Định mức NVL cho 1 đơn vị sản phẩm * Số lượng sản phẩm sản xuất + Đơn giá từng loại NVL được tính theo giá xuất kho nguyên vật liệu tại thời điểm lập kế hoạch.
+ Giá trị NVL sử dụng:
= Số lượng NVL sử dụng * Đơn giá nguyên vật liệu
c,Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Tại Công ty, hình thức tiền lương áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất là hình thức lương theo sản phẩm, lương căn cứ vào kết quả lao động, số lượng và đơn giá tiền lương cho một đơn vị sản phẩm.
Tiền lương theo thực tế sản phẩm
Trong đó, Đơn giá ti ền lương một đơn vị sản phẩm tính theo Đơn giá lương cấp bậc công việc phụ thuộc vào tay nghề của công nhân.
d,Dự toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung được lên kế hoạch cho toàn bộ chi phí phục vụ công tác quản lý, tổ chức, vận hành sản xuất mà không thuộc hai khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp
Các chi phí bao gồm: chi phí quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài,…và các chi phí bằng tiền khác. Với chi phí sản xuất chung, các bộ phận sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho mỗi bộ phận của mình và sẽ gởi lên Phòng kế hoạch. Trên tiêu chí thật tiết kiệm và hiệu quả, Phòng kế hoạch sẽ đánh giá, phân tích số liệu dựa trên số lượng sản phẩm sản xuất và chi phí thực tế năm vừa qua sẽ đề ra ước lượng chi phí cho năm kế hoạch.
Hiện tại ở Công ty, kế toán chi phí sản xuất chung tại các xí nghiệp được tổng hợp và phân bổ cho từng đơn hàng dựa vào số lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Đơn hàng nào có số lượng sản phẩm hoàn thành càng nhiều thì chi phí sản xuất chung phân bổ càng lớn.
Trong đó:
2.2.2.3 Dự toán chi phí vận chuyển
Vì Công ty chuyên xuất khẩu các đồ gốm sứ mỹ nghệ cho khách hàng qua các châu lục nên chi phí vận chuyển đối với Công ty rất cần thiết phải lập dự toán. Việc vận chuyển được chia thành hai tuyến:
- Tuyến trung chuyển: là chuyến vận chuyển từ kho Công ty tới các kho
khác của Công ty như các xí nghiệp sản xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
CPSXC từng đơn hàng = Tổng CPSXC từng khoản mục trong kỳ * Tỷ lệ sản phẩm từng đơn hàng hoàn thành Tỷ lệ sản phẩm
từng đơn hàng hoàn thành = Tổng số lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ
- Tuyến giao hàng: là tuy ến vận chuyển từ kho Công ty tới cảng – nơi giao hàng cho khách hàng các Châu lục.
Phòng kế hoạch lập dự toán chi phí vận chuyển dựa trên sự ước lượng quãng đường vận chuyển của hai tuyến từ số liệu của bộ phận bán hàng gởi lên. Riêng giá vận chuyển được tính căn cứ vào giá trên hợp đồng vận chuyển gần thời điểm lập dự toán. Và thông thường ước tính chi phí vận chuyển khoảng 15% của giá thành sản phẩm.
2.2.2.4 Dự toán chi phí bán hàng
Dựa vào số liệu năm cũ và lượng khách hàng tiềm năng trong năm kế hoạch, phòng kế hoạch sẽ tiến hành lập dự toán bán hàng. Chi phí bán hàng bao gồm: chi phí bốc xếp, đóng gói, chi phí mua thùng carton + kệ gỗ, chi phí dịch vụ mua ngoài,…
2.2.2.5 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Dựa vào số lượng nhân viên tại bộ phận cũng như kế haọch công tác trong năm tới, phòng kế hoạch sẽ tiến hành lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm: chi phí khấu hao, chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi công tác,….
2.2.2.6 Dự toán tiền
Dự toán tiền gồm bảng kế hoạch thu tiền bán hàng, kế hoạch trả tiền mua nguyên vật liệu và dự toán tiền
Kế hoạch thu tiền bán hàng: tại Công ty, hầu như toàn bộ doanh thu đều được khách hàng thanh toán qua ngân hàng theo phương thức LC, TTR, DP. Khách hàng sẽ thanh toán trong chu kỳ từ 4 – 6 tháng
Kế hoạch trả tiền mua nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu Công ty mua vào của nhiều nhà cung cấp trên cả nước. Tùy vào khả năng tài chính của Công ty và tùy vào đơn hàng mua, Công ty sẽ thanh toán cho nhà cung cấp 100% giá trị tiền hàng hoặc 50% hoặc 30% .
Dự toán tiền: dựa vào Kế hoạch thu tiền bán hàng và Kế hoạch trả tiền mua nguyên vật liệu để lập
2.2.2.7 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh
Căn cứ dự toán sản lượng tiêu thụ và các khoản chi phí đã lập, Phòng kế hoạch tiến hành lập dự toán báo cáo kết quả kinh doanh trong năm kế hoạch
2.3 Đánh giá thực trạng công tác dự toán tại Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành
2.3.1 Ưu điểm
- Công ty đã xây dựng được mục tiêu và định hướng trong tương lai bằng những con số rõ ràng, cụ thể chứ không chung chung, ví dụ: trong năm 2013, cấp lãnh đạo Công ty đã đề ra mục tiêu đạt mức tăng doanh thu là 50 tỉ đồng, lợi nhuận là 4 tỉ đồng, mức tối thiểu phải đạt được là 5%, sản lượng tiêu thụ đạt 500.000 loại sản phẩm,…. Điều này đã tạo thuận lợi cho công tác dự toán ngân sách vì các báo cáo dự toán ngân sách phải vạch ra các chỉ tiêu về sản xuất, tiêu thụ, chi phí,…để hoàn thành mục tiêu chung của Công ty.
- Mặc dù với mô hình dự toán ngân sách phản hồi còn nhiều nhược điểm nhưng ít nhất là Công ty đã xây dựng được mô hình dự toán để làm định hướng chung cho công tác dự toán ngân sách, tạo sự thống nhất cho các bộ phận trong Công ty trong công tác dự toán ngân sách.
- Các dự toán được lập trên tình hình kinh doanh thực tế và nhu cầu thiết yếu của Công ty, cũng như có sự kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu thực tế và kế hoạch hàng năm đã giúp cho việc lập dự toán ở các năm sau được bổ sung, hoàn chỉnh hơn. Từ đó giúp cho ban quản lý Công ty đánh giá tình hình hoạt động được chính xác, cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết, thực hiện tốt chủ trương tiết kiệm và đề ra những chính sách hợp lý nhằm đạt được các kế hoạch, mục tiêu.
- Công ty đã xây dựng được định mức Nguyên vật liệu cho từng mặt hàng và định mức khối lượng công việc một cách đầy đủ, rõ ràng dựa trên cơ sở hợp lý và thường xuyên được kiểm tra, điều chỉnh đã góp phần quan trọng trong công tác dự toán ngân sách vì nó là cơ sở để lập các dự toán chi phí liên quan.
- Quy trình lập dự toán tương đối rõ ràng , bắt đầu từ dự toán tiêu thụ và kết thúc bằng dự toán kết quả kinh doanh. Trong quá trình lập đều có sự tham gia của
các phòng ban với tinh thần trách nhiệm cao. Ví dụ: bộ phận kinh doanh lập dự toán bán hàng, bộ phận sản xuất lập dự toán sản xuất, , các bộ phận khác lập dự toán chi phí hoạt động cho bộ phận mình.
- Trong quá trình thực hiện dự toán ngân sách, Công ty có sự theo dõi dự toán ngân sách để đánh giá mức độ chính xác và phù hợp của các báo cáo dự toán và để điều chỉnh kịp thời những sai lệch giữa dự toán và thực tế.
2.3.2 Nhược điểm
2.3.2.1 Môi trường dự toán
- Việc lập dự toán ngân sách hiện nay của Công ty còn mang tính thủ công,
thiếu sự hỗ trợ của phương tiện kỹ thuật hiện đại. Công ty sử dụng phần mềm văn phòng Microsoft Excel để lập dự toán thay vì sử dụng các phần mềm chuyên dụng.
- Phòng kế hoạch có trách nhiệm chính trong việc thực hiện công tác dự toán ngân sách. Nhưng Phòng kế hoạch lại nằm trong khuôn khổ của Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu, với 1 trưởng phòng điều hành công việc chung và 4 nhân viên thực hiện công việc chho chức năng của cả 2 phòng. Vì thế, với nhân sự ít mà lại đảm nhận nhiều công việc của cả hai Phòng đã cho thấy Công ty không bố trí nhân sự chuyên trách về lập dự toán, đội ngũ nhân viên chưa có được đào tạo chuyên sâu. Điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng của việc lập dự toán ngân sách.
- Công ty đã nối mạng nội bộ nhưng không phải phòng ban nào cũng có, trong khi đó, các báo cáo dự toán ngân sách đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận, phòng ban nên đã gây khó khăn cho nhân viên trong công tác dự toán ngân sách. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.2.2 Mô hình dự toán
- Việc lập dự toán ngân sách hiện nay của Công ty tuy là theo mô hình phản hồi nhưng còn mang nặng tính áp đặt từ trên xuống, cụ thể là cấp trên đã quy định những con số mục tiêu quá cụ thể cho năm kế hoạch. Phòng Kế hoạch khi lập dự toán ngân sách phải bám sát vào mục tiêu tăng ít nhất là 5% lợi nhuận và doanh thu trong năm kế hoạch. Việc quá bám sát mục tiêu này đã làm cho bộ phận lập dự toán ngân sách bỏ qua các mục tiêu quan trọng khác của Công ty như mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, mở rộng đầu tư xây dựng, vốn sản xuất,…
- Ngoài ra, việc áp đặt các chỉ tiêu như vậy có thể gây tâm lý bất bình cho cán bộ công nhân viên, khiến cho các bộ phận cấp dưới chịu áp lực trong việc hoàn thành các mục tiêu. Điều này sẽ phần nào ảnh hưởng đến chất lượng của dự toán ngân sách.
- Hiện nay, việc lập dự toán ngân sách của Công ty chưa có sự tham gia, phối hợp từ các phòng ban và hệ thống các xí nghiệp trong quá trình dự toán ngân sách. Điều này chứng tỏ công tác dự toán ngân sách chưa có sự phối hợp toàn diện và đầy đủ cho mọi hoạt động, mọi phòng ban, bộ phận khác nhau trong Công ty.
2.3.2.3 Quy trình dự toán
- Trong quá trình lập dự toán, Công ty chưa xây dựng được những biểu mẫu
thích hợp nên chưa tạo được sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập cho toàn Công ty. Chính vì thế, các báo cáo dự toán của mỗi phòng ban là những mẫu biểu riêng biệt, tự tạo. Điều này khiến cho Công ty gặp khó khăn trong việc phối hợp, so sánh nội dung một cách rõ ràng giữa các báo cáo dự toán ngân sách của các phòng ban.
- Khi lập dự toán ngân sách, Công ty đã bỏ qua các rủi ro tiềm ẩn và những cơ hội ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh sắp tới của Công ty cũng như chưa xét tới những nhân tố bên trong và bên ngoài Công ty ảnh hưởng đến công tác dự toán ngân sách như chính sách tăng lương cơ bản của Nhà nước, sự thay đổi tỷ giá hối đoái, thị hiếu người tiêu dùng,…Vì vậy, các phòng ban không có một tầm nhìn tổng quan trong quá trình chuẩn bị các dự toán ban đầu cho chính bộ phận của mình, một số phòng ban lập các báo cáo dự toán chưa chính xác, dựa trên lợi ích các nhân là chính, đã tạo nên sự không hợp lý của các khoản ngân sách.
2.3.2.4 Phương pháp lập dự toán
Trong quá trình dự toán, Công ty sử dụng phương pháp dự toán tăng dần. Tức là, dự toán của các bộ phận hầu hết được lập dựa vào kết quả thực tế của năm trước rồi tăng thêm một con số % nhất định tùy từng bộ phận và các khoản mục chi phí, hoặc sử dụng những chi phí, định mức của năm cũ để lập dự toán cho năm hiện hành mà không có sự đánh giá cẩn thận và khoa học cũng như sự phân bổ nguồn lực tối ưu và hợp lý. Phương pháp này có ưu điểm là dễ lập, chi phí thấp nhưng nó lại làm cho các bộ phận lúng túng trong việc hoạch định chi phí cho bộ phận mình, nhất là các bộ phận gián tiếp như bộ phận kế toán, kỹ thuật, …
2.3.2.5 Đặc điểm chung công tác lập dự toán
- Hiện tại, thị trường tiêu thụ chính của sản phẩm Công ty là các nước ở các châu Âu, châu Á, châu Úc, châu Mỹ, chiếm > 90% sản lượng tiêu thụ, số sản phẩm còn lại tiêu thụ thị trường trong nước. Như vậy, thị trường sản phẩm của Công ty là trong và ngoài nước. Nhưng khi thực hiện công tác dự toán ngân sách, Công ty đã bỏ qua thị trường trong nước, không dự toán sản lượng tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ,… cho số sản phẩm này. Điều này đã ảnh hưởng đến dự toán tiêu thụ chung của toàn Công ty. Mà ta biết rằng. tất cả dự toán bắt đầu từ dự toán tiêu thụ. Nếu dự toán tiêu thụ không gần sát với thực tế thì tất cả dự toán khác đều không phù hợp và như vậy dự toán ngân sách được lập không có ý nghĩa lắm.
- Khi dự toán sản lượng tiêu thụ, Công ty không dự toán một cách khách quan
mà phụ thuộc nhiều vào sản lượng tiêu thụ kỳ trước nên số liệu dự toán không phù hợp với thực tế. Ví dụ, Công ty dự toán sản lượng hàng xuất khẩu bằng cách lấy sản