Trong những năm qua, các phương pháp tiếp cận dự toán khác nhau đã được đề xuất để tạo điều kiện chuẩn bị ngân sách và cải thiện hoạt động. Trong luận văn này, xin trình bày ba phương pháp tiếp cận thường gặp như: tiếp cận trên cơ sở tăng dần, tiếp cận trên cơ sở ban đầu (zero-based), tiếp cận trên cơ sở hoạt động (activity-based). (Edward J.Blocher. et al. 2010). Khi sử dụng đúng các cách tiếp cận sẽ giúp nâng cao hiệu quả ngân sách.
Phương pháp lập dự toán trên cơ sở từ đầu (ZBB)
Một quá trình dự toán ngân sách truyền thống giả định rằng nó bắt đầu với hầu hết các hoạt động và kết quả thực tế năm trước và sẽ có những thay đổi trong kỳ ngân sách năm này. Nhưng với ZBB, khi lập dự toán sẽ gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Đây là một quá trình lập ngân sách đòi hỏi các nhà quản lý chuẩn bị ngân sách từng
thời kỳ từ c ơ sở ban đầu. Các báo cáo dự toán mới sẽ không phụ thuộc vào số liệu của báo cáo dự toán cũ. Với ZBB, không có hoạt động nào được tiếp diễn lại trong ngân sách trừ phi các nhà quản lý có thể biện minh cho nhu cầu của họ. Vì thế, ZBB đòi hỏi người lập dự toán ngân sách phải có cái nhìn chuyên sâu về tất cả các mục ngân sách.
Mục đích của ZBB là để đánh giá và kiểm tra lại tất cả các hoạt động và chi phí cho mỗi chu kỳ ngân sách bằng cách phân tích mức độ khối lượng công việc và chi phí cho từng hoạt động, nhận thức được hoạt động hoặc chức năng mà họ đã hữu dụng hoặc đã từng là lãng phí nguồn lực, nhờ đó các nguồn lực được phân bổ hợp lý và tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, ZBB cho phép các nhà quản lý hiểu biết sâu sắc hơn hoạt động chi tiết của các phòng ban, phát huy tính năng động sáng tạo và có những đánh giá sâu sắc về tất cả các mục ngân sách. Từ đó khéo léo, nắm bắt xu hướng để kịp thời đáp ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh, giúp cho quá trình lập dự toán có hiệu quả. Tuy nhiên, do việc lập dự toán phải xem xét tất cả lại từ đầu nên thường kéo dài, tốn thời gian và kèm theo đó, chi phí cho ZBB cũng lớn. Do vậy, khi sử dụng ZBB phải tính đến lợi ích khi sử dụng loại dự toán này so với chi phí thực hiện nó.
Phương pháp lập dự toán trên cơ sởhoạt động (ABB)
ABB là một phần mở rộng của ABC. ABB bắt đầu với ngân sách đầu ra và sự tách biệt chi phí cần thiết thành một nhóm chi phí đồng nhất. Ngân sách truyền thống và ABB là khái niệm rất khác nhau. ABB có thể loại bỏ nhiều công việc tẻ nhạt trong ngân sách truyền thống. ABB phân tích các sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra, những hoạt động cần thiết để sản xuất những sản phẩm hoặc dịch vụ , và những nguồn lực cần phải được dự toán để thực hiện các hoạt động này .
ABB kiểm soát các hoạt động của một tổ chức - cách tốt hơn để có thể tạo ra giá trị cho tổ chức . Nó phát triển một ngân sách linh hoạt dựa trên hoạt động khối lượng công việc. ABB là một kỹ thuật để nâng cao độ chính xác của dự báo tài chính và tăng cường sự hiểu biết quản lý, nó có thể đem lại nhanh chóng và chính xác các kế hoạch tài chính và mô hình dựa trên mức độ giả định khối lượng khác nhau . ABB cung cấp cơ hội để gắn kết các hoạt động với các mục tiêu, sắp xếp chi phí và cải thiện hoạt động kinh doanh.
Với sự ra đời của các hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ và chi phí thấp, ABB cho phép các doanh nghiệp giảm chi phí, tận dụng tốt hơn các nguồn lực, và đạt được mục tiêu chiến lược .
Bằng sự chuyển đổi các tài nguyên thành các sản phẩm, dịch vụ và tập trung vào chi phí hoạt động, ABB giúp một tổ chức để có được một sự hiểu biết lớn hơn chi phí ứng xử như thế nào trong tổ chức và các hoạt động tạo ra một lượng đáng kể chi phí của họ. Tổ chức sau đó có thể bắt đầu kiểm soát chi phí của họ dựa trên các hoạt động hữu hình chứ không phải là báo cáo chung tương đối không đủ thông tin, báo cáo trung tâm chi phí.
Phương pháp lập dự toán trên cơ sở tăng dần
Theo phương pháp này, cơ sở xây dựng của kỳ hiện tại dựa vào dự toán hay kết quả thực tế của kỳ trước. Giả định của dự toán này cho rằng dự toán hay kết quả thực tế của kỳ trước là đúng đắn, hoạt động của các phòng ban là hiệu quả và hợp lý. Do đó, khi lập dự toán cho kỳ hiện tại, việc lập dự toán thường sử dụng dự toán hay kết quả thực tế của kỳ trước sau khi đã điều chỉnh cho những thay đổi về số lượng và mức giá cả như được dự báo sẽ xảy ra trong kỳ tiếp theo.
Ưu điểm của dự toán tăng dần là dễ thực hiện và ít tốn kém. Nhưng có nhược điểm ở chỗ dự toán này xem xét kế hoạch hay thực tế năm trước là đúng đắn và hợp lý mà không cần xem xét lại việc doanh nghiệp có sử dụng một cách tối ưu những nguồn lực của mình không. Do vậy, các trưởng bộ phận sẽ không tìm cách hoạt động có hiệu quả hơn hay không có ý thức về chi phí và lợi ích từ các hoạt động chức năng mà họ đang thực hiện.