2.2.4.1 chứng từ
Bảng chấm công Mẫu số 01a-LĐTL
Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 02-TĐTL
Bảng phân bổ tiền lương và và BHXH Mẫu số 11-TĐTL Phiếu chi Mẫu số 01-TT
2.2.4.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương: TK 334, TK 335, TK 338, TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3389,….
Công việc theo dõi, tính lương, chấm công không được thực hiện bởi bộ phận kế toán mà do bộ phận hành chính nhân sự đảm nhiệm. Đến cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ chuyển chứng từ ban đầu liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương, như: bảng chấm công, bảng thanh toán lương,… cho bộ phận kế toán ghi sổ liên quan và kế toán tiền thực hiện giải chi tiền lương, thủ quỹ xuất tiền trả lương cho công nhân viên trong công ty.
Cuối tháng, sau khi hoàn thành công tác tính lương và các khoản phải trả theo lương, phòng nhân sự sẽ gửi các chứng từ ban đầu, chứng từ tính lương và các khoản trích theo lương lên cho phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ các chứng từ này sẽ thực hiện nhập liệu trên phần mềm kế toán vào các chứng từ tương ứng có liên quan đến trả lương, như: mục thu chi (phiếu chi), mục tài sản, chi phí giá thành, mục tổng hợp ( chứng từ nghiệp vụ khác,…). Sau đó, máy sẽ tự xử lý dữ liệu và đưa vào các sổ kế toán, báo cáo có liên quan.
2.2.4.3 Hạch toán chi tiết
- Phương pháp tính cho cá nhân người lao động được áp dụng công thức: VTL = K × H × T × Hs + PC
Trong đó:
VTL: Tiền lương cá nhân người lao động
K: Hệ số kinh doanh tháng căn cứ vào mức độ hoàn thành kế hoạch trong tháng
H: Hệ số cấp bậc của cá nhân người lao động. Hs: Tiền lương tạm tính trên 1 hệ số một ngày T: Ngày làm việc thực tế
PC: Phụ cấp
( phụ cấp = phụ cấp trong lương × tiền lương cá nhân người lao động) - Mức trích BHXH,BHYT như sau :
BHXH : trích 18% trên quỹ lương cơ bản. BHYT : trích 1,5 % trên quỹ lương cơ bản. BHTN: trích 1% trên quỹ lương có bản KPCĐ : công ty không trích KPCĐ
Ví dụ: Tiền lương tạm tính trên 1 hệ số một ngày = 30 000 VNĐ.
Nhân viên Đinh Thị Trang có hệ số cấp bậc bản thân= 4.51. Trong tháng 12/2015
ta có:
- Số ngày công của Đinh Thị Trang là 26 ngày - Hệ số kinh doanh tháng = 1.5323
- Phụ cấp trong lương 12% Vậy ta có:
Tiền lương của người lao động = 1.5323 × 4.51 × 26 × 30 000 = 5 390 324,94
Ăn ca = 26 × 20 000 = 520 000
Phụ cấp = 5 390 324,94 × 12% = 646 838
Khấu trừ BHXH BHYT, BHTN = 4.51 × 830 000 × 10,5% = 393 000 Tổng tiền lương thực lĩnh = 5 390 324,94 + 646 838 – 520 000 – 393 000
= 5 124 000 000
Sơ đồ 2.2.4.3: quy trình ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương