b. Kỳ thu tiền bình quân
4.2 BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH
Như nhận xét ở trên thì SVN có 2 vấn đề cần quan tâm: Làm thế nào để nâng cao
lợi nhuận và làm thế nào để nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản?
Việc gia tăng lợi nhuận chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố chủ yếu là doanh thu và chi phí. Như thế, để gia tăng lợi nhuận công ty phải tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí.
4.2.1 Các biện pháp tăng doanh thu
Trong bối cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay thì chiến lược tăng doanh thu không thể là gia tăng khối lượng sản xuất hoặc tăng doanh thu bằng cách tăng giá bán với các sản phẩm hiện tại là điều khó khăn. Thực tế doanh thu 3 tháng đầu năm 2010 đã giảm đi 10% do đơn đặt hàng từ các khách hàng hiện tại giảm, vì thế việc gia tăng doanh thu nên nhắm vào việc mở rộng thị trường, phát triển thêm mạng lưới khách hàng đối với các sản phẩm hiện tại và phát triển thêm sản phẩm mới. Công ty nên xúc tiến việc hợp tác với CASIO càng nhanh càng tốt về gia công đèn nền màn hình LCD. Khi sản phẩm này được
Khoá luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Võ Minh Long
tiêu thụ thì không những công suất dư thừa của dây chuyền sản xuất đầu đọc đã được tận dụng mà doanh thu cũng có khả năng tăng.
4.2.2 Các biện pháp giảm chi phí
+ Giảm giá vốn hàng bán
Trong điều kiện doanh thu giảm, đương nhiên GVHB sẽ giảm theo. Tuy nhiên, công ty nên tìm kiếm nguồn nguyên liệu chính tại thị trường VN thay vì nhập hoàn toàn từ Nhật như hiện nay. Chẳng hạn nguyên liệu vải Rbbon đối với sản phẩm dây Ribbon, công ty có thể tìm nguồn cung cấp nội địa ở các công ty dệt nổi tiếng của nước ngoài có nhà máy đặt tại các Việt Nam như Dệt S.Y hiện có nhà máy đặt tại KCN Biên Hòa 2 hoặc tập đoàn Formosa có nhà máy đặt tại KCN Nhơn Trạch. Hay đối với sản phẩm hộp mực công ty cũng có thể tìm nguồn cung cấp nội địa qua các doanh nghiệp sản xuất hạt nhựa ABS tại VN hoặc hiện nay tại KCX Tân Thuận có công ty D&Y chuyên sản xuất và gia công lắp ráp các sản phẩm nhựa ép, công ty nên liên hệ tìm hiểu về giá cả, quy cách sản phẩm, có khả năng sẽ giảm bớt được công đoạn làm hộp từ đó cũng giảm bớt được chi phí nhân công trực tiếp cho công đoạn này.
+ Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực
- Hiện nay, công tác ISO-5S-KAIZEN-HOURENSOU đã đi vào ổn định, các nhân viên đã hiểu rõ và thực hiện tương đối tốt, công ty nên kết thúc hợp đồng tư vấn về ISO của tập đoàn TUV và tư vấn 5S-KAIZEN-HOURENSOU của Công Ty AIMNEXT
VN để tiết kiệm chi phí tư vấn một năm cho 2 dịch vụ này lên đến 3.000 USD. Các hoạt
động về 5S-KAISEN cũng thế, chỉ cần một số ít nhân viên để theo dõi, duy trì, thực hiện chính sách cho các phòng ban, giảm bớt số còn lại nhưng tốt nhất đào tạo lại để có thể
Khoá luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Võ Minh Long
thuyên chuyển qua các bộ phận khác hiện đang thiếu nhân lực hoặc các bộ phận đang dùng dịch vụ bên ngoài (outsourcing) như bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận tuyển dụng…
- BP xuất nhập khẩu: Nguồn nhân lực tại BP ISO-5S-KAIZEN đang thừa trong khi BP xuất nhập khẩu và tuyển dụng lại đang sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu, gây lãng phí và làm cho CPBH tăng lên. Thay vì cho nghỉ bớt số nhân lực thừa tại các bộ phận trên công ty có thể tận dụng lại nguồn nhân lực đó bằng cách thuyên chuyển các nhân viên muốn tiếp tục làm việc cho công ty, muốn mở rộng trình độ chuyên môn qua BP xuất nhập khẩu. Hiện nay, BP xuất nhập khẩu đang sử dụng trọn gói dịch vụ làm chứng từ và khai báo thủ tục hải quan cũng như vận chuyển hàng từ nhà máy tới các cảng ở TP. HCM. Tận dụng chính sách cải cách hành chính của nhà nước và ưu đãi cho DN như miễn kiểm hàng xuất nhập khẩu, bằng việc đào tạo thêm nghiệp vụ làm chứng từ và khai báo hải quan tại hải quan chi cục KCX Long Bình, sau đó công ty chỉ cần thuê dịch vụ vận chuyển từ KCX Long Bình và khai báo thủ tục tại cảng TP.HCM thì công ty sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn. Ngoài ra, có nhất thiết phải dùng dịch vụ của các công ty Nhật vì giá dịch vụ chênh lệch khá lớn giữa các công ty dịch vụ Việt Nam và công ty dịch vụ của Nhật. Theo bảng báo giá của các DV đang sử dụng hiện tại, cứ một lô hàng xuất bằng máy bay (maximum: 100 kg) công ty phải trả phí dịch vụ là 65 usd, xuất bằng đường biển là 120 usd (maximum: 2 CBM) trong đó, phí làm chứng từ và khai báo thủ tục hải quan để ra khỏi KCX lần lượt là 27 usd và 40 usd. Trung bình một tháng, công ty xuất bằng đường hàng không là 15 lô và bằng đường biển là 35 lô. Nếu thực hiện biện pháp nhân viên công ty tự đi làm thủ tục HQ, thì công ty sẽ tiết kiệm 1 tháng ít nhất 1.800 usd (27 usd x
15 lô) + ( 40 usd x 35 lô), 1 năm khoảng 21.600 usd.
- BP tuyển dụng: Hiện nay nguồn nhân lực nhân viên cao cấp đã đủ, công ty nên ngừng sử dụng dịch vụ head-hunting mà nên giao cho BP tuyển dụng chịu trách nhiệm, thật là lãng phí khi công ty chỉ tuyển kỹ sư cơ khí có kinh nghiệm 3 năm nhưng lại dùng
Khoá luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Võ Minh Long
dịch vụ head-hunting để phải trả chi phí dịch vụ lên đến 2 tháng lương của NV được tuyển. Trong khi đó, công ty có thể tuyển người qua website của vietnamworks và chỉ phái trả 200 usd cho 1 tháng đăng tuyển thông tin tuyển dụng và tìm CV ứng viên phù hợp. Điều này, các NV BP tuyển dụng có thể dễ dàng thực hiện và mang lại hiệu quả cao.
- BP hành chánh: Công ty nên ngưng sử dụng dịch vụ tính lương hàng tháng cho nhân viên qua dịch vụ outsourcing, việc ngại nhân viên phòng nhân sự tiết lộ mức lương sẽ làm cho các nhân viên khác so sánh mức lương với nhau từ đó sinh ra những điều không tốt, nên công ty thuê outsourcing là lý do không thuyết phục. Bởi cho dù có thuê outsourcing đi chăng nữa, nếu các nhân viên tiết lộ mức lương cho nhau điều đó cũng rất đơn giản. Vấn đề công ty cần quan tâm ở đây là xây dựng thang bảng lương một cách công bằng, theo năng lực, theo thâm niên cống hiến và theo tiêu chuẩn, quy chế rõ ràng và trách nhiệm bảo mật thông tin mức lương và tính lương thuộc trách nhiệm của phòng kế toán và phòng nhân sự. Theo số liệu có được từ phòng kế toán thì chi phí cho dịch vụ này hàng năm tốn 90 triệu ( 500 người x 15.000 vnd x 12 tháng).
- Giảm bớt số lượng chuyên gia nước ngoài, nhất là chuyên gia kỹ thuật làm việc cho BP đầu đọc, vì hiện nay chất lượng sản phẩm đã đi vào ổn định, các kỹ sư VN đã có thể tự vận hành, giải quyết những vấn đề kỹ thuật phát sinh, chỉ số ít trường hợp thuộc chuyên môn cao là cần nhờ đến sự hỗ trợ của chuyên gia nước ngoài. Vì thế, nên chăng chỉ nên giữ lại các chuyên gia chất lượng thuộc khối sản xuất, còn các chuyên gia thuộc khối kỹ thuật nên giảm bớt, như thế công ty sẽ tiết kiệm được rất nhieu các chi phí ăn theo như chi phí thuê xe, nhà ở cũng như các thủ tục phí cho người nước ngoài như gia hạn visa, giấy phép lao động…Theo số liệu được biết từ phòng kế toán, chi phí thuê nhà cho 1 chuyên gia khoảng 1.700 usd/tháng + chi phí thuê xe khoảng: 900 usd / tháng / 2 người. Nếu công ty cắt giảm bớt số kỹ sư thuộc bộ phận kỹ thuật (4 người), thì trung bình một tháng công ty có thể tiết kiệm được 8.600 usd (1.700 usd x 4 người) + (900 usd / 2 người) x 4 người) chưa kể phí gia hạn Visa 6 tháng là 110 usd / người / 1 lần gia hạn
Khoá luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Võ Minh Long
Các biện pháp quản lý khác nhằm tiết kiệm CPQLDN
- Giảm bớt CP đào tạo bên ngoài: Trong tình hình kinh tế khó khăn như hiện nay, việc gửi nhân viên đi đào tạo ở bên ngoài xem ra là không hợp lý. Chỉ khi thực sự cần thiết công ty mới nên gửi nhân viên đi học bên ngoài.
- Nên thay đổi lại giờ làm việc hiện nay nhằm tiết kiệm chi phí thuê xe đưa đón nhân viên. Toàn khối văn phòng và sản xuất có khoảng 40 nhân viên ở TP sử dụng xe đưa đón, nhưng lại đi thành 2 đợt. Đợt 1: Lúc 7:30 và về lúc 16:30; đợt 2 lúc: 8:30 và về lúc 17:30 như thế công ty phải mướn 2 chiếc xe, chi phí mỗi tháng tốn 3.600 usd (Xe 30 chỗ: 2.200 usd; xe 16 chỗ: 1.400 usd). Nếu thống nhất giờ làm là bắt đầu lúc 7:30, kết thúc 16:30 thì công ty chỉ mướn 1 chiếc xe 40 chỗ với giá 2.800 usd, tiết kiệm mỗi tháng 800 usd, 1 năm được 14.400 usd. Đồng thời, các nhân viên hay đi liên hệ công tác ở ngoài hoặc ở thành phố cần lên lịch trước ít nhất là 1 ngày và thông báo cho các BP khác biết bằng cách up lịch sử dụng xe lên temp server của công ty, để các BP khác tiện sắp xếp cho nhiều người cùng đi, như thế có thể tiết kiệm được tiền vượt km.
- Hạn chế sử dụng điện thoại của công ty cho mục đích cá nhân: Các nhân viên hay liên lạc với khách hàng, nhà cung cấp….cần có 1 mật mã gọi điện riêng để có thể quản lý, những cuộc gọi trên 10 phút phải giải thích, những cuộc gọi trên 30 phút mà không giải thích được lý do phải thanh toán cho công ty theo giá bưu điện. Tận dụng tối đa liên lạc bằng mạng skype or yahoo message với khách hàng nước ngoài để tiết kiệm phí điện thoại quốc tế. Các nhân viên khác khi cần liên lạc với mục đích cá nhân phải đăng ký gọi tại phòng bảo vệ và phải trả phí theo giấy báo từ bưu điện. Các tài liệu, chứng từ gửi cho khách hàng, nhà cung cấp nếu không nhất thiết phải fax thì nên liên lạc bằng file đính kèm hoặc scan chứng từ rồi gửi file đính kèm để tiết kiệm chi phí fax (Nhất là các order hoặc chứng từ xuất nhập khẩu của BP Xuất Nhập Khẩu). Theo số liệu tổng hợp, tổng chi phí điện thoại và fax quốc tế trong năm 2009 là 48 triệu đồng. Nếu thực hiện biện pháp gọi quốc tế bằng mạng skype và gửi chứng từ bằng file đính kèm qua
Khoá luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Võ Minh Long
Email, công ty có thể tiết kiệm được khoảng 80% chi phí điện thoại và fax, ước tính 1 năm có thể tiết kiệm được 38,4 triệu đồng.
- Văn phòng phẩm chỉ phát hàng tháng và phát thêm khi có nhu cầu cần thiết. Những tài liệu sử dụng nội bộ sẽ in bằng giấy tái sử dụng (sử dụng mặt còn lại của trang giấy đã in) hoặc in 2 trang thành 1 trang, các hợp đồng sẽ được in 2 mặt thay vì một mặt như trước đây. Theo số liệu cung cấp, riêng tổng chi phí cho giấy in 1 năm hơn 11,5 triệu đồng (20 grm / tháng x 48.000/grm x 12 tháng). Theo cách này, ít nhất công ty có thể tiết kiệm được 50% chi phí văn phòng phẩm cho giấy in, tức giảm được khoảng 5,7 triệu đồng / năm.
- Quản lý chặt chẽ thời gian tăng ca: Thật là bất hợp lý khi đơn đặt hàng 3 tháng đầu năm giảm nhưng tiền tăng ca không giảm bao nhiêu. Khi tăng ca, phải có sự xét duyệt của trưởng bộ phận mới được tăng ca, tránh tình trạng tăng ca không rõ mục đích như hiện nay.
- Không thanh toán lại tiền ngày phép còn dư: Nhân viên phải sử dụng hết số ngày phép trong năm, nếu không sử dụng hết trong năm nay có thể chuyển qua năm sau nhưng phải sử dụng hết vào cuối năm sau hoặc phải sử dụng hết trước khi nghỉ việc, phải xin phép trước ít nhất là 1 ngày để tiện sắp xếp. Theo số liệu năm 2009, tổng số tiền hoàn phép cho toàn bộ nhân viên là gần 92.241.000 đồng (Theo luật lao động, nếu không sắp xếp cho nhân viên nghỉ phép được, thì số ngày phép còn lại công ty phải thanh toán 300% so với tiền lương hàng ngày). Theo cách này, công ty có thể quy định chế độ nghỉ phép luân phiên hoặc nghỉ phép ngày thứ 7 của các nhân viên trong bộ phận, như thế vừa đảm bảo kế hoạch công việc vừa giải quyết được tình trạng công nhân viên để dành phép để được thanh toán tiền phép 300% như trước đây.
- Còn nhiều biện pháp giảm CP nữa nhưng trong phạm vi bài viết này em chỉ đề cập một số biện pháp chủ yếu nhưng quan trọng nhất là:
Khoá luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Võ Minh Long
Bảng 43: Bảng tính chi phí tiết kiệm được trong năm 2010
Đơn vị tính: Ngàn đồng
- Làm thế nào để nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản: Như ta đã biết, muốn tăng ROA thì phải tăng doanh thu và giảm tài sản, giảm tài sản ở đây không phải mang ý nghĩa bán bớt TS hiện có mà làm thế nào để tăng hiệu quả sử dụng TS, đặc biệt là dây chuyền sản xuất đầu đọc. Theo định hướng phát triển trong năm nay thì SVN sẽ gửi lực lượng kỹ sư có trình độ sang Nhật để đào tạo, đầu tư nghiên cứu, phát triển thêm sản phẩm đèn nền màn hình LCD theo gợi ý hợp tác từ hãng CASIO, dây chuyền sản xuất màn hình sẽ được tận dụng từ việc cải tạo lại dây chuyền sản xuất đầu đọc sao cho có thể sử dụng công suất còn thừa một cách tối đa như: sử dụng lại diện tích còn trống của phòng cách âm, phòng chống bụi, phòng hàn…
Chỉ tiêu Số tiền tiết kiệm được
Giảm phí tư vấn dịch vụ 3 usd x 17.900 = 53.700
Giảm phí thủ tục hải quan 21,6 usd x 17.900 = 386.640 Giảm thuê dịch vụ tính lương tháng 15 đồng x 500 người x 12 tháng = 90.000 Giảm phí thuê nhà, xe của 4 chuyên gia 8,6 usd x 17.900 x 12 tháng = 1.847.280 Giảm phí gia hạn visa cho 4 chuyên gia 0,11 usd x 17.900 x 4 x 2 lần = 15.752 Giảm phí thuê xe 0,8 usd x 17.900 x 12 tháng = 171.840 Giảm phí ĐT và fax quốc tế 4.000 đồng x 80% x 12 tháng = 38.400 Giảm phí VPP (giấy in) 48 đồng x 10 grm x 12 tháng = 5.760
Giảm tiền hoàn phép năm = 92.241
Khoá luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Võ Minh Long
SVTH: Nguyễn Thị Thu Hiền Trang 84
Khoá luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Võ Minh Long
Cùng với sự chuyển mình kinh tế của Việt Nam và xu thế hội nhập, hiệu quả hoạt động kinh doanh ngày càng trở thành mục tiêu sống còn mà mỗi DN phải nỗ lực để đứng vững trên thương trường khi VN cũng không thể nằm ngoài tẩm ảnh hưởng suy thoái kinh tế thế giới. Hoạt động kinh doanh thể hiện ở nhiều khía cạnh, phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó vấn đề tài chính là một trong những yếu tố hết sức quan trọng. Qua việc phân tích tình hình TC như trên giúp cho nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về “sức khỏe” hoạt động tài chính của công ty trong 3 năm gần đây, từ đó nhận diện một cách chính xác những nhân tố ảnh hưởng, mức độ và xu hướng tác động của từng nhân tố đến tình hình tài chính doanh nghiệp để có những biện pháp thích hợp.
Qua toàn bộ quá trình phân tích về tình hình tài chính của Công Ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam, nhìn chung công ty hoạt động có hiệu quả, xu hướng phát triển tốt nhưng nếu so mức độ hiệu quả của năm 2009-2008 với năm