Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty được miêu tả rõ thông qua sơ đồ 2.2. Từ sơ đồ ta có thể thấy, cơ quan có thẩm quyền cao nhất là Đại Hội đồng cổ đông. Dưới quyền Đại Hội đồng cổ đông có Ban kiểm soát đứng độc lập và Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty. Dưới Hội đồng quản trị là Ban giám đốc có quyền chỉ đạo hoạt động của các phòng ban, bộ phận chức năng.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu, tổ chức quản lý tại Công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban được tr ình bày cụ thể như sau:
Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ
quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông quy định những vấn đề được pháp luật và điều lệ Công ty quy định, thông qua các báo cáo tài chính hằng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo.
Hội đồng quản trị: cơ quan quản lý của Công ty, có quyền nhân danh Công ty
để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông, giám sát Giám đốc và những quản lý khác.
Ban giám đốc: quyết định mọi vấn đề, mọi hoạt động của Công ty, tổ chức và
chỉ đạo các hoạt động của các bộ phận, phòng ban, có trình độ nghiệp vụ và quản lý giỏi.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
BAN GIÁM ĐỐC
HỆ THỐNG XÍ NGHIỆP
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN PHÒNG TCHC - LĐTL PHÒNG KINH DOANH - XNK XÍ
NGHIỆP2 NGHIỆPXÍ 3 NGHIỆPXÍ 4 NGHIỆP 5 XÍ
PHÒNG KỸ THUẬT
XÍ NGHIỆP 1
Ban kiểm soát: là cơ quan thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty.
Các phòng ban có chức năng tham mưu và giúp cho Ban giam đốc trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban giám đốc.
* Phòng tổ chức hành chính, lao động tiền lương:
- Quản lý nhân sự, hợp đồng lao động, tiền lương, khen thưởng toàn Công ty. - Quản lý hành chính, lưu trữ văn thư, lễ tân, tiếp khách phân về các phòng ban.
- Quản lý về con người, công việc đội bảo vệ toàn Công ty. - Sơ tuyển lao động mới, lập kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ. - Theo dõi và tính các khoản vảo hiểm cho công nhân viên.
- Cùng phòng kế toán kiểm tra, quản lý toàn bộ tài sản cố định, vật rẻ tiền. - Xin giấy phép đăng ký ngành nghề đối với các cơ quan hữu quan.
- Triển khai và theo dõi các chế độ quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy toàn Công ty, tập huấn an toàn lao động, phòng cháy nổ.
* Phòng kỹ thuật:
- Quản lý và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đốt lò. - Thiết kế và làm mẫu sản phẩm khi có yêu cầu.
- Kiểm tra và tham gia việc điều hành sản xuất đất của Công ty Trung tâm. - Nghiên cứu, chế biến mem màu phục vụ cho sản xuất gốm xứ.
- Từng bước nâng cao trình độ kỹ thuật để có đủ khả năng tham gia quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn qui định Nhà nước.
* Phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu:
- Tìm kiếm, khai thác và đàm phán với khách hàng trong và ngoài nước.
- Tiếp thị và giới thiệu sản phẩm, mở rộng và đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh.
- Tổ chức triển khai, giám sát tiến độ nhập hàng theo các hợp đồng kinh tế đã ký, chịu trách nhiệm cùng bộ phận KCS về chất lượng, số lượng SP bàn giao.
- Quản lý nhập kho, xuất hàng, con người và công việc.
- Xin giấy phép thương mại, thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu, xuất khẩu, kiểm tra chất lượng hàng hóa, khối lượng, bao bì, kiểm dịch…
- Liên hệ hãng tàu lập lịch giao hàng cụ thể, lấy vận đơn giản cho khách hàng. - Thanh toán quốc tế, cùng phòng kế toán giải quyết các công nợ.
- Liên hệ với khách hàng bằng hệ thống điện tử, nắm bắt thông tin và yêu cầu khách hàng về mọi mặt để kinh doanh, phản ánh cho Giám đốc biết.
- Quản lý và cập nhập thông tin mới về sản phẩm lên trang mạng Công ty.
* Phòng tài chính – kế toán:
- Lập kế hoạch tài chính hàng năm, phân bổ, theo dõi tài chính hàng tháng. - Quản lý các quỹ Công ty, quan hệ lo vốn tạo nguồn tài chính cho sản xuất. - Theo dõi, đôn đốc thu các khoản nợ, hướng dẫn kế toán các Công ty trực thuộc.
- Bảo quản và lưu giữ toàn bộ chứng từ hoạch toán kế toán theo quy định. - Quản lý sổ sách tài sản Công ty (phối hợp cùng phòng tổ chức hành chính). - Báo cáo, phân tích và đánh giá hoạt động tài chính.
- Tiếp nhận và cung cấp số liệu tài chính của Công ty cho các ngành liên quan.
* Hệ thống xí nghiệp trực thuộc Công ty:
- Được chủ động việc tính lương cho toàn xí nghiệp, mua bán vật tư, ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm với Công ty và bên ngoài, thông qua sự chỉ đạo, kiểm tra của phòng tổ chức lao động tiền lương và Ban lãnh đạo Công ty.
- Hàng tháng hạch toán các khoản thuế, lương, chi phí khấu hao, quản lý và chi phí khác phát sinh về Công ty, sau đó tùy vào khoản chi phí Công ty nộp cho các ngành liên quan.
- Hai kế toán hoạch toán và gửi báo cáo thuế, tài chính … về Công ty hàng tháng.
- Đư ợc quyền tuyển dụng lao động trực tiếp phục vụ cho xí nghiệp, áp dụng đầy đủ chế độ với người lao động theo chế độ quy định của Nhà nước.
- Sản xuất kinh doanh, đóng gói giao hàng gốm mỹ nghệ
- Khai thác hàng từ khách bên ngoài và do Công ty giao khi có hợp đồng. Công ty còn có trung tâm kỹ thuật dịch vụ, về cơ bản trung tâm này cũng có nhiệm vụ và chức năng như các xí nghiệp. Nhưng, cũng có những đặc trưng cơ bản:
- Trụ sở tại Phường Bửu Hòa, Biên Hòa, Đồng Nai.
- Là thành viên Công ty trực tiếp quản lý sản xuất và tài sản vốn kinh doanh. - Ban Giám đốc và bộ máy quản lý do Giám đốc Công ty quyết định.
- Một kế toán hạch toán và gửi báo cáo thuế, tài chính…về Công ty hàng tháng.
- Chức năng: sản xuất kinh doanh hàng gốm mỹ nghệ, sản xuất đất nguyên liệu phục vụ cho ngành gốm sứ tại Đồng Nai, Bình Dương; tạo và làm mẫu, tạo hình đóng gói giao hàng sản phẩm, làm khuôn sản phẩm cung cấp cho toàn Công ty và bên ngoài.
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành
2.1.5.1 Sơ đồ
Bộ máy kế toán tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.3. Với toàn quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp, Kế toán trưởng sẽ điều hành công việc của các phần hành như kế toán thanh toán, kế toán tài sản cố định, kế toán vật tư, kế toán tiền lương, thủ quỹ và các nhân viên có liên quan.
Sơ đồ 2.3: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán Thanh toán Nhân viên thủ kho và nhân viên kế toán tại xí nghiệp Kế toán
TSCĐ Kế toán Vật tư Kế toán Tiền
2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành
Kế toán trưởng: là một kế toán tổng hợp, có mối quan hệ với các thành viên
thành phần, có năng lực điều hành và tổ chức, ký duyệt các tài liệu kế toán, phổ biến chủ trương và chỉ đạo, thực hiện chủ trương về chuyên môn đồng thời yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện.
Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm trong việc thanh toán và tình hình thanh
toán với khách hàng, cộng thêm cả phần công nợ phải trả.
Kế toán tài sản cố định: phản ánh sự tăng giảm, kiểm soát việc bảo quản, bảo
dưỡng sử dụng tài sản cố định, kiểm tra tính chính xác, phân bổ chi phí khấu hao, thanh lý tài sản cố định. Lập các báo cáo có liên quan.
Kế toán vật tư: làm nhiệm vụ hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ. Trong tháng tổng hợp thẻ kế toán chi tiết theo dõi xuất – nhập – tồn và báo cáo cho các bộ phận kế toán nhập số liệu để tính giá thành.
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: tính toán, hạch toán tiền lương,
BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, các khoản trừ vào lương, các khoản thu nhập, trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên trong Công ty.
Thủ quỹ: quản lý quỹ tiền mặt của Công ty. Hàng ngày căn cứ vào phiếu chi
thu tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ.
Tại xí nghiệp thành viên đều có nhân viên thủ kho và nhân viên kế toán.
+ Nhân viên thủ kho: nhập xuất kho thông qua phiếu nhập xuất kho. Theo
định kỳ tổng hợp và báo cáo lên phòng kế toán về tình hình tồn, nhập trong kỳ.
+ Nhân viên kế toán: tính toán hạch toán và gửi báo cáo thuế, tài chính
…quản lý và chịu trách nhiệm về các tài sản, vật rẻ tiền tại xí nghiệp. Hàng tháng nộp thuế, bảo hiểm phát sinh, chi phí khấu hao, quản lý, chi phí khác.
2.1.6 Khó khăn, thuận lợi, phương hướng phát triển của Công ty Thuận lợi
- Thị trường và khách hàng tương đối ổn định.
- Các hạng mục đầu tư xây dựng làm tăng năng lực sản xuất và ngày càng nâng cao hiệu quả.
- Luật pháp Nhà nước ban hành ngày càng tạo điều kiện thuận lợi cho mọi thành phần kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Được sự quan tâm của Ủy ban nhân dân tỉnh cùng các sở ngành của tỉnh. - Phần lớn cán bộ công nhân viên đều nhiệt tình hăng say và gắn bó với Công ty.
Khó khăn
- Tình hình kinh tế thế giới đã và đang bị khủng hoảng làm ảnh hưởng lớn tới tình hình tiêu thụ sản phẩm, một số khách hàng không đến Công ty làm việc, ký kết hợp đồng theo lịch hẹn, làm giảm một phần doanh thu của Công ty.
- Giá bán giảm dần, mỗi năm giảm từ 5% đến 10%.
Phương hướng phát triển
- Đẩy mạnh việc tìm kiếm khách hàng mới để tiêu thụ sản phẩm của mình. - Tăng cường tính hiệu quả cho khâu bán hàng, đây là động lực thúc đẩy việc sản xuất kinh doanh của Công ty tiến tới tối đa hóa lợi nhuận. Tình hình cạnh tranh quyết liệt giữa các doanh nghiệp trên thị trường là một đòn bẩy bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp chiến lược cụ thể để tồn tại và phát triển. Trước tình hình đó ban lãnh đạo Công ty định hướng một số mục tiêu sau:
+ Tích cực tìm kiếm khách hàng truyền thống của nhà máy ở Châu Á, Châu Âu, Mỹ, khu vực các nước ASEAN, để tận dụng mọi điều kiện sản xuất.
+ Tăng cường sử dụng triệt để công suất máy móc, thiết bị, sử dụng tối ưu máy móc đi đôi với việc duy trì, bảo quản sửa chữa để tránh tình trạng hàng kém chất lượng.
+ Tăng tính cạnh tranh bằng cách xúc tiến đầu tư, bồi dưỡng cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, công nhân giữa các phòng ban để nâng cao tinh thần đoàn kết, trách nhiêm để sản phẩm gốm ngày càng được nâng cao.
+ Phát tri ển công tác nghiên cứu thị trường nhất là thị trường nước ngoài, tìm hiểu rõ từng điểm mạnh, điểm yếu của từng đối thủ cạnh tranh ở từng thị trường.
+ Đầu tư cho thương mại điện tử để trở thành công cụ hổ trợ đắc lực cho việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm giao dịch kinh doanh của nhà máy.
2.2 Thực trạng công tác dự toán tại Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành
2.2.1 Mô hình lập dự toán
Hiện tại, Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành tổ chức công tác lập dự toán ngân sách theo mô hình phản hồi. Hàng năm, Hội đồng quản trị dưới sự chỉ đạo của Đại hội đồng cổ đông sẽ nghiên cứu thị trường tiềm năng để định hướng các mục tiêu cho Công ty và sẽ ấn định tỷ lệ tăng của một số chỉ tiêu so với năm trước và gởi xuống cho Ban giám đốc . Ban giám đốc sẽ xem các chỉ tiêu này như một mục tiêu cần đạt được trong năm kế hoạch và tiến hành họp Ban giám đốc để đề xuất ra các chiến lược cụ thể trong việc sản xuất, tiêu thụ,.. nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu đó. Trên cơ sở các chiến lược kinh doanh, Phòng kế hoạch tiến hành lập dự toán.
Mô hình dự toán ngân sách của Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.4:
Sơ đồ 2.4: Mô hình thông tin dự toán ngân sách tại Công ty
Việc lập dự toán ngân sách tại Công ty tiến hành vào quý 4 của năm trước và do Phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm chính. Sau khi dự toán ngân sách hoàn thành, Ban giám đốc Công ty cùng Phòng Kế hoạch sẽ họp bàn để xem xét và thông qua dự toán ngân sách. Trong cuộc họp này, các vấn đề còn vướng mắc sẽ đưa ra phân
Đại hội đồng cổ đông
Ban giám đốc Hội đồng quản trị
tích và bàn luận để có được sự thống nhất về dự toán ngân sách hoàn chỉnh. Dự toán ngân sách hoàn chỉnh sẽ được trình lại cho Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông phê duyệt. Dự toán sau khi phê duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức của Công ty trong năm tới.
Dựa vào các chỉ tiêu dự toán đã được thông qua và dựa vào năng lực sản xuất của từng xí nghiệp, Ban Giám Đốc sẽ tạm phân phối chỉ tiêu về sản lượng sản xuất cho các xí nghiệp để các xí nghiệp có kế hoạch chuẩn bị cho việc sản xuất trong năm kế hoạch. Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện có sự không hợp lý trong việc phân bổ các nguồn lực giữa các xí nghiệp thì Ban giám đốc sẽ điều động lại cho phù hợp hơn.
2.2.2 Các báo cáo dự toán
2.2.2.1 Dự toán tiêu thụ
Đối với sản lượng tiêu thụ, dựa vào mục tiêu từng năm của Công ty và đơn đặt hàng của khách hàng trong năm tới, Phòng Kế hoạch với sự hỗ trợ, phối hợp của Phòng Kinh doanh – xuất nhập khẩu, sẽ đưa ra một kế hoạch sản lượng tiêu thụ về các mặt hàng chủ yếu mà Công ty sản xuất như: bình, chậu, thú, đôn, dĩa,…
Dự toán bán hàng trong năm kế hoạch gồm chỉ tiêu: sản lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ.
+ Sản lượng tiêu thụ: Vì đặc điểm của Công ty là xuất bán trực tiếp cho nhà xuất
khẩu ở các châu Âu, châu Á, châu Úc, châu Mỹ - là những khách hàng trung thành và tiềm năng – nên sản lượng tiêu thụ được tính bằng sản lượng xuất khẩu trực tiếp của năm thực tế cộng với các đơn đặt hàng mới của khách hàng mà Công ty đã nhận trước cho năm kế hoạch từ năm này
+ Đơn giá tiêu thụ: Vì Công ty là xuất bán trực tiếp cho nhà xuất khẩu mà không
qua đại lý hoặc nhà phân phối, nên lúc này giá bán sản phẩm chính là giá bán cho nhà xuất khẩu tính theo giá FOB cho từng mặt hàng.
2.2.2.2 Dự toán sản xuất
Đ ể lập được dự toán sản xuất, Phòng kế hoạch sẽ phối hợp ăn khớp với các
bộ phận sản xuất để có các số liệu lập dự toán. Dự toán sản xuất bao gồm dự toán