Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho ghi:
Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ
Nợ TK 133 ( 1331) Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331 "Phải trả cho người bán" Có TK 111, 112, 311, 141...
Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về:
+ Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "Hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho;
Nợ TK 152
Nợ TK 153
Có TK 111,112,331…
+ Nếu đến cuối kỳ kế toán nguyên vật liệu vẫn chưa về nhưng thuộc quyền sở hữu của đơn vị, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi:
Nợ TK 151
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111,112,141,331
+ Sang tháng sau khi hàng về nhập kho căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho: Nợ TK 152
Nợ TK 621,627 Có TK 151
Tình hình biến động giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất, sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất vốn gốp liên doanh… Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên có TK 152
Nợ TK 621, 627, 641, 642 Nợ TK 241
Có TK 152, 153
- Kiểm kê khi phát hiện thấy thiếu NVL thì căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản sử lý kế toán ghi :
Nợ TK 138:
Nợ TK 111, 138, 334: Yêu cầu bồi thường Có TK 642: Thiếu trong định mức Có TK 152: Giá thực tế của NVL
- Kiểm kê khi phát hiện thừa NVL so với sổ sách nếu là thừa của Công ty thì kế toán ghi :
Nợ TK 152 : Giá thực tế NVL thừa Có TK 711 : Thu nhập khác
+ Nếu phát hiện thừa của Công ty khác thì kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực theo hoá đơn
Có TK 338 : Phải trả khác
Trường hợp NVL tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152, 153 (chi tiết)
Có TK 154 Xuất vốn góp liên doanh
Căn cứ vào giá gốc NVL xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ảnh vào bên nợ của TK 421 (nếu giá vốn > giá tri vốn góp), vào bên có TK 421 (Giá vốn < Giá trị vốn góp)
Nợ TK 222,128, 421 Có TK 152, 153 Xuất thuê ngoài gia công chế biến.
Nợ TK 154
Có TK 152,153
Quy trình nhập kho vật tư:
Căn cứ vào tiến độ sản xuất, kế hoạch mua hàng sau khi đã được phê duyệt → Nhân viên vật tư tiến hành mua hàng người bán giao nguyên vật liệu, công cụ- dụng cụ tại kho Tổng công ty → Đại diện phòng QA, kho và người giao hàng sẽ tiến hành lập biên bản kiểm hàng, sau khi vật tư đạt chất lượng→ Thủ kho tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký cửa các bên liên quan. Định kỳ 3-5 ngày thủ kho có trách nhiệm chuyển số phiếu nhập kho cho nhân viên kế toán vật tư. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi thẻ kho, sổ kho (chỉ phản ánh số lượng theo từng chủng loại và quy cách). Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn vận chuyển (nếu có) kế toán vật tư ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá, công cụ - dụng cụ, đây là cơ sở đê tính giá xuất kho→ ghi sổ nhật ký chung, sổ cái các TK liên quan như 152, 153…
Quy trình xuất kho vật tư:
Căn cứ vào tiến độ sản xuất, kế hoạch sản xuất mà bộ phận vật tư lập giấy đề nghị cấp vật tư (đã được phê duyệt) gửi đến thủ kho. Thủ kho căn cú vào cácchứng từ liên quan như lệnh sản xuất để lập phiếu nhập kho thành 03 liên ghi rõ qui cách, số lượng thực tế xuất kho → Người nhận hàng nhận và kiểm tra lại số lượng sau đó ký vào phiếu xuất kho → chuyển phiếu xuất kho tới kế toán vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi sổ kho theo qui cách và số lượng xuất. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán vật tư ghi sổ chi tiết vật tư, hàng hoá, công cụ - dụng cụ, nhật ký chung, sổ cái các TK liên quan . Căn cứ vào các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, thủ kho lập thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu.