Trƣớc khi kết thúc cuộc kiểm toán tại đơn vị, trƣởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành soạn thảo “Thƣ giải trình của Ban Giám Đốc” phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh của đơn vị để đại diện Ban giám đốc của đơn vị ký xác nhận.
37
Nhóm trƣởng rà soát lại công việc đã thực hiện tại đơn vị, xem xét lại phần hành đã đƣợc thực hiện bởi các trợ lý kiểm toán trong suốt quá trình kiểm toán. Nhóm trƣởng tổng hợp lại những bút toán cần điều chỉnh gửi cho đơn vị và tiến hành thảo luận với KH những vấn đề còn chƣa đƣợc giải quyết trong cuộc kiểm toán để lần kiểm toán sau diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Sau khi hoàn thành file hồ sơ, phát hành bản thảo nháp đã đƣợc kiểm tra kỹ càng, KTV chính sẽ trình lên Ban giám đốc công ty Báo cáo kiểm toán của KTV cùng với lời giải trình cho những vấn đề đƣợc trình bày trên báo cáo này đồng thời cũng gửi bản thảo này cho đơn vị đƣợc kiểm toán. Sau khi hai bên đã đồng ý với ý kiến của KTV thì sẽ tiến hành phát hành báo cáo chính thức.
2.2.1.4 Cách thức lƣu trữ hồ sơ kiểm toán tại công ty:
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230, hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do KTV lập, sử dụng, và lƣu trữ trong một cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán bao gồm mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của KTV và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã đƣợc thực hiện theo đúng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. Hồ sơ kiểm toán đƣợc chia làm hai loại:
Hồ sơ kiểm toán n m: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về KH chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán một n m tài chính.
Hồ sơ kiểm toán chung: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về KH liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều n m tài chính của một KH.
Tại VAAL, hồ sơ kiểm toán sử dụng là hồ sơ chung chứa đựng các thông tin chung về KH liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều n m tài chính của một KH. Hồ sơ kiểm toán chung do đó thƣờng mang tính lịch sử hay mang tính liên tục qua các n m tài chính. Hồ sơ kiểm toán chung, thƣờng gồm:
Tên và số hiệu hồ sơ; ngày, tháng lập và ngày, tháng lƣu trữ;
Các thông tin chung về KH:
Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý, thoả thuận và biên bản quan trọng: Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập (giấy phép đầu tƣ, Hợp đồng liên doanh), đ ng ký kinh doanh, bố cáo, biên bản họp Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc... (Tên, địa chỉ, chức n ng và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức...);
38
Các thông tin liên quan đến môi trƣờng kinh doanh, môi trƣờng pháp luật có ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của KH; quá trình phát triển của KH;
Các tài liệu về thuế: Các v n bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của KH đƣợc cơ quan thuế cho phép, các tài liệu vê thực hiện nghĩa vụ thuế hàng n m;
Các tài liệu về nhân sự: Các thoả ƣớc lao động, các quy định riêng của KH về nhân sự; Quy định về quản lý và sử dụng quỹ lƣơng;...
Các tài liệu về kế toán:
- V n bản chấp thuận chế độ kế toán đƣợc áp dụng (nếu có);
- Các nguyên tắc kế toán áp dụng: Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho, phƣơng pháp tính dự phòng...
Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba (3) có hiệu lực trong thời gian dài (ít nhất cho hai (2) n m tài chính): Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay...;
Các tài liệu khác.
Hồ sơ chung do công ty tự thiết kế, là 1 profile chứa các trang giấy ghi nhận những công việc mà KTV đã thực hiện và các tài liệu kiểm toán có liên quan. File này gồm các bìa giấy, chia làm nhiều ng n khác nhau, mỗi ng n dùng để lƣu trữ các tài liệu riêng đƣợc đánh ký hiệu bằng các chữ ký tự để tham chiếu theo nội dung công việc của từng phần hành. Việc đánh số tham chiếu sẽ giúp cho KTV thuận tiện trong việc lƣu trữ hồ sơ, bằng chứng cho từng khoản mục vào đúng phần hành rất dễ kiểm tra và quản lý. Hồ sơ kiểm toán tại V L đƣợc thiết kế rất cẩn thận và đẹp mắt. Cụ thể những chỉ mục trong hồ sơ kiểm toán tổng hợp:
: Kế hoạch kiểm toán
B: Tổng hợp, kết luận và lập báo cáo C: Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ D: Kiểm tra cơ bản tài sản
E: Kiểm tra cơ bản nợ phải trả
F: Kiểm tra cơ bản nguồn vốn chủ sở hữu và tài khoản ngoại bảng G: Kiểm tra cơ bản Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
39
Hồ sơ kiểm toán tại VAAL bao gồm:
Hợp đồng kiểm toán quy định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm giữa công ty và KH đƣợc kiểm toán, thời gian kiểm toán, phí kiểm toán,…
Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đ ng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đ ng ký thuế, hợp đồng thuê đất,…
Bảng cân đối phát sinh và BCTC của n m trƣớc kiểm toán.
Sổ sách, chứng từ kế toán của KH đƣợc KTV lựa chọn để làm bằng chứng kiểm toán.
Giấy tờ làm việc: đƣợc KTV thiết kế làm việc riêng cho từng khoản mục, đối tƣợng KH.
Hình 2.2.1: Mẫu giấy tờ làm việc của VAAL
2.2.2 Minh họa quy trình kiểm toán Tài sản cố định do công ty kiểm toán Việt Úc thực hiện tại công ty TNHH A C:
2.2.2.1 Thông tin chung về công ty TNHH ABC:
Hình thức sở hữu vốn
Công ty TNHH BC là công ty liên doanh đƣợc thành lập tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tƣ số 411022000462 cấp vào ngày 20 tháng 07 n m 2008 và Giấy chứng đầu tƣ điều chỉnh số 3 ngày 21 tháng 12 n m 2012. Công ty có trụ sở tại cụm khu công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp xã Xuân Thới Sơn, huyện Hóc Môn, thành phố Hồ Chí Minh.
Hình thức sở hữu vốn: Công ty TNHH có 2 thành viên trở lên.
40
Ngành nghề kinh doanh
- Sản xuất và gia công bao bì giấy.
- In ấn và sản xuất các loại nhãn hàng hóa bằng giấy.
- Gia công sản xuất các nguyên liệu giấy để phục vụ sản xuất bao bì.
Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định
Tài sản cố định hữu hình:
Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình:
TSCĐ hữu hình đƣợc ghi nhận trên cơ sở nguyên giá trừ khấu hao lũy kế. Nguyên giá TSCĐ hữu hình bao gồm giá mua và những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc đƣa tài sản vào hoạt động. Các chi phí mua sắm, nâng cấp và đổi mới TSCĐ đƣợc tính vào giá trị tài sản, chi phí bảo trì sửa chữa đƣợc tính vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Khi tài sản đƣợc bán hay thanh lý, nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế đƣợc xóa sổ và bất kỳ các khoản lãi (lỗ) nào phát sinh do thanh lý tài sản đều đƣợc hạch toán vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình:
Khấu hao TSCĐ đƣợc tính theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Thời gian khấu hao áp dụng theo thời gian quy định tại Thông tƣ 203/2009/TT-BTC ngày 20 tháng 10 n m 2009 và Thông tƣ số 45/2013/TT-BTC ngày 10 tháng 06 n m 2013 của Bộ Tài Chính, thời gian khấu hao đƣợc ƣớc tính nhƣ sau:
ảng 2.2.2: Thời gian khấu hao TSCĐ
Loại TSCĐ Năm
Nhà cửa, vật kiến trúc 08
Máy móc thiết bị 03-10
Phƣơng tiện vận tải 08
41
TSCĐ vô hình:
Phần mềm
Giá trị của phần mềm máy tính đƣợc ghi nhận là TSCĐ vô hình nếu không đi kèm với phần cứng. Phần mềm máy tính đƣợc khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng trong thời gian không quá 3 n m.
TSCĐ thuê tài chính
Nguyên tắc ghi nhận nguyên giá TSCĐ thuê tài chính:
Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính bao gồm giá trị hợp lý của tài sản thuê và các chi phí trực tiếp phát sinh ban đầu liên quan đến hoạt động thuê tài chính.
Nếu giá trị hợp lý của tài sản thuê cao hơn giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu thì ghi theo giá trị hiện tại.
Giá trị hợp lý: là giá trị tài sản có thể đƣợc trao đổi hoặc giá trị một khoản nợ đƣợc thanh tóan một cách tự nguyện giữa các bên có đầy đủ sự hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá.
Nguyên tắc và phương pháp khấu hao TSCĐ thuê tài chính:
Áp dụng chính sách khấu hao nhất quán với chính sách khấu hao của tài sản cùng loại thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
2.2.2.2 Chƣơng trình kiểm toán Tài sản cố định:
Mục tiêu kiểm toán khoản mục TSCĐ:
TSCĐ thực sự tồn tại và thuộc sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp sử dụng TSCĐ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình (cơ sở dẫn liệu hiện hữu, quyền).
Các tiêu chuẩn đƣợc tính là TSCĐ; việc t ng giảm TSCĐ đều đƣợc ghi nhận đầy đủ, chính xác (cơ sở dẫn liệu đầy đủ, chính xác).
Đánh giá (trích khấu hao) chính xác và cách trình bày phù hợp với các chuẩn mực kế toán và quy chế quản lý sử dụng TSCĐ (cơ sở dẫn liệu đánh giá, trình bày). Một kế hoạch và chƣơng trình kiểm toán đƣợc thiết kế phù hợp sẽ đem lại hiệu quả làm việc trong quá trình kiểm toán. Đối với khoản mục TSCĐ (gồm TSCĐ hữu hình
42
và TSCĐ vô hình đƣợc thiết kế chung; và TSCĐ thuê tài chính), kiểm toán viên dựa vào chƣơng trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (V CP ) ban hành và tùy theo đặc điểm của từng DN mà kiểm toán viên sẽ có những thủ tục kiểm toán phù hợp.
2.2.2.2.1 Thực hiện kiểm toán: (Phụ lục 1)
Do công ty BC là khách hàng cũ (kiểm toán viên đã nắm đƣợc quy trình kế toán, quy chế của đơn vị) nên kiểm toán viên không thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát cần thiết mà đi ngay vào các thử nghiệm cơ bản để thu thập bằng chứng cho cuộc kiểm toán bao gồm kiểm tra phân tích và kiểm tra chi tiết.
Chƣơng trình kiểm toán TSCĐ đƣợc tham chiếu bằng mã D730, D830. Trong chƣơng trình kiểm toán, những thủ tục chung cũng nhƣ kiểm tra phân tích và kiểm tra chi tiết đƣợc tham chiếu một cách rất cụ thể.
2.2.2.2.1.1 Thủ tục chung:
Đầu tiên, kiểm toán viên lập trang bảng số liệu tổng hợp so sánh với số dƣ cuối n m trƣớc đồng thời đối chiếu số dƣ trên bảng tổng hợp với Bảng cân đối phát sinh và giấy tờ làm việc của kiểm toán n m trƣớc.
43
Biểu chỉ đạo về những nội dung cơ bản của phần hành TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình là D710 và TSCĐ thuê tài chính là D810, qua đó kiểm toán viên có thể nắm bắt nhanh một số thông tin quan trọng về khoản mục này nhƣ:
Số liệu trƣớc kiểm toán TSCĐ hữu hình là: 35.679.494.403đ.
Số liệu về TSCĐ vô hình là: 45.163.440đ.
Số liệu về TSCĐ thuê tài chính là: 15.230.306.568đ.
Số liệu về hao mòn TSCĐ hữu hình là: 24.254.070.068đ.
Số liệu về hao mòn TSCĐ vô hình là: 45.163.440đ.
Số liệu về hao mòn TSCĐ thuê tài chính là: 7.489.500.354đ. Nhìn vào bảng số liệu tổng hợp, ta thấy khớp đúng với BCĐKT. Nhƣ vậy, xét trên khía cạnh trọng yếu, việc ghi chép khoản TSCĐ là trung thực và hợp lý.
2.2.2.2.1.2 Kiểm tra phân tích:
So sánh, phân tích tình hình tăng, giảm của số dƣ TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính. Mã tham chiếu D750 và D850
44 Từ bảng phân tích, ta thấy:
Số dƣ TSCĐ hữu hình cuối n m 2013 giảm 7% tƣơng đƣơng với 2.798.507.503đ so với đầu n m.
Số dƣ TSCĐ vô hình không thay đổi.
Số dƣ TSCĐ thuê tài chính cuối n m 2013 t ng 6% tƣơng đƣơng 894.040.421đ so với đầu n m.
Nhận xét: Trong n m, đơn vị có biến động giảm TSCĐ hữu hình lớn, chủ yếu là do ngoài những tài sản thanh lý thì n m nay, đơn vị còn điều chỉnh giảm những tài sản không đủ tiêu chuẩn theo thông tƣ 45/2013/TT-BTC. Đối với khoảnTSCĐ hữu hình và TSCĐ thuê tài chính t ng lên là do đơn vị mua thêm.
Kết luận: Các biến động trong n m là hợp lý, cần kiểm tra đơn vị đã điều chỉnh giảm tài
sản đúng theo thông tƣ 45/2013/TT-BTC.
Kiểm tra tính hợp lý của việc xác định thời gian sử dụng hữu ích của tài sản
Để kiểm tra tính hợp lý của việc xác định thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, kiểm toán viên thu thập bảng khấu hao chi tiết từng loại TSCĐ và đối chiếu với TT 45/2013/TT-BTC ngày 10/06/2013 và CMKT có liên quan. Sau khi kiểm tra, kiểm toán viên sẽ lƣớt bảng khấu hao để kiểm tra các TSCĐ đƣợc phân loại đúng hay không, có bất thƣờng gì không.
45
Hình 2.2.4: ảng kiểm tra tính hợp lý thời gian trích khấu hao TSCĐ Nhận xét: Đơn vị ghi nhận thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ đúng với quy định. Kết luận: TSCĐ đƣợc ghi nhận phù hợp với thông tƣ 45/2013/TT-BTC và các CMKT có
liên quan.
2.2.2.2.1.3 Kiểm tra chi tiết
Kiểm kê tài sản cố định và thủ tục thay thế
Trong trƣờng hợp này, vì lý do khách quan nên không chứng kiến kiểm kê, kiểm toán viên dùng thủ tục thay thế là ph ng vấn đơn vị và kiểm tra chứng từ t ng tài sản trong kỳ.
Kiểm tra số dƣ đầu kỳ và chốt số dƣ cuối kỳ. Mã tham chiếu D760 và D860
Để kiểm tra việc ghi chép chính xác khoản mục TSCĐ, kiểm toán viên đối chiếu số dƣ đầu kỳ của tài khoản TSCĐ, chi phí khấu hao trên BCĐKT với số dƣ cuối kỳ đã kiểm toán n m trƣớc.
46
Sau khi kiểm tra khớp số liệu, kiểm toán viên dựa vào Sổ cái và Sổ chi tiết, kiểm toán viên đối chiếu với số dƣ đầu kỳ trên báo cáo tài chính.
Hình 2.2.5: ảng theo dõi chi tiết tăng giảm TSCĐ và hao mòn lũy kế Nhận xét: Đơn vị đã ghi chép, theo dõi đầy đủ tài sản cố định.
Kết luận: Đạt đƣợc mục tiêu kiểm toán đề ra, các khoản TSCĐ đƣợc ghi chép chính xác.
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ tăng giảm tài sản cố định và giá trị hao mòn lũy kế. Mã tham chiếu D761.
Chọn mẫu các tài sản t ng trong n m để tiến hành kiểm tra các chứng từ gốc liên quan; đối chiếu với kế hoạch, thủ thục mua sắm TSCĐ và sự phê duyệt của BGĐ.
Đồng thời, kiểm tra tính chính xác việc hạch toán các nghiệp vụ nhƣợng bán, thanh lý TSCĐ và tính toán các khoản lãi/lỗ dựa trên các chứng từ liên quan.
47
Hình 2.2.6: ảng kiểm tra việc ghi nhận nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ Nhận xét: Đã kiểm tra đúng với Hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu nhập kho.
Đã kiểm tra đúng với Hợp đồng thanh lý, Hóa đơn.
Kết luận: TSCĐ đƣợc trình bày trên BCTC là có thực tại đơn vị.
Kiểm tra việc chuyển tài sản cố định không đủ tiêu chuẩn ghi nhận thành công cụ, dụng cụ theo thông tƣ 45/2013/TT-BTC
KTV tiến hành kiểm tra trên sổ chi tiết và bảng tính khấu hao để xem có sai sót trong việc định khoản hay không, cũng nhƣ kiểm tra việc điều chỉnh TSCĐ theo thông tƣ 45/2013/TT-BTC.
Sau khi kiểm tra bảng trích khấu hao, KTV phát hiện đơn vị chƣa thực hiện đúng theo thông tƣ với những TSCĐ dƣới 30 triệu, cụ thể:
TSCĐ dƣới 30 triệu đã khấu hao hết và đã thanh lý trong n m 2013: 259.517.390đ.
TSCĐ dƣới 30 triệu đã khấu hao hết chƣa thanh lý, bút toán điều chỉnh đề nghị: